Çalışanların Harcamalarını Yönetmek

Beril Koç
Beril Koç
3 dk

Çalışanlar kimi zaman şirket için ceplerinden harcama yaparlar. Bu bazen taksi bazen iş yemeği ya da cep telefonu faturası olabilir. Eğer bu harcamaların geri ödemesini sistemli biçimde yapamıyorsanız, çalışanlarınızla sorunlar yaşama ihtimaliniz çok yüksek. Çalışanlarınızın ceplerinden ödedikleri harcamaları iyi yönetebiliyor musunuz?

● Hangi tip harcamaların “Şirket Harcamaları”na dâhil olduğu ile ilgili net bir politikanız var mı? Örneğin iş yemeklerinin geri ödemeleri için bir üst sınır belirlediniz mi? Ya da “İş Seyahatleri”nin kapsamında sadece toplantı ve konferansları mı var?

● Geri ödemeleriniz düzenli ve öngörülebilir mi? Çalışanlarınıza her fiş için parça parça ödeme yapmanıza gerek yok. Geri ödemelerinizi maaşla birlikte gerçekleştirerek, düzenli hale getirebilirsiniz.

● Cepten yapılan harcamaları sistemli biçimde takip edebiliyor musunuz? Kime ne ödeme yapıldığını takip etmeye çalışırken ipin ucunun kaçması çok kolaydır. Harcamaları takip edebileceğiniz bir sistem kullanmıyorsanız, bu konuda çalışanlarla gerilim yaşamanız işten bile değil

● Harcamaların fişlerini saklıyor musunuz? Geri ödeme yapmak için çalışanlarınızdan fişleri almıyorsanız, muhasebede bu harcamaları gider olarak gösterme şansınız kalmaz. Siz de daha fazla vergi ödemek zorunda kalırsınız. Daha fazla bilgi edinmek için İşletme Gideri Gösterirken: Hatırlatmalar yazımızı okuyabilirsiniz.

Paraşüt’ü geri ödemeleriniz yönetmek için kullanarak, bu süreci profesyonelce yürütebilirsiniz. İşte başlamak için 5 adım:

  1. Geri ödeme politikanızı açıklayın. Çalışanlara e-mail atın ya da mutfak duvarına asın. Utangaç olmayın!

  2. Çalışanlarınızı Kullanıcı olarak Paraşüt’e davet edin, sadece “Harcamalar”a giriş yapma izni verin

    a. Akıllı telefon kullanıcısı olan çalışanlarınıza Paraşüt “Harcamalar” Mobil Uygulamasını da telefona indirmelerini söyleyin. Giderleriniz "Paraşüt Harcamalar" Mobil Uygulaması İle Kontrol Altında yazımızı okuyarak detaylı mobil uygulamamızı yakından tanıyabilirsiniz.

  3. Çalışanlarınızdan her harcama yaptıklarında Paraşüt’e bu harcamayı girmelerini isteyin

    a. Eğer hala yapmadıysanız çalışanlarınızı, “Çalışan” bölümüne girin böylece her yaptıkları harcama bu sayfada çalışanın altında listelenir

    b. Oluşturduğunuz harcama için “Çalışan Cebinden Ödedi” ödeme durumunu seçin

    c. Fişin bir fotoğrafını çekerek Paraşüt’e yükleyin (Mobil Uygulama sayesinde kolayca yapılabilir.)

  4. Geri ödeme durumunuzu Paraşüt’ten takip edin. Kabul etmediğiniz harcamaları uygulamadan silin, Kabul ettiklerinizin ödemesini gerçekleştirin

  5. Muhasebecinize gönderip, gider olarak işleyebilmek için fişleri toplamayı unutmayın

Harcamalarınızı Paraşüt’te yönetmeye başlamak için 14 gün ücretsiz deneme süresinden yararlanmaya şimdi başlayın.