Elektronik fatura nedir? Türleri nelerdir?
Elektronik fatura elektronik ortamda hazırlanan ve kağıda basılmayan bir fatura çeşididir. Elektronik faturanın iki türü vardı: e-fatura ve e-arşiv
E-fatura, her iki tarafın da elektronik fatura kullanıcısı olduğu durumlarda kullanılan elektronik fatura çeşididir; Gelir İdaresi Başkanlığı'nın sunucuları üzerinden alıcı ve satıcıya iletilir.
E-arşiv, e-fatura kapsamında olmayan vergi mükellefi tüzel kişilere ve aynı zamanda vergi mükellefi olmayan gerçek kişilere elektronik ortamda (e-mail) fatura gönderim biçimidir. İstek dahilinde, e-arşiv fatura beyaz A4 kağıt üzerine çıktı alınıp kağıt olarak da iletilebilir.
E-arşiv fatura ile e-fatura arasındaki fark nedir?
E-fatura:
- E-fatura, e-fatura mükellefi olan şirketler arasında elektronik ortamda fatura gönderilebilmesini sağlar.
- 421 No’lu VUK tebliği ile bazı sektörlere zorunluluk getirilmiştir.
- Gelir İdaresi Başkanlığı, e-faturaların gönderilip alınmasını sağlayan gönderim merkezini bünyesinde tutar.
- İsteyen her kurum geçebilir.
E-arşiv:
- E-arşiv, e-fatura sistemine dahil olmayan kurumlar ve kişilere eletronik ortamda fatura gönderilebilmesini, ayrıca gönderilen faturaların saklanmasını sağlar.
- Öncelikle, cirosu belirli bir tutarın üzerinde bulunan e-ticaret sitelerine zorunlu tutulmuştur.
- Gelir İdaresi Başkanlığı’na yalnızca arşivlenen e-arşiv faturalarının raporlaması yapılır.
- İsteyen her kurum geçebilir. Kurum, öncelikle e-fatura sistemine dahil olmalıdır.
Konu ile ilgili detaylı bilgi edinebilmek için e-Fatura hakkında 20 soru 20 cevap adlı blog yazımıza göz atabilirsiniz.
Kimler elektronik fatura kullanabilir?
Ticari firma olarak sadece Anonim Şirket, Limited Şirket ve Gerçek/Şahıs Şirketi statüsünde bulunan mükellefler elektronik fatura uygulamasından yararlanabilir. Elektronik fatura geçiş için herhangi bir ciro kısıtlaması yoktur. Cirosu elektronik faturaya zorunlu geçiş limitinin altında kalan işletmeler de istek dahilinde elektronik fatura kullanıcısı olabilirler.
Kimler zorunlu olarak e-fatura kullanmalıdır?
GİB'in yayınladığı tebliğ, 2020 ve 2021 yılında brüt hasılatı 4 milyon TL ve üzeri olan firmaların 1 Temmuz 2022’ye kadar e-faturaya geçmeleri zorunlu hale getirildi. Her ne kadar GİB tarafından 4 milyon TL’lik bir ciro sınırı belirtilse de cirosu bu tutarı geçmeyen firmalar da e-fatura kullanıcısı olabilir.
Gelir İdaresi Başkanlığı bu zorunluluk grubunu her sene güncellemekte ve her sene 1 Ocak itibariyle belirli bir kısım şirketi zorunlu olarak e-fatura ve e-arşiv kullanımına dahil etmektedir.
Yukarıda belirtilen şartların dışında olan şirketler, elektronik fatura sistemine tercihleri doğrultusunda geçiş yapabilirler. Her geçen gün daha çok küçük ve orta ölçekli işletme, hem maliyet azaltmak hem de operasyonel kolaylıkları için e-fatura ve e-arşiv kullanmaya başlamaktadır.
Kimler zorunlu olarak e-arşiv kullanmalıdır?
GİB'in yayınladığı tebliği, 2022 yılı cirosu 3 milyon TL ve üzeri olan ve e-fatura kullanım zorunluluğu olan firmaların 1 Temmuz 2023 tarihine kadar e-arşiv fatura sistemine de geçiş yapmaları gerekir.
Bununla birlikte aynı gün içerisinde vergi mükellefi olmayanlara düzenlenen toplam fatura tutarı 5 bin TL'yi geçmesi durumunda e-arşiv fatura kesilmesi, vergi mükellefi olanlar için ise KDV dahil 4.400 TL'yi geçmesi durumunda e-arşiv fatura kesilmesi zorunludur.
Hali hazırda e-fatura kullanıcısıyım, e-arşiv de kullanmak için ne yapmalıyım?
Paraşüt'te, GİB portalda veya bir özel entegratör aracılığıyla hali hazırda e-fatura mükellefi iseniz ve e-arşiv hizmetinden de yararlanmak istiyorsanız destek@parasut.com’dan bizimle iletişime geçip e-arşiv başvuru sürecini başlatabilirsiniz.
İsteğe bağlı olarak elektronik faturaya geçebilir miyim?
Evet, isteğe bağlı olarak elektronik faturaya geçebilirsiniz. E-fatura kullanımı şu an tüm firmalar için zorunlu değil ancak yakın gelecekte zorunlu olacak. Elektronik faturaya geçerek ciddi anlamda faturalama süreci iş gücü ve maliyetini düşürebilirsiniz. Daha detaylı bilgi için bize ulaşın.
Paraşüt’te elektronik fatura kullanmak için teknik bir entegrasyon gerekli midir?
Paraşüt'te elektronik fatura hizmetini almak için herhangi bir teknik entegrasyon yapmanıza veya ücret ödemenize gerek yoktur. Elektronik fatura hizmetini çözüm ortağımız olan e-Mikro alt yapısını kullanarak bütün kullanıcılarımıza ücretsiz sunuyoruz.
Elektronik faturaya başvuru süreci hakkında detaylı bilgi için Elektronik Fatura Hizmeti Başvuru Süreci adlı makalemize göz atın.
Paraşüt’te elektronik faturaya geçmenin maliyeti nedir?
Elektronik fatura sistemine kayıt olmak için Kamu Sertifikasyon Merkezi'nden mali mühür sertifikanızı temin etmeniz gerekir. Mali mührün bedeli tüzel kişiler için 720,00 TL (600 TL + KDV), gerçek kişiler için 552,00 TL (460 TL + KDV)'dir. Mali mührünüz üç sene boyunca geçerlidir.
Mali mühür bedeli haricinde Paraşüt'ün kullanım bedeli olan ön muhasebe programı bedelini ödersiniz (Paraşüt'te ilk 14 gün herkese ücretsiz).
Paraşüt'ün elektronik fatura altyapısını kullanmak için herhangi bir kurulum veya entegrasyon ücreti ödemezsiniz, sadece e-fatura gönderip almak için e-kontör satın almanız gerekir.
e-Kontör hem e-fatura hem e-arşiv gönderiminde kullanılabilir. Gönderilen ve alınan her elektronik fatura birer e-kontör değerindedir. Kontör paketlerinin kullanım süresi 12 ay ile sınırlıdır.
Paraşüt aboneliğinizi başlatarak kullanabileceğiniz e-kontör miktarı için ücretlendirme şu şekildedir:
- 50 e-Kontör - 70₺ + KDV
- 100 e-Kontör - 125₺ + KDV
- 200 e-Kontör - 190₺ + KDV
- 500 e-Kontör - 425₺ + KDV
- 1.000 e-Kontör - 725₺ + KDV
- 2.500 e-Kontör - 1.650₺ + KDV
- 5.000 e-Kontör - 3.000₺ + KDV
Ne zaman elektronik fatura gönderip almaya başlayabilirim?
Paraşüt üzerinden e-fatura başvurunuzu yaparken başvuru rehberinin son adımında "Hesabınız ne zaman aktifleştirilsin?" sorusunu görürsünüz. Bu soruda işaretleyeceğiniz tarih, e-fatura kullanmaya başlamayı planladığınız tarih olabilir.
Örneğin, bugün 28 Aralık 2020 ve siz 1 Ocak 2021 itibarıyla e-fatura gönderip almaya başlamak istiyorsunuz. O zaman bu soruda 01.01.2021'i işaretleyebilirsiniz.
Aktivasyon tarihi öncesi bütün faturalarınızı matbu fatura ile hazırlamak durumundasınız. Aktivasyon tarihi sonrası bütün faturalarınız ise elektronik fatura olmak durumundadır.
e-Fatura kullanmaya ileri bir tarihte başlama amacınız yoksa, mali mührünüzün tarafınıza ulaşmasını takiben 30 dakika içinde Paraşüt ile e-fatura gönderip almaya başlayabilirsiniz. Üstelik, Anahtar Teslim e-Fatura Hizmetimiz sayesinde bütün süreci sizin yerinize biz yönetebiliriz.
Elektronik fatura sıra-seri no nasıl işleyecek?
Paraşüt üzerinde elektronik fatura oluşturduğunuzda (faturayı resmileştirdiğinizde) sistem otomatik olarak bir fatura numarası verir. Bu numara, e-fatura ile e-arşiv faturada farklı diziler takip edecektir. Elektronik faturada fatura numaralarının birbirini takip etmesi gerekmemektedir.
Elektronik fatura kullanırken muhasebesel işlemlerim nasıl olacak?
Mali müşaviriniz, Paraşüt Atlas uygulaması sayesinde, kendisine özel olarak geliştirilen bir arayüzü kullanarak bütün elektronik faturalarınızı kendi muhasebe programına saniyeler içerisinde aktarabilir.
Daha fazla bilgi için Paraşüt Atlas sayfamızı inceleyebilirsiniz.
Elektronik faturada iptal ve iade işlemi yapabilir miyim?
Matbu faturada olduğu gibi elektronik faturada da iptal ve iade yapabilirsiniz. Nasıl yapılacağını görmek için "Elektronik Faturada İptal ve İade İşlemleri" adlı makalemize göz atın.
Elektronik faturayı gönderdikten sonra faturada değişiklik yapabilir miyim?
Hayır. Elektronik fatura oluşturulduktan sonra değişiklik yapılamaz. Bu anlamda elektronik faturanın matbu faturadan farkı yoktur. Göndermiş olduğunuz elektronik fatura e-fatura ise, faturayı karşı tarafın reddetmesi üzerine yeni bir e-fatura oluşturulabilir, e-arşiv ise siz iptal edip tekrardan yeni bir fatura oluşturabilirsiniz.
Elektronik fatura sistemi ile irsaliye hazırlayabilir miyim?
Gönderdiğiniz elektronik faturada düzenleme tarihi yanında düzenleme zamanının da saat ve dakika olarak gösterilmesi halinde elektronik faturanın kağıt çıktısı irsaliye yerine geçer. Ancak bu kağıt çıktıya “İrsaliye yerine geçer” ifadesinin yazılması ve kağıdın imzalanması gerekmektedir. Bu imkandan yararlanabilmek için elektronik faturanın malın teslim edileceği tarihte düzenlenmiş olması gerekmektedir.
Hali hazırda başka bir entegratör veya GİB portalı üzerinden e-fatura kullanıcısıyım, Paraşüt’e geçmek istersem ne yapmalıyım?
Başka bir özel entegratör veya GİB Portal üzerinden elektronik fatura kullanıcısı olanlar için kayıt işlemleri:
- Paraşüt hesabı içerisindeki
Uygulamalar sayfası altından "Elektronik Faturalama Entegrasyonu”nu başlatılması
- "Elektronik Faturalama Entegrasyonu” başvuru rehberinin 2. bölümündeki başvuru formunun doldurulup e-fatura altyapı sağlayacımız e-Mikro'ya online olarak iletilmesi
- Paraşüt ile elektronik fatura aktivasyonu için yeni xml’lerin mali mühür ile imzalanması
- Yukarıdaki adımlar tamamlandıktan sonra başvuran firma tarafından eski entegratör üzerindeki kaydın iptal ettirilmesi (GİB portal üzerinden çalışanların bu adımı yapmasına gerek yoktur, GİB Portal otomatik olarak iptal olmaktadır)
- İptalden sonra Paraşüt ve e-Mikro altyapısı üzerinden GİB e-fatura canlı kaydının tekrar yapılması
- GİB e-fatura canlı kaydı yapıldıktan sonra başvuran firmanın elektronik fatura hizmetinin Paraşüt tarafından aktive edilmesi
Veri aktarma işlemleri:
Firma, diğer entegratöründeki veya GİB Portal'daki geçmiş faturaları dışarı aktardıktan sonra kendisi arşivlemelidir çünkü artık eski entegratöründen veya GİB'den fatura arşivleme hizmeti almayacaktır.
Mali mühür nedir?
Mali mühür, kurumsal bir e-imza çeşididir. Başbakanlık adına TÜBİTAK tarafından hazırlanmaktadır. Mali mühür olmadan elektronik fatura kesemezsiniz. Yalnızca şahıs firmaları mali mühür yerine e-imza ile de elektronik fatura kullanıcısı olabilir.
Mevcut mali mührüm varsa tekrar almama gerek var mı?
Daha önceden mali mühür aldıysanız ve geçerliliği devam ediyorsa tekrar almanıza gerek yoktur.
Serbest meslek erbapları e-fatura kullanabilirler mi?
Serbest meslek makbuzu kesen serbest meslek erbapları matbu veya elektronik SMM kesip göndermek durumundadır. Fatura kesen serbest meslek erbapları ise elektronik faturaya geçiş yapabilir.
Müşterilerimin e-fatura kullanıcısı olduklarını nasıl anlayabilirim?
Gelir İdaresi Başkanlığı'nın e-Fatura Kayıtlı Kullanıcılar listesinden müşterinizin elektronik faturaya kayıtlı olup olmadığını kontrol edebilirsiniz. Öte yandan, Paraşüt üzerinden fatura keserken öncesinde bu kontrolü yapmanıza gerek yoktur çünkü Paraşüt, müşterinizin vergi numarası ile e-fatura sisteminde anlık olarak sorgulama yaparak onun e-fatura kullanıcısı olup olmadığını tespit eder ve sizi ona göre yönlendirir.
Son kullanıcıya e-arşiv gönderirken TC kimlik numarası girmem zorunlu mu?
"E-ticaret yapıyorum, son tüketiciye fatura kesiyorum, TC kimlik numarası girmek zorunda mıyım?" sorusunu çok sık duyuyoruz. Son kullanıcılara Paraşüt'te e-arşiv kesiyorsanız VKN/TCKN sorulduğu alana 11 adet 1 (11111111111) yazarak ilerleyebilirsiniz. Bu konuda e-fatura.gov.tr'nin forumunda yer alan başlığa ulaşmak için tıklayın.