blog-hero-left-bg blog-hero-right-bg
e-arşiv faturası
Blog-hero
E-DÖNÜŞÜM UYGULAMALARI

e-Arşiv nedir? Nasıl kullanılır?

Faturalama süreçlerinin dijital ortama taşınması ile birlikte e-arşiv sık sık duyduğumuz bir kavram haline geldi. Peki nedir bu e-arşiv? e-Arşiv kullanıcısı olmak için e-faturaya geçmek gerekir mi? Hepsinin cevabı ve daha fazlası yazımızda...

Büşra Çildaş, İçerik Uzmanı

Ortalama okuma süresi 12 dk

e-Arşiv nedir?

e-Arşiv; Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara uygun olarak faturanın elektronik ortamda oluşturulması, elektronik ortamda muhafazası, ibrazı ve raporlamasını kapsayan bir uygulamadır. e-Arşiv, bir elektronik fatura türüdür. Bu faturayı e-arşiv uygulaması aracılığı ile oluşturup müşterinize iletebilirsiniz.

Dilerseniz yazımızı okumak yerine aşağıdaki "Play" butonuna tıklayarak dinleyebilirsiniz.

e-Arşiv sistemine geçiş zorunluluğum var mı?

e-Arşiv zorunluluğu Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen kurallara ve bulunduğunuz sektöre göre değişiklik gösterir. GİB'in yeni yayınladığı tebliğe göre:

  • 2021 yılında cirosu 5 milyon TL ve üzeri olan firmaların 1 Temmuz 2022'e kadar e-fatura ve e-arşive geçmeleri zorunludur.
  • 2020 yılı cirosu 5 milyon TL ve üzeri olan ve 1 Temmuz 2021'de e-fatura ve e-arşive geçen firmalar için ise 1 Ocak 2022 tarihine kadar e-defter uygulamasına geçmek zorunludur.
  • e-Fatura ve e-arşiv sistemine gönüllü olarak geçen firmaların belirtilen limitleri aşmadan e-defter uygulamasına geçmesine gerek yoktur.
  • Aynı gün içinde vergi mükellefi olmayana düzenlenen faturaların toplam tutarı 30 bin TL’yi geçiyorsa, bu faturaların e-arşiv olarak düzenlenmesi gerekir.
  • Aynı gün içinde vergi mükellefi olana düzenlenen faturaların toplam tutarı vergi dahil 5 bin TL’yi geçiyorsa, bu faturaların e-arşiv olarak düzenlenmesi gerekir.

  • GİB Portal üzerinden e-arşiv fatura kesecek iseniz, şuna da dikkat etmenizde fayda var: Gün içerisinde birçok kez aynı firmaya fatura kesiliyorsa bile, GİB Portal toplam fatura tutarını esas almaktadır.

Örneğin, birini 2.000 TL değerinde, diğerini ise 3.000 TL değerinde keseceğiniz faturalarınız için, ilk faturanızı iptal edip sonra toplam 5.000 TL değerinde bir e-arşiv fatura kesmeniz gerekir. Tahmin edersiniz ki bu durum, aynı müşteriye rutin bir şekilde fatura kesen firmalar için takibi zor bir süreç yaratır. Bu noktada en doğru adım, firmanın e-faturaya geçmesidir.

Yukarıdaki maddeler doğrultusunda zorunluluğunuz olmasa da e-arşiv kullanarak fatura kesim masraflarınızı %80'e kadar azaltabilirsiniz.

e-Arşiv'in e-faturadan farkı nedir?

Bu iki elektronik fatura türü sıklıkla karıştırılmaktadır. İkisi görsel olarak birbirine çok benzese de temelde bu iki fatura şu şekilde ayrılabilir:

  • e-Faturayı, e-fatura kullanıcısı olan müşterinize,

  • e-Arşiv faturasını, e-fatura kullanıcısı olmayan müşterinize gönderebilirsiniz. Örneğin; e-faturaya geçmemiş bir tüzel kişiye ya da son kullanıcınıza e-arşiv faturası gönderirsiniz.

Toparlamak gerekirse:

e-Fatura:

  • e-Fatura, e-fatura mükellefi olan şirketler arasında elektronik ortamda fatura gönderilip alınmasını sağlayan elektronik fatura türüdür.
  • 421 No’lu Vergi Usul Kanunu Genel tebliği ile bazı sektörler ve ciro limitleri için e-fatura kullanımı konusunda zorunluluk getirilmiştir. Bu zorunluluk kriterleri her sene Gelir İdaresi Başkanlığı'nın yayınladığı tebliğlerle güncellenmektedir.
  • e-Fatura kullanımı zorunlu olsun olmasın, isteyen her firma e-faturaya geçebilir. Dilerse e-fatura ile birlikte e-arşiv fatura da kullanmaya başlayarak yalnızca e-fatura kullanıcılarına değil, bütün müşterilerine elektronik ortamda fatura kesebilir.
  • Gelir İdaresi Başkanlığı, e-faturaların gönderilip alınmasını sağlayan gönderim merkezini bünyesinde tutar.

e-Arşiv:

  • e-Arşiv, e-fatura sistemine dahil olmayan kurumlar ve kişilere eletronik ortamda fatura gönderilebilmesini, ayrıca gönderilen faturaların saklanmasını sağlar.
  • Öncelikle, cirosu belirli bir tutarın üzerinde bulunan e-ticaret sitelerine zorunlu tutulmuştur.
  • Gelir İdaresi Başkanlığı’na yalnızca, arşivlenen e-arşiv faturalarının raporlaması yapılır.
  • İsteyen her firma e-arşiv fatura da kullanabilir ancak e-arşiv fatura kullanabilmek için öncelikle e-fatura sistemine dahil olunmalıdır.
  • Gelir İdaresi Başkanlığı’na günlük olarak e-arşiv faturaların raporlaması yapılır. Genellikle bu hizmet, e-arşiv fatura hizmetini sağlayan çözüm ortağı tarafından yerine getirilir.

Göreceli olarak e-fatura halen yeni bir kavram olduğu için hakkında eksik veya yanlış hükümler duymuş olabilirsiniz. O sebeple, aklınızdaki tüm soruları cevaplayacağını düşündüğümüz e-Fatura hakkında 20 yanlış bilgi adlı blog yazımızı okumanızı öneririz.

İki elektronik belgenin karşılaştırmasını bir tablo üzerinde görmek isterseniz "e-Fatura ve e-arşiv arasındaki farklar" adlı yazımıza göz atabilirsiniz.

Dilerseniz e-fatura ve e-arşiv arasındaki farkı anlattığımız videomuzu izleyebilirsiniz.

Ana Menümüz Güncellenmiştir

Buradaki içerikler henüz güncellenmemiştir fakat bahsi geçen bütün menü ögelerini farklı ana başlıklar altında aynı isimde bulabilirsiniz.

Küçük ve orta ölçekli firmalar, e-fatura ve e-arşiv faturayı bir arada kullanarak son kullanıcılar da dahil herkese elektronik ortamda fatura gönderebilir.

Paraşüt'te elektronik fatura gönderirken kimin e-fatura kullanıcısı olup kimin olmadığını bilmenize gerek yoktur. Fatura gönderimi esnasında sistem, müşterinizin vergi numarasından bu ayrımı yapıp sizi ona göre yönlendirir. Dolayısıyla siz yalnızca satış yapar, elektronik faturasını oluşturur ve müşterinize anında iletirsiniz.

e-Arşiv faturasını kimlere gönderebilirim?

e-Fatura ve e-arşiv entegrasyonunuzu tamamladıktan sonra e-fatura kullanıcısı olmayan tüm müşterilerinize e-arşiv faturası gönderebilirsiniz.

e-Arşiv kullanmak için e-fatura kullanıcısı olmalı mıyım?

Evet. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen kurallara göre e-arşiv kullanıcısı olmak için önce e-fatura kullanıcısı olmalısınız.

Müşterim e-fatura kullanıcısı değil ve matbu e-arşiv istiyor. Ne yapmalıyım?

e-Arşiv faturasını matbu iletme zorunluluğunuz bulunmamakta. Fakat müşteriniz matbu fatura konusunda ısrarcı olursa herhangi bir yazıcıdan aldığınız çıktıyı müşterinizle paylaşabilirsiniz. Herhangi bir kaşeye ya da ıslak imzaya gerek yoktur. Benzer şekilde, müşteriniz de kendisiyle elektronik ortamda paylaştığınız e-arşiv faturanın çıktısını alabilir. Yani sizin çıktı alıp kendisine göndermenize aslında gerek bile yoktur.

e-Fatura ve e-arşiv sistemlerine nasıl başvurabilirim?

e-Fatura ve e-arşiv sistemlerine çeşitli entegratörler aracılığı ile başvurabilirsiniz.

e-Fatura ve e-arşiv, genel ismi ile elektronik fatura başvurusu ve geçişi için Paraşüt, kullanıcılara "Self Servis" başvuru ve "Anahtar Teslim" başvuru olmak üzere iki seçenek sunar. Self Servis başvuru tamamen ücretsizdir, sadece mali mührünüzü temin etmeniz gerekir. Anahtar Teslim başvuru için ise 150 TL + KDV olan hizmet bedelini ve Mali Mühür başvuru ücretini ödemeniz gerekir; başvuru sürecinin tamamı Paraşüt'teki süreç danışmanı tarafından anahtar teslim bir şekilde yürütülür.

Başvuru adımlarını detaylı inceleyecek olursak:

Self Servis Başvuruda İzleyeceğiniz Adımlar Anahtar Teslim Başvuruda İzleyeceğiniz Adımlar
  • Paraşüt deneme hesabınızı oluşturun.
  • Uygulama içerisinden e-fatura başvurunuzu başlatın.
  • Mali Mühür başvuru formunu doldurun.
  • Online başvuru formunu doldurun.
  • Vakıfbank şubesi, internet şubesi veya ATM’sinden Mali Mühür ücretini ödeyin.
  • Uygulama içerisinde yer alan “Programı İndir” butonu ile ilgili programı indirerek Mali Mühür kurulumunu gerçekleştirin.
  • GİB üzerinden e-Fatura Canlı Ortam Başvuru formunu doldurun.
  • Mali Mührünüz ile e-fatura gönderip alabilmek için gerekli xml dosylarını imzalayarak başvuru sürecinizi sonlandırın.
  • e-Kontör satın alın ve e-fatura gönderip almaya başlayın.
  • Paraşüt deneme hesabınızı oluşturun.
  • Anahtar Teslim e-Fatura geçiş danışmanı ile iletişime geçin ve başvurunuzun yönetilmesi için yetki verin.
  • Başvuru tamamladığında hediye e-kontörlerinizle e-fatura gönderip almaya başlayın.

Self Servis başvuru için Paraşüt'e giriş yaptıktan sonra aşağıdaki gibi başvuru işlemlerinize başlayabilirsiniz:

elektronik fatura başvurusu

Hemen başvurmak ister misiniz?

Türkiye’de bir ilk olan Anahtar Teslim e-Fatura hizmetimizle yerinizden kalkmadan ve hata yapma korkusu yaşamadan e-fatura kullanıcısı olabilirsiniz. Üstelik ilk 100 e-kontör bizden hediye!

Paraşüt abonesiyseniz başvuru sürecinizi başlatmak için bizimle iletişime geçebilirsiniz.
Hemen Başvur

e-Arşiv başvuru kılavuzunu nereden görebilirim?

e-Fatura ve e-arşiv başvuru sürecini Paraşüt'te tamamen online bir biçimde yönetebilirsiniz. Bilgisayarınızın başından kalkmanıza bile gerek yoktur.

Başvuru süreci için yardımcı olması adına bir başvuru rehberi hazırladık. Başvuru rehberine ve yapmanız gereken bütün işlemlerin yönetim paneline Paraşüt hesabınız içinden AYARLAR > Uygulamalar> Elektronik Faturalama Entegrasyonu başlığı altından ulaşabilirsiniz.

Ayrıca, başvuru sürecini Elektronik Fatura Hizmeti Başvuru Süreci makalemiz altında özetledik.

e-Arşiv fiyatları nelerdir?

Tercih ettiğiniz entegratöre göre e-fatura ve e-arşiv kullanmak için bir entegrasyon ücreti ödemeniz gerekir. Eğer e-arşiv sistemini Paraşüt'te kullanmaya başlarsanız bu ücreti ödemezsiniz. 

"Peki bu geçişin bana maliyeti nedir?" derseniz, şöyle:

Elektronik fatura sistemine kayıt olmak için Kamu Sertifikasyon Merkezi'nden mali mühür sertifikanızı temin etmeniz gerekir. Mali mührün bedeli tüzel kişiler için 290 TL + KDV, gerçek kişiler için ise 184 TL + KDV'dir. Mali mührünüz üç sene boyunca geçerlidir.

Mali Mühür bedeli haricinde Paraşüt'ün kullanım bedeli olan ön muhasebe programı bedelini ödersiniz (Paraşüt'te ilk 14 gün herkese ücretsiz).

e-Kontörleri hem e-fatura hem e-arşiv gönderiminde kullanılabilir. Gönderilen ve alınan her elektronik fatura birer e-kontör değerindedir.

e-Kontör paketlerimizin KDV dahil ücretlendirmesi şu şekildedir:

  • 50 e-Kontör - 19,90 TL
  • 100 e-Kontör - 30,90 TL
  • 200 e-Kontör - 52,90 TL
  • 500 e-Kontör - 119,90 TL
  • 1000 e-Kontör - 229,90 TL
  • 2500 e-Kontör - 549,90 TL
  • 5000 e-Kontör - 947,90 TL

Nasıl e-arşiv gönderebilirim?

Eğer Paraşüt üzerinden e-arşiv faturası gönderecekseniz, süreç şu şekilde ilerler: e-Arşiv başvurusu ve aktivasyonun tamamlanmasının ardından elektronik fatura için hesabınız aktive edilir. Aktivasyon tarihi sonrasında oluşturduğunuz yeni satış faturalarını Paraşüt üzerinden elektronik olarak göndermeye başlarsınız. 

Daha detaylı bilgi için "Nasıl elektronik fatura gönderilir ve alınır" yazımıza bakabilirsiniz.

e-Arşiv iptali nasıl yapılır?

e-Arşiv, resmileştirildikten sonra 7 gün içinde iptal edilebilir. Ancak resmileştirilme tarihinin üzerinden 7 gün geçtiyse e-arşiv faturayı iptal etmemeniz önerilir. Bu gibi bir durumda müşterinizin tarafınıza iade faturası kesmesi gerekir.

Müşteriniz bir firma değilse iade faturası kesemeyececeği için Gider Pusulası oluşturmanız gerekmektedir.

Paraşüt üzerinden e-arşiv faturanızı iptal etmek isterseniz, fatura görüntüleme ekranını açmanız ve faturanın sağ köşesinde yer alan DÜZENLE butonunun altındaki İPTAL ET kısmına tıklamanız yeterli.

e-arşiv faturası iptal işlemi

e-Arşiv fatura sorgulama işlemi nasıl yapılır?

e-Arşiv faturalarınızın sorgulama işlemini GİB'in e-Fatura sitesinden yapabilirsiniz. Bunun için sorgulayacağınız faturanın e-arşiv kapsamında düzenlenip düzenlenmediğinden emin olmanız gerekir.

Hali hazırda e-fatura kullanıcısıyım, e-arşiv de kullanmak için ne yapmalıyım?

Paraşüt'te, GİB portalda veya bir özel entegratör aracılığıyla hali hazırda e-fatura mükellefi iseniz ve e-arşiv hizmetinden de yararlanmak istiyorsanız destek@parasut.com’dan bizimle iletişime geçip e-arşiv başvuru sürecini başlatabilirsiniz. Bu süreçte, sınırsız destek sunan ekibimizle yanınızdayız.

Tüm bu süreç boyunca Paraşüt'ü ücretsiz deneyebilirsiniz:

Paraşüt'ü 14 Gün Ücretsiz Deneyin

article-cloud-right

Yeni çıkan yazılarımızdan haberdar olmak ister misiniz?