Ön muhasebede bilinmesi gerekenler nelerdir? Nasıl tutulur?

 

Ön muhasebe nedir?

Bir şirketin finansal durumunu takip etmek ve vergi beyannameleri hazırlamak için ön muhasebe yöntemi kullanılır. Ön muhasebe; alış ve satış fatura takibi, ödeme ve tahsilat takibi, banka hesap takibi, nakit giriş ve çıkış işlemleri ve diğer finansal işlemleri içerir. Bu işlemler genellikle bilgisayar tabanlı muhasebe programları ile gerçekleştirilir. Bu şekilde işletmelerin finansal yönetimleri daha hızlı, daha az maliyetli ve daha güvenli yapılır.

Biraz önce, ön muhasebenin tanımını yaparken de bahsetmiştik. Ön muhasebe, bir işletmenin finansal işlemlerini kaydetmek ve takip etmek için yapılan birtakım muhasebe işlemlerini içerir.

“Peki, nedir bu işlemler, ön muhasebeye dahil edilen kısımlar neler?” diye sorduğunuzu duyar gibiyiz; hemen anlatalım…

• Gelen faturaların kaydı, takibi ve düzenlenmesi gibi konuları içeren e-fatura ve makbuz işlemleri,
• Banka hesap takibi, ödemeler ve tahsilat kayıt süreçlerini içeren banka işlemleri,
• Stok hareketlerini, mal giriş ve çıkışlarının kontrolü ve kaydını içeren stok takibi,
• Hesap takibi, borç ve alacak kayıtlarının düzeni için cari hesap takibi,
• Nakit akış tablosunun kontrol ve takibi için nakit akış yönetimi,
• Personel özlük dosya takibi, bordro hazırlama süreçleri
• Vergi ve SGK beyannamelerinin hazırlanması ve SGK prim takibi

Bir işletmenin finansal verilerinin düzenlenmesi ve kaydedilmesi ön muhasebe ile mümkün. Bu sebeple de ön muhasebe süreci bir şirketin finansal yönetimi için oldukça önemli.

Ön muhasebede yapılması gerekenler noktasında da işletmelerin gelir ve giderlerini izlemek, fatura ve borçları takip etmek, vergi beyannamelerini hazırlamak gibi konular yer alıyor.

Muhasebe tutmanın püf noktaları nedir diye merak edenler için bilinmesi gereken konuları maddeledik.

Ön muhasebe işleminin temel adımı, şirketlerin gelir ve gider takibini yapmak. Şirketlerin ürün veya hizmet için aldığı para gelir, üretim için harcadığı paralar da giderdir. Fatura işlemleri de ön muhasebenin temel konularından. İşletmelerin satın aldığı mal veya hizmet için fatura alması, sattıkları mal veya hizmet için ise fatura kesmesi ile özetlenir. Bir malın başka bir lokasyona sevki işleminde de sevk irsaliyesi kesilir.

İşletmelerin nakit akışını takip etmek için hesap hareketlerinin ve düzenli banka hesap kontrolünün yapılması gerekir. İşletmelerin düzenli olarak vergi beyannamelerinin hazırlanması ve sunulması ön muhasebe elemanının sorumluğundadır. Bu vergi beyannamelerinde işletmenin vergi ödemeleri ve finansal bilgileri yer alır.

Arşivleme ve depolama, işletmelerin finansal kayıtlarının düzenli takibi için önemlidir.

Bütçe yönetimi, borçlar ve alacaklar, personel maaşları ön muhasebe sürecinde halledilir. İşletmelerin bütçesini düzenli yönetmek, borçlarını ve alacaklarını takip etmek, işletmenin personelinin maaşlarının hesaplanması ve ödenmesi gerçekleştirilir.

İşletmelerin finansal kayıtlarının tutulmasında ön muhasebe önemli bir adımdır. Bu sebeple de ön muhasebe yaparken dikkat edilmesi gereken unsurların atlanmaması finansal sağlığın bozulmaması için önem arz ediyor.

 

Nedir bu unsurlar?

• Kesilen faturaların kopyasının ve ödeme makbuzlarının saklanması
• Yapılan sözleşmelerin takibi ve damga vergilerinin kontrolü
• Teslim alınan mal veya hizmetin titizlikle kontrol edilmesi ve iade gerektiren süreçlerin takibi,
• İşletmeye ait önemli belgelerin ayrı bir yerde özenle saklanması ve korunması,
• İşletmelerin sahip olduğu bilgi teknolojilerine ait şifre, sunucu vb. bilgilerin saklanması
• Çalışanlara ait evrakların düzenli bir şekilde saklanması
• Ticari ve resmi evrakların takibinin yapılması ve arşivlenmesi
• Fatura ve irsaliyede yer alan tarih gibi önemli bilgilerin kontrol edilmesi
• Fatura takibinin titizlikle yapılması
• Çalışanlara yapılan maaş ödemesi sonrası bordro ve ödeme pusulası temini

 

Paraşüt ile ön muhasebe deneyimi

İşletmeler için zahmetsiz ön muhasebe deneyimi sunan Paraşüt, fatura, tahsilat ve raporlama operasyonunuzu hızlı ve güvenli bir şekilde yapabilmenize olanak tanır.

Fatura takibi, gelir gider takibi, stok yönetimi ve raporlama gibi birçok konuda sadece Paraşüt uygulaması ile işlem yapabilirsiniz.

Ticari işletme programı, işletmelerin fatura, cari hesap, stok ve tahsilat gibi ön muhasebe kayıtlarını tek bir merkezde birleştirerek kârlılık ve nakit akışı hakkında anlık öngörü sunan yazılım çözümüdür. Ön muhasebede bilinmesi gereken unsurları doğru uygulayan işletmeler için bu, finansal düzenin bir sonraki adımıdır.
 

Kısaca: Ön muhasebe geçmişi kaydeder, ticari işletme programı geleceği öngörür.

 

Ön muhasebe ne zaman yetersiz kalır?

Ön muhasebe, işletmenin fatura, banka, cari hesap ve stok hareketlerini düzenli kaydetmesini sağlayan temel süreçtir. Ancak bu kayıtları tutmak "ne oldu"yu belgelemekle sınırlıdır; işletmenin "şimdi ne yapmalı" sorusuna cevap vermez.

İşletme büyüdükçe fatura sayısı artar, cari hesap listesi uzar, birden fazla banka hesabı ve ödeme kanalı devreye girer. Her modülü ayrı ayrı takip etmek hem zaman kaybettirir hem de büyük resmi görmeyi zorlaştırır. Aşağıdaki belirtilerden birkaçı size tanıdık geliyorsa, ön muhasebe tek başına yetersiz kalmaya başlamış demektir:

• Ay sonunu beklemeden kârlılığınızı göremiyorsunuz.
• Tahsilat takibi için ayrı bir liste veya hatırlatma sistemi kullanıyorsunuz.
• Fatura, cari ve stok verileri farklı yerlerde tutulduğu için raporlama zaman alıyor.
• İşletmenizi büyütmek yerine veri toplamaya vakit ayırıyorsunuz.

Ticari işletme programı, ön muhasebenin yerine geçmez; ön muhasebenin ürettiği verileri işleyip yönetim kararlarına dönüştüren bir üst katmandır. Ön muhasebe temeliniz sağlamsa, ticari işletme programı o temelin üzerine kurulan yönetim katıdır.

 

Ticari işletme programı ön muhasebeden fazlasını neden sunar?

Ön muhasebe "doğru kayıt" üretirken, ticari işletme programı bu kaydı eyleme dönüştürülebilir bilgiye çevirir. Aradaki fark üç alanda somutlaşır:
 

Tahsilat yönetimi: Ön muhasebede her fatura ayrı bir kayıttır. Ticari işletme programında hangi müşterinin ödemesi gecikmiş, hangi tahsilatın vadesi yaklaşmış, kimin risk oluşturduğu tek bakışta görülür.
 

Kârlılık analizi: Gelir-gider tablosu toplam rakamı verir. Ticari işletme programı bu rakamın hangi ürün, hizmet veya müşteriden geldiğini ayrıştırır; böylece hangi alanda büyümeniz, hangi alandan çekilmeniz gerektiği netleşir.

Nakit akışı öngörüsü. Ön muhasebe geçmiş hareketleri gösterir. Ticari işletme programı, vadesi gelecek tahsilat ve ödemeleri birleştirerek önümüzdeki hafta veya ay elinizde ne kadar nakit olacağını tahmin etmenizi sağlar.

Ön muhasebeden ticari işletme programına geçiş, karmaşık bir dönüşüm değildir; doğru sırayla atılan birkaç adımdan oluşur:

1. Mevcut kayıtlarınızı gözden geçirin. Fatura, cari hesap, stok ve banka verilerinizin düzenli ve güncel olduğundan emin olun; ticari işletme programı bu verilerin üzerine kurulur.
2. İhtiyaçlarınızı netleştirin. Tahsilat takibi, kârlılık analizi veya nakit akışı öngörüsünden hangisi sizi en çok yoruyorsa, geçişin önceliğini o belirlesin.
3. Modülleri tek merkeze taşıyın. Ayrı ayrı tuttuğunuz fatura, cari ve stok verilerini tek bir sistemde birleştirin; bu, raporlama süresini kısaltan en somut adımdır.
4. Deneyerek başlayın. Tüm süreçleri aynı anda değiştirmek yerine, önce tahsilat veya kârlılık takibi gibi tek bir alanda kullanmaya başlayıp süreci kademeli genişletin.

Bu adımları uygulamak için sıfırdan bir sistem kurmanıza gerek yok. Ticari İşletme Programı Paraşüt, mevcut ön muhasebe kayıtlarınızı tek ekranda birleştirerek tahsilat ve kâr yönetimini sizin için otomatikleştiriyor; 14 gün ücretsiz deneyerek geçişin işletmenize nasıl bir fark yarattığını görebilirsiniz.