blog-hero-left-bg blog-hero-right-bg
Tüm aşamalarıyla e-fatura başvurusu nasıl yapılır?
Blog-hero
ÖN MUHASEBE REHBERİ

Tüm aşamalarıyla e-fatura başvurusu nasıl yapılır?

İster gönüllü ister zorunluluk kapsamında olun, e-faturaya geçerek işlerinizi dijitale taşıyabilir ve işletmeniz için yepyeni bir dönem başlatabilirsiniz. Bu yazımızda, e-fatura başvuru aşamalarını adım adım anlattık.

Cansu Meşedilci, İçerik Uzmanı

Ortalama okuma süresi 11 dk

Hemen her sektörde dijitalleşmenin ayak izlerini duyduğumuz bir dönemdeyiz. İş yaşamımızdaki çoğu detayın ardında dijitalleşme kendini gösteriyor; teknolojinin nimetlerinden yararlandığımız araç ve yöntemlerle zorlu ve zahmetli işlemlerimizi çok daha rahat ve kolay bir şekilde gerçekleştirebiliyoruz. Bunlardan biri de kuşkusuz ki e-fatura.

Peki e-faturaya geçiş yapmayı düşünenleri nasıl bir süreç bekliyor? Başvuru aşamalarını adım adım anlattığımız bu yazımızda; başvuru için gerekli olan belgelerden e-imza kullanımına, e-fatura zorunluluğunun kimleri kapsadığından neden e-faturaya geçiş yapmanız gerektiğine kadar pek çok önemli noktaya değineceğiz.

e-Fatura Başvurusu için Gereken Belgeler

Tüzel ve Gerçek Kişiler olarak aşağıda yer alan iki başlık altında başvuru için gereken belgeleri inceleyebilirsiniz:

Tüzel kişilerin hazırlaması gereken başvuru belgeleri

  • Yetkili kişi veya kişiler tarafından imzalanmış "e-Fatura Uygulaması Başvuru Formu ve Taahhütnamesi"
  • Yetkili kişi veya kişiler tarafından imzalanmış "Elektronik Mali Mühür Sertifika Sahibi Taahhütnamesi"
  • Şirket kuruluş sözleşmesini içeren ticaret sicil gazetesinin noter onaylı nüshası (Sonradan unvan değişikliği yapılması halinde en son unvanın ilan edildiği ticaret sicil gazetesinin noter onaylı örneği veya aslının getirilmesi halinde Başkanlıkça onaylanmak üzere fotokopisi)
  • Başvuru formuna tüzel kişi mükelleflerin adına imza atan kişi veya kişilerin yetkili olduğunu gösteren noter onaylı imza sirküleri örneği veya aslının getirilmesi halinde Başkanlıkça onaylanmak üzere fotokopisi.

Gerçek kişilerin hazırlaması gereken başvuru belgeleri

  • Yetkili kişi veya kişiler tarafından imzalanmış "e-Fatura Uygulaması Başvuru Formu ve Taahhütnamesi"
  • Uygulama mali mühür ile kullanılmak isteniyorsa mükellef tarafından imzalanmış, "Elektronik Mali Mühür Sertifika Sahibi Taahhütnamesi"
  • Uygulama nitelikli elektronik sertifika ile kullanılmak isteniyorsa mükellefin nitelikli elektronik sertifikaya sahip olduğunu ifade eden yazılı beyanı
  • Başvuru formuna imza atan kişinin yetkili olduğunu gösteren noter onaylı imza sirküleri veya aslının getirilmesi halinde Başkanlıkça onaylanmak üzere fotokopisi.

e-Faturaya başvuru yapmadan önce;

  • Tüzel kişilerin, mali mühür temin etmeleri gerekiyor.
  • Gerçek kişiler ise ister mali mühür isterlerse de e-imza kullanabilme hakkına sahipler.

Şimdi gelin, e-fatura başvuru aşamaları neler, birlikte bakalım.

1. adım: Mali mühür başvurusu

Mali mühür, e-fatura başvurusunda bulunacak firmayı sisteme tanımlamaya yarıyor. Firmanızın gizliliğini ve güvenliğini sağlayarak e-fatura ve diğer belgelerinizi saklamanıza imkan tanıyor.

Mali mühür, Kamu Sertifikasyon Merkezi’nden temin ediliyor. Bağlantıya tıkladığınızda karşınıza çıkan sayfada Tüzel veya Gerçek Kişi seçeneklerine tıklayarak formu doldurmanız gerekiyor. Formu eksiksiz bir şekilde doldurduktan sonra takip eden sayfalarda “Akıllı Kart ve Kart Okuyucusu” olarak seçip devam edebilir ve "Onayla" butonuna tıklayarak ödeme adımına geçiş yapabilirsiniz. Ödeme yaparken dekonttaki açıklama bölümüne “mali mühür başvuru no”yu girmeyi unutmayın!

Mali Mühür sertifikası (MÜS) ve güvenlik hizmetleri sertifikası (GÜS) 3 yıllık olarak tanımlanıyor. Sertifika fiyatları ise şöyle:

Tüzel Kişi, 3 (üç) Yıllık Mali Mühür Sertifikası (MÜS+GÜS) ve Akıllı Kart Okuyucu Ücreti 342,20 TL (290 TL + KDV)
Gerçek Kişi, 3 (üç) Yıllık Mali Mühür Sertifikası (MÜS+GÜS) ve Akıllı Kart Okuyucu Ücreti 217,12 TL (184 TL + KDV)

Sıra geldi, mali mühür kurulum aşamasına…

2. adım: Mali mühür kurulumu

Mali mührün TUBİTAK tarafından size ulaştırılması 3-10 günü alabilir. Mali mühür elinize ulaşınca Kamu Sertifikasyon Merkezi’nin Sürücü Yükleme Servisi sayfasından “İşletim Sisteminiz” ile ilgili bilgileri girerek kart okuyucunuzu seçmeli; bilgisayarınıza uygun sürücüleri indirip kurulum gerçekleştirmelisiniz.

Online Mali Mühür başvurusu yapamayan, şirketi temsile yetkili olan kişilerin yabancı olduğu kurumlar (%100 yabancı ortaklı kurumlar), Adi ortaklıklar, Kooperatifler, Fonlar, OSB ve Kollektif Şirketler ile MERSİS sisteminde şirket bilgileri güncel olmayan veya güncel olduğu halde sıkıntı yaşamaya devam eden mükelleflerin başvurularını Gelir İdaresi Başkanlığı üzerinden yapmaları gerekir.

Bu kapsamdaki mükellefler, gerekli belgeleri şu adrese göndererek yazılı olarak mali mühür başvurusunda bulunabilirler: Gelir İdaresi Başkanlığı Denetim ve Uyum Yönetimi Daire Başkanlığı (33.Müdürlük) Yeni Ziraat Mahallesi Etlik Cad. No: 16 06110 Dışkapı/ANKARA

3. adım: GİB’ten e-fatura başvurusu

Mali mühür kurulumunu tamamladıktan sonra e-fatura başvurusu GİB ‘in “E-fatura Canlı Ortam Başvuru” sayfasından yapılabilir.

GİB’in ilgili sayfasına tıkladığınızda online başvuru formu niteliğindeki şöyle bir ekran ile karşılaşacaksınız:

e-Fatura Canlı Ortam Başvuru Ekranı

Yukarıdaki ekranda da göreceğiniz üzere sayfada yer alan “Mükellef Bilgileri” ve “Şirket Sorumlusu Bilgileri”ni girmelisiniz.

Mükellef Bilgileri

  • VKN veya TCKN
  • e-Fatura uygulamasından yararlanma yöntemi
  • İş Telefonu
  • Fax
  • Adres
  • e-Posta adresi
  • Web adresi
  • Kanuni merkez

Şirket Sorumlu Bilgileri

  • Sorumlu TCKN
  • Sorumlu adı
  • Sorumlu soyadı
  • Sorumlu cep telefon numarası
  • Sorumlu e-posta

Unutmayın: Başvuru esnasında form doldurulurken mali mührün mutlaka bilgiyasarınıza takılı ve çalışır halde olması gerekir.

Formu doldururken “Yararlanma yöntemi” olarak 3 seçenek karşınıza çıkar:
- Portal: Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından ücretsiz olarak sunulan bir e-fatura uygulamasıdır. Bu yöntem ile faturalarınızı GİB e-Fatura Portalı üzerinden manuel olarak oluşturabilir veya kendi bilgi işlem sisteminizde Başkanlığın belirlediği formatta oluşturup Portal hesabınıza yükleyebilirsiniz.

- Entegrasyon: Bilgi İşlem Sisteminin Entegrasyonu Yöntemi, kendilerine ait bilgi işlem sistemini Başkanlığın sistemine entegre ederek mükelleflerin kullanabilmeleri amacıyla geliştirilmiştir.

- Özel entegrasyon: Paraşüt gibi Başkanlık’tan özel entegrasyon izni almış kurumlar ile e-fatura gönderim ve alımlarınızı kolaylaştırabilirsiniz. Paraşüt ile elektronik faturaya geçtiğinizde, internetin olduğu her yerden finansal bilgilerinize erişebileceğiniz, gelir gider takibi, çalışan masrafı takibi yapabileceğiniz ve cep telefonunuzdan kolayca e-fatura ve e-arşiv fatura gönderebileceğiniz bir ön muhasebe programınız da olur.

e-Fatura başvurusu sırasında e-imza kullanılabilir mi?

Bu sorunun cevabı biraz da e-imzanın tanımında gizli. e-İmza, şahıs firmalarının ıslak imzası niteliğindedir ve aynı hukuki özelliklere sahiptir. Bu nedenle şahıs firması iseniz e-imza ile e-fatura başvurusu yapabilirsiniz.

e-Faturaya neden geçiş yapmalısınız?

e-Faturaya zorunluluk kapsamında veya gönüllü olarak geçiş yapabilirsiniz. Her iki durumda da işletmeniz için kolaylıklarla dolu yepyeni bir dönemin başlayacağını belirtmek isteriz.

e-Dönüşüm sürecinin getirilerinden biri olan e-faturanın pek çok avantajı olsa da hız, kolaylık ve daha az maliyet unsurları işletmelere yeni bir işleyiş kazandırıyor.

e-Faturaya geçiş yapmanızın neden gerektiğini kısaca açıklayalım:

  • e-Faturaya geçiş ile kağıt fatura dönemine son vermiş olursunuz. Böylece, elektronik ortamda dakikalar içinde fatura hazırlayıp gönderebilir, faturanızı müşterinize kargolama ile uğraşmadan anında iletebilirsiniz.

  • e-Fatura sistemine geçen işletmeler öncelikle zaman ve maliyet avantajı yakalar. Matbu faturanın gönderim maliyeti aşağı yukarı 4-5 TL seviyesinde iken e-fatura ile bu rakamı 18 kuruşa kadar indirebilirsiniz.

  • Dijital çağa ayak uydurursunuz.
  • Faturalama süreçlerinizi dijitale taşıyarak hızlı ve kolay bir şekilde entegrasyonunuzun uçtan uca yönetimini sağlarsınız.
  • Excel veya muhasebe defterlerinde karşılaşabileceğiniz hata payını en aza indirirsiniz.
  • Hızlı işleyişi sayesinde, zaman size kalır ve böylece hedeflerinize odaklanarak iş verimliliğinizi yükseltirsiniz.
  • Tüm faturalarınızı otomatik olarak kaydedilip 10 yıl boyunca arşivlendiği için kaybolma riskine karşı korumuş olursunuz.
  • Tedarikçileriniz ve müşterilerinizle daha hızlı ve kolay bir şekilde mutabakat sağlarsınız.
  • Kağıt kullanımını azalttığınız için çevreci bir firma olmanın haklı gururunu yaşarsınız.

e-Fatura kimler için zorunlu?

Firmanız e-faturaya geçiş zorunluluğu kapsamında olsa da olmasa da işletmelere yönelik yapılan son düzenlemelerin birçoğunun e-dönüşüme teşvik amaçlı olduğu aşikar. Dijital dönüşümünüzü bir an önce başlatmak isterseniz gönüllü olarak istediğiniz zaman e-faturaya geçiş yapabilirsiniz.

Gelelim; “e-Fatura kimlere zorunlu ve hangi tarihlere kadar geçiş yapılmalı?” sorusunun cevabına…

  • GİB tarafından yayınlanan tebliğe göre, 2020 yılında cirosu 5 milyon TL’yi aşan firmaların 1 Temmuz 2021'de e-fatura ve e-arşiv faturaya geçmeleri zorunlu tutuldu.

  • Ayrıca, Sosyal Güvenlik Kurumu ile sözleşme imzalayan sağlık hizmeti sunucuları ile medikal malzeme ve ilaç/etken madde temin eden tüm mükelleflere, 1 Temmuz 2021 tarihinden itibaren e-Fatura uygulamasına geçme zorunluluğu getirildi.

  • 1 Temmuz 2022 tarihinden sonra Sosyal Güvenlik Kurumu ile sözleşme imzalayanların, e-fatura uygulamasına geçmeleri zorunlu tutuldu.

  • e-Arşiv fatura uygulamasına dahil olmayan mükelleflerce düzenlenecek faturaların vergiler dahil toplam tutarının 30 Bin TL’yi (vergi mükelleflerine düzenlenenler açısından vergiler dahil toplam tutarı 5.000 TL’yi) aşan faturalar, Gelir İdaresi Başkanlığının e-Belge düzenleme portaline gerekli entegrasyonları sağlayarak Başkanlıktan izin alan özel entegratör kuruluşların sistemleri aracılığıyla da düzenlenebileceği belirtildi.

e-Faturaya Paraşüt ile geçiş yapın

e-Faturaya geçişin avantajlarını göz önüne alarak işletmenizin geleceği için önemli bir adım atmayı düşünüyorsanız, bunu Paraşüt ile gerçekleştirmenizi öneriz. Neden mi?

Çünkü e-fatura geçiş sürecinizdeki her aşamada destek olacak uzman ekibimiz, ihtiyacınız olan bilgiye en kısa sürede ulaşmanızı sağlayacak yayınlarımız ve en önemlisi de ücretsiz e-fatura entegrasyonumuz ile direkt uygun e-kontör fiyatlarıyla e-fatura göndermenize imkan sağlayan uygulamamız ile yanınızdayız!

Bu noktada, “Paraşüt ile birlikte e-fatura başvuru süreci nasıl gerçekleşiyor?” merak ediyorsanız, yazımıza göz atmanız faydalı olacaktır.

Şayet “Ben e-fatura başvurusundan anlamam; uğraşmak da istemem” derseniz, bunun da kolayı var: Anahtar Teslim e-Fatura!

“Anahtar Teslim e-Fatura” hizmetimiz ile e-fatura başvuru işlemlerini sizin adınıza bire bir yönetiyoruz. Bu noktada tek yapması gereken, Paraşüt ile e-fatura geçmeye karar vermeniz oluyor.

Mali mühür gönderim süreci haricindeki tüm aşamaları bir günde tamamlıyoruz. Böylece siz yerlerinden bile kalkmadan e-fatura kullanıcısı oluyor ve başvuru işlemleri ile boğuşmadan işletmenizin dijital dönüşümünü tamamlıyoruz.

Kısacası Paraşüt ile e-fatura mükellefi olmanın kolaylığı da rahatlığı da bir başka oluyor; uzun süren işlemler, kargolanmasını bekleyen faturalar, kaybolma stresi yaşadığınız belgeler tarihe karışıyor.

Siz de Paraşüt’ün Mutlu Patronlar’ından biri olmadan önce, 14 günlük bir kullanım deneyimi yaşayarak uygulamamızı kullanıp kullanmayacağınıza karar verebilirsiniz. Ayrıca kredi kartına dahi gerek olmadan şimdi deneme hesabınızı oluşturabilir; dilediğiniz an abone olabilirsiniz.

14 Gün Ücretsiz Deneyin!

article-cloud-right

Yeni çıkan yazılarımızdan haberdar olmak ister misiniz?