e-Arşiv faturalarda sık yapılan hatalar ve düzeltme yolları

 

e-Arşiv fatura düzenleme mecburiyeti

e-Arşiv fatura düzenleyen şirketlerin mutlaka bilmesi gereken konulardan biri de e-arşiv fatura düzenleme mecburiyeti. Vergi Usul Kanununun 227’nci maddesinde, e-arşiv fatura düzenleme mecburiyeti hakkında detaylı bir tebliğ bulunuyor.

Yayınlanan bu tebliğde, “Aksi söylenmedikçe, bu kanuna göre tutulan ve üçüncü şahıslarla ilişkili olan tüm kayıtların belgelenmesi mecburidir” deniyor.

Vergi mükellefleri, katma değer vergilerinden sorumlu olanlar veya gelir, mal teslimi ve hizmet ödemelerinde Vergi Usul Kanununda sayılan fatura vb. belgeleri düzenlemek emtia (satılacak mallar) veya hizmet satın alanların da bu belgelere istinaden harcamalarını sağlama almaları (tevsik etmeleri) zorunlu tutuluyor. Vergi Usul Kanununda sayılmayan belgeler ise sağlama alınmış belge olarak kabul edilmiyor.

Kanunun 232’nci maddesinin birinci fıkrasında, fatura kesme mecburiyetinde olan tacirlerden de detaylı bahsedilmiş.

Bu kanuna göre, birinci ve ikinci sınıf tacirler, kazancı basit usulde tespit edilenler ve defter tutma mecburiyetinde olan çiftçiler;

• Birinci ve ikinci sınıf tüccarlara,
• Serbest meslek erbaplarına,
• Kazancı basit usulde tespit edilen tacirlere,
• Defter tutma mecburiyetinde olan çiftçilere,
• Vergiden muaf esnafa, sattıkları mal veya yaptıkları işler için fatura kesmek, fatura istemek ve fatura almak zorundadır.

 

Vergi mükellefi olmayan işletmelere kesilen faturalar

Vergi mükellefi olmayan işletmelere düzenlenen toplam fatura, GİB’in yayınladığı tebliğe göre 3.000 TL’ye kadar indirilmişti. 2026 yılından itibaren bu sınır tamamen ortadan kalkıyor. Yani bundan böyle bu kullanıcılara kesilen tüm faturalar, tutar fark etmeksizin e-arşiv olarak düzenlenmeli. Ancak basit usulde vergilendirilenler ile işletme hesabı esasına göre defter tutan mükellefler, 31 Aralık 2026’ya kadar 3.000 TL’ye kadar olan işlemler için kâğıt fatura, bu tutarı aşan işlemler için ise e-Arşiv fatura düzenlemeye devam edebilir. Bu grup için tüm faturaların e-Arşiv olması zorunluluğu 1 Ocak 2027’de başlayacaktır.

 

e-Arşiv kesebilmek için e-Fatura kullanıcısı olma kuralı

Geçmiş yıllarda e-arşiv kullanıcısı olabilmek için e-fatura kullanıcısı olma zorunluluğu mevcuttu. 2021 yılında, Gelir İdaresi Başkanlığının (GİB) yeni düzenlemesi sonrasında özel entegratörler aracılığı ile e-fatura mükellefi olmadan da e-arşiv kullanabilme hakkı getirildi. Özetle, artık e-fatura mükellefi olmadan da özel entegratörler aracılığı ile e-arşiv fatura düzenlenebiliyor.

 

Mali mühür şartı

e-Arşiv faturası kesmek için bazı durumlarda mali mühür şartı da aranıyor. Yalnızca, GİB Portal üzerinden yapılan ve e-faturaya geçiş yapmadan önce kesilen e-arşiv faturalarda mali mühür şartı aranmıyor.

Ancak e-fatura ve e-arşiv uygulamasına geçiş yapılırken mali mühür şartı aranır; bu durumda şahıs firmaları mali mühür yerine e-imza ile bu geçişi gerçekleştirebilirler.

e-İmza ile mali mühür arasındaki farka da değinirsek, e-imzayı mali mühürden ayıran en önemli fark firma yerine şahsa verilmesidir. Yani e-imzayı kişinin ıslak imzası olarak düşünebiliriz.

 

e-Arşiv fatura düzenleme süresi

e-Arşiv fatura düzenlemesine odaklanmadan önce sizlere e-fatura ve e-arşiv arasındaki farkı kısaca anımsatmak istiyoruz.

e arşiv fatura nedir? diyorsanız; e-fatura ve e-arşiv entegrasyonunuz gerçekleştikten sonra e-fatura mükellefi olmayan müşterilerinize e-arşiv fatura düzenleyebilirsiniz. e-Faturayı yalnızca e-fatura mükelleflerine kesebilirsiniz. Kısaca, e-arşiv fatura yalnızca gönderen kişinin e-fatura mükellefi, alıcı tarafında matbu fatura kullanıcısı ya da son kullanıcı olması durumunda düzenlenir.

Vergi Usul Kanununa göre, e-arşiv fatura düzenleme süresi, matbu faturada olduğu gibi malın teslimi ya da hizmetin başladığı tarihten itibaren 7 gün içinde gerçekleşmelidir. Cumartesi dahil, 7 iş günü içinde düzenlenmemiş olan faturalar, hiç düzenlenmemiş kabul edilir. Vergi Usul Kanununa göre, e-fatura ve e-arşiv fatura düzenleme süresi eğer gün olarak belirlenmişse, malın teslimi ya da hizmetin başladığı gün 7 iş günü içine girmez; takip eden günden itibaren başlayarak, yedinci günün mesai bitiminde sonlanır.

“Peki, 7 iş günü içinde e-Arşiv Fatura oluşturmadıysak ne olur?”diyorsanız açıklayalım: 7 iş günü içerisinde e-fatura veya e-arşiv kesmediyseniz, %10 oranında Özel Usulsüzlük Cezası ile karşılaşırsınız. Bu sebeple mükelleflerin e-arşiv programına dahil olmaları ve faturalarını zamanında düzenlemesi çok önemlidir.

 

e-Arşiv faturanın iptali

e-Arşiv fatura düzenlerken yoğunluğunuzun arasında bir şeyi atlamış veya yanlış yapmış olabilirsiniz. Düzenlenen e-Arşiv faturanıza iptal talebi oluşturmak, iptal işlemlerini yapmak gözünüzde büyüyebilir. Bu durum sizi korkutmasın. “e-Arşiv faturamı nasıl iptal edebilirim?” diye düşünenler için konuyu detaylı olarak inceledik.

• e-Arşiv faturada bulunan “alıcının adı-soyadı/unvanı” ve “vergi kimlik numarası” bilgilerinin hatalı olması ya da ürünün alıcıya gönderilmesine rağmen alıcıya ulaşmadan geri dönmesi durumunda; bu durumun belgelenmesi için gerekli dokümanların bulunması (kargo, iade belgeleri vb. tevsik edici belgeler) ve iletilen faturanın aynı hesap döneminde olması zorunluluğu ile e-arşiv faturanın iptal edilmesi mümkün olabilmektedir.
• GİB e-Arşiv Portal üzerinden e-arşiv fatura iptali mümkün değil. Ancak bu durum sizi bunaltmasın. Çünkü, Paraşüt uygulaması ile e-arşiv faturanızı, faturanın resmileştiği tarihten itibaren 7 gün içinde iptal edebilirsiniz. e-Arşiv faturası, iptal edildiği tarihten ertesi günün akşamına kadar Gelir İdaresi Başkanlığına raporlanmalıdır.

"e-Arşiv fatura nasıl iade edilir?"sorusunun cevabı ise şu şekilde:

• Eğer 7 gün içinde e-arşiv faturanızı iptal edemezseniz, satıcıya yine Paraşüt sistemi üzerinden iade faturası kesmeniz gerekir.
• İade faturanız alıcıya ulaştıktan sonra, yeniden e-arşiv faturanızı düzenleyip alıcınıza iletebilirsiniz.

Tüm e-belge sürecinizi yönetmek ve aklınıza takılan tüm soru işaretlerini gidermek için uzman ekiplerimiz bir tık uzağınızda! Bizlere her zaman destek sayfamız üzerinden ulaşabilirsiniz.

Siz de e-arşiv, e-fatura kısaca tüm e-belge sürecinizi Paraşüt tecrübesi ile yaşamak istiyorsanız, Paraşüt’ü 14 gün ücretsiz deneyebilirsiniz.