Şirket Borçlarını Nasıl Yönetmelisiniz?

Para kazanabilmeniz için para harcamanız kaçınılmazdır. Para harcarken de birilerine borçlanırız. Hangi işi yaparsanız yapın bu borçların yaratıldığı zaman, ödendiği zaman ve ödendikten sonra kaydını tutmanız gerekir.

5 dk
Borç Yönetimi

Bu borçlar muhasebe diliyle “Satıcılar” hesabında izlenir. Bu hesap sizin herhangi bir anda, herhangi bir “satıcı” ya ne kadar borcunuz olduğunuzu gösterir. Ancak bunu görebilmeniz için muhasebe kayıtlarınızın günlük hatta anlık olması gerekir. Küçük işletmeler ve girişimcilerin genelde yanlarında çalışan bir muhasebecileri olmadığı için bu gibi olanakları sınırlıdır.

Eğer sizin de bir yanınızda çalışan bir muhasebeceniz yoksa, borçlarınızın bir kaydını kendiniz tutulmalısınız. Kayıtları basit bir defterde tutabileceğiniz gibi; kayıtları Excel gibi yardımcı programlarda tutabilirsiniz. Ancak burada zamanı gelen ödemeleri yine sizin takip etmeniz gerekir. İş yoğunluğunuzun arasında ödeme gününüzü kaçırma olasılığınız olabilir. Bu sorunu çözmek için web tabanlı çözüm olan Paraşüt’ü kullanabilirsiniz. Borçlarınızı Paraşüt’e kaydedip, ödeme zamanı geldiğinde Paraşüt’ün sizi bilgilendirmesini sağlayabilirsiniz.

Borçlarınızı Yönetirken Bunlara Dikkat Edin!

  • Kayıtlarınızı hangi yöntem ile izlerseniz izleyin, tüm fatura ve fişler, nakit ve banka ödemelerinizi kullandığınız sisteme girmelisiniz. Satıcı ile ilgili bilgi girişi yaptığınız güne kadar açıkta bir şey kalmamalı. Giriş yaptığınız fiş ve faturaların mümkün olursa dijital bir kopyasını alıp muhasebecinize iletmeniz, karşılaşabileceğiniz mutabakat sorunlarını çözmek için yardımcı olacaktır.

  • Şirket kredi kartı ile fatura fişlere özel önem verip mümkünse bu fişlerin ayrı olarak ve günlük olarak dosyalayın. Bu durumunuzu kontrol altında tutmanız açısından, hem bu fişleri gözden kaçırmadan gider olarak yazılabilmeniz açısından kolaylık sağlayacaktır. Kredi kartı ile yaptığınız harcamaların da mutlaka belgelerini toplamalısınız.

  • Çalışanlarınızın yaptıkları giderler ile ilgili olarak raporlamaları konusunda eğitimli ve bilgili olması gerekir. Çalışanlarınıza şirket kredi kartı vermeniz gider raporlaması ve takip konusunda yardımcı olabilir. Çalışanlarınıza kredi kartı verirken, harcama yapmaları için avans vermek zorunda kaldığınız elemanlarınızdan başlayabilirsiniz. Verdiğiniz kredi kartlarını tutar olarak ya da harcama kalemleri bazında sınırlandırabilirsiniz. Mesela kredi kartına 1000 TL’lik bir limit koyabilirsiniz ayrıca kredi kartını sadece benzin, konaklama ve yemek kategorilerine açık tutabilirsiniz. Böylece kredi kartını elinde tutan bir elektronik mağazasından alışveriş yapmasının önüne geçmiş olursunuz.

  • Faturalarınızın zamanında ödenmesi itibarınız için önemlidir. Bunun yapabilmek için kendiniz veya çalışanınız için haftada bir günü ödeme günü olarak seçilmesi ve satıcılara bunun bildirilmesi işinizi kolaylaştırır. Her gün ayrı ayrı bir ya da birkaç ödeme yapmanızın önüne geçer. Ödemelerinizi toplu halde yapabilirsiniz. Ödeme günlerinizi yeni satıcılara en başta belirtmeniz, mevcut satıcılarınıza ise bir şirket yazısı ile bilgilendirmeniz uygun bir yol olabilir.

Suistimal Konusu:

Suistimal küçük, büyük tüm şirketlerin başına gelebilecek bir sorundur. Şirket borçları ya da satıcılar hesabı ise suistimalin en sık ve yaratıcı kullanıldığı alandır. Suistimali önlemek için kullanacağınız yöntem, görevi parçalara ayırmak. Burada atayacağınız bir kişi sizin adınıza bankaya ödeme kayıtlarını girer, siz de kontrol ettikten sonra ödemelere onay verirsiniz. İşleriniz büyüdükçe, siz tüm ödemeleri onaylamaktansa siz sadece belli bir tutarın üstü ödemeleri onaylamaya başlayabilirsiniz. Ancak burada yine iki onaylı sisteme devam etmelisiniz. Bu noktada sisteme yeni bir satıcı eklemeyi de ödemeyi takip eden elemandan başkasının yapması önemlidir. Aynı kişinin hem satıcı ekleyebilmesi, hem ödeme yapabilmesi durumunda yine bazı elemanlar yaratıcı suistimal manevraları yapabilir.

Ödemeler:

Borçlarınız ile bir sistem kurduğunuz zaman, borçlarınız ile ilgili trendleri de görmeye başlarsınız. Ne zaman en yüksek harcamalarınızın olduğu, ne zaman satıcıların vadesine ihtiyacınız olduğu gibi detayları görürsünüz.

Eğer şirket olarak bir darboğazda iseniz ve içinden çıkmakta zorlanacak gibiyseniz, satıcılarınızı önceden bilgilendirmeniz, şirket repütasyonunuz için önemlidir. Burada bilgilendirme yapacağınız satıcıların seçimine de özen göstermelisiniz. Az çok bir geçmişe sahip olduğunuz satıcıları ikna etmeniz daha sorunsuz olabilir.

Son olarak:

Borçlarınızı ve belki alacaklarınızı düzenli takip edemeyen bir sistem kullanıyorsanız ve değişiklik düşünüyorsanız, bunu yılın başında yapmak en iyisidir. Bunu yapamazsanız, yeni kullanacağınız sistem elinizdeki geçmiş verileri kabul edebilecek bir sistem olması tercih edilir. Tüm kullanacağınız sistemlerin sistemden dışarıya ve içeriye kolayca veri aktarabileceğiniz şekilde olmasına dikkat etmelisiniz.

İşe Başlarken: Gelir Gider Yönetiminin 4 Temel Kuralı yazımızı okuyun.

İşletme Gideri Gösterirken: Hatırlatmalar yazımızı okuyun.

Mehmet Orhun

Mehmet Orhun

Mehmet Orhun, Neura Mali Müşavirlik'in ortağıdır.

Bültenimize katılın, hiçbir içeriği kaçırmayın!