e-Belge nedir, nasıl düzenlenir?

Hemen hemen her KOBİ’nin son yıllarda aşina olduğu bir kavram, e-belge. Kapsamı bir hayli geniş, adapte olması ise o denli hızlı. Elektronik belge denildiğinde hangi belgelerin ve uygulamaların bu kapsamda değerlendirildiği ise kimi zaman kafa karıştırıcı. O halde, şimdi e-belge ne demek birlikte inceleyelim.

Elektronik belge, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara göre elektronik ortamda oluşturulan belgelerin tümüdür.

GİB’in yayımladığı tebliğ kapsamında her geçen yıl e-belge kullanımı yaygınlaşmakta, özellikle zorunluluk kapsamında olan işletmeler geçişlerini tamamlayarak dijital dönüşümlerini başlatmaktalar.

e-Dönüşüm sürecini başlatanlar için süreç şöyle işler:

• İster zorunluluk kapsamında isterse de gönüllü olarak e-belge kullanımına başlayacak e-belge mükellefi olan işletmeler için GİB Portal, özel entegratör ve doğrudan entegrasyon olmak üzere 3 alternatif başvuru süreci söz konusudur.
• Mükellefler bu alternatiflerden birini seçerek başvuru işlemlerinizi tamamlayabilir ve e-belge kullanımına başlayabilirler.
• Mükellefler elektronik belge uygulamaları aracılığıyla GİB’in belirlediği standartlara uygun e-belgelerini hazırlar.
• Mükellefin hazırladığı e-belgeler GİB’e iletilir.
• Hazırlanan elektronik belge, GİB e belge portalı veya özel entegratör aracılığıyla müşteriye ulaştırılır.
• Hazırlanan e-belgenin kontrolünü GİB üzerinden e belge doğrulama ve e belge görüntüleyici sistemleri ile gerçekleştirmeniz mümkündür.

E-belge, elektronik belge anlamına gelir ve fiziksel bir kâğıt belge yerine dijital formatlarda oluşturulan, saklanan, paylaşılan ve işlenen belgeleri ifade eder. E-belgeler birçok farklı amaç için kullanılır.

Örneğin, e-belgeleri fiziksel olarak saklamanız gerekmez. Dijital ortamda e-belgenizin arşivini tutabilirsiniz. Elektronik belgeler, dijital ortamda saklandığı için hızlı ve kolay erişim sağlar. İhtiyaç duyulduğunda belgelere hızla ulaşabilirsiniz. Kolaylıkla e-fatura, e-arşiv fatura veya e-smm gönderebilir, fatura kabul edebilirsiniz.

Elektronik belgeler, farklı sektörler ve iş dallarında çeşitli amaçlarla kullanılır. Belgenin türü ve kullanılma amacı, bu elektronik belgelerin öne çıkan özelliklerini belirler. Örneğin, e-Fatura ticarette fatura işlemleri için yoğun olarak kullanılırken, e-İrsaliye, mal nakliyesi ve lojistik alanında sıklıkla karşımıza çıkar.

e-Belge, geniş bir kavram ve içinde farklı türleri barındırıyor. Aşağıdaki listede e-belge türlerini bulabilirsiniz:

• e-Fatura: Faturanın elektronik ortamda düzenlenmiş halidir.
• e-Serbest meslek makbuzu: Serbest meslek makbuzunun elektronik ortamda hazırlanmış halidir.
• e-Arşiv fatura: Elektronik fatura sistemine dahil olmayan şirketlere ve son kullanıcıya iletilen elektronik fatura türüdür.
• e-İhracat faturası: Yurt dışına gerçekleştirilen ürün satışı karşılığında düzenlenen elektronik fatura türüdür.
• e-İrsaliye: Kağıt irsaliyenin elektronik halidir.
• e-Müstahsil makbuzu: Kağıt müstahsil makbuzu ile aynı hukuki niteliklere sahip olan e-müstahsil makbuzu, Gelir İdaresi Başkanlığı standartlarında dijital ortamda oluşturulmasını kapsayan uygulamadır.
• e-Defter:Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu gereğince tutulması zorunlu olan yevmiye ve büyük defterlerin belirtilen format ve standartlara göre elektronik dosya biçiminde hazırlanmasıdır.
• e-Gider pusulası: Kağıt ortamdaki gider pusulasının elektronik halidir.
• e-Bilet ve e-adisyon uygulamaları da e-belge kapsamında değerlendirilen elektronik belge türleri arasındadır.

e-Belge oluşturmanın geleneksel yöntemlere göre pek çok önemli avantajı bulunur. Bu avantajları daha ayrıntılı bir şekilde ele alalım:

• Zamandan ve yerden bağımsızlık:E-Fatura, E-İrsaliye, E-MM gibi elektronik belgeleri tek bir tıklamayla oluşturup alıcılara ulaştırabilme imkanı sunar. Geleneksel kağıt belgelerin ilgili yerlere ulaşması günler sürebilirken, E-Belge uygulamaları işletmelere büyük ölçüde zaman tasarrufu sağlar.
• Maliyet tasarrufu: Elektronik belgelerin düzenlenmesi, basım, gönderim ve arşivleme gibi maliyetleri ortadan kaldırır.
• Dijital arşivleme: E-Belge formatındaki belgeler, fiziksel arşivlere ihtiyaç duyulmadan dijital olarak arşivlenebilir. Bu, belgelerin kaybolma riskini en aza indirir ve hataların önüne geçer.
• Hızlı muhasebe süreçleri: Özellikle E-Fatura gibi elektronik belge uygulamalarını kullanan işletmeler, muhasebe süreçlerini hızlandırır. Hızlı fatura oluşturma ve iletimi sayesinde finansal işlemler sorunsuz bir şekilde yönetilebilir.
• Verimli kaynak yönetimi: E-Belge kullanmanın sunduğu avantajlar, şirket kaynaklarının daha etkili bir şekilde kullanılmasını sağlar.
• Çevre dostu yaklaşım: E-Belge uygulamaları, kağıt kullanımını azaltarak çevreye duyarlı bir yaklaşımı yansıtır.

E-Belgeler, iş süreçlerini modernize ederek işletmelere zaman, maliyet ve kaynak tasarrufu sağlar, aynı zamanda çevre dostu bir alternatif sunar.

GİB’in belirlediği standartlara uygun ve eksiksiz bir şekilde e-belge hazırlanmalıdır. Mevzuata uygun şekilde hazırlanmamış veyahut hiç oluşturulmamış e-belgenin belli cezaları söz konusudur.

2026 özel usulsüzlük cezaları ve tutarı şöyle:
 

* 2026’da “belge başına” özel usulsüzlük cezası asgari 17.000 TL olarak uygulanır.

Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından yapılan son düzenlemelerle birlikte, e-Belge mükelleflerinin kapsamı 2026 itibarıyla önemli ölçüde genişletilmiştir. e-Belge mükellefi denildiğinde; e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-Serbest Meslek Makbuzu (e-SMM) ve e-İrsaliye gibi elektronik belgeleri zorunlu olarak düzenlemekle yükümlü olan işletmeler kastedilmektedir.

Mevcut mevzuata göre, 2022 ve müteakip yıllarda brüt satış hasılatı 3 milyon TL ve üzeri olan mükellefler, e-Fatura ve e-Arşiv Fatura uygulamalarına geçmek zorundadır. Bu kapsamdaki işletmeler için geçiş süreci 1 Temmuz 2025 itibarıyla tamamlanmış, bu işletmeler açısından e-belge kullanımı 2026’da zaten standart hâle gelmiştir.

Bunun yanı sıra, kendi internet sitesi, pazaryeri veya her türlü elektronik ortamda mal ya da hizmet satışı yapan mükellefler için daha düşük bir eşik uygulanmaktadır. 2022 ve sonrası yıllarda 500.000 TL ve üzeri brüt satış hasılatı bulunan e-ticaret işletmeleri ile gayrimenkul veya motorlu taşıt alım-satım, kiralama, imal, inşa faaliyetinde bulunan ya da bu işlemlere aracılık eden mükellefler de e-Fatura ve e-Arşiv Fatura kullanmakla yükümlüdür.

Konaklama sektöründe ise farklı bir uygulama söz konusudur. Kültür ve Turizm Bakanlığı veya belediyelerden yatırım ya da işletme belgesi alarak faaliyet gösteren otel işletmeleri, ciro şartı aranmaksızın e-Fatura ve e-Arşiv Fatura kapsamına dâhil edilmiştir.

1. Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli (I) sayılı listedeki malların imali, ithali, teslimi vb. faaliyetleri nedeniyle EPDK’dan lisans (bayilik lisansı dâhil) alan mükellefler.
    
2. Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli (III) sayılı listedeki malların imalini, inşasını, ithalini veya ana bayi / distribütör şeklinde pazarlamasını gerçekleştiren mükellefler.
    
3. 4/6/1985 tarihli ve 3213 sayılı Maden Kanunu kapsamında düzenlenen işletme ruhsatı veya sertifikası sahipleri ile işletme ruhsatı/sertifikası sahipleriyle yaptıkları sözleşmeye istinaden maden üretim faaliyetinde bulunan gerçek ve tüzel kişi mükellefler.
    
4. 4/4/2001 tarihli ve 4634 sayılı Şeker Kanunu’nun 2’nci maddesinin (e) bendinde tanımlanan şekerin imalini gerçekleştiren mükellefler. (Beyaz şeker, yarı beyaz şeker, rafine şeker, ham şeker, kahverengi şeker; pancar veya kamıştan üretilen kristallendirilmiş sakaroz; nişasta kökenli izoglukoz, glukoz şurubu, invert şeker, şeker çözeltileri ve inülin şurubu dâhil.)
    
5. Demir ve çelik (GTİP 72) ile demir veya çelikten eşyaların (GTİP 73) imalini, ithalini veya ihracını gerçekleştiren mükellefler (ticari kazançları basit usulde tespit edilenler hariç).
    
6. Tarım ve Orman Bakanlığı tarafından gübre üretim ve tüketiminin kayıt altına alınmasına yönelik oluşturulan
   Gübre Takip Sistemi’ne (GTS) kayıtlı kullanıcılar.
    
7. e-Fatura uygulamasına kayıtlı olan ve brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı); 2021 veya müteakip hesap dönemlerinde 10 milyon TL ve üzerinde olan mükellefler.

2026 itibarıyla e-Arşiv fatura uygulamasında önemli bir kırılma yaşanmıştır. e-Fatura mükellefi olmayan alıcılara düzenlenen faturalar için parasal sınır kaldırılmıştır. Buna göre, tutarına bakılmaksızın bu alıcılara yapılan tüm satışların e-Arşiv fatura olarak düzenlenmesi esastır. Bu düzenleme, kağıt faturanın kullanım alanını ciddi ölçüde daraltmıştır.
 

Ancak bu kuralın tek bir istisnası bulunmaktadır. Basit usulde vergilendirilenler ile işletme hesabı esasına göre defter tutan mükellefler, 31 Aralık 2026’ya kadar 3.000 TL’ye kadar olan işlemler için kâğıt fatura, bu tutarı aşan işlemler için ise e-Arşiv fatura düzenlemeye devam edebilir. Bu grup için tüm faturaların e-Arşiv olması zorunluluğu 1 Ocak 2027’de başlayacaktır. 

İhracatta e-belge kullanımı, elektronik ihracat faturası (e-ihracat faturası) ya da mikro ihracat faturası olarak karşımıza çıkar.

Bu e-belge türünde farklı senaryolara bağlı kullanım söz konusudur. Örneğin, sınır ötesi e-ticaret yapan bir mükellef iseniz alacağınız ödemelerle ilgili oluşturmanız gereken belge, e-ihracat faturasıdır.

Fakat, yurt dışına satışı yapılacak ürünün ağırlığı en fazla 300 kg veya ürün bedeli 15.000 Euro'dan az ise işlem mikro ihracat olarak kabul edilir. Bu durumda düzenlemeniz gereken belge, e-arşiv faturadır.

On binlerce KOBİ, e-belge çözümlerinde Paraşüt’ü tercih ediyor. Çünkü; 

• Paraşüt kolay kullanımı ve basit arayüzü ile muhasebe bilgisi olmayan kişilerin dahi zorlanmadan ön muhasebelerini tutması, e-belge kullanımlarını rahatça gerçekleştirmesi için tasarlandı. 
• Anahtar Teslim e-Belge hizmeti ile bir firma sahibinin hiç yerinden bile kalkmadan ve e belge başvuru adımlarıyla uğraşmadan dakikalar içinde e-belge kullanıcısı olmasını sağlıyor. 
• Bir firma Paraşüt ile e-belge hizmetlerini kullanırken, ön muhasebesini yönetmesini sağlayacak özellikler sayesinde finansal verilerine her yerden ulaşabiliyor ve takip edebiliyor. 
• Bilgiye ve desteğe ihtiyaç duyulan her an alanının uzmanı bir ekip bir telefon kadar yakınınızda oluyor! 
• Paraşüt ile tahsilatlarını hızlandırıp tasarruf ediyorlar.

Paraşüt'ün yeni özelliği e-Arşiv Fatura (İnteraktif)e-fatura mükellefi olmadan e-arşiv fatura kesmenizi sağlıyor. Yeni geliştirmemiz ile faturalarınızı Paraşüt üzerinden e-arşiv faturası olarak düzenleyebilir, tüm fatura süreçlerini tek yerden yönetebilirsiniz.

e-Fatura kullanıcısı olmadan e-arşiv kesebilmek için gerekli olan başvuruyu Paraşüt üzerinden dakikalar içerisinde yapabilirsiniz. Hem de mali mühür ve e-imzaya gerek olmadan!

Kısacası e-belge geçişini Paraşüt ile yapan firmalar, işini avcunun içine alarak kontrol edebiliyor, e-belge kullanımının en pratik haliyle tanışıyorlar.

Siz de ister zorunlu ister gönüllü olarak e-belge kullanın, tercihinizi ön muhasebe programı Paraşüt’ten yana yapın.

Henüz Paraşüt abonesi değilseniz uygulamamızı 14 gün boyunca ücretsiz deneyebilirsiniz. Bunun için kredi kartı bilgileri bile gerekmeden aşağıdaki butona tıklayarak hesap oluşturmanız yeterli!