e-Fatura nedir? e-Fatura hakkında 27 soru 27 cevap

e-Belge türlerinden biri olan e-fatura terimine aşina; ancak detayları hakkında öğrenmeniz gereken çok şey varsa doğru yerdesiniz.

e-Fatura hakkında sıkça karşılaştığımız soruları sizin için bir arada topladık.

Dilerseniz yazımızı okumak yerine aşağıdaki "Play" butonuna tıklayarak dinleyebilirsiniz.

• e-Fatura nedir?
• e-Arşiv kimler için zorunlu?
• e-Faturaya geçmenin avantajları nelerdir?
• e-Faturaya nasıl başvurulur?
• e-Faturaya geçiş ücreti nedir?
• Nasıl e-fatura gönderirim?
• Hem kağıt fatura hem e-fatura düzenlemek mümkün mü?
• Karşı tarafın da e-fatura kullanıcısı olması gerekir mi?
• e-Fatura çıktısı almam gerekir mi?
• e-Fatura çıktısında mühür ya da ıslak imza kullanmam gerekir mi?
• e-Fatura entegratörü de ne?
• e-Faturada iade faturası var mı?
• e-Fatura iptal edilebilir mi?
• e-Fatura nasıl arşivlenir?
• Muhasebecimle ilişkim nasıl değişecek?
• e-Fatura sıra-seri no nasıl işler?
• e-Faturada doldurulması zorunlu alanlar nelerdir ve değişiklik yapılabilir mi?
• e-Fatura ile irsaliye hazırlanır mı?
• Tekrar mali mühür almam gerekir mi?
• Serbest meslek makbuzu kesenler e-fatura kullanabilir mi?
• Müşterilerimin e-fatura kullanıcısı olup olmadığını nasıl anlarım?
• Paraşüt'te e-fatura kullanmak.
• e-Fatura mükellefine kağıt fatura kesilir mi?
• e-Fatura ödeme şekilleri
• e-Fatura kesmek zorunlu mu?
• e-Faturaya geçenler kaç gün kağıt fatura kesebilir?
• e-Faturaya geçtiğim an e-fatura kesmek zorunda mıyım?
• e-Fatura kullanırsam e-defter de kullanacak mıyım?
• Elektronik fatura sorgulama işlemi nasıl yapılır?

1. e-Fatura nedir?

İşe önce e-faturanın tanımı ile başlayalım. e-Fatura, bir elektronik fatura türüdür. Elektronik fatura elektronik ortamda hazırlanan ve kağıda basılmayan bir fatura çeşididir. Maliye’nin sunucuları üzerinden alıcı ve satıcıya iletilir. İtiraz süreleri, iptal ya da iadesi kağıt faturaya göre farklılık gösterir. Elektronik faturanın iki türü vardı: e-fatura ve e-arşiv

e-Fatura, her iki tarafın da elektronik fatura kullanıcısı olduğu durumlarda kullanılan elektronik fatura çeşididir; Gelir İdaresi Başkanlığı'nın sunucuları üzerinden alıcı ve satıcıya iletilir.

e-Arşiv, e-fatura kapsamında olmayan vergi mükellefi tüzel kişilere ve aynı zamanda vergi mükellefi olmayan gerçek kişilere elektronik ortamda (e-mail) fatura gönderim biçimidir. İstek dahilinde, e-arşiv fatura beyaz A4 kağıt üzerine çıktı alınıp kağıt olarak da iletilebilir.

Ayrıca, yurt dışına mikro ihracat gerçekleştiren bir firma iseniz, e-arşiv fatura kesebilir, hizmet ihracı yapıyorsanız faturanızı e-arşiv fatura olarak düzenleyebilirsiniz. Ancak KDV muafiyeti için e-arşiv fatura gönderimi sırasında sistemden doğru kodu seçmeniz gerekmektedir. Bu bağlamda e-ihracat faturasının nerede nasıl kullanılacağına dair kapsamlı bilgiye ise "e-İhracat Faturası nedir?" başlıklı yazımızdan ulaşabilirsiniz.

e-Fatura ile matbu faturada olduğu gibi dövizli işlemler gerçekleştirebilirsiniz.

Kısacası e-fatura ve e-arşivi birlikte kullanarak herkese dijital ortamda fatura kesebilirsiniz.

2. e-Arşiv kimler için zorunlu?

GİB tarafından yayımlanan yeni düzenleme ile 2020 yılı brüt satış hasılatı 5 milyon TL, 2021 yılı için 4 milyon TL, 2022 ve müteakip hesap dönemleri için 3 milyon TL ve üzeri olan mükelleflerin e-fatura ve e-arşiv fatura uygulamalarına geçiş zorunluluğu bulunuyor.

3. e-Faturaya geçmenin avantajları nelerdir?

Matbu fatura ile satış yapma süreci büyük bir iş gücü demektir; matbu faturayı bastırmak, maliyeden onaylatmak, fatura yazdırmak, imzalamak, kaşelemek, zarflamak, kargolamak, kargonun müşteriye ulaşıp ulaşmadığının takibi, zamanında tahsilat yapmak, fatura kopyalarını arşivlemek vs.

e-Fatura kullanarak matbu fatura ve onunla birlikte gelen bütün iş yüküne veda edebilir, e-belge geçişi ile şirketinizdeki finansal kaynakları ve personel kaynağını işlerinizi büyütmek için değerlendirebilirsiniz.

Elektronik fatura (e-fatura) kullanmanın, matbu fatura kesmeye göre avantajları şöyle sıralanabilir:

1. Faturalama maliyetiniz düşer, paranız cebinizde kalır.

• E-fatura ile maliyet avantajı sağlarken operasyonel yükünüzü azaltırsınız. Kağıt, mürekkep, zarf, postalama, arşivleme, mutabakat vb. masraflarınız ortadan kalkar.

• Birim başı ortalama 14-16 TL olan kağıt fatura maliyetleri e-fatura ile kuruşlar seviyesine kadar düşer.

• Ayrıca, faturalarınızı daha hızlı hazırlayabilirsiniz. Böylece zamandan tasarruf edersiniz.

2. Tahsilatlarınız hızlanır, nakit akışınızı kontrol altına alırsınız.

• Müşterilerinize faturalarınızı anında ulaştırabilirsiniz.
• Faturada herhangi bir yanlış yapılması durumunda anında müdahale edebileceğiniz için hataların yol açtığı gecikmelerin önüne geçersiniz.
• Faturanız müşterinize ulaştı mı, müşteriniz açtı mı, bilirsiniz.

3. Fatura yığınlarının arasında kaybolmaktan kurtulursunuz.

• Yasal olarak her faturayı 10 yıl saklamanız gerekir. Bu da işletmeler için çok ciddi bir arşivleme sorunu ortaya çıkarır. Dijital arşivleme sayesinde dosyaların arasında debelenmek zorunda kalmazsınız, istediğiniz zaman eski faturalarınıza dijital ortamda rahatlıkla ulaşabilirsiniz.
• Ayrıca, fatura saklamanın getirdiği iş yükü ve maliyetten de kurtulursunuz.

Aşağıda yer alan videomuzda elektronik fatura kullanımının sağladığı yararlara kısaca değindik. Videomuzdaki menü arayüzü güncellenmiştir. Değişimleri incelemek için videonun alt kısmında yer alan butona tıklayabilirsiniz.

4. Muhasebecinizle çalışmanız kolaylaşır, evrakların arasında debelenmek zorunda kalmazsınız.

• Muhasebe sisteminiz ile entegre edebilirsiniz. Böylece muhasebesel süreçleriniz hızlanır ve kolaylaşır.
• Muhasebecinize ay sonunda faturaları iletmek yerine her an senkronize bir şekilde çalışabilir, böylelikle olası hataların önüne geçersiniz.
• Firmanızın kurumsal kimliği profesyonel bir görünüm kazanır.
• Mali müşavirlere özel olarak ücretsiz sunduğumuz veri aktarım ve mükellef yönetim programı Paraşüt Atlas ile faturalarınızı mali müşavirinize ayrıca ulaştırmanıza gerek kalmaz. Mali müşaviriniz, Paraşüt Atlas aracılığıyla tüm elektronik faturalarınızı kendi muhasebe programına kolayca aktarabilir. Böylece veri girişine daha az, kontrol ve raporlamaya daha çok zaman ayırabilir, finansal konularda size daha çok destek olabilir.

5. Doğayı korursunuz.

Yakın geleceğe yönelik tahminler, küresel ısınmanın etkileri nedeniyle her geçen dönem daha da büyük felaketle karşı karşıya kalabileceğimizi gösteriyor. e-Dönüşüm de gereksiz kağıt israfını önleyerek ağaçları kurtarmak adına son dere ce önemli bir adım olarak karşımıza çıkıyor.

4. e-Faturaya kimler geçebilir? e-Fatura başvurusu nasıl yapılır?

Elektronik faturaya geçiş ile ilgili iki tane kilit konu var:

1. Gerçek ya da Tüzel kişiliğiniz olmalı
2. Herhangi bir ciro kısıtlaması bulunmuyor.

Bunlar ne demek derseniz; ticari firma olarak sadece Anonim Şirket, Limited Şirket ve Gerçek/Şahıs Şirketi statüsünde bulunan mükellefler elektronik fatura uygulamasından yararlanabilir. Elektronik fatura geçiş için herhangi bir ciro kısıtlaması yoktur. Cirosu elektronik faturaya zorunlu geçiş limitinin altında kalan işletmeler de istek dahilinde elektronik fatura kullanıcısı olabilirler.

GİB tarafından yayımlanan tebliğ ile birlikte ciro limitleri düşürüldü. 2023 yılında e-fatura kullanım zorunluluğu şartları şöyle değişti:

2022 yılı cirosu 3 milyon ve üzeri olan firmaların 1 Temmuz 2023'e kadar e-fatura ve e-arşiv sistemlerine, 01 Temmuz 2023'den sonra e-fatura mükellefi olan firmaların da 01 Ocak 2024 tarihinde e-defter uygulamasına geçiş yapması zorunlu tutuldu.

Ancak, e-faturaya geçiş zorunluluğunuz olmasa da e-faturanın avantajlarından faydalanmak için isteğe bağlı olarak e-faturaya geçebilirsiniz.

Üstelik başvuru adımları çok kolay!

Paraşüt ile entegrasyon ücreti ödemeden e-fatura kullanıcısı olabilirsiniz. Paraşüt'te e-fatura başvuru süreci Self Servis ve Anahtar Teslim olmak üzere iki şekilde yönetilir.

Self Servis başvuruda Mali Mühür başvurunuzu ve Paraşüt üzerinden e-fatura başvurunuzu kendiniz gerçekleştirirsiniz. Aklınıza takılan sorular olduğunda uzmanlarımızdan ücretsiz destek alabilirsiniz.

Anahtar Teslim e-Fatura hizmeti ise, e-faturaya geçmeye karar verdiğiniz andan itibaren yapılması gereken tüm işlemleri Paraşüt olarak sizin yerinize yaptığımız, sizin yerinizden kalkmadan ve hiçbir şekilde yorulmadan e-fatura kullanıcısı olduğunuz hizmetimizdir. Bu hizmetimizin kapsamında, mali mühür başvurunuz ve e-fatura başvurusu da vardır. Anahtar Teslim e-Fatura hakkında bilgi almak için ilgili blog yazımızı inceleyebilirsiniz.

e-Fatura sistemine kayıt olmadan e-fatura göndermeniz mümkün değildir. e-Fatura mükellefi olmak için gerekli şartların detaylarını ilgili blog yazımızdan inceleyebilirsiniz.

5. Peki ya e-faturaya geçişin maliyeti nedir?

Filmi başa saralım ve önce "e-Fatura kesmek için ne gerekli?" sorusunu cevaplayalım. e Fatura kesmek için ilk adım e-fatura ya geçiş yapmaktır. e-Fatura sistemine girmek için TÜBİTAK’tan mutlaka mali mühür satın almanız gerekecek. Yeri gelmişken küçük bir parantez açarak mali mührün öneminden kısaca bahsedelim: Mali mühür, kurumsal bir e-imza çeşididir. Başbakanlık adına TÜBİTAK tarafından hazırlanmaktadır. Mali mühür olmadan e-fatura kesemezsiniz.

Mali mührün bedeli tüzel kişiler için 590,00 TL (500 TL + KDV), gerçek kişiler için 413,00 TL (350 TL + KDV)'dir. Mali mührünüz üç sene boyunca geçerlidir. Daha detaylı bilgiye sahip olmak, mali mühür ve e-fatura maliyetlerini öğrenmek için tıklayınız. Şahıs firması iseniz e-imza ile de başvurunuzu gerçekleştirebilirsiniz.

• Entegratör firma kullanılacaksa; fatura adedine göre birim maliyet 0.30-0.65 TL arasında değişir. İlave olarak saklama ücreti, 2500TL civarında entegrasyon ücreti ve eğitim bedelini karşılamanız gerekir.
• Bilgi işlem sistemlerinin entegre edilmesi yöntemi kullanılacaksa entegrasyon maliyeti var, ki bu maliyet çok değişken olmakla beraber 10 bin 100 bin TL arasında değişmektedir.
• Fakat e-Fatura'ya Paraşüt ile geçerseniz herhangi bir entegrasyon, aktivasyon ya da saklama ücreti ödemezsiniz. Üstelik fatura başına maliyetinizi 18-20 TL'den 18 kuruşa kadar düşürebilirsiniz.

Mali mühür bedeli haricinde Paraşüt'ün kullanım bedeli olan ön muhasebe programı bedelini ödersiniz ve elektronik fatura kullanıp almak için e-kontör alırsınız. Eğer Paraşüt hesabınız yoksa;

Paraşüt'ü 14 Gün Ücretsiz Deneyin

6. Nasıl elektronik fatura gönderip alabilirim?

• www.efatura.gov.tr internet adresindeki e-Fatura Portalı aracılığıyla ücretsiz e-Fatura hazırlayabilirsiniz. Faturaları, internet sitesine girerek manual olarak düzenlersiniz. Bu portal Maliye’nin, sistemi tanıtmak ve yaygınlaştırmak için fatura adedi yüksek olmayan işletmelere sunduğu bir çözüm.

• Maliyet tarafından yetkilendirilmiş özel entegratörlerden biri aracılığıyla e-fatura oluşturabilirsiniz. Sisteminize ek donanım ve yazılım almanıza gerek yoktur. Entegratör kendi yazılım ve donanımı ile sizin muhasebe sisteminizden gerekli bilgileri alır ve e-faturaya dönüştürür. Sizin için düzenlenmiş e-faturaları da yine kendi yazılım ve donanımı ile sizin muhasebe sisteminize aktarır. Bu hizmet karşılığında da sizden kurulum ve kullanım ücreti alır.

• Firmanızın bilgi işlem sistemini Maliye ile entegre ederek kesebilirsiniz. Bu yöntem, fatura adedi çok yüksek firmalar için uygundur. Muhasebe sisteminde müşteriler için üretilen faturalar özel bir yazılım ve arayüz ile e-faturaya dönüşür. Ayrıca tedarikçilerin e-fatura sistemi üzerinden gönderdiği e-faturalar da aynı yazılım ve arayüz ile muhasebeye aktarılır. Kayıtlar otomatik oluşur. Ek yazılım ve donanım maliyeti gerektirir.

Bu yöntemlerden sadece bir tanesini seçebilirsiniz. İki yöntem aynı anda kullanılamaz.

- Eğer Paraşüt kullanıcısı iseniz e-fatura alıp göndermek çok kolay!

Paraşüt üzerinden e-Fatura kesebilir, muhatabınız ile paylaşabilirsiniz. Eğer fatura kestiğiniz firma da e-fatura kullanıcısı ile faturanız doğrudan iletilir. Eğer e-fatura kullanıcı değilse e-arşiv faturası oluşturulur. Paraşüt bunun kontrolünü sizin için yapar. 

Paraşüt'te başvuru sürecinizin ve aktivasyonun tamamlanmasının ardından elektronik fatura için hesabınız aktive edilir. Aktivasyon tarihi sonrasında oluşturduğunuz yeni satış faturalarını Paraşüt üzerinden elektronik olarak göndermeye başlarsınız. e-Faturaya geçtiğiniz tarihten itibaren elinizdeki matbu faturaları vergi dairesine giderek imha ettirin, e-fatura ve e-arşiv kullanırken kesinlikle matbu fatura kullanmamanız gerekli.

Düzenleme tarihi aktivasyon tarihi öncesine denk gelen satış faturaları için ise matbu fatura kesebilirsiniz.

Detaylı bilgi için Paraşüt üzerinden nasıl e-fatura göndereceğinizi açıkladığımız Elektronik Fatura Göndermek sayfamıza göz atabilirsiniz.

7. Hem kağıt fatura hem e-fatura düzenlemek mümkün mü?

e-Fatura kullanmaya başlarsanız kağıt fatura düzenleyemezsiniz. Kağıt faturanızı hazırlarken kullandığınız şablonu dijital ortama taşıyarak e-fatura tasarımı yapabilir, kurumsal kimliğinizi sergileyebilirsiniz.

8. Fatura gönderdiğim (gerçek ya da tüzel) kişinin de elektronik fatura kullanıcısı olması gerekiyor mu?

Hayır. Siz elektronik faturanızı düzenler karşınızdakine gönderirsiniz. Fatura karşı tarafa e-arşiv olarak gider ve mali değeri vardır. Aynen telekom şirketlerinin son kullanıcıya gönderdikleri faturalar gibi. 

Eğer Paraşüt kullanıcısı iseniz, Paraşüt sizin için karşı tarafın elektronik fatura kullanıcısı olup olmadığını kontrol eder. Yok ben değilim, kendim bakacağım derseniz e-Fatura Resmi Sitesi üzerinde bulunan listeye bakabilirsiniz.

Bununla birlikte sadece e-fatura sistemine geçiş yaptıysanız, e-fatura kullanmayan kişi ya da firmalara kağıt olarak fatura kesmeye devam edebilirsiniz.

e-Fatura ve e-arşiv sistemlerinin ikisine birden kaydınız yapıldıysa faturanın elektronik olarak hazırlanması gerekiyor.

9. Elektronik faturanın çıktısını almam yazdırmam gerekiyor mu?

Hayır gerekmiyor. Müşterilerinize faturanızı elektronik ortamda iletirsiniz. Süreç tamamen dijital ortamda gerçekleşir.

Peki elimdeki kağıt faturalar ne olacak?

Burada farklı bir durumdan bahsedebiliriz;

• e-Fatura ve e-arşiv sistemleri sayesinde faturalama için elektronik ortama geçiş yaptıysanız bundan sonra artık hiç kağıt (matbu) fatura kesmemeniz gerekiyor. Bu durumda elinizdeki kağıt faturaları vergi dairesine götürerek geçersiz kıldırabilirsiniz.

Burada şu bilgiyi paylaşmamız önemli olacaktır: Bildiğiniz üzere, aynı gün içinde vergi mükellefi olanlara düzenlenen faturaların toplam tutarının vergi dahil 5 bin TL’yi geçmesi, vergi mükellefi olmayanlara düzenlenen faturaların toplam tutarının 30 bin TL’yi geçmesi durumunda e-arşiv fatura kesilmesi şartı vardı; yeni tebliğ taslağı ile bu uygulamada da değişikliğe gidilmesi bekleniyor.

GİB'in son düzenlemesine (2022) göre, aynı gün içerisinde vergi mükellefi olmayanlara düzenlenen toplam fatura tutarı 5 bin TL’ye indirilirken, vergi mükellefi olanlar için ise bu tutar, GİB tarafından belirlenen fatura kesme sınırına eşitlendi. Bu sınır her yıl güncellenmekle birlikte, 2023 yılı için 4.400 TL’dir.

10. Peki ya e-faturayı yazdırmak istersem? Mühür ya da ıslak imza kullanmalı mıyım?

Yazdırmak isterseniz, tabii ki yazdırabilirsiniz. Müşterileriniz faturalarını matbu olarak saklamak isteyebilirler. Herhangi bir mühür ya da ıslak imzaya ihtiyaç yoktur, herhangi bir yazıcıdan herhangi bir kağıda çıktı alabilirsiniz.

11. e-Fatura entegratörü nedir?

Faturalama ihtiyaçları farklılık gösteren veya çok sayıda fatura düzenleyen mükelleflere, kendilerine ait bilgi işlem alt yapısının yetersiz olması halinde teknik yeterliliğe sahip bir özel entegratörün bilgi işlem sistemi vasıtasıyla elektronik fatura alıp gönderebilme imkanı sağlanmıştır.

Kimi sebeplerden dolayı kullanıcılar farklı bir özel entegratörle çalışmak isteyebilir, bu durumda da özel entegratör değişikliği de mümkündür. Gelir İdaresi Başkanlığından özel entegrasyon izni almış mükelleflerin bilgi işlem sistemleri kullanarak da e-fatura uygulamasından yararlanabilirsiniz.

Eğer Paraşüt kullanırsanız herhangi bir entegratöre ihtiyaç duymazsınız. Elektronik faturaya geçiş sürecinizi Paraşüt ekibi ile birlikte yürütür, formaliteleri birlikte aşarız. 

12. e-Faturada iade faturası var mı?

Tabii ki. Elektronik fatura kullanıcısı iseniz iade işlemlerinizi matbu fatura iadesi ile aynı şekilde yapabilirsiniz. Paraşüt üzerinden kolayca iade faturası oluşturmak için İade Faturası Oluşturmak yazımıza bakabilirsiniz.

13. e-Faturayı nasıl iptal ederim?

Yanlış kestiğim faturaların dönüşü olmaz diye endişelenmeyin. Matbu faturada olduğu gibi elektronik faturada da iptal ve iade işlemlerini yapabiliyorsunuz, yalnızca faturanın türüne göre işlemin yapış şekli farklılık gösteriyor. Göndermiş olduğunuz e-fatura iptali için karşı tarafın 7 gün içerisinde bu faturayı “reddetmesi” gerekiyor. 7 gün içerisinde reddedilmeyen e-faturalar onaylanmış sayılır.

Göndermiş olduğunuz e-arşiv faturaları ise gönderen tarafından Paraşüt hesabı üzerinden iptal edilebilir. Bu işlemlerin detayları için "Elektronik Faturada İptal ve İade İşlemleri" adlı makalemize göz atın.

14. e-Faturayı nasıl arşivleyeceğim?

e-Faturaların çıktısının alınıp saklanması gibi bir yasal zorunluluğunuz bulunmamaktadır. Faturalar tamamen elektronik ortamda arşivlenir. GİB ve Paraşüt üzerinden e-arşiv görüntüleme işlemlerinizi gerçekleştirerek kontrolünü sağlayabilirsiniz.

Eğer Paraşüt kullanırsanız Paraşüt faturalarınızı arşivler, faturalarınızın diğer dökümanlar arasında kaybolma riski ortadan kalkmış olur. Dilediğiniz zaman faturalarınızı Paraşüt hesabınızdan kolaylıkla bulabilirsiniz. İsterseniz bu faturaları toplu biçimde excel formatında dışarı aktararak bilgileri çevrimdışı bir ortama indirebilir, faturaların orijinal kopyalarını .pdf formatında bilgisayarınıza da kaydedebilir veya ihtiyaç dahilinde beyaz A4 kağıdı üzerine yazdırabilirsiniz.

15. e-Faturaya geçersem muhasebecimle ilişkim nasıl değişecek?

Elektronik fatura kullanımı, faturalama sürecinizin maliyetini düşürür, faturalama operasyonunuzu tek tıka indirger, tahsilatlarınızı hızlandırır. Bütün bunların yanında, muhasebeciniz ile çalışma süreciniz de e-fatura kullanımı ile birlikte kolaylaşır. Bu avantajlardan bazıları şöyle sıralanabilir;

• Mesaisinin ortalama %60’nı veri girişi gibi operasyonel bir sürece harcayan muhasebeciniz ciddi anlamda vakit kazanacak. Böylece sizinle stratejik ortaklık yaparak, işinizi geliştirmenize yardımcı olabilecektir. Muhasebeciniz, kullandığı muhasebe programına Paraşüt üzerinden dışarı aktardığı verileri yükleyerek veri girişini hızlandırabilir.
• e-Faturaya geçişle beraber firmaların, muhasebecilerine fiziksel olarak belgelerini iletme zorunluluğu ortadan kalkar. e-Fatura kullanan firma sayısının artması ile birlikte basılı göndermek zorunda kalınan belgelerin gönderim yükü hızla azalır.
• Muhasebecinizi Paraşüt hesabınıza kullanıcı olarak davet ederseniz muhasebeciniz ay sonunu beklemeden fatura ve harcama bilgilerinize erişebilir; sizin ayrıca veri paylaşmanıza gerek kalmaz. e-Fatura kullandığınızda faturalarınızın resmi kopyaları da hesabınızda olacağı için onlara da kolaylıkla erişebilir.
• Gerekli kontroller zamanında sağlanır, olası yanlışlıkların önüne geçilir.
• Aynı veriler üzerinden karşılıklı tek bir dil konuşursunuz.
• Beyanname hazırlık döneminde faturalar beklenmeden beyanname kapatılması yapılabilir. Böylece beyanname hazırlama süreci çok daha kolay ve hızlı olur.

e-Fatura özellikle şirket içinde bir muhasebecisi olan firmaların çalışmalarında daha fazla zaman kazanılmasını sağlayacaktır.

Mesaisinin büyük çoğunluğunu veri girişi gibi operasyonel bir sürece harcayan mali müşaviriniz, işinizi geliştirmenize yardımcı olabilmek için ciddi anlamda vakit kazanır ve firmanız ile olan başka çalışmalara daha fazla zaman ayırabilir. Hele de Paraşüt Atlas kullanıyorsa…

Şimdi gelin Paraşüt Atlas kullanıcısı mali müşavirlerin yararlandığı avantajlara göz atalım; hem işletme sahiplerine hem de mali müşavirlere kolaylık sağlayan Paraşüt Atlas dünyasını keşfedelim:

Mali müşaviriniz Paraşüt Atlas ile;

• Paraşüt hesabınızdaki tüm fiş ve faturalarınızı dilediği an görüntüleyebilir,
• Tek tek elle veri girişi yapmak ile uğraşmadan tüm verilerinizi saniyeler içinde Zirve, Luca, Mikro ve diğer muhasebe programlarına kolayca aktarabilir,
• İş akışında fiziksel teması en aza indirerek ve temassız muhasebe ile güvenli bir şekilde çalışmalarını sürdürebilir.

Ayrıca, ExpressAktarım entegrasyonu sayesinde Zirve Müşavir ve Mikro Müşavir kullanıcısı mali müşavirler, Paraşüt kullanan siz değerli mükelleflerinin faturaları üzerinde toplu işlem yaparak hesap kodlarının otomatik atanmasını sağlayabilir. Böylece siz de her ay fatura gönderme derdinden kurtulmuş olursunuz.

Dijitalleşme sürecinde olan mali müşavirlerimizin ihtiyaçlarına çözüm niteliğinde olan Paraşüt Atlas ile Mutlu Patronlar'ımızdan sonra artık Mutlu Mali Müşavirlerimiz de var!

Detaylı bilgi alın

16. e-Fatura sıra-seri no nasıl işleyecek?

Paraşüt üzerinde elektronik fatura oluşturduğunuzda (faturayı resmileştirdiğinizde) sistem otomatik olarak bir fatura numarası veriyor. Bu numara e-fatura ile e-arşiv faturada farklı harflerle oluşacaktır; numaralar birbirini takip etmeyebilir.

17. e-Faturada doldurulması zorunlu alanlar nelerdir ve e-faturayı gönderdikten sonra faturada değişiklik yapabilir miyim?

Teker teker gidelim ve önce e-faturada bulunması gereken zorunlu bilgileri listeleyelim:

• e-Fatura düzenleme tarihi ve belge numarası,
• e-Faturayı düzenleyenin adı-soyadı, varsa unvanı, adresi, vergi kimlik numarası ve vergi dairesi,
• Müşterinin adı ve soyadı veya varsa unvanı, vergi dairesi ve vergi kimlik numarası,
• Satılan malların teslim tarihi ve irsaliye numarası,
• Malın veya işin nevi, miktarı, fiyatı, tutarı, vergi oran ve tutarı,
• GİB üzerinden sorgulanması ve doğrulanması için gereken karekod veya barkod.

Gelelim diğer soruya... e-Faturayı gönderdikten sonra faturada değişiklik mümkün değildir. Normal faturayı kesip gönderdikten sonra değişiklik yapamama durumunuz elektronik faturada da geçerli. Fakat göndermiş olduğunuz elektronik fatura:

• e-Fatura ise, faturayı karşı tarafın reddetmesi üzerine yeni bir e-fatura oluşturulabilir,
• e-Arşiv ise siz bu faturayı iptal edip tekrardan yeni bir fatura oluşturabilirsiniz.

Temel ve ticari e-fatura senaryolarında iptal ve iade taleplerinin değişiklik gösterdiğini unutmamamız gerekir.

e-Fatura sistemine geçtikten sonra, e-fatura ile çalışacağınız müşteri ya da tedarikçilerle Temel ya da Ticari Fatura Senaryolarından birini seçmeniz gerekiyor. Ticari Fatura Senaryosu’nda müşterinizin 7 gün içinde Kabul ya da Red vermesi gerekir. Eğer vermezse faturayı kabul etmiş sayılır. Temel faturada bu şekilde bir onay süreci bulunmamaktadır.

18. e-Fatura sistemi ile irsaliye hazırlayabilir miyim?

Ufak bir "hack" ile neden olmasın? Gönderdiğiniz elektronik faturada düzenleme tarihi yanında düzenleme zamanının da saat ve dakika olarak gösterilmesi halinde elektronik faturanın kağıt çıktısı irsaliye yerine geçer. Ancak bu kağıt çıktıya “İrsaliye yerine geçer” ifadesinin yazılması ve kağıdın kaşelenip imzalanması gerekmektedir.

Bu imkandan yararlanabilmek için elektronik faturanın malın teslim edileceği tarihte düzenlenmiş olması gerekmektedir. e-Fatura e-irsaliye farkı ile ilgili daha fazla bilgi almak için yazımız yardımcı olacaktır.

19. Mali mührüm varsa tekrar almama gerek var mı?

Bu soru Paraşüt'e geçmek isteyen kullanıcılarımızdan çokça geliyor. Hayır, gerek yok. Mevcut mali mührünüzü kullanabilirsiniz.

20. Serbest meslek makbuzu kesenler e-fatura kullanabilirler mi?

Hayır. SMM bir fatura olmadığı için onun yerine bir fatura türü olan e-Fatura'yı kullanamazsınız. e-Fatura kullanıcısı olabilmek için fatura kesebilmeniz gerekir.e-Serbest meslek makbuzu hakkında detaylı bilgi almak için ilgili yazımıza göz atabilirsiniz.

21. Müşterilerimin e-fatura kullanıcısı olduklarını nasıl anlayabilirim?

e-Fatura portalında yer alan liste düzenli olarak güncellenmektedir. Listeyi kontrol edebilirsiniz.

Siz de e-faturaya geçiş yaptığınızda müşterilerinize bu durumu bildirmek zorunda değilsiniz. Tedarikçileriniz e-fatura kullanıyorsa vergi numaranızdan sizin e-fatura kullanıcısı olup olmadığınızı sistemden görerek size e-fatura kesebilir. Tedarikçileriniz matbu fatura kullanıyorsa zaten size eski usül matbu fatura kesip vereceklerdir.

Eğer e-fatura mükellefi bir müşterinize e-arşiv keserseniz ne olacağı ve ne yapmanız gerektiği hakkında detaylı bilgi için yazımıza göz atabilirsiniz.

22. Paraşüt'te e-fatura nasıl kullanabilirim?

Paraşüt'te elektronik faturaya geçmek de elektronik fatura kullanmak da çok kolay. "Nasıl geçerim?" derseniz sizin için hazırladığımız kullanım kılavuzu makalesine göz atabilirsiniz.

Elektronik Fatura Hizmeti Başvuru Süreci

23. e-Fatura mükellefine kağıt fatura kesilir mi?

e-Fatura mükellefine kağıt fatura kesmek mümkün. Ancak şu şartlar altında: Eğer iki taraf da e-fatura mükellefi ise kesilecek fatura mutlaka elektronik ortamda olmalıdır. Yani e-fatura kesilmesi zorunludur.

Ancak taraflardan biri e-fatura mükellefi diğeri e-fatura mükellefi değilse, KDV dahil 4.400 TL altındaki faturalar kâğıt fatura olarak düzenlenebilir. Fatura tutarı 4.400 TL üzerindeyse e-arşiv fatura kesmek zorunludur.

24. e-Fatura ödeme şekilleri

Yapılan iş karşılığında, müşterinin borçlandığı meblağı göstermek üzere, işi yapan tarafından müşteriye verilen ticari belge faturadır. Fatura, malın tesliminden veya hizmetin ifasından sonra düzenlenir.

Müşteri, kendisine kesilen faturayı nakit, çek, kartla veya havale yöntemiyle ödeyebilir.

25. e-Fatura kesmek zorunlu mu?

e-Fatura kesmek herkes için zorunlu değil. Zorunluluk kapsamına giren şirketlerin aşağıda bahsedeceğimiz ciro limitlerine ulaşmış olması gerekir.

Şöyle ki GİB tarafından yayımlanan Ocak 2023 tarihli tebliğ ile e-fatura ve e-arşive geçiş zorunluluğu için belirlenen ciro limitleri; 2020 ve 2021 yılı brüt satış hasılatı 4 milyon TL, 2022 ve müteakip hesap dönemleri için 3 milyon TL ve üzeri olması gerekli.

e-Fatura sistemine brüt satış hasılatı tutarına göre geçecek işletmelerin e-defter uygulamasına geçiş tarihi ise 1 Ocak 2024 olarak belirlendi.

26. e-Faturaya geçenler kaç gün kağıt fatura kesebilir?

e-Fatura mükellefleri veya gönüllü olarak e-faturaya geçenler, yalnızca 7 güne kadar matbu fatura kesilebilir. Yani e-faturaya geçtikten 7 gün sonrasında e-fatura düzenlemeniz gerekir.

27. e-Faturaya geçtiğim an e-fatura kesmek zorunda mıyım?

Hayır, e-faturaya geçtiğiniz anda e-fatura kesmeye başlamak zorunda değilsiniz.
Şöyle açıklayalım: e-Faturaya zorunlu geçme tarihinden önce (45 gün öncesine kadar) e-faturaya geçiş işlemlerinizi yoğunluğa kalmadan yapabilir, zorunlu geçiş tarihinde veya 45 gün içerisinde belirlediğiniz bir tarihte geçişinizi başlatabilirsiniz. Mali mühür veya e-imza temin etme işlemlerinizle ilgili detaylı bilgiyi de destek ekiplerimizden her zaman alabilirsiniz.

e-Fatura Bonus sorumuz: Ben bir küçük işletmeyim e-Fatura'ya geçebilir miyim, daha da önemlisi geçmeli miyim?

Geçmelisiniz. Neden mi?

• Faturalama maliyetiniz düşer, paranız kasanızda kalır.
• Tahsilatlarınız hızlanır, nakit akışınızı kontrol altına alırsınız.
• Fatura yığınlarının arasında kaybolmaktan kurtulursunuz.
• Nerede olursanız olun e-fatura oluşturup anında müşterinize iletirsiniz. Bunun için tek ihtiyacınız, akıllı telefon, tablet veya bilgisayardan internete erişimdir.
• Muhasebecinizle çalışmanız kolaylaşır, evrakların arasında debelenmek zorunda kalmazsınız.

Eğer bir girişimciyseniz e-faturaya geçtiğinizde;

• Faturalama için özel yazıcı almanıza gerek kalmaz.
• Fatura bastırmanıza gerek kalmadığı gibi matbaaya ödeme yapmanıza da gerek kalmaz.
• Faturalarınızı elektronik olarak gönderirsiniz, kargoya gerek kalmaz. Şayet faturalarınızı kargoluyorsanız kargo bedeli kaçınılmazdır.
• Daha profesyonel görünürsünüz. e-Fatura size kurumsal bir kimlik sağlar.
• Tüm faturalama süreçlerinin operasyonel yükümlülüklerinden kurtulup işinizi büyütmeye odaklanırsınız.

Paraşüt'te e-fatura kullanıcısı olarak;

• Teknik entegrasyon ve kurulum sürecine zaman ve para ayırmak zorunda kalmazsınız. Entegratör bir firma üstünden e-Fatura kullanıcısı olmak istediğinizde 2500TL civarında entegrasyon ücreti, ilave olarak saklama ücreti karşılamanız gerekir. Paraşüt’te entegrasyon veya arşivleme ücreti yoktur.
• e-Kontörlü e-Fatura sistemi sayesinde kullandığınız kadar ödersiniz. Paraşüt e-Fatura paketleri, küçük işletmeler için piyasadaki en uygun fiyatlı çözümdür.
• Kullanıcı dostu bir uygulama olduğu için Paraşüt’ten e-Fatura gönderip almak da çok kolaydır. Paraşüt kullanmak için herhangi bir eğitim gerekmez; eğitim alma yükünden ve bedelinden kurtulmuş olursunuz.

e-Faturaya Geçmeden Göz Önünde Bulundurmanız Gerekenler:

• Mali mühür satın almanız gerekir (şahıs firmaları e-imza ile de başvuru yapabilir).
• Sisteme bir defa dahil olduysanız bir daha çıkamazsınız.
• e-Faturaya tabi olan firmalara e-fatura kesmeniz gerekir, kağıt fatura düzenleyemezsiniz.
• 7 günden daha eski olan geçmişe yönelik faturaları kesemezsiniz.
• Personelinizin eğitim maliyetlerine katlanmanız gerekir (Eğer Paraşüt kullanırsanız bu maliyete gerek kalmaz).
• Sistem entegratörü ile entegre olarak kullanmak isterseniz aylık ya da fatura başına ek maliyet gelecektir (Paraşüt kullanırsanız entegrasyon ücreti ödemezsiniz).

e-Fatura Bonus sorumuz 2: e-Faturaya geçince e-defter kullanmam gerekir mi?

2022 yılında cirosu 3 milyon TL ve üzeri olan ve 1 Temmuz 2023 tarihinde e-fatura ve e-arşiv sistemine geçen firmaların e-defter zorunluluğu vardır; 1 Ocak 2024 tarihinde e-defter uygulamasına geçmek zorundalar.

e-Fatura ve e-arşiv fatura sistemine gönüllü olarak geçen firmaların belirtilen limitleri aşmadan e-defter uygulamasına geçmesine gerek yoktur.

e-Fatura ile ilgili her türlü sorunuzu yanıtlamak için Paraşüt Ekibi burada! Paraşüt Destek sayfamızdan bize ulaşabilirsiniz!

e-Fatura Bonus sorumuz 3: Elektronik fatura sorgulama işlemi nasıl yapılır?

e-Fatura sorgulama işlemi için bir şey yapmanıza gerek yoktur. e-Fatura sorgulamasını sistem otomatik olarak gerçekleştirir.

Bunun yanında e-fatura ile ilgili her türlü sorunuza yanıt vermek için buradayız. Bize hafta içi 09.00 - 18.00 arasında 0212 963 00 20 numaralı telefonlardan ulaşabilirsiniz.