Şirket içi suistimal ve dolandırıcılıkları engellemek

Şirketinizin her adımında tetikte olmanızda fayda var. Bir süre sonra kontrolü kaybetmemek ya da ipin ucunu kaçırıp paranoyaklaşmamak için baştan önlem almalı. Her adımda uygulayabileceğiniz bir takım taktikleri Neura Mali Müşavirlik'ten Mehmet Orhun hazırladı.

5 dk

Yazıma başlarken,  Amerika’da yapılan bir şirketlerde suistimal araştırmasından bahsetmek istiyorum.  Bu araştırmada 100’den az çalışanı olan küçük şirketlerin de en az büyük  şirketler kadar suistimale maruz kaldıklarını tespit edilmiş (Kaynak burada). Küçük şirket için ortalaması 154 bin dolar, büyük şirket içinse 160 bin dolar olarak tespit edilen zarar; küçük şirketlerin karşı karşıya kalabilecekleri suistimal boyutu ve olasılığının da en az büyük şirketler kadar yüksek olduğunu gösteriyor. Bu nedenle büyümekte olan şirket sahiplerine, suistimal önleme tekniklerini belli başlıklar altında anlatarak işletme sahiplerine bu konuda yardımcı olmaya çalışacağım.

Doğru personel seçin

Özellikle parayı ve stoklarınızın yönetimini verdiğiniz personelin geçmişini oldukça iyi araştırın. Daha önce çalıştıkları yerler ile görüşün, adli sicil kaydı isteyin. Eğitim ve daha önce çalıştıkları yerler ile ilgili belgelerin asıllarını görmeyi talep edin.

İç kontrolü sıkı tutun

Bu konuda örnek vermek gerekirse, şirketinizde çek yazan kişi ile bu çeki muhasebeye kaydeden kişi aynı olmasın. Eğer aynı olursa bu tür işlemler manipülasyona açık olur. Şirketinizin büyüklüğü elverdiği ölçüde görevleri ayırmaya çalışın. Buradaki temel prensip;

  • Yapılan işlemin onayının
  • Yapılan işlemin kayıt edilmesinin
  • Yapılan işlemin sonucunda ortaya çıkan varlıkların (para, stok) himayesinin

farklı kişiler tarafından yapılmasıdır. Ancak birçok şirkette maliyet kaygısı nedeniyle bu rollerin tamamı tek kişi üzerinde birleşmiştir. Eğer küçük bir şirketseniz, işlemin onayı kısmını kendiniz yapmanız akıllıca bir seçim olacaktır. Örneğin; bankadan ödeme havalesini çalışanınız banka internet sisteminde yaratır ancak onaylaması size düşer. Benzer şekilde şirket için satın alma onaylarını siz yapabilirsiniz.

Kullanılan birçok ERP yazılımında, çalışanlarınıza verdiğiniz roller kısıtlanabilir ya da gruplanabilir. Muhasebe, satış gibi departmanlarınızın rollerini yaptıkları işe göre sınırlandırabilirsiniz. Ancak birçok şirket sahibi herkese sınırsız yetki verip, işlerin takılmadan yürümesini daha önemli görebiliyor. Fakat örneğin eğer satışa kredi limitini ayarlama yetkisi verirseniz sınırsız tutarda mal göndermenin anahtarını da vermiş olursunuz. Bir başka örnek de şirkette herkes sistemde cari yaratabilirse, habersiz bir satın almanın önünü açmış olursunuz. Bu gibi konularda ERP danışmanları ve iç denetim tecrübesi olan danışmanların desteğini almanız faydalı olabilir. Başta yapacağınız yatırım ile sonra karşılaşacağınız problemlerin önüne set çekmiş olursunuz.

Onay mekanizması kurun

Şirketiniz küçük iken her şeyi siz onaylayabilirsiniz ancak şirketiniz büyüdükçe buna zaman ayırmanız zorlaşacaktır. Bu nedenle onay mekanizmasını da uygun bir şekilde devretmeniz gerekebilir. Atayacağınız müdürler harcamalarınıza onay verebilir. Bu şeklide bir sistemi başta basit olarak kağıt formları sirküle ederek yapabilirsiniz ancak daha sonra şirket içi intranet sistemi ile onay mekanizmasına geçmeniz işleri hızlandırabilir ve arşive daha rahat ulaşmanızı sağlar. Başta onay mekanizmasını bir müdüre bile verseniz eğer şirket içi muhasebe departmanınız var ise harcamaların onların da onayından geçmesi faydalı olabilir.

Para hareketlerini kontrol edin

Doğrudan tahsilat ile ilgili işlerinizde, tahsilat yaptığınız noktaya bir kamera koymanız potansiyel bir suistimali engellemede faydalı olacaktır. İzlenildiklerini düşünen çalışanların suistimal yapması olasılığı daha düşüktür.

Personel izinlerini takip edin

İzine çıkmak istemeyen personel, yılık izin hakkını kullanmak istemeyen personel kuşku yaratıcıdır. İzin kullanmak istenmemesinin bir nedeni yerine bakacak personelin yapılan hile ve suistimali ortaya çıkarağı korkusu olabilir. Şirket politikanız olarak yıllık izin kullanımını zorunlu kılmanız hem bu tür suistimallerin önüne geçmenizi hem de personel ayrılırken yüksek tutarlı birikmiş izin paraları ödemenizin önüne geçer.     

Düzenli ve düzensiz denetimler yapın

Düzenli denetimlerin yanında çalışanlarınızın hiç beklemediği zamanlarda denetim yapın. Bu denetimler özellikler para ve stok sayımı ile başlayabilir. Denetimde birçok noktaya bakılabilir ancak harcama faturalarının numaraları, tutarları  (mesela aynı fatura numarası var mı, aynı tutarda birden fazla fatura var mı), kime ödendiği kontrol edilebilir. Böylesi bir ihtiyaç doğduğunda bunu profesyonel olarak yapan şirketlerden yardım almanızda fayda var.

İhbar hattı kurun

Türkiye’de ihbar hattı konusunda şirketlere hizmet veren bir şirket duymadım ancak yurtdışında özellikle büyük şirketlerin birçoğunda ihbar hattı buluyor. Özetle, şirketiniz ihbar hattı hizmeti veren bir şirketle anlaşıyor ve çalışanlarınız kimliğini bildirmeden şirket içi yolsuzluğu ve diğer durumları ihbar hattına bildirebiliyor. Benzer bir ihbar hattını kendi şirketiniz için daha basit bir şekilde uygulamaya alabilirsiniz. Örneğin; şirket içi uygunsuz davranışların ihbarı için vereceğiniz bir adrese isimsiz mektup gönderilebileceğini yayabilir ya da çalışanlarınızın belirsiz e-mail atmalarına yardımcı olacak yöntemler bulabilirsiniz. Mesela, takip edilmeden isimsiz e-mail atılabilecek sitelerden yöneticilere e-mail gönderebilir.

Umarız bu taktikleri kullanmanıza hiç gerek kalmaz. Fakat daha sonra oluşabilecek büyük hasarlardan kaçınmak için burada yazılanlardan bir ya da birkaçına göz atmanızda fayda var.

İşinizi büyütmenize yardımcı yazılarımızı kaçırmamak için bloga abone olabilirsiniz:

Bloga Abone Olun

Mehmet Orhun

Mehmet Orhun

Mehmet Orhun, Neura Mali Müşavirlik'in ortağıdır.

Bültenimize katılın, hiçbir içeriği kaçırmayın!