blog-hero-left-bg blog-hero-right-bg
e-arşiv faturası
Blog-hero
E-DÖNÜŞÜM

e-Arşiv faturası nedir? Nasıl kullanılır?

Faturalama süreçlerinin dijital ortama taşınması ile birlikte e-arşiv faturası sık sık duyduğumuz bir kavram haline geldi. Peki nedir bu e-arşiv faturası? e-Arşiv faturası kullanıcısı olmak için e-faturaya geçmek gerekir mi? Hepsinin cevabı ve daha fazlası yazımızda...

Tunca Üçer, İçerik Pazarlaması Uzmanı

Ortalama okuma süresi 10 dk

e-Arşiv nedir?

e-Arşiv; Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara uygun olarak faturanın elektronik ortamda oluşturulması, elektronik ortamda muhafazası, ibrazı ve raporlamasını kapsayan bir uygulamadır.

e-Arşiv faturası nedir?

e-Arşiv faturası bir elektronik fatura türüdür. Bu faturayı e-arşiv uygulaması aracılığı ile oluşturup müşterinize iletebilirsiniz.

e-Arşiv faturasını kimlere gönderebilirim?

e-Fatura ve e-arşiv entegrasyonunuzu tamamladıktan sonra e-fatura kullanıcısı olmayan tüm müşterilerinize e-arşiv faturası gönderebilirsiniz.

e-Arşiv kullanmak için e-fatura kullanıcısı olmalı mıyım?

Evet. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen kurallara göre e-arşiv kullanıcısı olmak için önce e-fatura kullanıcısı olmalısınız.

Fakat hiç gözünüz korkmasın. Paraşüt'te iki uygulamaya da aynı anda ücretsiz ve zahmetsizce geçiş yapabilirsiniz. Nasıl mı? Ücretsiz e-Fatura yazımızı okuyabilirsiniz.

Şirketler için e-Fatura Rehberi

Fatura başına maliyetinizi düşüren e-Fatura uygulaması ile ilgili ihtiyacınız olacak tüm bilgiler bu rehberde.
e-Fatura rehberini istiyorum

e-Fatura ve e-arşiv sistemlerine nasıl başvurabilirim?

e-Fatura ve e-arşiv sistemlerine çeşitli entegratörler aracılığı ile başvurabilirsiniz.

e-Fatura ve e-arşiv, genel ismi ile elektronik fatura başvurusu ve geçişi için Paraşüt, kullanıcılara "Self Servis Başvuru" ve "Anahtar Teslim Başvuru" olmak üzere iki seçenek sunar. Self Servis başvuru tamamen ücretsizdir. Anahtar Teslim başvuru için 100 TL + KDV olan hizmet bedelini ve Mali Mühür başvuru ücretini ödemeniz gerekir. Başvuru adımlarını detaylı inceleyecek olursak:

Self Servis Başvuruda İzleyeceğiniz Adımlar Anahtar Teslim Başvuruda İzleyeceğiniz Adımlar
  • Paraşüt deneme hesabınızı oluşturun.
  • Uygulama içerisinden e-fatura başvurunuzu başlatın.
  • Mali Mühür başvuru formunu doldurun.
  • Online başvuru formunu doldurun.
  • Vakıfbank şubesi ya da ATM’sine giderek Mali Mühür ücretini yatırın.
  • Mali Mühür elinize ulaştıktan sonra sürücü dosyalarını bilgisayarınıza indirin.
  • Akis yazılımını bilgisayarınıza yükleyerek Mali Mühür kurulumunu gerçekleştirin.
  • GİB üzerinden e-Fatura Canlı Ortam Başvuru formunu doldurun.
  • Mali Mührünüz ile elektronik sertifikanızı imzalayın.
  • Mali Mührünüz ile Foriba tarafından gönderilen XML dosyalarını imzalayın.
  • e-Fatura başvuru sürecinizi sonlandırın.
  • e-Fatura kontörü satın alın ve e-fatura gönderip almaya başlayın.
  • Paraşüt deneme hesabınızı oluşturun.
  • Anahtar Teslim e-Fatura geçiş danışmanı ile iletişime geçin ve başvurunuzun yönetilmesi için yetki verin.
  • Başvuru tamamladığında hediye kontörlerinizle e-fatura gönderip almaya başlayın.

Self Servis başvuru için Paraşüt'e giriş yaptıktan sonra aşağıdaki gibi başvuru işlemlerinize başlayabilirsiniz:

elektronik fatura başvurusu



Anahtar Teslim e-Fatura başvurusu yapmak isterseniz, Paraşüt'ü 14 gün ücretsiz deneyebilir ve sizinle iletişime geçen süreç danışmanınıza Anahtar Teslim e-Fatura hizmetiyle ilgilendiğinizi söyleyebilirsiniz.

Paraşüt'ü 14 Gün Ücretsiz Deneyin

e-Arşiv fiyatları nelerdir?

Tercih ettiğiniz entegratöre göre e-fatura ve e-arşiv faturası kullanmak için bir entegrasyon ücreti ödemeniz gerekir. Eğer e-arşiv sistemini Paraşüt'te kullanmaya başlarsanız bu ücreti ödemezsiniz. 

"Peki bu geçişin bana maliyeti nedir?" derseniz, şöyle: 

Elektronik fatura sistemine kayıt olmak için Kamu Sertifikasyon Merkezi'nden mali mühür sertifikanızı temin etmeniz gerekir. Mali mührün bedeli tüzel kişiler için 270 TL + KDV, gerçek kişiler için ise 150 TL + KDV'dir. Mali mührünüz üç sene boyunca geçerlidir.

Mali Mühür bedeli haricinde Paraşüt'ün kullanım bedeli olan ön muhasebe programı bedelini ödersiniz (Paraşüt'te ilk 14 gün herkese ücretsiz).

Elektronik fatura kontörleri hem e-fatura hem e-arşiv gönderiminde kullanılabilir. Gönderilen ve alınan her elektronik fatura birer kontör değerindedir.

Kontör paketlerimizin KDV dahil ücretlendirmesi şu şekildedir:

  • 50 Kontör - 17,99TL
  • 100 Kontör - 26,99 TL
  • 200 Kontör - 44,99 TL
  • 500 Kontör - 99,99 TL
  • 1000 Kontör - 194,99 TL

1000 üzeri kontör alımlarınızda bizimle iletişime geçiniz.

Nasıl e-Arşiv gönderebilirim?

Eğer Paraşüt üzerinden e-Arşiv faturası gönderecekseniz, süreç şu şekilde ilerler: Başvuru sürecinizin ve aktivasyonun tamamlanmasının ardından elektronik fatura için hesabınız aktive edilir. Aktivasyon tarihi sonrasında oluşturduğunuz yeni satış faturalarını Paraşüt üzerinden elektronik olarak göndermeye başlarsınız. 

Daha detaylı bilgi için "Nasıl elektronik fatura gönderilir ve alınır" yazımıza bakabilirsiniz.

e-Arşiv fatura iptali nasıl yapılır?

e-Arşiv fatura, resmileştirildikten sonra 7 gün içinde iptal edilebilir. Ancak resmileştirilme tarihinin üzerinden 7 gün geçtiyse e-arşiv faturayı iptal etmemeniz önerilir. Bu gibi bir durumda müşterinizin tarafınıza iade faturası kesmesi gerekir.

Müşteriniz bir firma değilse iade faturası kesemeyececeği için Gider Pusulası oluşturmanız gerekmektedir.

Paraşüt üzerinden e-arşiv faturanızı iptal etmek isterseniz, fatura görüntüleme ekranını açmanız ve faturanın sağ köşesinde yer alan DÜZENLE butonunun altındaki İPTAL ET kısmına tıklamanız yeterli.

e-arşiv faturası iptal işlemi

e-Arşiv faturasının e-faturadan farkı nedir?

Bu iki elektronik fatura türü sıklıkla karıştırılmaktadır. İkisi görsel olarak birbirine çok benzese de temelde bu iki fatura şu şekilde ayrılabilir:

  • e-Faturayı, e-fatura kullanıcısı olan müşterinize,

  • e-Arşiv faturasını, e-fatura kullanıcısı olmayan müşterinize gönderebilirsiniz. Örneğin; e-faturaya geçmemiş bir tüzel kişiye ya da son kullanıcınıza e-arşiv faturası gönderirsiniz.

Detaylı açıklama için videomuzu izleyebilirsiniz:



Toparlamak gerekirse:

e-Fatura:

  • e-Fatura, e-fatura mükellefi olan şirketler arasında elektronik ortamda fatura gönderilebilmesini sağlar.
  • 421 No’lu VUK tebliği ile bazı sektörlere zorunluluk getirilmiştir.
  • Gelir İdaresi Başkanlığı, e-faturaların gönderilip alınmasını sağlayan gönderim merkezini bünyesinde tutar.
  • İsteyen her kurum geçebilir.

e-Arşiv:

  • e-Arşiv, e-fatura sistemine dahil olmayan kurumlar ve kişilere eletronik ortamda fatura gönderilebilmesini, ayrıca gönderilen faturaların saklanmasını sağlar.
  • Öncelikle, cirosu belirli bir tutarın üzerinde bulunan e-ticaret sitelerine zorunlu tutulmuştur.
  • Gelir İdaresi Başkanlığı’na yalnızca, arşivlenen e-arşiv faturalarının raporlaması yapılır.
  • İsteyen her kurum geçebilir. Ancak kurum, öncelikle e-fatura sistemine dahil olmalıdır.

e-Arşiv sistemine geçiş zorunluluğum var mı?

e-Arşiv fatura zorunluluğu Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen kurallara ve bulunduğunuz sektöre göre değişiklik gösterir. GİB'in yeni yayınladığı taslak tebliğe göre:

  • Mevcut kanuna göre e-fatura kullanıcısı olan mükellefler için 01 Temmuz 2019 tarihinden itibaren e-arşiv kullanımının zorunlu hale gelmesi bekleniyor.
  • 2017 ve ardından gelen hesap dönemlerinde brüt satış hasılatı 5 milyon TL ve üzeri olan mükelleflere, Gelir/Kurumlar Vergisi Beyannamelerinin verildiği tarihi izleyen hesap döneminin başlangıcından itibaren e-arşiv kullanımının zorunlu hale gelmesi bekleniyor.
  • e-Ticaret Aracı Hizmet Sağlayıcıları (server, hosting vb.), İnternet Reklamcılığı Hizmet Aracıları (dijital reklam ajansları vb.) ve İnternet Ortamında İlan Yayınlayan Mükellefler için 01 Temmuz 2019 tarihinden itibaren e-arşiv kullanımının zorunlu hale gelmesi bekleniyor.
  • e-Fatura ve e-arşiv kullanıcısı olmayan mükelleflerin aynı günde aynı kişi veya kurumlara vergi dahil düzenledikleri 50.000 TL ve üzeri faturaların da 1 Temmuz 2019 tarihinden itibaren e-arşiv faturası olarak düzenlenmesinin zorunlu hale gelmesi bekleniyor.

Yukarıdaki maddeler doğrultusunda zorunluluğunuz olmasa da e-arşiv kullanarak fatura kesim masraflarınızı %80'e kadar azaltabilirsiniz.

e-Arşiv fatura sorgulama işlemi nasıl yapılır?

e-Arşiv faturalarınızın sorgulama işlemini GİB'in e-Fatura sitesinden yapabilirsiniz. Bunun için sorgulayacağınız faturanın e-arşiv kapsamında düzenlenip düzenlenmediğinden emin olmanız gerekir.

e-Arşiv başvuru kılavuzunu nereden görebilirim?

e-Fatura ve e-arşiv başvuru sürecini Paraşüt'te tamamen online bir biçimde yönetebilirsiniz. Bilgisayarınızın başından kalkmanıza bile gerek yoktur.

Başvuru süreci için yardımcı olması adına bir başvuru rehberi hazırladık. Başvuru rehberine ve yapmanız gereken bütün işlemlerin yönetim paneline Paraşüt hesabınız içinden AYARLAR > Uygulamalar> Elektronik Faturalama Entegrasyonu başlığı altından ulaşabilirsiniz.

Ayrıca, başvuru sürecini Elektronik Fatura Hizmeti Başvuru Süreci makalemiz altında özetledik.

Müşterim e-fatura kullanıcısı değil ve matbu e-arşiv faturası istiyor. Ne yapmalıyım?

e-Arşiv faturasını matbu iletme zorunluluğunuz bulunmamakta. Fakat müşteriniz matbu fatura konusunda ısrarcı olursa herhangi bir yazıcıdan aldığınız çıktıyı müşterinizle paylaşabilirsiniz. Herhangi bir kaşeye ya da ıslak imzaya gerek yoktur. Benzer şekilde, müşteriniz de kendisiyle elektronik ortamda paylaştığınız e-arşiv faturanın çıktısını alabilir. Yani sizin çıktı alıp kendisine göndermenize aslında gerek bile yoktur.

Hali hazırda e-fatura kullanıcısıyım, e-arşiv de kullanmak için ne yapmalıyım?

Paraşüt'te, GİB portalda veya bir özel entegratör aracılığıyla hali hazırda e-fatura mükellefi iseniz ve e-arşiv hizmetinden de yararlanmak istiyorsanız destek@parasut.com’dan bizimle iletişime geçip e-arşiv başvuru sürecini başlatabilirsiniz. Bu süreçte, sınırsız destek sunan ekibimizle yanınızdayız.

e-Arşiv uygulamasında neler değişiyor?

2019 ile birlikte e-arşiv kullanımında bazı değişiklikler söz konusu. GİB’in yayınlamış olduğu taslak tebliğe göre e-ticaret sektörü için e-arşiv uygulamasında değişiklikler olacak. Daha net ifade etmek gerekirse cirosu 1 ila 5 milyon arası olan ve internetten satış yapan firmalar e-arşive zorunlu geçiş yapacaklar. Bu firmalar e-faturaya da gönüllü geçiş yapabilecek. Cirosu 5 milyon üzeri olan firmaların ise önceden olduğu gibi hem e-fatura hem e-arşiv sistemlerine geçiş yapmaları gerekecek. Ayrıntılı bilgi için GİB tarafından yayınlanan tebliğin taslağını inceleyebilirsiniz.

Tüm bu süreç boyunca Paraşüt'ü ücretsiz deneyebilirsiniz:

Paraşüt'ü 14 Gün Ücretsiz Deneyin

article-cloud-right

Yeni çıkan yazılarımızdan haberdar olmak ister misiniz?