İleti Yönetim Sistemi hakkında bilmeniz gerekenler

Ticari faaliyetlerinizi mümkün olduğunca geniş kitlelere duyuruyor, pek çok online platformdan potansiyel müşterilerinize ulaşarak tanıtım yapıyorsanız, bilmeniz gereken önemli bir gelişmeden sizi haberdar etmek isteriz.

Artık e-posta, SMS ve telefon arama yoluyla gerçekleştireceğiniz; kampanya, duyuru ve tanıtım gibi bildirimlere devam edebilmeniz için, İYS kayıt ve veri aktarım işlemlerini tamamlamanız gerekiyor.

Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik kapsamında hizmet sağlayıcıların İYS’ye kaydolmaları ve ticari elektronik ileti onaylarını aktarmaları gereken son tarih 1 Aralık 2020 olarak belirlenmişti.

Fakat COVID-19 salgınının günlük hayattaki olumsuz etkilerinin sürmesi ve iş süreçlerinde bazı aksamaların yaşanmasından kaynaklı olarak hizmet sağlayıcıların İYS’ye kaydolma ve onay yükleme tarihinde yeni bir güncelleme geldi.

Yapılan son açıklamaya göre; 

150 bin adedin üstünde ticari elektronik ileti onayı olan hizmet sağlayıcılar için onay yükleme son tarihi 31 Aralık 2020 tarihine; bu onayların vatandaş tarafından kontrol edilme son tarihi ise 15 Şubat 2021 tarihine,

150 bin adet ve altında ticari elektronik ileti onayı olan hizmet sağlayıcılar için onay yükleme son tarihi 31 Mayıs 2021 tarihine; bu onayların vatandaş tarafından kontrol edilme son tarihi ise 15 Temmuz 2021 tarihine ertelendi.

 

İleti Yönetim Sistemi (İYS) nedir?

İleti Yönetim Sistemi, ticari elektronik izinleri tek bir noktada birleştirmeyi amaçlayan, güvenlik standartlarına sahip ulusal bir veri tabanı platformudur.

1 Mayıs 2015 tarihinde yürürlüğe giren 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkındaki Kanun ve Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik çerçevesinde Ticaret Bakanlığı, Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği’ni ticari elektronik ileti izinlerinin ve şikayet süreçlerinin yönetilebildiği bir platform kurmasıyla görevlendirmiş ve akabinde İleti Yönetim Sistemi A.Ş. TOBB’un bir iştiraki olarak hizmet vermeye başlamıştır.

Sistem temel olarak;

• Hizmet sağlayıcıların; arama, SMS mesaj ve e-posta yoluyla ticari elektronik ileti göndermek için alıcılardan aldıkları onayları saklayıp yönetebilmesine,
• Alıcıların onay ve ret hakkını kullanabilmesine,
• Ticari elektronik ileti şikayetlerini iletebilmesine ve yönetebilmesine imkan tanır.

Yapılan bu düzenlemenin temel amacı, elektronik ileti yönetiminde yaşanılan bazı sorunların önüne geçilebilmesini sağlamaktır. Bu nedenle yeni yönetmelik kapsamında;

• Firmaların kayıtlı izinli veri tabanı İYS üzerinde güncel tutulacak,
• İYS üzerinden alınan onaylarda, ispat yükümlülüğü İYS’ye geçmiş olacak ve hukuki güvenlik sağlanacak,
• Aracı hizmet sağlayıcılar, İYS üzerinde sorgulama yaparak izni olmayan alıcılara ileti göndermeyecek,
• İleti Yönetim Sistemi, izinlerin ve şikâyetlerin yönetimine imkân sağlayacak ulusal bir veri tabanı olacaktır.

Konuyu biraz daha detaylandırmak için bu iş ekosistemin paydaşlarına bir göz atalım.

Hizmet sağlayıcılar:Çağrı, SMS, e-posta vb. araçları kullanarak ticari iletişim sağlayan gerçek ve tüzel kişiler hizmet sağlayıcı olarak tanımlanmaktadır. Yani, siz müşterilerinize dijital ortamda da ulaşabilen ve hizmetleriniz hakkında ticari ileti veya bilgilendirmede bulunan bir firmaysanız, sistem özelinde hizmet sağlayıcısı olarak yer almaktasınız.

Kamu: Ticaret Bakanlığı ve İl Ticaret Müdürlükleri olarak belirtilmektedir.

Alıcı:Ticari elektronik ileti alan kişidir. İzinlerini tek hesaptan yönetebilir; kolayca izin durumunda değişiklik yapabilir ve gerekli gördüğü takdirde şikayet başvurusunda bulunabilir.

Operatör:Bir ticari elektronik iletinin alıcıya gönderilmeden önce izin kontrolünü yapmakla yükümlü olan firmadır.

İş ortağı: İYS’den entegrasyon hizmeti alarak kendi müşterilerine İYS hizmetlerinin kullanılması imkanı veren iş veya çözüm ortaklarıdır. İYS İş Ortakları (entegratörler), İYS’den API lisansı kullanımı ve canlı ortama erişim hakkı elde ederek, bizzat kendilerinin ve / veya müşterilerinin İYS hizmetlerini kullanmasına imkân sağlayan firmalardır.

İYS API üzerinden;

• Beyan yoluyla alınan kayıtların eklenmesi veya değiştirilmesi, • Farklı kriterlere göre anlık izin durumu sorgulama, • Çift yönlü teknik entegrasyon, • Geçmiş tarihli izinlerin mevzuatın tanımladığı süre sonuna kadar aktarılması mümkündür.

Bilinmesi gereken bir diğer önemli nokta da, hizmet sağlayıcı olarak bir entegratör ile çalışsanız dahi, İYS kaydınızı kendiniz yapmanız gerektiğidir. Bu nedenle öncelikle hizmet sağlayıcı olarak kayıt başvurusunu gerçekleştirebilirsiniz.

 

İYS başvurusunda gerekli belgeler

İYS’ye başvuru yapabilmeniz için, öncelikle firmanıza veya markanıza ait alan adı uzantılı e-posta adresine sahip olmanız gerekmektedir. Ücretsiz mail olarak adlandırılan; gmail, hotmail, yahoo, yandex vb. mail adresleri ile kayıt için kabul edilmemektedir.

Gerekli belgeler:

• Hizmet Sağlayıcı'nın MERSİS numarası ve ticari elektronik ileti gönderimi yaptığı markaların tescil belgeleri (ve elektronik imzalı İleti Yönetim Sistemi Temel Hizmetler Kullanım Taahhütnamesi) yanınızda hazır olmalıdır.
• İmza yetkilisinin T.C. kimlik numarası, cep telefonu numarası, kurumsal e-posta adresi bilgileri sizde bulunmalıdır.
• Müştereken temsile yetki durumunda en az bir yetkilinin daha ilk yetkili tarafından imzalanmış dokümanı imzalaması gerekir.
• Bu bilgi ve belgelerin yanı sıra, marka bazında sahip olduğunuz onaylı kayıtlı elektronik iletişim adresi sayılarınız talep edilir.

 

Sisteme eklenecek izinler hangi verileri içerir?

• İletişim adresi (Telefon numarası veya e-posta adresi)
• İzin tarihi
• İletişim kanalı (Arama/mesaj/e-posta)
• Alıcı tipi (Bireysel/Tacir)
• İzin kaynağı (‘Elektronik ortam’, 'ıslak imzalı onay formu', '1 Mayıs 2015 öncesi', 'sosyal medya vb.)

Tüm detaylarıyla açıklayabilmek adına, verilerde yer alan alıcı tipi için tacir alıcı kavramına da biraz eğilmemiz faydalı olacaktır. Bir iletişim adresi hem bireysel hem tacir niteliğiyle İYS’ye kaydedilebilir.

Tacir alıcının, başka bir tacire veya esnafa ticari elektronik ileti gönderirken onay alması zorunlu değildir. Fakat tacir ve esnafların reddetme hakkını kullanması halinde onayları alınmadan onlara ticari elektronik ileti gönderilemez.

Ayrıca tacir veya esnaflardan önceden onay alınması gerekmese de ticari elektronik ileti gönderiminden önce tacir veya esnaf olan alıcıların elektronik iletişim adreslerinin İYS’ye kaydedilmesi gerekir.

Fakat burada atlanmaması gereken önemli bir hukuki boyut vardır. Özellikle B2B şirketlerle ticari ilişkiler kuran bir hizmet sağlayıcı iseniz ve alıcılarınızın iletişim adreslerindeki ismi info, iletişim gibi genel sayılabilecek bir şirket e-mail adresi isminden değil de ad.soyadı@şirketismi.com gibi bireysel bir iletişim adresinden oluşuyor ise; alıcınız tacir değil, bireysel alıcı olarak tanımlanmaktadır. Bu tip iletişim adreslerine ticari ileti gönderimi yapabilmeniz için kendilerinden izin almanız gerekmektedir.

Hizmet sağlayıcıların akıllarındaki sorulardan biri olan “Her hizmet sağlayıcı entegratörler ile çalışmak zorunda mıdır?”sorusuna cevap verelim. İletişim adresi sayısı 250.000’den az olan hizmet sağlayıcılar, İYS ile olacak olan ileti hizmetlerinden ancak yetkilendirdikleri entegratörler üzerinden erişim sağlayabilirler. İletişim adresi sayısı 250.000’den az olan hizmet sağlayıcıları, izinli verilerini, kendileri direkt İYS’ye aktaramamaktadır.

 

Hizmet sağlayıcıların onay almak zorunda olmadığı iletiler

Hizmet sağlayıcılar, gönderdiği her ileti için onay almak zorunda değillerdir. Onay almak zorunda olunmayan istisnai durumları 3 başlık altında özetleyebiliriz:

1. Kanun gereğince devam eden abonelik, üyelik veya ortaklık durumunda,
2. Tahsilat, borç hatırlatma, bilgi güncelleme, satın alma ve teslimat vb. durumlarına ilişkin bildirimleri içeren iletilerde,
3. Hizmet sağlayıcıya ilgili mevzuatla getirilen bilgi verme yükümlülüğü durumlarında, önceden onay alma zorunluluğu aranmaz.

Diyelim ki, Türkiye’de yerleşik değilsiniz fakat, yurt içi müşterilerine ticari elektronik gönderimde bulunuyorsunuz. Bu durumda da İYS’ye kayıt yaptırmak gerekir mi diye sorarsanız; buna da cevabımız evet. T.C. Ticaret Bakanlığı’nın bu konuda şöyle bir açıklaması bulunmaktadır:

“Türkiye'de yerleşik olsun ya da olmasın, ticari elektronik ileti göndermek isteyen gerçek ya da tüzel kişilerin, anılan mevzuat hükümlerine uygun davranması ve İYS’ye kaydolması gerektiği değerlendirilmektedir.”

Kaynak: https://iys.org.tr/