e-Serbest meslek makbuzu (e-SMM) nedir, nasıl kullanılır?

Serbest meslek erbapları da ciro limitine bakılmaksızın elektronik belge kapsamına alınmış oldu. Eğer siz de zorunluluk kapsamına giriyor ve bilgiye ihtiyaç duyuyorsanız, e-SMM kullanımı ile ilgili sık sorulan soruları yazımızın devamında sizin için cevaplıyoruz.

Elektronik serbest meslek makbuzu (e-SMM), serbest meslek erbaplarının sundukları hizmet karşılığında yaptıkları tahsilatlar için elektronik ortamda düzenledikleri belgeye verilen addır.

Bir başka deyişle, e-serbest meslek makbuzu, matbu serbest meslek makbuzunun elektronik ortamda düzenlenmiş halidir. Hukuki olarak matbu makbuzdan hiçbir farkı olmayan bu belge, muhatabının isteği doğrultusunda kağıt veya dijital ortamda iletilebilir.

Yazımıza devam etmeden önce matbu makbuz ve serbest meslek kazancı gibi konular hakkında bilgi almak isterseniz ilgili blog yazımıza göz atabilirsiniz.

Yapılan işin sermaye yerine mesaiye dayalı olduğu, kişisel bilgi ve beceri gerektiren, bir kuruma bağlı olmadan çalışan ve serbest meslek erbabı olarak kabul edilen mesleklere sahip kişilerin makbuzlarını e-SMM olarak hazırlamaları gerekir.

e-Serbest meslek makbuzu zorunluluğu, kendi nam ve hesabına, mutat meslek halinde faaliyette bulunan;

Avukat, doktor, diş hekimi, veteriner hekim, mimar, mühendis, müşavir, serbest muhasebeci mali müşavir, yeminli mali müşavir, danışman, ressam, yazar, bestekar, kimyager, noter, serbest öğretmen, artist, menajer, senarist, yönetmen, ebe, sünnetçi, arzuhalci, rehber ve sağlık memuru vb. serbest meslek erbaplarını kapsamaktadır.

Bir başka deyişle sizin de bir avukat, diyetisyen, diş hekimi gibi yaptığınız iş, sermaye yerine mesaiye dayanıyorsa, verdiğiniz hizmet bir işletmeye bağlı olmaksızın kendi hesabınıza ait ise serbest meslek erbabısınızdır.

Bu durumda verdiğiniz hizmete karşılık makbuz kesmeniz gerekir. Bu nedenle de serbest meslek erbabı olarak iş başladığınız tarihi takip eden 3 ayın sonuna kadar e-SMM uygulamasına geçmeniz zorunludur. Zorunluluk ile ilgili detayları bir sonraki soruda açacağız.

2019 yılının son günlerinde yayınlanan tebliğ ile, 1 Şubat 2020 tarihinde faaliyetine devam eden serbest meslek erbapları için e-SMM kullanımı 1 Haziran 2020 tarihinden itibaren zorunlu hale getirildi. Vergi mükellefi olan serbest meslek erbapları, e-fatura ve e-arşiv fatura mükelleflerinin aksine, ciro limitine bakılmaksızın elektronik belge kapsamına alındı.

1 Şubat 2020 tarihinden itibaren faaliyet göstermeye başlayacak mükelleflerin de işe başladıkları tarihi takip eden üç ayın sonuna kadar e-serbest meslek makbuzu uygulamasına geçiş yapması zorunlu tutuldu.

Son durumda, e-SMM zorunluluğu 2024 yılı özelinde, serbest meslek makbuzu mükellefi iseniz herhangi bir ciroya bakılmaksızın e-serbest meslek makbuzu kullanmalısınız. Faaliyete başladıktan sonra 3 ay içerisinde e-SMM geçişinizi tamamlamalısınız.

Zorunluluk getirildiği halde e-serbest meslek makbuzu uygulamasına süresi içinde geçmeyen, makbuzlarını e-SMM olarak hazırlamayan veya almayan mükellefler için ilgili kanunda öngörülen hükümler uygulanır.

e-SMM belgesi, karşı tarafın talebine göre çıktısı alınıp ıslak imzalı olarak ya da elektronik ortamda (e-posta veya SMS) muhatabına teslim edilir. Makbuzun çıktısını alıp imzalamaya alternatif olarak, mükellef dilerse imzasını notere tasdik ettirebilir ve makbuzlarını hazır imzalı olarak düzenleyip teslim edebilir.

Mükelleflerin, e-serbest meslek makbuzunu elektronik ortamda muhafaza ve ibraz etmesi gerekir.

Kendisine e-SMM düzenlenen kişilerin ise teslim edilme yöntemine göre makbuzların kağıt çıktısını ya da elektronik ortamdaki halini saklamaları ve gerektiğinde ibraz etmeleri gerekir.

e-SMM düzenlerken, aşağıdaki bilgilere yer verilmesi gerekir:

• Serbest meslek erbabının isim, adres, vergi dairesi bilgileri,
• Serbest meslek erbabının vergi kimlik numarası ya da TC kimlik numarası,
• Müşterinin isim ya da unvanı, adresi, kişi vergi mükellefi ise vergi dairesi bilgisi, vergi kimlik numarası veya TC kimlik numarası,
• Alınacak ödemenin miktarı, KDV ve stopaj bilgileri,
• Belge numarası,
• Saat ve dakika dahil olmak üzere belgenin düzenlenme tarihi.

Gerekli durumlarda mükellef makbuz üzerinde farklı bilgilere de yer verebilir.

e-SMM uygulamasına üç farklı yöntem ile geçiş yapabilirsiniz:

• Özel entegratör aracılığıyla,
• GİB Portal aracılığıyla,
• Kendi sunucularınızdan GİB’e direkt entegre olarak.

Başvurunuzu yaptınız, e-SMM gönderdiniz sıra sorgulama aşamasında. e-Serbest meslek makbuzu sorgulama GİB Portal üzerinden yapılıyor. Satıcının VKN veya TC kimlik numarası, e-SMM numarası, brüt ücret ve güvenlik kodu ile hızlı bir şekilde sorgulama işleminizi gerçekleştirebilirsiniz.

e-Serbest meslek makbuzu uygulamasına geçiş yapmak için e-fatura başvurularında olduğu gibi e-imza ya da mali mühür almanız gerekir. Mali mührü, firmanızın kaşesinin elektronik ortamdaki hali gibi düşünebilirsiniz. Mali mühür için Kamu Sertifikasyon Merkezi’nin web sitesi üzerinden başvuru yapabilirsiniz. e-İmza ise şahsa verilen elektronik imza olarak düşünülebilir. Elektronik sertifika hizmet sağlayıcıları vasıtası ile alınabilir.

Fatura ile serbest meslek makbuzu işlev olarak benzer görünse de aralarında önemli farklar bulunur. Her iki belgede de KDV yer alır; ancak serbest meslek makbuzunda ayrıca %20 oranında stopaj uygulanır.

Faturada stopaj bulunmazken, serbest meslek makbuzunda hesaplanan stopaj, hizmeti alan kişi tarafından muhtasar beyanname ile serbest meslek erbabı adına devlete ödenir. Yıl sonunda gelir vergisi hesaplanırken ödenmiş olan bu stopaj mahsup edilir.

Ayrıca bazı durumlarda vergi dairesi yapılan işin serbest meslek faaliyeti kapsamında değerlendirilmemesi halinde fatura düzenlenmesini talep edebilir. Öte yandan fatura düzenleyen işletmeler, stopaj maliyeti bulunmadığı için fiyatlandırmalarını farklı şekilde yapabilir.

Freelance çalışma modelinde taraflar arasındaki ilişki çoğu zaman sözlü güvene dayanır. Ancak tahsilatın resmi bir belge ile kayıt altına alınmaması, ileride hukuki açıdan ispat sorunlarına yol açabilir. Bu nedenle freelance çalışan serbest meslek erbaplarının, yaptıkları tahsilatı belgelendirmek için e-SMM düzenlemesi önemlidir. e-SMM, alınan ücretin resmi kaydı niteliğindedir ve olası uyuşmazlıklarda hukuki güvence sağlar.

e-Serbest meslek makbuzu, tahsilatın yapıldığı anda düzenlenmelidir. Hizmetin tamamlandığı veya ödemenin alındığı tarih esas alınır. e-Fatura ve e-Arşiv faturada bulunan 7 günlük düzenleme süresi e-SMM için geçerli değildir. Bu nedenle geriye dönük e-SMM düzenlenmesi mümkün değildir.

Serbest meslek makbuzunda hem stopaj (%20) hem de KDV (%18) hesaplanır. Stopaj brüt tutar üzerinden hesaplanır ve net tutardan düşülür. KDV ise brüt tutar üzerinden ayrıca hesaplanarak tahsil edilecek tutara eklenir.
 

Örneğin brüt hizmet bedeli 1.000 TL ise:

• Stopaj (%20): 200 TL
• Net tutar: 800 TL
• KDV (%18): 180 TL
• Tahsil edilecek toplam tutar: 980 TL

Bu hesaplamalarda stopajı hizmet alan kişi serbest meslek erbabı adına öder; KDV ise makbuzu düzenleyen tarafından beyan edilip ödenir.

Stopaj, hizmeti alan gerçek veya tüzel kişi tarafından muhtasar beyanname ile serbest meslek erbabı adına vergi dairesine ödenir. KDV ise makbuzu düzenleyen serbest meslek erbabı tarafından beyan edilerek vergi dairesine ödenir.

Serbest meslek erbabı tahsilat için iki nüsha makbuz düzenler ve bir nüshasını müşteriye verir. Muhasebe kaydı yapılırken brüt tutar, stopaj ve KDV ayrı ayrı hesaplanarak ilgili hesaplara işlenir. Net tahsil edilen tutar üzerinden geriye doğru brüt tutar hesaplanabilir ve gelir, stopaj ile KDV kalemleri muhasebe kayıtlarına ayrı ayrı yansıtılır.

e-SMM uygulamasına özel entegratör, GİB Portal veya doğrudan entegrasyon yöntemleriyle geçiş yapılabilir. Özel entegratör tercih edildiğinde başvuru ve teknik süreçler daha hızlı tamamlanabilir. Ayrıca e-SMM uygulamaları sayesinde makbuzlar internet olan her yerden düzenlenebilir, müşteriye anında iletilebilir ve dijital ortamda arşivlenebilir. Bu da hem operasyonel yükü azaltır hem de zaman tasarrufu sağlar.

e-SMM programı için Paraşüt’ü tercih ederek makbuzlarınızı:

• İnternet bağlantınız olan her yerden kolayca oluşturabilir,
• Noter onayı, elle doldurma, imzalama, kaşeleme ve kargo ile uğraşmadan müşterileriniz ve mali müşaviriniz ile anında paylaşabilir,
• Fiziksel olarak arşivlemeye gerek duymadan dijital ortamda saklayabilir ve aradığınızı kolayca bulabilirsiniz.

Böylece kağıt makbuzların beraberinde getirdiği matbaa, noter ve kargolama masraflarından tasarruf edebilir, hayatınızdaki evrak yükünü hafifletebilirsiniz.

Üstelik, Anahtar Teslim hizmetimiz ile e-Serbest Meslek Makbuzu başvurunuzu uzman süreç danışmanlarımıza bırakabilir, yerinizden bile kalkmadan 1 gün içerisinde* e-SMM göndermeye başlayabilirsiniz.

Paraşüt’ü e-serbest meslek makbuzu ile kullanmak için deneme süresi başlatma adımlarını takip ederken evrak türü olarak Serbest Meslek Makbuzu'nu seçmeyi unutmayın.

* 1 günlük geçiş süresine Mali Mühür veya e-imza bekleme süresi dahil değildir.