e-Fatura nasıl kesilir?

e-Fatura, faturaların dijital ortamda oluşturulmasını, gönderilmesini ve saklanmasını sağlayan elektronik belge sistemidir. e-Fatura kesmek için işletmenin e-fatura sistemine kayıtlı olması gerekir. e-Faturalar; GİB portalı, özel entegratör veya ön muhasebe programı üzerinden düzenlenebilir. e-fatura mükelleflerine e-Fatura, diğer kişi veya işletmelere ise e-arşiv fatura kesilir. 2026 yılında da belirli ciro limitlerini aşan işletmeler için e-fatura kullanımı zorunlu olmaya devam etmektedir.

e-Fatura nedir, faturaların dijital ortamda oluşturulmasını, gönderilmesini ve saklanmasını sağlayan elektronik belge sistemidir. e-Fatura kesmek için işletmenin e-fatura sistemine kayıtlı olması gerekir. Faturalar; GİB portalı, özel entegratör veya ön muhasebe programı üzerinden alıcı bilgileri, ürün detayları ve vergi bilgileri girilerek dijital olarak oluşturulabilir. Kâğıt fatura yerine kullanılan elektronik fatura, işlemleri hızlandırır, maliyetleri azaltır, çevre dostudur ve kolay izleme/arşivleme imkanı sunar. Elektronik faturaların geçerlilik bakımından matbu yani kağıt faturadan hiçbir farkı yoktur.
 

e-Fatura kesmek için işletmenin e-fatura sistemine kayıtlı olması gerekir. e-Fatura; GİB portalı, özel entegratör veya ön muhasebe programı üzerinden alıcı bilgileri, ürün veya hizmet detayları, vergi oranları ve tutar bilgileri girilerek dijital ortamda oluşturulur ve alıcıya elektronik olarak gönderilir.

e-Fatura ve e-arşiv fatura olmak üzere iki çeşidi bulunan bu elektronik belgenin e-fatura hali ticari ilişki içindeki iki tarafın da e-fatura kullanıcısı olması halinde düzenlenir.

Peki e-fatura kesimi nasıl yapılır? Elektronik ortamda gerçekleşen bir işlem olduğu için, internetin bulunduğu her yerden e-fatura kesmek mümkün. e-Fatura kesim süresi ve e-arşiv fatura kesim süresi aynı olmakla birlikte Vergi Usul Kanunu’na göre, bu tür matbu ve elektronik belgelerin, malın teslimi veya hizmetin gerçekleştirilmesinden itibaren 7 gün içinde düzenlenmesi gerekir.

e-Fatura, birçok yazımızda da yer aldığı üzere birbirinden farklı üç yolla kesilebilir:

GİB Portal: Gelir İdaresi Başkanlığının web sitesinde bulunan e fatura portal üzerinden ücretsiz e-fatura hazırlayabilir ve faturalarınıza dair süreçleri portaldan kontrol ve takip edebilirsiniz. Portaldan oluşturulan faturaların saklanma süresi 6 ay olmakla birlikte bundan daha uzun süre önce kesinlen faturaların saklanması mükellefin sorumluluğundadır.

Özel Entegratör: e-Fatura kesmeye başlamak için GİB onaylı bir özel entegratörle de çalışabilirsiniz. Bu noktada süreci en hızlı ve zahmetsiz şekilde yönetmek isteyen işletmeler için en pratik çözüm, kullanıcı dostu bir ön muhasebe programı tercih etmektir. Paraşüt'ün  e-fatura programı ile hiçbir teknik kurulumla uğraşmadan, başvurudan fatura kesimine kadar tüm süreci tek panel üzerinden kolayca yönetebilirsiniz.

GİB’den onaylı özel entegratörlerden biri sayesinde e-fatura kesmeye başlayabilirsiniz. Mevcut seçenekler arasından işletmeler ve fatura süreçlerinden sorumlu kişiler için en pratik ve kolay yol özel entegratörlerle çalışmaktır.

Bilgi İşlem Entegrasyonu: İşletmenizin bilgi işlem sistemi ile GİB Portal’ı entegre etme yoluyla e-fatura kesebilirsiniz. Ancak bu yol, işletmenin özel bilgi işlem birimine sahip olmasını gerektirebilir.

Peki e-ticaret yapan firmalar için e-fatura zorunlu mu? Kısa cevabımız, hayır, e-ticaret fatura kesiminin elektronik ortamda gerçekleştirilmesi zorunlu değil. 

Ancak e-ticaret yapısı itibarıyla çok hızlı işleyen bir operasyon süreci gerektirdiği için işletmelerin özel entegratörlerle e-faturaya geçmesi, operasyonlarını e-ticaret entegrasyonlarıyla otomatize etmesi ve tüm işlemlerini elektronik ortama taşıyarak maliyet ve zamandan tasarruf etmesi her zaman daha avantajlı olacaktır.

e-Fatura düzenlerken aşağıdaki bilgiler gereklidir:

• Alıcı firma bilgileri
• Vergi numarası veya TCKN
• Fatura tarihi
• Ürün veya hizmet bilgileri
• KDV oranı
• Toplam tutar
• Ödeme bilgileri

Vergi Usul Kanunu’na göre e-Faturalar, satış tarihinden itibaren en geç 7 gün içinde düzenlenmelidir. Süresi geçen işlemler usulsüzlük cezası riski oluşturabilir.
 

e-Fatura yalnızca e-fatura mükellefleri arasında düzenlenir. e-fatura kullanıcısı olmayan kişi veya işletmelere ise e-Arşiv fatura kesilmesi gerekir.

• Yanlış vergi numarası girilmesi
• e-fatura yerine yanlış belge türü seçilmesi
• Eksik ürün veya hizmet bilgisi girilmesi
• Yanlış KDV oranı kullanılması
• Faturanın 7 günlük süre geçtikten sonra düzenlenmesi
• Hatalı tutar hesaplaması yapılması

• Alıcının e-fatura mükellefi olup olmadığı kontrol edilmelidir.
• Vergi numarası ve firma bilgileri eksiksiz girilmelidir.
• Ürün veya hizmet bilgileri doğru şekilde yazılmalıdır.
• KDV oranları ve toplam tutarlar dikkatlice kontrol edilmelidir.
• e-Faturalar satış tarihinden itibaren en geç 7 gün içinde düzenlenmelidir.
• Yanlış belge türü seçilmemelidir.
• Temel ve ticari fatura senaryosu doğru belirlenmelidir.
• Mali mühür veya e-imza süreçleri aktif olmalıdır.
• Düzenlenen faturaların durum kodları takip edilmelidir.
• e-Faturalar dijital ortamda yasal saklama süresi boyunca arşivlenmelidir.

Gelir İdaresi Başkanlığının e-faturaya geçme şartlarına girmiş olan şirketlerin, tüm faturalarını elektronik ortamda kesmeleri zorunlu tutuldu.

2026 yılı için e-Faturaya geçiş hadleri ise son durumda şöyle; brüt satış hasılatı 3 milyon TL ve üzeri olan mükelleflerin e-faturaya geçiş zorunluluğu bulunuyor.

Bunun yanı sıra e-fatura düzenlemek durumunda kalan sektörler de şöyle:

• Her türlü elektronik ortamda satış yapan mükelleflerden 2022 veya müteakip hesap dönemleri için 500 Bin TL ve üzeri brüt satış hasılatı olanlar,
• Gayrimenkul ve/veya motorlu taşıt, inşa, imal, alım, satım veya kiralama işlemlerini yapanlar ile bu işlemlere aracılık faaliyetinde bulunan mükelleflerden 2022 veya müteakip hesap dönemleri için 500 Bin TL ve üzeri brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) olanlar,
• Kültür ve Turizm Bakanlığı ile belediyelerden yatırım ve/veya işletme belgesi almak suretiyle konaklama hizmeti veren otel işletmeleri e-faturaya geçmek zorunda.
• e-Arşiv fatura kesme zorunluluğu, 2026 yılı itibarıyla parasal sınırlar esas alınarak değil, alıcının e-fatura mükellefi olup olmamasına göre belirlenmektedir.
• 1 Ocak 2026’dan itibaren, e-Fatura mükellefi olmayan kişi ve kurumlara yapılan satışlarda, tutarına bakılmaksızın e-Arşiv fatura düzenlenmesi zorunludur.
• Vergi mükellefi olan alıcılara yapılan satışlarda ise, aynı gün içinde 12.000 TL’yi aşan işlemlerde satış fişle belgelendirilemez; alıcının e-Fatura mükellefi olup olmamasına göre e-fatura veya e-arşiv fatura düzenlenmesi gerekir.

İstisna: 

Basit usulde vergilendirilenler ile işletme hesabı esasına göre defter tutan mükellefler, 31 Aralık 2026’ya kadar vergiler dâhil 3.000 TL’ye kadar olan işlemler için kâğıt fatura düzenleyebilir; bu tutarın üzerindeki işlemlerde ise e-Arşiv fatura zorunludur.

Bir de ciro limitine bakılmaksızın e-faturaya geçmesi gereken sektörler var. Bu sektörleri de listeleyelim:

• ÖTV 1 ve 3 kapsamındaki ürünleri üreten şirket sahiplerinin, internet reklamcılığı hizmet aracıları ile internet ortamında ilan yayınlayan firmalar,
• e-Fatura uygulamasına kayıtlı olan mükelleflerden, 3065 sayılı Katma Değer Vergisi Kanununun 11’inci maddesi kapsamındaki mal ihracı (Türkiye'de ikamet etmeyenlere özel fatura ile yapılan bavul ticareti kapsamındaki satışlar dahil) ve yolcu beraberi eşya ihracı (Türkiye'de ikamet etmeyenlere KDV hesaplanarak yapılan satışlar) kapsamında fatura düzenleyecek olanlar.
   

e-Fatura yalnızca e-fatura mükellefleri arasında düzenlenir. e-Arşiv fatura ise e-fatura kullanıcısı olmayan kişi veya işletmelere kesilebilir.

Tevkifatlı fatura, aslında bildiğimiz faturadan farklı bir tür olmamakla birlikte, faturayı kesme yöntemi de irsaliyeli fatura ile aynıdır. Faturanın tevkifatlı olmasının tek farkı, faturadaki vergi tutarının alıcı ile satıcı arasında bölüştürülmesidir; bu nedenle de faturadaki vergi hesaplamaları diğer faturalardan değişkenlik gösterir.

Döner sermaye ve kamu iktisadi kuruluşları, tüm borsalar, bankalar, genel bütçe içinde kabul edilen kamu daireleri ve belediyeler, tüzel kişilikli emekli sandıkları, kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşları ve BİST bünyesindeki firmalar tevkifatlı fatura keserler.
 

e-Fatura kullanıcıları arasında, yalnızca e-fatura mükellefleri arasında fatura kesimi gerçekleşebilir. Eğer karşı taraf e-fatura kullanıcısı değilse, fatura e-fatura ortamında kesilemez. Bu durumda, e-arşiv fatura kesme işlemi gerçekleştirilir veya matbu, yani geleneksel kağıt fatura yöntemi kullanılır.

Mal veya hizmet satışı gerçekleşen kişilere 7 günü aşmayacak şekilde fatura kesilmesi gerekir. Faturalar kesildikten sonra Gelir İdaresi Başkanlığı üzerinde 6 aya kadar saklanır. 

e-Belgelerin saklanması, daha sonra ihtiyaç duyduğunuz belgeleri inceleyebilmeniz, raporlayabilmeniz veya cari hesaplarda oluşabilecek sorunları önleyebilmeniz için önemli bir detaydır.

e-Fatura durum kodları, faturanın GİB sistemi üzerindeki işlem durumunu gösterir. Gönderim, teslim, hata ve onay süreçleri bu kodlar üzerinden takip edilebilir.

Belirlenen ciro limitlerini aşan veya zorunlu sektörlerde faaliyet gösteren işletmeler için e-fatura kullanımı zorunlu olabilir.

e-Faturalar GİB sistemi üzerinden dijital olarak iletilir. İşlemler özel entegratör veya ön muhasebe programı aracılığıyla otomatik şekilde yönetilebilir.

Mükelleflere yukarıda saydığımız ve GİB Portal’da yer almayan özellikleri sağlamasının yanı sıra Paraşüt’ün kullanım kolaylığı ve internetin olduğu her yerden, tüm cihazlardan erişilebilir olması sayesinde işlemlerinizi en pratik ve hızlı şekilde gerçekleştirebilirsiniz.

Özel entegratörlerden biri olan bulut tabanlı ön muhasebe programı Paraşüt ile saniyeler içinde e-fatura ve e-arşiv fatura kesip karşı tarafla paylaşabilir, faturalarınızı 6 aydan çok daha uzun süre, güvenle saklayabilirsiniz.

Paraşüt ile e-fatura nasıl kesilir, detaylarını incelemek için kullanım kılavuzumuzda yer alan “e-Fatura/e-arşiv nasıl gönderilir?” yazımızı ve ekran görüntülü anlatımımızı inceleyebilirsiniz.

Anahtar Teslim e-fatura hizmeti ile geçişinizden sonraki her aşamada uzman süreç danışmanlarımızla irtibat halinde kalarak tüm sorularınıza yanıt bulabilir, destek ekibimizden yardım alabilirsiniz.

Şu detayı da sizlerle paylaşalım; e-Faturaya geçtiğiniz anda e-fatura kesmeye başlamak zorunda değilsiniz. Yani, e-faturaya zorunlu geçme tarihinden önce (45 gün öncesine kadar) e-faturaya geçiş işlemlerinizi yoğunluğa kalmadan yapabilir, zorunlu geçiş tarihinde veya 45 gün içerisinde belirlediğiniz bir tarihte geçişinizi başlatabilirsiniz.

Paraşüt’ü 14 gün ücretsiz denemek ve işletme sahiplerinin hayatını kolaylaştıran tüm özelliklerimizi incelemek için hesabınızı aşağıdaki butona tıklayarak oluşturabilirsiniz.

Yazımız ilginizi çektiyse e-fatura ile değerli bilgiler içeren diğer blog yazılarımıza aşağıdaki önerilerden ulaşabilir, Paraşüt Blog'a abone olarak e-dönüşüm uygulamalarına ilişkin son gelişmeleri takip edebilirsiniz.