Elektronik Fatura Nasıl Gönderilir?

Eran Filiba
Eran Filiba
8 dk

Paraşüt'e abone oldunuz, elektronik faturaya başvurdunuz ve artık elektronik fatura kullanıcısısınız! Peki şimdi ne olacak? Nasıl kredi alacaksınız? Nasıl fatura göndereceksiniz?

Henüz elektronik faturaya geçmediyseniz bu yazıda geçmeniz durumunda neler yapabileceğinizi göreceksiniz. Her şey pratik, hızlı ve ekonomik. Elektronik faturaya geçiş yazımızı okuyarak nasıl bu özelliklerden faydalanmaya başlayacağınızı öğrenebilirsiniz. Başvurmaya karar verdiyseniz Elektronik Fatura Kullanıcısı Olmak için Başvuru yazımıza göz atabilirsiniz.

Henüz Paraşüt hesabınız yok mu? Hemen ücretsiz kullanmaya başlayın:

Paraşüt'ü 14 Gün Ücretsiz Deneyin

Nasıl Kredi Alabilirim?

2016 yılı içerisinde elektronik faturaya Paraşüt üzerinden geçmiş müşterilerimize her ay 100 krediyi ücretsiz sunuyoruz. Fakat ek krediye ihtiyacınız olursa, Paraşüt menünüzün Ayarlar bölümü altındaki “Firma Bilgileri” kısmından kredi alabilirsiniz. Kredi alabilmeniz için şirketinizin Paraşüt hesabının sahibi olmanız gerekmektedir. Hesap sahibinin kim olduğu bilgisine aynı sayfadan ulaşabilirsiniz.

Burada aynı zamanda ne kadar krediniz olduğunu da görebilirsiniz. Gönderilen her e-fatura e-arşiv fatura ile alınan her e-fatura için birer kredi ile ücretlendirilirsiniz.

Nasıl Elektronik Fatura Gönderebilirim?

Göndereceğiniz elektronik faturanın türü müşterinizin e-fatura mükellefi olup olmadığına göre değişir. Ama merak etmeyin sizin bunun için bir araştırma yapmanıza gerek yok. Paraşüt, müşterinizin VKN'sine göre uygun şekilde fatura göndermenizi sağlıyor.

Fatura oluşturduktan sonra “GÖNDER” butonuna basarak fatura gönderme sürecini başlatabilirsiniz.

Hemen ardından Paraşüt size bu faturayı elektronik fatura olarak göndermek isteyip istemediğinizi sorar.

"Evet" deyip devam ettiğinizde faturanın gönderilmesi için gerekli olan bilgileri girmeniz için bir pencere açılır. Müşteriniz için girdiğiniz VKN veya TCKN bilgisinden sistem müşterinizin e-fatura kullanıcısı olup olmadığını ayırdeder.

Eğer müşteriniz sizin gibi elektronik fatura kullanıcısı ise e-fatura gönderimi ile ilgili ekran karşınıza çıkar. Burada faturanızın “Senaryo”sunu seçmeniz gerekmektedir. Türk Telekom, BEDAŞ gibi kurumlar dışında şirketlerin “Ticari e-Fatura” seçmeleri tavsiye edilir. Temel Fatura karşı taraf tarafından reddedilemez, dolayısıyla faturanızda herhangi bir hata varsa karşı tarafa reddetme şansı tanımamış olursunuz. Ticari Fatura ise fatura gönderiminden itibaren 7 gün içinde reddedilebilir. 7 gün içinde reddedilmeyen ticari faturalar otomatik olarak kabul edilmiş sayılır.

E-faturaya notunuzu da ekledikten sonra faturanızı gönderebilirsiniz. Faturanız müşterinizin sistemine e-fatura olarak düşecektir.

Eğer faturayı gönderdiğiniz taraf elektronik Fatura sistemine dahil olmayan bir şirket ya da son kullanıcı ise e-arşiv faturası gönderimi ile ilgili ekrana yönlendirilirsiniz. Bu ekranda size internet üzerinden yapılmış bir satış olup olmadığını sorulacaktır. Eğer internet üzerinden yapılmış bir satış yoksa faturanızı “Devam Et”e tıklayarak gönderebilirsiniz.

İnternet üzerinden satışınız varsa satışın hangi internet sitesi üzerinden ve hangi ödeme yoluyla gerçekleştiği bilgisini girmeniz gerekmektedir. Ödeme şekli olarak kredi kartı, havale, kapıda ödeme gibi seçeneklerden birini seçebilirsiniz. Ödeme aracı olarak Sanal POS, İyzico, PayU, Havale yaptığınız bankanın ismi gibi açıklamalar yazabilirsiniz.

E-arşiv faturası oluştururken internet üzerinden satışınız varsa doldurmanız gereken bir bilgi de gönderilecek ürün olup olmadığı. Eğer gönderiniz yoksa devam edip fatura gönderimini tamamlayabilirsiniz. Eğer gönderiniz varsa kargo ve kurye bilgilerini girmeniz gerekmektedir.

E-arşiv faturasını resmileştirdikten sonra faturanın müşterinize ulaştırılma yöntemini seçmelisiniz. Müşterinizin isteğine göre karşı tarafa e-posta aracılığı ile faturanın bir kopyasını iletebilirsiniz. Dilerseniz ayrıca faturanın çıktısını boş bir A4 kağıdına alarak karşı tarafa posta yoluyla gönderebilirsiniz. Aynı işlemi gönderdiğiniz e-postadaki eki yazdırarak karşı taraf da yapabilir. Bu işlem için herhangi bir yazıcıyı kullanabilirsiniz.

Eğer fatura yanında sevk irsaliyesi gönderiminiz de varsa ve faturanın oluşturulma tarihiyle gönderi tarihi aynı ise e-arşiv fatura çıktısını sevk irsaliyesi yerine kullanabilirsiniz. Çıktının üzerine “Sevk irsaliyesi yerine geçer” ibaresini ekleyip kaşeleyip imzalamanız yeterlidir. Fakat ürünün gönderim tarihi ile fatura tarihi farklı ise ayrıca bir kağıt irsaliye kullanmanız gerekmektedir. Bu işlemi, Paraşüt hesabınızdan AYARLAR > YAZDIRMA ŞABLONLARI altında sevk irsaliyesi için bir yazdırma şablonu oluşturup bahsi geçen faturaya bağlı stok çıkış hareketini yazdırarak yapabilirsiniz.

Faturada Değişiklik Yapmak İstersem Ne Olacak?

Elektronik faturada değişiklik yapılamıyor. Değişiklik yapmak için gönderdiğiniz faturanın iptal edilmesi ve yenisinin gönderilmesi gerekiyor.

Eğer müşteriniz Elektronik Fatura mükellefi ise, yani siz ona e-fatura gönderdiyseniz, karşı tarafın faturayı “Red” etmesi gerekir. Karşı taraf faturanızı reddedikten sonra yeni fatura gönderebilirsiniz.

Müşteriniz elektronik fatura mükellefi değil ise, Paraşüt ekranından faturanızı siz iptal edebilirsiniz. “Diğer” butonunun altından “İptal Et”e basmanız yeterlidir. Bu işlemi fatura gönderiminden itibaren 7 gün içinde yapıyor olmalısınız. Eğer fatura gönderiminiz üzerinden 7 günü aşkın bir süre geçtiyse e-arşiv faturayı iptal etmemelisiniz; onun yerine müşteriniz size iade faturası kesmeli.

Faturaları iade etmek isterseniz, yine Paraşüt üzerinden “İade Oluştur” butonuna basarak iade faturası oluşturabilirsiniz.

Bana Gelen Elektronik Faturaları Nasıl Yönetebilirim?

Size fatura gönderen taraf eğer elektronik fatura mükellefi ise size e-fatura gönderecektir. Eğer elektronik fatura sistemine dahil bir şirket değilse size zaten matbu fatura göndereceklerdir.

Gelen e-Faturaları "Giderler" bölümü altında en üstte görebilirsiniz.

Gelen e-faturaları Paraşüt’te onaylayıp içeri almanız gerekecektir. Eğer gelen fatura yanlış bilgiler içeriyorsa veya herhangi bir sebepten kabul etmek istemiyorsanız reddedibilirsiniz, sorunsuz ise kabul edebilirsiniz. Kabul edilen faturaları içeri alırken sizden tedarikçi ve ürünleri eşleştirmeniz istenecektir. Bu, faturanın üzerindeki tedarikçi ve ürün bilgisi ile Paraşüt’teki bilgilerin eşleşmesi için yapılır.

Elektronik Fatura’ya Geçtim, Mali Müşavirimle Faturaları Nasıl Paylaşabilirim?

Elektronik Fatura’ya geçtikten sonra mali müşavirinize faturaların fiziksel kopyalarını göndermenize gerek yoktur. Faturaları toplu olarak Excel ile dışarı aktarıp mali müşavirinize bu Excel listesini gönderebilirsiniz.

Alternatif olarak, muhasebecinizi Paraşüt hesabınıza kullanıcı olarak davet edebilir; faturaları kendisinin dışa aktarmasını ve/veya orijinal kopyalarını görmesini sağlayabilirsiniz. Kullanıcı daveti üzerine daha fazla bilgi için Yeni Kullanıcı Davet Etmek adlı makalemizi inceleyebilirsiniz.

Elektronik faturaya geçmek mali müşaviriniz ile ilişkinizi nasıl etkileyecek, bu yazımızdan öğrenebilirsiniz.