Stok kontrolü nedir? Avantajları nelerdir?

Stok kontrolü, işletmelerin bugünlerini analiz edebilmeleri, yarınlarını doğru planlayabilmeleri için önemli konuların başında geliyor. e-Ticaret ile uğraşıyor ya da fiziki mağazanızda faaliyetlerinizi sürdürüyor olmanız fark etmeksizin stoklarınızın takip ve kontrolünü hatasız bir şekilde yapmanız büyük önem taşıyor.

 

Stok kontrolü nedir?

Stok kontrolü, toplam ürün miktarınızı düzenli aralıklarla takip etmeniz ve ihtiyaçlarınızı belirleyerek gerekli aksiyonları almanız demektir.

Stok kontrolü, üretimden satışa uzanan bir süreci kapsar. Firmalar, mevcut ürünlerini kategorilendirerek stok azı ve stok fazlası mallarını tespit eder. Aynı zamanda müşterilerinin taleplerini göz önünde bulundurarak etkili bir satış gerçekleştirmenin yollarını ararlar.

Bu noktada “Stok kontrolünün amacı nedir?” sorusu akıllara gelebilir. Stok kontrolünün amacı, mevcut ürünlerinizin akıbetini analiz etmek ve günün sonunda sağlıklı işleyen üretim bandı, güçlü bir satış yönetimi ve ideal bir gelir-gider dengesi kurarak işletmenizin finansını kuvvetlendirmektir.

Bir firma stok kontrolünü gerçekleştirirken şunlara dikkat etmelidir:

• Günlük, haftalık ve aylık olmak üzere belirli periyotlarda stok hareketlerini düzenli olarak kontrol etmelisiniz.
• Depo veya depolarınızın mevcut durumlarını gözeterek yeni ürün girişleri için organizasyon yapmalısınız.
• Stok giriş ve çıkışlarını kullandığınız sistem ya da dokümana kaydederek takibini sağlamalısınız.
• Ay sonlarında genel bir bakış sağlaması için stok sayımlarını gerçekleştirmelisiniz ve bu verileri raporlayarak arşivlemelisiniz.
• Stok ve bütçe dengesini kurarak önceliklendirmelerinizi belirlemeli, iş planınızı netleştirmelisiniz.
• Dönemler arası stok farklarını analiz ederek değerlendirmede bulunmalı, yaptığınız çıkarımlarla stokunuza dahil edeceğiniz ya da eriteceğiniz ürünleri belirlemelisiniz.

 

Stok kontrolü nasıl yapılır?

Her firmanın ihtiyaçları farklılık gösterir. Mevcut ürünlerinizin durumunu, satış oranlarını ve müşterinin ürünlerinize karşı ilgisini en iyi siz tespit edebilirsiniz. Bu nedenle ürünlerinizin stoktaki miktarını, stokta kalma süresini ve satışa dönüşme ihtimalini göz önünde bulundurarak bir stok planlaması ve kontrolü yapmalı, bu planlamayı yaparken rakip firmaların pazara sunduğu yeni trendleri de hesaba katmayı unutmamalısınız.

Örneğin, hazır giyim sektöründe perakende satış gerçekleştiren bir firmasınız. Kış sezonu yaklaşmakta fakat elinizde tahminlerinizin üzerinde bir miktarda yaz sezonundan ürünlerinizin kaldığını görmektesiniz. Bu durumda düzenleyeceğiniz sezon sonu kampanyası ile elinizdeki ürünleri bitirmeyi hedefleyebilirsiniz.

Ya da bir kırtasiye dükkanınız var. Okul dönemi yaklaşırken stokunuzda bulundurmanız gereken defter, kalem, çanta vb. okul malzemeleri için tahmini bir oran belirleyebilirsiniz. Yapacağınız stok kontrolü ile tükenmeye yakın fakat taleplerin halen yoğun olduğu ürünlerinizin devamlılığını sağlayabilirsiniz.

 

Stok kontrolünün avantajları nelerdir?

Sağlam bir stok yönetimi hem kısa hem de uzun vadede işletmelere pek çok avantaj sağlar. Bu bölümde, stok kontrolünün bir işletmeye sağladığı faydalardan söz edeceğiz.

 

Stok fazlası ve eksiği olan ürünler belirlenir

Stok kontrolü eksikleri tespit etmenize, stok fazlası ürünleri de hızlıca elden çıkarmak için alternatif çözümler geliştirmenize yardımcı olur. Böyle bir durumda, eksik ürünlerin tedarik süreci başlatılır.

Stok fazlası ürünler için ise, çeşitli kampanyalar ve tanıtım çalışmaları yapılarak eldeki ürünlerin bitirilmesi amaçlanır. Fazla ürünlerin tüketilmesi deponuzda yeni ürünlere yer açmanız ve çok daha talep gören ürünlere yönelmeniz için bir adımdır.

 

Proaktif olmanızı sağlar:

Stok kontrolü firmaların proaktif olmalarına yardımcı olur, olası riskli durum veya yoğun dönemlere karşı hazırlıklı olmalarını sağlar.

Örneğin, gıda ürünleri satan bir firma Ramazan Bayramı yaklaşırken yapacağı stok kontrolü ile stokunda şekerli ürün bulundurmayı önceliklendirebilir, stoklarını tazeleyebilir.

 

Üretim-satış dengesini kurar:

İyi bir stok takibi, üretim faaliyetlerinizi de etkiler. Üretim yönetimi stok kontrolü, “Hangi ürünün üretimini artırmalı, hangilerinin durdurmalı?” sorusuna cevap niteliğindedir. Yapacağınız kontrol ile üretimdeki işleyişinize verimlilik katarak yığılmaların önüne geçebilir, belirlediğiniz ürünlerinizin üretimine öncelik verebilirsiniz.

 

Gereksiz maliyetlerin önüne geçer:

Stok kontrolü analiz gerektirir. Detaylı bir analiz ise, gelir-gider dengenizi sağlıklı bir şekilde kurmanıza, finansal yönetiminizi güçlendirmenize yardımcı olur. Diyelim ki, stoğunuzda bulundurduğunuz bir ürünün satışını gerçekleştiremiyorsunuz.

Müşterinin beğenisi ile tahminleriniz uyuşmadı ve elinizde bu üründen fazlasıyla kaldı. Yaptığınız bu analizle, tekrar bu ürünü tedarik etmeme üzerine bir içgörüye ulaşabilirsiniz.

Bu, bütçenizi verimli kullanmanız ve maliyet muhasebesini daha etkin şekilde yapmanız için gerekli ve önemlidir. Kısacası stok kontrolü, yapılan hataların farkına vararak bunlardan ders çıkarmak demektir.

 

Stok kontrol yöntemleri nelerdir?

Stok kontrol yöntemlerini iki ana başlık altında inceleyebiliriz:

• Fiziksel stok kontrolü
• Yazılımsal stok kontrolü

 

Fiziksel stok kontrolü

Fiziksel stok kontrolü, depolarda stok sayımlarının yapıldığı, çalışma saatlerinin yetmeyip gecelere kadar mesaiye kalınan bu nedenle de olası hatalara oldukça açık olan bir yöntemdir. Bu tanımımızdan bile o yorucu ve zahmetli iş yükünün gözünüzde canlandığını tahmin edebiliyoruz.

Manuel olarak yapılan bu kontrol tipinde, büyük bir zaman kaydı vardır. Aynı zamanda bu dönemlerde mevcut çalışan sayısının yeterli olmamasından kaynaklı olarak firmalar ek personel talep edebilir, bu da maliyetlerin artırılması anlamına gelir.

 

ABC stok yönetimi

ABC stok yönetimi, stoğunuzu oluşturan ürün gruplarının önem derecesine göre sınıflandırılmasıdır. A grubundakiler, sayı olarak az fakat maddi değer bakımından yüksek olan ürünlerdir. C grubundakiler sayı olarak fazla, maddi değer olarak düşük olan ürünlerdir. B grubundakiler ise, A ve C gruplarının ortasında bir strateji izlenerek sayı ve maddi değer olarak orta seviyeyi temsil eder.

 

Gözle kontrol yöntemi

Depoda çalışan personel tarafından stokların tek tek sayılmasıdır. Bu yöntemde, stokta eksik olan ürünler kaydedilir ve raporlanır. Bu yöntem, ekstra personel ihtiyacına ve zaman kaybına sebep olur.

 

Çift kutu stok kontrol yöntemi

Stoktaki ürünler iki ayrı kutuya konulur ve kutulardan biri bittiğinde stokların yenilenmesi talep edilir. Genelde bu yönteme yeni sipariş vermek için başvurulur.

 

Sabit sipariş miktarı yöntemi

Bu yöntemde, sabit bir sipariş miktarı belirlenir ve belirlenen miktar dolduğunda yeniden sipariş verilerek stok güncellemesi yapılır. Bu yöntem, stoksuz kalmaya karşı alınan önlemlerdendir.

 

Sabit sipariş periyodu yöntemi

Yukarıda bahsettiğimiz “Sabit sipariş miktarı yöntemi”nin belirli periyotlarla uygulanmasıdır. Firmalar tedarik etmeleri gereken ürün veya malzemeleri düzenli aralıklarla yeniler.

Firmalar hangi yöntemi benimseyerek kontrol mekanizmalarını kuracakları konusunda kimi zaman tereddüt yaşayabiliyor ve “Stok kontrolü sürecinde kullanılan yöntemlerin en büyük sorunu nedir?” sorusunu sorabiliyorlar. Yaptığımız araştırma ve gözlemler sonucu özellikle yukarıda bahsettiğimiz geleneksel metotlarda işletmelerin çok fazla zaman ve maliyet kaybı yaşandığı için iş verimliliğinde düşüş görülüyor.

Belki de günümüz işletmelerinin benimsedikleri kalıpların biraz daha dışına çıkarak yeni metotları deneyimlemelerinin zamanı gelmiştir, ne dersiniz?

 

Yazılımsal stok kontrolü

Günümüz ticaret dünyasında rekabet kızışıp hız ve verimliliğin önemi daha da arttıkça, sağlam durmak ve büyümek isteyen firmalar da çözümü yazılımsal uygulamalarda aramakta, hızlı bir şekilde adapte olmaya çalışmakta. Stok kontrol modülü olarak karşımıza çıkan yazılımsal çözümler de bunlardan biridir.

Firmalar yazılımsal stok kontrol yönetimini etkin bir şekilde gerçekleştirebilmek için ihtiyaçlarını gözeterek kendilerine uygun gördükleri programları satın alma sürecine giderler. Bu anlamda Paraşüt, sunduğu hizmet ve özelliklerle firmaların güvenerek tercih ettiği online ön muhasebe programı olarak öne çıkar.

Paraşüt’ün stok takip programı sayesinde firmalar, tek bir ekrandan stok kontrolünü sağlayabilir, kullanıcı dostu arayüzü ile güncel stok bilgilerine anında ulaşabilir.

Farklı lokasyonlarda bulunan depolardaki ürün miktarını kolayca tespit etmenize yardımcı olur ve ürünlerinize dair tüm bilgilere dilediğiniz an erişebilmenizi sağlar. Sizi, depolarınızı ziyaret ederek ürünlerinizin sayımını yapma derdinden kurtararak toplu stok güncellemeleriniziyapmanıza, stok hareketlerini raporlamanıza ve kritik stok uyarısı özelliği ile belirlediğiniz ürün miktarının altına düşmeniz durumunda aksiyon almanıza imkan tanır. Kısacası, size bu işin kolay bir yolu olduğunu kanıtlar.

Siz de stok yönetiminizi sağlıklı bir şekilde gerçekleştirmek kontrol mekanizmalarınızı kuvvetlendirmeye ihtiyaç duyuyorsanız Paraşüt’ü 14 gün ücretsiz deneyebilirsiniz. Bunun için aşağıdaki butona tıklayarak deneme hesabınızı oluşturmanız yeterli olacaktır.