10 soruda fatura hakkında her şey!

Fatura kesmek profesyonel hayatın en temel unsurlarından biri. Verdiğiniz hizmet karşılığında fatura kesmek, kestiğiniz faturaların takibini yapmak ve arşivlemek emin adımlarla büyümek isteyen her KOBİ'nin yapması gereken işlerdir. Peki fatura keserken nelere dikkat etmeli? Fatura üzerinde hangi bilgiler bulunmalı?

8 dk

İster fatura kesmeye yeni başlayacak girişimci olun, ister bilgilerini tazelemek isteyen bir KOBİ, bu yazımızda fatura kesme, saklama ve takip süreçleri hakkında sizi ilgilendirebilecek önemli bilgileri bulabilirsiniz.

fatura hakkında bilmeniz gerekenler

Fatura kesmek için gerekli bilgiler, 10 soruda sizin için yazımızda!

1. Fatura nedir?

Fatura, verilen hizmet veya yapılan iş karşılığında müşterinin ödemesi gereken tutarı gösteren ve zorunlu olarak düzenlenmesi gereken belgeye denir. Şirket olarak fatura kesmek, iş rutininizin ayrılmaz bir parçasıdır.

Ön muhasebe fatura kesimi işleminin temel alındığı bir alandır. Aşağıda yer alan sorularda da "fatura kesmek için gerekenler neler, fatura nasıl yazılır" vb. sorulara cevap bulacaksınız.

2. Fatura nasıl düzenlenir ve saklanır?

Fatura resmi bir evraktır, bu yüzden düzenlenmesi ve saklanmasına dikkat edilmelidir.

Fatura kesebilmek için gerekli bilgiler doldurulduktan sonra kaşe basılır ve şirketinizdeki yetkili tarafından imzalanır. Faturalar belli bir sırayı takip eder, bu sıraya göre kesilir ve atlanmaz. Faturanın kaybolduğu durumlarda vergi dairesine bildirmeniz gerekir. Fatura kesilirken yanlışlık yapıldığında hatalı fatura çöpe atılmaz, tüm nüshaların üzerine “iptal” yazılır ve fatura dosyasında saklanır.

Fatura herhangi bir sebepten dolayı yırtılır ya da parçalanırsa, parçalar bant ile birleştirilir ve tüm nüshaları ile beraber fatura dosyasında saklanır. Fatura da diğer belgeler gibi vergi kanunları açısından 5 yıl saklanır.

İşletmeniz büyüdükçe firmanızın kestiği faturaların sayısı artar ve belli bir süre sonra tüm basılı faturaların takibini yapmakta zorlanabilirsiniz. Elle fatura kesmek ve faturalarınızı fiziki olarak saklamak külfetinden e-faturaya geçerek kurtulabilir, üstelik dilediğiniz yerden istediğiniz zaman kestiğiniz tüm faturaları görüntüleyebilir, düzenleyebilir ve yazdırabilirsiniz.

Bu noktada merak edilen "Firma kendine fatura kesebilir mi?" sorusuna da cevap verelim. Bildiğiniz üzere, fatura bir hizmet veya ürünün satılmasıyla alıcıya yani müşteriye verilen belgedir. Bu durumda bir firmanın kendi kendine fatura kesmesi mümkün değildir.

Mükellefin kendi kendine fatura düzenlemesi sadece yasal ve idari düzenlemelerin zorunlu kıldığı durumlar için belirtilmiştir.

3. Fatura kaç gün içinde kesilmelidir?

Ürün teslimi ya da hizmetten sonra 7 gün içinde fatura kesilmelidir. Eğer bu fatura kesim süresi olarak belirtilen 7 günlük süre ile bir sonraki aya geçiş var ise faturanın ilgili ayın KDV beyannamesinde yer alması gerektiğinden o ay içinde düzenlenmelidir. Ek olarak size kesilen faturanın da aynı süreler içinde size ulaşması gerekir. Eğer size kesilen fatura yanlış ise itirazınızı belirli süre içinde yapmalısınız.

Sıkça rastladığımız sorulardan biri de, bilgisayardan fatura kesmek üzerine. Faturalarınızı bilgisayardan hazırlayıp çıktısını alıyorsanız bu, nokta vuruşlu yazıcıları kullandığınız anlamına gelir. "Nokta Vuruşlu Fatura Yazdırma" yazımız size yol gösterici olacaktır.

Hemen uygulamalı olarak online fatura kesmek ister misiniz?

4. Fatura no nedir? Fatura Seri ve Sıra No’nun başladığı yer önemli mi?

Fiş/ Fatura numarası, bilgisayardaki takip numarasıdır. Seri ve sıra numarasının başladığı yer önemli değildir. Yetkili matbaalar Maliye Bakanlığından belirli seri sıra no aralığındaki faturaları basma yetkisini alırlar. Müşterilerinden talep geldikçe, bu aralıkta yer alan belirli bir bloğu müşterilerine atarlar. Fatura bilgisi, bu bilgileri içerir. Fatura no verilirken sayı ve harf birlikte kullanılabilir.

5. Faturaları Türkçe ve TL olarak mı düzenlemem gerekiyor?

Vergi kanunlarına göre tüm muhasebe işlemleri Türkçe tutulur, bu sebeple fatura da Türkçe düzenlenir. Ancak, yurtdışına kesilecek bir fatura var ise bu faturada açıklama kısmına ilgili dilde açıklamalar yazılabilir.

Fatura kesmek için muhasebe işlemlerinde Türk Lirasının kullanılması gerekir. Herhangi bir sebeple dövizli tutarda fatura kesilecek ise de fatura açıklamasına kullanılan kur bilgisi, faturada hesaplanan KDV’nin TL karşılığı yazılır.

Fatura düzenlerken ve KDV hesabı yaparken zorlanıyorsanız tüm KDV hesaplamalarınızı otomatik olarak yapan ve dilediğiniz yerden hazır fatura şablonunuzu düzenlemenizi sağlayan online ön muhasebe programını tercih edebilir, fatura oluştururken zaman kazanabilirsiniz.

6. Faturanın fotokopisi geçerli sayılır mı?

Faturanın asıl nüshasının olması önemlidir. Faturaların fotokopileri ve proforma faturalar geçersizdir. Yani, aslı gibidir fatura örneklerinin geçersizliği genel bir kanıdır. Asıl fatura yerine satıcının “Aslı Gibidir” onaylı bir fotokopi fatura bulunan mükellef vergi mevzuatı bakımından risk almış olabilir.

Faturanın aslı yani ilk nüshası kaybolmuş ise ikinci ya da üçüncü nüshadan fotokopi alınır ve “Aslı Gibidir” kaşesi basılarak yetkili kişiler tarafından imzalanır. Bu duruma maliyenin genel görüşü ise, kaybolan faturanın yerine kayıtlara uygun, noterden tasdikli bir örneğinin kullanılması mümkündür, yönündedir. Yurt dışından gelen faturaların orijinal olup olmadığına bakılmaz.

7. Açık fatura ya da kapalı fatura nedir?

"Açık fatura nasıl kesilir?" diye merak edenler için hemen açıklayalım. Vadeli bir satış yapıldığında faturanın üst kısmına kaşe vurulup imzalanır. Bu tip faturalara "Açık Fatura" denir. Peşin ödemeli satış yapıldığında ise fatura bedelinin peşin olarak alındığını göstermek için faturanın alt kısmı kaşelenip imzalanır. Bu da “Kapalı Fatura” olarak ifade edilir. Ticari hayatta uygulaması olan açık ya da kapalı ayrımı vergi kanunlarında yoktur.

8. Fatura nasıl bastırılır?

Fatura resmi bir evrak olduğundan herkes dilediği gibi alıp basamaz. Fatura basma yetkisi Maliye Bakanlığı tarafından belirli koşulları sağlayan matbaalara verilir.

Faturada firmanıza dair vergi no, Mersis no, banka hesap bilgileri, sermaye gibi önemli bilgiler yer alır. Basım aşamasında matbaaların sizden istediği firma fatura bilgileri temel olarak şöyle sıralanabilir:

9. e Fatura nasıl saklanır?

e-Faturaların çıktısının alınıp saklanması gibi bir yasal zorunluluğunuz bulunmamaktadır. Faturalar tamamen elektronik ortamda arşivlenir ve dilediğiniz zaman görüntüleyebilirsiniz. Böylece, fatura koçanı denilen kağıt faturanın getirdiği saklama (arşivleme), baskı ve kargolama maliyetlerine son verebilirsiniz.

Fakat e-arşiv fatura saklama zorunluluğunda ise şöyle bir durum söz konusudur: Düzenlenen e-arşiv faturalar e-belge portalı üzerinden elektronik şekilde indirilmeli veya kağıt formunda çıktısı alınarak saklanmalıdır.

Peki ya e-faturaya henüz geçmemiş, matbu fatura kullanan birine ait fatura kaybolduğunda ne yapılır? Hemen cevaplayalım. Faturalarınız kaybolduğunda, işletmenizin muhasebe sorumlusu ile yetkililerin durumu bir tutanakla tespit etmeleri gerekir. Tutanakta, kaybolan faturalara ilişkin sıra ve seri no gibi bilgilere eksiksiz bir şekilde yer verilmesi önemlidir. Bu işlemin ardından ise gazeteye ilan verilmesi gerekir.

Kaybolan faturaların kullanılmış ise mahkemeye başvurulmalıdır. Şayet kullanılmamışsa yapılması gereken, bu durumun kolluk kuvvetlerine bildirilerek ardından vergi dairesine başvurusudur.

10. e-Fatura’ya geçiş zorunlu mudur?

Şu an için bazı sektörlerde e-fatura kullanmak mecburi diğerlerinde ise isteğe bağlıdır. Ancak, önümüzdeki yıllarda tüm firmalara e-fatura zorunluluğu gelmesi bekliyor. GİB'in son düzenlemesi ile e-fatura kullanımının yaygınlaştırılması amaçlanıyor. 2021 yılı brüt satış hasılatı 4 milyon TL, 2022 ve müteakip hesap dönemleri için 3 milyon TL ve üzeri olan mükelleflerin e-fatura geçiş zorunluluğu bulunuyor.

Zorunluluk kapsamında olup olmadığınızı e-fatura bilgi sayfasından birkaç dakika içinde öğrenebilirsiniz.

e-Faturaya oturduğunuz yerden kolayca geçiş yapmak ve daha kolay, hızlı ve ekonomik faturalama yapmak için Türkiye’nin en çok tercih edilen web tabanlı ön muhasebe programı Paraşüt’ü deneyebilirsiniz. 14 gün ücretsiz olarak kullanabileceğiniz programımız için tek yapmanız gereken aşağıdaki butona tıklayarak ücretsiz hesap oluşturmak!

Ücretsiz Hesap Oluştur

Bu yazılarımız da ilgilinizi çekebilir:

GİB portaldan e-arşiv fatura nasıl kesilir?

Ön muhasebe nedir, nasıl yapılır?

e-İhracat faturası hakkında 15 soru 15 cevap

İrsaliyeli fatura nedir? Ne işe yarar?

Tüm aşamalarıyla e-fatura başvurusu nasıl yapılır?

Elif Güngör

Elif Güngör

Paraşüt'ün UX Yazarı ve İçerik Stratejisti

Bültenimize katılın, hiçbir içeriği kaçırmayın!