e-Belge kullanması gereken mükellef grupları hangileri?

e-Belge mükelleflerinden bahsetmeden önce, "e Belge nedir, e-belge sistemi nasıl olur, e-belge başvuru nasıl yapılır?” gibi konuların açılımından bahsetmek istiyoruz. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından dijital dönüşüm kapsamında uygulamaya konulan elektronik belgelerin tümü, e-belge olarak adlandırılır.

Yürürlükte olan kanunlar kapsamında; e-fatura, e-serbest meslek makbuzu (e-SMM), e-arşiv fatura, e-ihracat faturası ve e-irsaliye kesmek gibi zorunlu e-belgeye geçişi bulunan firma sahipleri, e-belge mükellefidir. e-Belge mükellefleri, GİB tarafından yayınlanan kriterlere göre e-belgeye zorunlu geçiş sürecini başlatmak durumundadır. e-Belge mükellefleri hazırladıkları e-belgelerini, özel entegratörler üzerinden veya GİB e-belge portalı üzerinden gönderebilir.

Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yapılan son değişiklikle, e belge mükelleflerinin kapsamı genişletildi. “e-Belge mükellefi olarak adlandırabileceğimiz kişiler kimler?” diye merak ediyorsanız hemen söyleyelim: Yıllık ciro limitlerine göre belirlenen kriterleri kapsayan; e-fatura, e-arşiv, e-irsaliye ve e-SMM kesmek zorunda olan kişiler, e-belge mükellefidir.

Vergi Usul Kanununun 509 Sıra No.lu Tebliğinde, e-belge kullanması gereken mükellef grupları hakkındaki yeni düzenlemeler açıklandı. İlk olarak e-fatura uygulamasına zorunlu geçiş için yıllık ciro limitleri kademeli olarak düşürüldü.

Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yayımlanan tebliğler kapsamında, 2022 ve müteakip hesap dönemlerinde (2023, 2024, 2025) brüt satış hasılatı 3 milyon TL ve üzeri olan mükellefler için e-Fatura ve e-Arşiv uygulamalarına geçiş zorunluluğu bulunmaktadır. Bu kapsamdaki mükelleflerin, belirlenen süreler içinde e-belge uygulamalarına geçmeleri gerekmektedir.

E-ticaret faaliyeti yürüten mükellefler açısından ise özel bir sınır uygulanmaktadır. Kendi internet sitesi, pazaryeri veya her türlü elektronik ortam üzerinden mal veya hizmet satışı yapan mükelleflerden, 2022 ve müteakip hesap dönemlerinde brüt satış hasılatı 500.000 TL ve üzeri olanlar, e-Fatura ve e-Arşiv fatura uygulamalarına geçmek zorundadır. Bu düzenleme, e-ticaret yoluyla yapılan satışların elektronik ortamda belgelendirilmesini amaçlamaktadır.

e-Fatura ve e-Arşiv kullanması zorunlu olan diğer mükellef grupları ise şu şekildedir:

Gayrimenkul ve/veya motorlu taşıt alım, satım, imal, inşa veya kiralama faaliyetinde bulunanlar ile bu işlemlere aracılık eden ve 2022 ve müteakip hesap dönemlerinde 500.000 TL ve üzeri brüt satış hasılatına sahip olan mükellefler; ayrıca Kültür ve Turizm Bakanlığı veya belediyelerden yatırım ya da işletme belgesi alarak konaklama hizmeti sunan otel işletmeleri (cirodan bağımsız olarak) e-Fatura ve e-Arşiv uygulamaları kapsamında yer almaktadır.

Bununla birlikte 2026 yılı itibarıyla, e-Fatura mükellefi olmayan alıcılara düzenlenen faturalar için parasal sınır genel kural olarak kaldırılmıştır. Buna göre, bu alıcılara yapılan satışlarda tutarına bakılmaksızın e-Arşiv fatura düzenlenmesi esastır. Ancak basit usulde vergilendirilenler ile işletme hesabı esasına göre defter tutan mükellefler, 31 Aralık 2026’ya kadar vergiler dâhil 3.000 TL’ye kadar olan işlemler için kâğıt fatura düzenleyebilir; bu tutarı aşan işlemlerde e-Arşiv fatura zorunludur.

e-Belge zorunlulukları, temel olarak Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yayımlanan Vergi Usul Kanunu 509 Sıra No.lu Genel Tebliği ve bu tebliğde yapılan değişikliklerle belirlenmektedir.

Bu tebliğ ile birlikte e-dönüşüm kapsamı her yıl genişletilmiş, özellikle ciro limitleri düşürülerek daha fazla mükellefin e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve e-Defter sistemine dahil olması sağlanmıştır.

Zorunlu geçişte dikkate alınan temel kriter:

• Brüt satış hasılatıdır.
• Gelir tablosunda yer alan yıllık brüt satış tutarı esas alınır.
• Bir hesap döneminde limit aşılırsa, takip eden yılın belirlenen tarihine kadar e-belgeye geçiş zorunludur.

Bu noktada sık sorulan bir soru şudur: “Limit bir kez aşılırsa tekrar düşse bile zorunluluk devam eder mi?” Evet. Limitin bir hesap döneminde aşılması, sonraki dönemlerde düşüş yaşansa dahi e-belge mükellefiyetini ortadan kaldırmaz.

Bazı mükellef gruplarında ciro kriteri aranmaz. Faaliyet konusu doğrudan zorunluluk doğurur:

• Konaklama hizmeti sunan işletmeler
• EPDK lisanslı akaryakıt firmaları
• Maden ruhsatı sahipleri
• Şeker üreticileri
• Demir-çelik sektörü üretici ve ithalatçıları
• Gübre Takip Sistemi’ne kayıtlı firmalar

Bu sektörlerde faaliyet gösteren işletmeler, ciro limitine bakılmaksızın e-belge kapsamına alınabilir.

2026 itibarıyla önemli bir değişiklik yürürlüğe girmiştir:

• e-Fatura mükellefi olmayanlara yapılan satışlarda genel parasal sınır kaldırılmıştır.
• Tutarına bakılmaksızın e-Arşiv fatura düzenlenmesi esastır.

Ancak istisnai olarak:

• Basit usul mükellefler
• İşletme hesabı esasına göre defter tutanlar

31 Aralık 2026’ya kadar 3.000 TL (vergiler dahil) altındaki işlemler için kâğıt fatura düzenleyebilir. Bu düzenleme özellikle küçük işletmeler ve perakende satış yapan firmalar için kritik önemdedir.

2025 itibarıyla bilanço esasına göre defter tutan tüm mükellefler için e-Defter zorunludur.

Bu düzenleme ile birlikte:

• Fiziksel yevmiye defteri ve defter-i kebir tutulamaz.
• Beratların zamanında yüklenmesi gerekir.
• 10 yıl elektronik saklama yükümlülüğü vardır.

e-Defter uygulaması, yalnızca dijitalleşme değil; aynı zamanda denetim süreçlerinin hızlanması anlamına gelir.

Zorunlu kapsamda olduğu halde e-belge sistemine geçmeyen mükellefler için:

• Özel usulsüzlük cezaları uygulanır.
• Düzenlenen belgeler hiç düzenlenmemiş sayılabilir.
• Vergi incelemelerinde risk artar.
• Karşı taraf gider yazamayabilir.

Bu nedenle zorunluluk kapsamı düzenli olarak takip edilmelidir.

Geçiş sürecinde dikkat edilmesi gerekenler:
 

1- Ciro kontrolü yapılmalı

2- Faaliyet konusu mevzuat açısından analiz edilmeli

3- Özel entegratör seçimi yapılmalı

4- Mali mühür başvurusu tamamlanmalı

5- Personel eğitim süreci planlanmalı
 

Geçiş sürecinin teknik detaylarla karmaşık hale gelmemesi için, tüm e-belge süreçlerini tek panelden yönetmek büyük avantaj sağlar.
 

e-Fatura, e-Arşiv, e-SMM ve e-İrsaliye işlemlerinizi tek ekrandan kolayca yönetmek için Paraşüt’ü 14 gün ücretsiz deneyebilirsiniz.

GİB’in yayınladığı Vergi Usul Kanunu (VUK) Genel Tebliği’nde yer alan düzenlemede, 30 Haziran 2020’den itibaren mesleki faaliyetine yeni başlayan veya devam eden, vergi mükellefi olan tüm serbest meslek mensupları için elektronik serbest meslek makbuzu (e-SMM) kullanma zorunluluğu getirildi.
 

“e-SMM mecburiyeti kimleri kapsıyor?”sorusunun cevabını şöyle açıklayalım:

Avukat, arzuhalci, doktor, mimar, diş hekimi, veteriner hekim, danışman, mühendis, noter, müşavir, serbest muhasebeci mali müşavir, yeminli mali müşavir, kimyager, ressam, yazar, bestekar, serbest öğretmen, yönetmen, artist, menajer, senarist, ebe, sünnetçi, rehber ve sağlık memuru gibi; işiniz sermayeye dayalı değil mesaiye dayalıysa, kişisel bilgi ve becerilerinizden yararlanıyorsanız e-SMM zorunluluğu kapsamında olabilirsiniz.
 

e-SMM mecburiyeti içinde olmasına rağmen e-SMM düzenlemeyen ve kullanmaya başlamayan mükellefler, Vergi Usul Kanununda yer alan hükme göre yaptırıma maruz kalır.

Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) yayımladığı düzenlemelere göre bazı mükellef grupları için e-İrsaliye uygulamasına geçiş zorunludur. Bu zorunluluk; işletmenin faaliyet alanına, sektörel kapsamına ve bazı durumlarda brüt satış hasılatı kriterine göre belirlenir.
 

Buna göre, e-İrsaliye uygulamasına geçmesi gereken mükellefler özetle şu şekildedir:

• ÖTV Kanunu’na ekli (I) sayılı listedeki mallar kapsamında üretim, ithalat veya teslim faaliyetleri nedeniyle EPDK’dan lisans (bayilik lisansı dâhil) alan mükellefler,
• ÖTV Kanunu’na ekli (III) sayılı listedeki malların imalini, inşasını, ithalini veya ana bayi/distribütör olarak pazarlamasını yapan mükellefler,
• 3213 sayılı Maden Kanunu kapsamında işletme ruhsatı ya da sertifikası sahipleri ile bu ruhsat/sertifika sahipleriyle yaptıkları sözleşmeye dayanarak maden üretim faaliyeti yürüten gerçek ve tüzel kişi mükellefler,
• 4634 sayılı Şeker Kanunu kapsamında tanımlanan şekerin imalini gerçekleştiren mükellefler (beyaz/yarı beyaz/rafine/ham/kahverengi şeker ile izoglukoz, glukoz şurubu, invert şeker vb. dâhil),
• Demir ve çelik (GTİP 72) ile demir veya çelikten eşyaların (GTİP 73) imalini, ithalini veya ihracını yapan mükellefler (ticari kazançları basit usulde tespit edilenler hariç),
• Tarım ve Orman Bakanlığı tarafından oluşturulan Gübre Takip Sistemi’ne (GTS) kayıtlı kullanıcılar,
• e-Fatura uygulamasına kayıtlı olup, brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) 2021 veya müteakip hesap dönemlerinde 10 milyon TL ve üzeri olan mükellefler. 

e-İrsaliye sürecinde manuel yükle uğraşmadan ilerlemek için, Paraşüt üzerinden belge akışınızı tek yerden daha kolay takip edebilir ve süreci daha kontrollü yönetebilirsiniz.

Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yayımlanan tebliğler kapsamında, 2025 itibarıyla bilanço usulüne tabi olan tüm mükellefler için e-Defter uygulamasına geçiş zorunludur. Bu zorunluluk, ciro, faaliyet türü veya e-Fatura’ya zorunlu geçiş kapsamında olunup olunmadığına bakılmaksızın uygulanmaktadır.

e-Defter; kanunen tutulması zorunlu olan yevmiye defteri ve defter-i kebirin, elektronik ortamda oluşturulmasını, saklanmasını ve elektronik beratlar aracılığıyla Gelir İdaresi Başkanlığı sistemine bildirilmesini sağlayan dijital defter uygulamasıdır.

e-Defter uygulamasına geçen mükellefler, oluşturdukları defter ve beratları 10 yıl süreyle elektronik ortamda muhafaza etmek ve gerektiğinde ibraz etmekle yükümlüdür.

Bir işletme veya müşteri olarak satın aldığınız mal veya hizmetin güvenliğini düşünmek istemeniz çok normal. Bu sebeple sizlere kesilen e-fatura veya e-arşiv faturanın, kayıtlı bir mükellef tarafından kesilip kesilmediğini öğrenebileceğiniz birkaç adımdan bahsedeceğiz.

e-Fatura ve e-arşiv fatura sorgulama işlemini aşağıdaki adımları takip ederek yapabilirsiniz.

1. Ticaret yaptığınız şahıs veya firmanın e-belge mükellefi olup olmadığını anlamak için Gelir İdaresi Başkanlığına bağlı e-belge sayfasını ziyaret ederek, kayıtlı mükellefler listesine bakabilirsiniz 

2. Mükellef sorgulama işleminin yanı sıra faturanızı da sorgulamak isterseniz, şu şekilde işlem yapmanız gerekir;

a. Gelir İdaresi Başkanlığı e-belge sayfasında yer alan e-arşiv faturaya kayıtlı kullanıcılar alanında, faturayı düzenleyen tarafın vergi kimlik numarası veya TC kimlik numarasını girin.     

b. Faturanın üzerinde yer alan fatura numarasını dikkatli okuyun ve doğru bir şekilde yazın.   

c. Faturada yazan tutar bilgisini kuruşları ile birlikte eksiksiz doldurun.         

d. Ekrandaki güvenlik kodunu yazıp gönder tuşuna tıklayın.

Eğer girdiğiniz bilgiler doğru ve e-arşiv sistemde kayıtlı ise; Sayfanın alt kısmında sorgulanan fatura numarası, VKN, ödenecek tutar ve alıcı isminin yer aldığı bir yazı ile “Sistemde Kayıtlıdır!” mesajını göreceksiniz.

e-Dönüşüm sürecinin en önemli kalemlerinden olan e-fatura ve e-arşiv fatura konusuna detaylı olarak değinelim istedik. e-Fatura, bir mal veya hizmet satışı sonrasında, müşterinin ödemesi gereken ücretin belirlendiği belgenin elektronik olarak düzenlenmiş halidir. e-Faturanın matbu faturadan bir farkı yoktur. Sadece e-fatura, elektronik ortamda düzenlenir.
 

e-Arşiv de bir elektronik fatura türüdür. e-Arşiv yalnızca e-fatura mükellefi olmayan firmalar ve son kullanıcı için düzenlenir. e-Fatura ve e-arşiv fatura arasındaki farklar en sık sorular sorular arasında yer alıyor. Bu konuyu merak ediyor, detaylı olarak incelemek istiyorsanız sizin için hazırladığımız “e-Fatura ve e-arşiv arasındaki farklar neler?” konulu blog yazımıza göz atabilirsiniz.

Serbest meslek erbaplarının sundukları hizmet karşılığında, gerçekleşen tahsilatları için elektronik ortamda düzenledikleri belge, e-SMM olarak adlandırılır.

e-SMM’nin yasal olarak matbu makbuzdan bir farkı yoktur. e-SMM düzenleme mecburiyeti olan meslek gruplarından yazımızın başlarında da bahsetmiştik.

e-SMM uygulamasına başvuru yapmak istiyor ancak hangi adımları takip etmeniz gerektiğini bilmiyorsanız, bu kısım sizin için.
 

Üç farklı yöntem ile e-SMM’ye geçişinizi yapabilirsiniz.

• Özel entegratör aracılığıyla
• GİB Portal aracılığıyla,
• Kendi sunucularınızdan GİB’e direkt entegre olarak.

GİB portal üzerinden e-SMM sorgulama işleminizi yapabilirsiniz.

Sevkiyatlarınızı kolaylıkla takip ve kontrol altına aldığınız elektronik belgeleme sistemi: e-irsaliye. Sevk ve taşıma irsaliyesi olarak iki tip irsaliye vardır.

e-İrsaliye bu tip irsaliyeler arasında daha çok sevk irsaliyesi yerine geçecek, yani ürünü teslim alan kişiye iletilecek irsaliyedir. Taşıma irsaliyesi ise yine araçta kağıt olarak bulunması zorunlu irsaliyedir.

Gelir İdaresi Başkanlığı’nın son düzenlemesi sonrasında, e-irsaliyeye geçiş zorunluluğu kapsamında bazı düzenlemeler yapıldı. Buna düzenlemelere göre 2021 ve müteakip hesap dönemlerine ait ciro haddi, 25 milyon TL'den 10 milyon TL’ye indirildi.

e-İrsaliye kullanımının bu düzenleme sonrasında artış göstermesi bekleniyor. Bu kapsamda e-İrsaliye mecburiyeti bulunan mükellefler, artık Paraşüt güvencesi ve tecrübesiyle e-irsaliyesini Paraşüt ile tek ekrandan kolaylıkla düzenleyebilir. Siz de Paraşüt’ün e-irsaliye özelliğini 14 gün ücretsiz deneyebilirsiniz.

e-Defter, Vergi Usul Kanununa ve Türk Ticaret Kanununa göre elektronik ortamda tutulması zorunlu olan; basılmayan, değişmezliğinin ve doğrulunun garanti altında olduğu defterlerin bütünüdür.

e-Belge sisteminden biri olan e-defter ile daha hızlı ve düzenli bir denetim söz konusudur. e-Deftere geçiş yapan firmalar, kağıt ortamda defter tutmaz; e-defter kullanmaya başladıkları tarihten itibaren fiziksel defterleri için kapanış tasdiki yaptırmak durumundadır.

Zamandan tasarruf sağlayan, kolay kullanım imkanı sunan Paraşüt; internetin olduğu her yerden e-belge işlemlerinizi gerçekleştirebilmenize olanak tanıyor.

Paraşüt’ün sunduğu e-fatura, e-arşiv, e-SMM, e-ihracat faturasının yanı sıra yeni eklenen e-irsaliye özelliği ile de tek ekrandan çok sayıda işleminizi kolaylıkla gerçekleştirebilirsiniz.

Kart bilgisi verme zorunluluğu olmadan hemen Paraşüt’ü 14 gün ücretsiz deneyin, Paraşüt tecrübesi ve güvencesiyle işletmenizin e-dönüşüm sürecini emin adımlarla başlatın.