e-Faturada özel entegratör değişikliği nasıl yapılır?

Gelir İdaresi Başkanlığı’nın 535 Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği'nde yaptığı değişikliklerle birlikte neredeyse tüm sektörler için e-fatura kullanımı zorunlu hale geliyor. Sisteme yabancı olup ilk kez e-fatura kullanacakların gündeminde özel entegratör seçimleri yer alırken, halihazırda bir entegratörle çalışanlar ise, “Acaba e-fatura sisteminde özel entegratör değişikliği yapabilir miyim?” sorusuna yanıt arıyor.

Bu yazımızda özel entegratör konusunu detaylıca işliyor, e-fatura kullanıcıları ve kullanıcı adaylarının merak ettiklerini cevaplıyoruz.

Özel entegratör, e-dönüşüm kapsamında yer alan e-fatura, e-arşiv fatura, e-SMM, e-irsaliye vb. gibi elektronik belgelerin düzenlenmesi, alıcıya iletilmesi ve saklanmasını sağlayan GİB tarafından onaylı aracı kurumlardır. E Fatura özel entegratör listesi GİB’in web sitesinde yer almaktadır.

e-Fatura mükelleflerinin e-belge düzenleyebilmeleri için 3 yöntem bulunuyor: Bunlar, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın sunduğu GİB Portal, yine GİB’in sağladığı doğrudan entegrasyon ve özel entegrasyon.

“Peki, firmaları özel entegrasyon tercih etmeye yönelten şey nedir?” diye merak ettiğimizde, GİB Portal ve doğrudan entegrasyonun sunduğu avantajlar gibi özel entegratöre kıyasla dezavantajlı kaldığı birtakım durumlar da söz konusu. Özel entegratör avantajlarını, GİB Portal ve doğrudan entegrasyon yöntemlerini de göz önüne alarak şöyle sıralayabiliriz:

Paraşüt’ün Anahtar Teslim e-Fatura hizmeti ile de başvuru sürecini kolaylıkla tamamlayabilirsiniz.

Paraşüt’ün Anahtar Teslim e-Fatura hizmeti ile yerinizden bile kalkmadan dakikalar içerisinde e-fatura kullanıcısı olabilirsiniz. Böylece başvuru ve geçiş sürecinizi gözünüzde büyütmeden aktivasyon sürecinizde uzman ekibimiz tarafından verilen destek ile tamamlarız; e-fatura alıp düzenlemeye başlarsınız.

GİB Portal sisteminde e-faturalarınız arşivlenip saklanmazken özel entegratörde geçmişe dönük e-faturalarınızı bulabilir ve 10 yıla kadar elektronik ortamda saklayabilirsiniz. Bu noktada GİB Portal hizmetinin sadece e-fatura kesme ve gönderme ile sınırlı kaldığını söyleyebiliriz. Bunun yanı sıra, GİB Portal kullanıyorsanız faturalarınızın bir kopyasını çıktı olarak almak zorunda olduğunuzu da belirtelim.

GİB Portal’da fatura dizaynı ve tasarımı söz konusu değildir. Fakat e fatura entegratör aracılığıyla firmanıza özel logonuzu, fatura rengi ve boyutunu düzenleyebilirsiniz. Paraşüt ile fatura tasarımı yaparak faturalarınızı profesyonel bir görünüme kavuşturur, firmanıza göre özelleştirerek açıklam ve müşteriye not girebilirsiniz.

Özel entegratörün en büyük avantajlarından biri de, dilediğiniz kadar e-fatura kesebilir ve düzenleyebilir olmanızdır. Yani, e-fatura kesme sınırı ya da limiti yoktur. Fakat GİB Portal’da ücretsiz olarak yılda en fazla 500 tane fatura alıp gönderebilirsiniz.

Günün sonunda KOBİ’lerin temel amacı, kolay, hızlı ve maliyetini düşürecek bir çözüm bulmak ve bu işleyişle finansal yönetimini sorunsuz bir şekilde sürdürebilmek. İşte özel entegratör de tüm bu taleplerin ortak paydası olarak değerlendirebiliriz. Çünkü, her ne kadar GİB Portal ücretsiz bir hizmet sunsa da kağıt fatura çıktısının zorunlu tutulması ekstra bir maliyet demek oluyor ve KOBİ’lere süreklilik arz eden bir masraf çıkarıyor.

Herhangi bir sorunuz olduğunda ya da yardıma ihtiyaç duyduğunuzda ulaşabileceğiniz bir teknik desteğin olması işletmeler için büyük bir konfor. 7/24 destek alabileceğiniz özel entegratörlerin sayısı günden güne artarken GİB Portal’da böyle bir durum mümkün olmuyor. Bu nedenle de bir sorunla karşılaştığınızda bunu sizin çözmeniz gerekiyor.

Özel entegratör tercih etmenin avantajlarına yukarıda değindik, fakat asıl mesele doğru entegratörü seçmekte diyebiliriz. Burada da sağlam bir araştırma yaparak, ihtiyaçlarınıza uygun çözümler sunan firmaları seçmeniz büyük önem taşıyor.

Özel entegratörle çalışmanın kolaylığını size sunacak entegratörlerle sorunsuz bir şekilde işlerinizi yürütmek için dikkat etmeniz gereken bazı noktalar var. Bunları şöyle özetleyebiliriz:

Diyelim ki, kullandığınız e fatura özel entegratör sisteminden memnun değilsiniz ve farklı bir entegratör firmaya geçmek istiyorsunuz. Bu durumda yapmanız gereken, filmi sondan başa sarmak olacaktır. Yani, önce geçmek istediğiniz yeni özel entegratörünüzle anlaşıp sürecinizi başlatmalı, ardından eski entegratörünüz için iptal talebinde bulunmalısınız.

Yeni özel entegratör firmanızla iletişime geçtiğinizde, tarafınıza bir aktivasyon linki iletilecek ve bu linkte firmanıza ait bilgileri doldurmanız istenecek. Bilgileri doldurup aktivasyon linki aktifleştirdikten sonra yapmanız gereken tek şey, eski entegratörünüzle iletişime geçerek çıkış işlemlerinizi talep etmeniz olacak.

Özetle, bir özel entegratörden başka bir özel entegratöre geçiş yapılabiliyor. 

Peki, GİB Portal veya entegrasyon özel entegratöre ya da özel entegratörden GİB Portal veya entegrasyona geçiş yapmak mümkün mü?

Hemen cevaplaylım. Evet, mümkün! e Fatura entegratör değişikliğindeki kombinasyonlar şöyle gerçekleşiyor:

Özetle, sistemler arası değişiklik yapmak da sıfırdan özel entegratör ile e-faturaya geçiş yapmak da çok kolay.

Tüm bunlardan daha da kolayı ise Paraşüt’ün kolay kullanımı ve basit arayüzü ile e-fatura kullanıcısı olmak.

Henüz Paraşüt kullanıcısı değilseniz, aşağıdaki butona tıklayarak 14 günlük ücretsiz deneme sürenizi başlatabilirsiniz. On binlerce KOBİ’nin tercih ettiği gibi siz de Paraşüt ile çalışmanın konforunu yaşayabilirsiniz.