Kafe ve restoranlar için Paraşüt ile gelir gider takibi

Alican Karapazar
Alican Karapazar
8 dk

Paraşüt'ü kullanan restoran ve kafeler en verimli gelir gider takibini nasıl yapabilirler? Hali hazırda Paraşüt kullanıcısı olan restoran ve kafelerden edindiğimiz bilgilerle sizin için derledik.

Kafe ve restoranlar için gelir takibi

Paraşüt’ün “Kategoriler” özelliği sayesinde işletmenizin gelir takibini farklı ödeme kanallarınıza göre gerçekleştirebilirsiniz.

Örnek işletmemizin nakit kasa yanında bir adet yazar kasa POS, bir adet de Sodexo cihazı olduğunu ve 15 Şubat ile 22 Şubat tarihleri arasında elde ettiğimiz gelirleri Paraşüt’e aktaracağımızı varsayalım.

Nakit ve kredi kartı gelirlerini Paraşüt'e aktarmak için öncelikle POS cihazımızdan gelirleri elde ettiğimiz tarih aralığına ait bir Z Raporu oluşturuyoruz.

Z Raporu bize nakit ve kredi kartı gelirlerimizi ayrı ayrı göstermenin yanında, bu gelirlerin içindeki %8 KDV’li satışlar ile %18 KDV’li satışların gene ayrı ayrı toplam satış tutarlarını sağlıyor.

Bilgileri Paraşüt'e nasıl aktarıyoruz?

Öncelikle nakit gelirlerimizi aktarmak için Paraşüt’ün Satışlar bölümünden yeni bir satış faturası oluşturuyoruz. Bu faturanın açıklama kısmına takip kolaylığı sağlaması açısından aldığımız Z Raporu’na ait tarih aralığını ve müşteri kısmına da “Nakit POS” yazıyoruz.

Nakit gelirlerinizin takibini kolaylaştırmak için de sağ taraftaki fatura kategorisi kısmından “Nakit POS” kategorisi oluşturuyoruz.

Faturamızın Hizmet/Ürün kalemleri bölümünde önce "%18 KDV’li Ürün” adında bir ürün oluşturuyoruz ve Z Raporu’ndaki %18’lik satış tutarını “Toplam” kutusuna yazıyoruz.

Daha sonra yeni bir satır ekleyip, “%8 KDV’li Ürün” adı ile bir ürün oluşturuyoruz ve bu sefer satırdaki KDV oranını %8 seçiyoruz. Aynı şekilde Z Raporu’ndaki %8’lik kısımdaki tutarı “Toplam” kutusuna yazıyoruz.

Faturayı bu şekilde kaydettiğimizde 1000 TL’si %18, 1000 TL’si ise %8 KDV’li olmak üzere 2000 TL’lik nakit satışımızı Paraşüt’e aktarmış oluyoruz.

Faturayı oluşturduktan sonra da sağ tarafta “Tahsilat Ekle” bölümünden tahsilat ekleyerek faturayı kapatıyoruz.

Aynı işlemi kategori ve müşteri isimlerini “Akbank POS”, “Garanti POS” ve “Sodexo” olarak değiştirerek uygulayıp kredi kartı ve Sodexo gelirlerinizi de Paraşüt’e aktabilirsiniz.

Gelirlerimi nasıl takip ederim?

Eğer bankanızdan ve Sodexo’dan gelen ödemeleri de takip etmek istiyorsanız, fatura oluşturduktan sonraki ekranda tahsilat ekleme adımını atlayıp POS veya Sodexo hesabınıza para yattıkça “Müşteri ve Tedarikçiler” bölümünden tahsilat ekleyebilirsiniz.

Bu sayede gelir-gider raporları bölümünden gelirlerinizi ve ödeme yöntemlerine göre bu gelirlerinizin dağılımını takip edebilirsiniz.

Kafe ve restoran işletmeleri doğaları gereği giderlerinin kontrolünü çok hızlı bir şekilde kaybedebilir. Çok fazla müşterisi olan ve çok iyi satış yapan bir kafe, görünmeyen veya iyi takip edilmeyen giderler nedeniyle ciddi nakit akışı sıkıntısı çekebilir. Bu sebeple başarılı bir işletmede sunulan hizmetten sonra en çok dikkat edilmesi gereken şey giderleri sürekli ve sıkı bir şekilde takip altında tutmaktır.

Paraşüt uygulamasının gider kategorileri, sadece verilerin düzenli girişini yaparak giderlerinizi bir çırpıda detaylı bir şekilde görmenizi ve raporlamanızı, böylece de kontrolü hiç kaybetmemenizi sağlar.

Gider kategorileri

Paraşüt üzerinde tüm gider kalemlerinize bir kategori tanımlayabilir, biri birileri ile ilgili gider kategorilerini de tanımlayacağınız belli ana kategoriler altında toplayabilirsiniz.

Örnek vermek gerekirse kira, elektrik, su ve doğalgaz giderlerinizin Paraşüt’e girişini yapmak ve bütün bu giderleri “Genel Gider” ana kategorisinde toplamak istiyorsunuz.

Öncelikle Giderler bölümünden şubat ayı kiramızın girişini yapmak için bir “Yeni Harcama” oluşturalım ve bu harcamanın kategorisini “Kira” olarak belirleyelim ve yeni kategori olarak ekleyelim.

Aynı işlemleri aynı şekilde doğalgaz, su ve elektrik giderlerimiz için de tekrarladıktan sonra sol taraftaki “Ayarlar” bölümünden “Kategori ve Etiketler” kısmına geliyoruz ve gider kategorilerinin en altında “Yeni Ekle” butonuna tıklayarak “Genel Gider” adında yeni bir gider kategorisi oluşturuyoruz.

Ardından harcamaları girerken oluşturduğumuz “Kira”, “Doğalgaz”, “Elektrik” ve “Su” kategorilerini sürükleyerek “Genel Gider” kategorisinin altına biraz sağa doğru gelecek şekilde bırakıyoruz. Böylelikle o kategorilereki harcamalarımızı “Genel Gider” ana kategorisinin altına yerleştiriyoruz.

Paraşüt’ün gider kategorilerinde dilediğiniz kadar alt kırılım oluşturabilir, bu sayede gider takibi yaparken dilediğiniz kadar detaya inebilirsiniz. 

Mesela maaş takibi yaparken “Maaş” ana kategorisinin altına tam zamanlı ve yarı zamanlı kategorilerini ekleyip bu kategorilerin altına da çalışanlarınızın adına oluşturacağınız kategorileri tanımlayabilirsiniz. Bu sayede tüm maaş ödemelerinizin toplamını takip ederken aynı zamanda günlük yövmiye ödemelerinizle tam zamanlı maaş ödemelerinizi ayrı ayrı takip edebilirsiniz.

Tüm bu kategori yapısını, işletmenizin yapısına uygun bir şekilde tüm tekrar eden benzer giderleriniz için oluşturursanız hem görünmez giderlerden kurtulursunuz hem de giderlerinizi önceki dönemlerle rahatça karşılaştırabilirsiniz.

Kafe ve restoranlar için gider raporları

İşletmenize uygun kategori yapısını oluşturup düzenli veri girişini sağladıktan sonra “Gelir-Gider” raporları bölümüne gelerek işletmenizin belirli bir tarih aralığındaki gelirlerini ve giderlerini kırılımları ile birlikte detaylı bir şekilde görüntüleyebilirsiniz. Böylelikle varsa işletmenizdeki verimsizlikleri ve fahiş harcamaları kolayca tespit edebilirsiniz.

Alt kategorileri açarak biraz daha detaya inelim:

Püf Noktaları:

Paraşüt'ü 14 Gün Ücretsiz Deneyin