Cari hesap takibi yapmak neden önemli?

Muhasebeci bizim için tüm faturalarımızı toplar ve kayıt altına alırken kendimiz cari hesap takibi yapsak ne olur yapmasak ne olur mu diyorsunuz? O zaman biz de size şunu soralım: Gelir/giderini bilenle bilmeyen hiç bir olur mu? Olmaz diyenlerdenseniz doğru yoldasınız, lütfen okumaya devam ediniz.

5 dk

Girişimci ve işletmecilerle ön muhasebe tutmak üzerine yaptığım görüşmeler sırasında karşılaştığım 6 önemli soruyu sizin için cevaplamaya çalışacağım.

1- Her şeyden önce: Cari hesap nedir?

Cari hesap, şirketinizin müşteri ve tedarikçileri ile arasında geçen tüm işlemlerin toplandığı hesaptır. Müşterinize bir mal satar, alacak yazarsınız (daha güzeli tahsilat yaparsınız) ya da satış faturası kesersiniz. Tedarikçinizden mal/hizmet alırsınız gider yazar ya da alış faturası oluşturursunuz.

2- Zaten küçük bir işletmeyim, gelir gider tutmak ne kadar zor olabilir ki?

Şu an tutulamayacak kadar karmaşıklaşmadıysa, umarım en kısa zamanda karmaşıklaşır. Ürün ya da hizmet satıyor olun, mutlaka başka bir ürün/hizmet alır ve bunu gelire dönüştürmek için işler satarsınız. Bu süreçte gerçekleştirdiğiniz her işlemi kayıt altına almalı ve belli periyotlarla incelemelisiniz. Bu, hem karlılığınızı ölçmenize ve arttırmanıza hem de borçlarınızı takip etmenize olanak sağlar. Sağlam iş yaparsınız.

3- Cari hesap takibi için masaüstü yazılımlar da var?

Cari hesap takibi yapmak, gelir giderinizi takip etmek, borç alacak takibi yapmak için birçok masaüstü yazılım mevcut. İhtiyacınıza göre ücretsiz yazılımlar bile kullanabilirsiniz. Fakat bir masaüstü yazılım almadan önce şu soruları kendinize sormalısınız:

  • Bu yazılımları öğrenmek ne kadar zamanınızı alacak?
  • Her yeni özellik için ücret ödemeniz gerekecek mi?
  • Nasıl yedekleme yapacaksınız?
  • Akşam evde aklınıza takılan bir soru olduğunda ofise mi döneceksiniz?
  • Birden fazla kullanıcı ile nasıl çalışacaksınız?
  • Haftasonları hesap takibi nasıl yapacaksınız?
  • İstediğiniz her an karşınızda bir telefonle destek bulabilecek misiniz?

4- Excel cari hesap defteri olarak kullanılamaz mı?

Elbette kullanılabilir. Excel vb. yazılımlar iş alanının birçok alanında kullanılabileceği gibi ön muhasebenizi tutmak için de kullanılabilir. Excel vb. bir programını cari hesap defteri olarak şu şekilde yapabilirsiniz:

  • Her bir müşteri ve tedarikçiniz için ayrı cari hesap kartı oluşturursunuz
  • Bu cari hesap kartlarına müşteri ya da tedarikçiniz ile ilgili tutmanız gereken bilgileri kaydedersiniz; şirket unvanı, yetkili ismi-soyismi, alacak bakiyesi, borç bakiyesi, vergi numarası, hesap numarası vb.
  • Her bir işlemden sonra borç ya da alacak olarak bu kartlardan birine işlem yaparsınız
  • Sonrasında başka bir kartta tüm borç ve alacaklarınızı listelersiniz
  • İnsan hatasından kaçınmak için bu tabloları düzenli olarak kontrol edersiniz
  • Veri kaybını engellemek için bu tabloları Google Drive, Office 360 gibi bir bulut sunucuda yedeklemelisiniz. Bunun yanında düzenli olarak bu tabloları kendinize e-posta yolu ile göndererek yedek alabilir, bir USB bellekte tutabilirsiniz.

Hepsinin yerine cari takip programı Paraşüt de kullanabilirsiniz. Paraşüt'te müşteri/tedarikçi bilgilerinizi tutabilir, kestiğiniz fatura türüne göre kayıt tutabilir, detaylı raporlarda gelir/giderlerinizi görebilir, hatırlatmaları kullanabilir, faturalarınız üzerinden mutabakat sağlayabilirsiniz. Bunun yanında yedekleme gibi bir sorununuz kalmaz, çünkü Paraşüt'te verileriniz her gün yedeklenir. Aklınıza bir konu takıldığında da her zaman bize ulaşabilirsiniz.

Paraşüt hesabınız yok mu? Hemen 14 gün ücretsiz denemenizi başlatın:

Paraşüt'ü 14 Gün Ücretsiz Deneyin

5.- Cari hesap takibini kim yapmalı? Muhasebecim bana bilgi veriyor, yetmez mi?

Kime ne kadar borcunuz olduğunu anlık olarak bilmezseniz nasıl yeni planlama yapabilirsiniz? Diyelim ki bir bankadan kredi almayı düşünüyorsunuz. Ödemelerini hesaplarken aylık olarak gelir ve giderinizi bilmezseniz bir borç yükünün altına nasıl gireceksiniz? Her alım ya da satımda muhasebecinizi mi arayacaksınız?

Tabii ki yetmez. Bir işletmenin olmazsa olmazı gelir ve giderine hakim olmaktır. Eğer gelir gider takibi için bir yardımcı kullanmıyorsanız bir süre sonra hesabı kaçırma riski altındasınız demektir. Cevap basit; cari hesap takibini siz yapmalısınız.

6- Cari takibi yapayım fakat tahsilat yapamadıktan sonra neye yarar?

Sizin için onu da düşündük. Özellikle durgunluk ve kriz dönemlerinde işletmelerin karşılaştığı en büyük sorun tahsilatların aksaması. Bu da gelir gider dengesinde bozulma demek. Biz de "Alacaklarınızı nasıl daha hızlı tahsil edebilirsiniz?" başlığı ile bir elektronik kitap hazırladık. Bunun için kitabımızı inceleyebilirsiniz.

Cari hesap takibi yapmak bir işletmenin olmazsa olmazıdır. Yapmazsam başkasına yaptırsam ne olur demeyin, bu konuyu ciddiye alın. Bize kalırsa bir de Paraşüt kullanın, çünkü biz Paraşüt'ü Türkiye'nin iş koşullarında işletmelerin sorunlarını çözmek için geliştiriyoruz:

Paraşüt'ü 14 Gün Ücretsiz Deneyin

Tunca Üçer

Tunca Üçer

Tunca Üçer, Paraşüt'ün İçerik Uzmanı.

Bültenimize katılın, hiçbir içeriği kaçırmayın!