Stok yönetimi nedir? Nasıl yapılır?

Stok, bir firmanın üretim yapabilmek için elinde bulundurduğu hammadde, yarı mamul, mamul ya da varlıklar tabii ürünlerdir.

Stok tutmak, stok takibi yapmak üretim firmalarının maliyet kalemlerinden biridir. Her maliyet gibi stok da alternatif maliyet yükseltilmeden kontrol altında tutulmalıdır. Hem üretim talebini karşılayacak kadar stok elde bulundurulurken hem de lojistik, saklama, aşınma vb. maliyetler düşürülmeye çalışılır.

Bir bakkal dükkanımız olduğunu düşünelim. Bakkalımızda şekerleri talebe göre çok ve çeşitli tutmaya çalışırken, son kullanma tarihleri yaklaşmadan tüketilmesi için çaba gösteririz.

Şeker (Ramazan) Bayramı gelirken şeker stokunu arttırırken, aşağı yukarı bir talep tahmini yapar ona göre sipariş verir, depomuzun aldığı kadarını saklarız. Bayram geçtikten sonra hala stoğumuzda şeker varsa ve bu şekerleri son kullanma tarihlerinden önce tüketemediysek stok yönetimini yanlış yapmışız demektir. Bu durumda dikkat etmeniz gereken, stok yönetiminizi depo takibi ile birlikte gerçekçi yapmanızdır.

Doğru yönetimi için stok kontrolünü belirli aralıklarla gerçekleştirmek önemlidir. İşletmelerin stok kontrollerini en etkili şekilde nasıl yapacaklarını anlattığımız yazımız bu anlamda faydalı olacaktır.

 

Belirli dönemlerdeki talep artışını karşılama

Bakkal örneğimizde olduğu gibi belli dönemlerde karşılaşılan talep artışını yetişebilmek için stok tutulur. Stoklu olan ürünler talep oluştuğunda piyasaya arz edilebilir.

 

Hazırlıksız yakalanmama

Her ne kadar ticari faaliyet birtakım hesaplamalar ve tahminlerle kontrol altında tutulmaya çalışılsa da talep, arz ve ürün tedariği üçgeninde ortaya çıkabilecek önceden tahmin edilemeyen değişmelere karşı hazırlıklı olmak için stok tutulabilir. Bu sayede herhangi bir ürün ya da hammaddeye karşı ortaya çıkan talep sorunsuzca karşılanır.

 

Tedarik maliyetlerini düşürmek

Bir ürünün topluca sipariş verilmesi tedarik maliyetlerini düşürecektir. Hem lojistik hem de parça başı maliyet düştüğü için sürekli talebin olduğu ürün/hammeddeler yüksek hacimlerde alınarak stokta tutulabilir.

 

Spekülatif nedenler

Örneğin hammadde ya da nihai mal fiyatlarının yakın zamanda artacağı beklentisi karşısında işletmeler, bu fiyat dalgalanmasından etkilenmemek için stok tutma yoluna gidebilirler.

Eğer üretiminizin ana hammaddelerinin fiyatlarında dalgalanmalar yaşanıyorsa zaman zaman bu tip stok tutma stratejileri uygulayabilirsiniz.

Stok yönetimi üretim ve arz sürecini doğrudan etkiler. Bir işletmenin devamlılığı ve karlılığı için hayati önemdedir. Her işlem gibi stok yönetimi yapmanın da avantajları ve dezavantajları vardır.

 

Stok muhasebe kaydı

Bir işletmenin mevcut stokuna dair muhasebe kaydı oluşturulurken, stok çeşitlerine göre gruplama yapılır. Bu gruplamada stoklar hammadde, mamul ve yarı mamul stokları olmak üzere üçe ayrılır.

• Hammadde stokları: Herhangi bir işlemden geçmemiş, tedarikçiden gelen malzeme veya bilgiye hammadde stoku denir. Bir işletme için işlemi gerçekleşmiş yani üretimi tamamlanmış ürün bir başka işletme için hammadde konumunda olabilir. Örneğin, hazır giyim sektöründe faaliyet gösteren bir firma için tedarikçi firmadan aldığı örme kumaş hammadde stoku kapsamında değerlendirilir. Fakat, örme kumaş firması için bu ürün hammadde değildir.
• Yarı mamul stokları: Üretim sürecine girmiş fakat son aşamaya ulaşmamış ürünlere yarı mamul denir. Birden çok aşaması bulunan üretim modellerinde rastladığımız yarı mamul stokunda zincirleme bir iş akışı vardır. Üretimin bir aşamasında herhangi bir sorunla karşılaşılması durumunda stoktaki yarı mamul kullanılarak üretimin tamamlanması planlanır.
• Mamul stokları: Üretim süreci tamamlanmış, satışa hazır halde olan ürünlere mamul denir. Bu gruptaki depolanma miktarının toplamı da mamul stokunu oluşturur. Örneğin; çamaşır makinesi, kitaplık, bardak, tabak gibi satışa sunulan üretim süreci bitmiş ürünler bu gruba aittir.

• Üretim sürecinin düzenli ve sürekli devam etmesini sağlar. Böylece hammadde ya da ürün eksikliğinden dolayı üretim süreci durmaz veya aksamaz.
• Gereksinimler doğru belirlenip, yönetildiğinde finansal yönetim etkinlik kazanır.
• Tedarik ve satış süreçleri düzene girer, böylece maliyet düşer.
• Maliyet muhasebesi daha rahat yapılabilir.
• Üretim süreçleri gerçeğe daha yakın olur ve yönetilmesi kolaylaşır.
• Malzeme, ürün kaybı en aza indirilir.

• Stok bulundurmak barındırma maliyetlerini attırabilir. Depolama maliyeti bir kalem olarak finansal tablolarınıza girer.
• Stoklara bağlanmış para/nakit diğer kaynaklar için kullanılamaz.
• Depolanan ürünün piyasası azaldığında maliyetine yakın bazen de maliyetin altında elden çıkartmak gerekebilir.
• Eğer hammadde fiyatı piyasada sabit değilse hammaddeyi yüksek fiyattan stoğa alma ve zarar etme ihtimali doğar.
   

Stok yönetiminin bel kemiği olan bir diğer konu da, maliyetlerdir. Aşağıda özet halinde verdiğimiz maliyet türlerine gelin, birlikte göz atalım.

Birim maliyeti: Bir işletmenin tedarikçisinden aldığı ürünün ya da kendi üretimini yaptığı ürünün fiyatıdır.

Sipariş maliyeti: Sipariş vermek için katlanılması gereken tüm maliyetleri içerir. Bunun içerisinde ürünlerin taşıma maliyetleri de vardır.

 

Stok bulundurma maliyeti nedir?

Bir ürünün belirli bir zaman aralığında, stokta tutulmasının maliyetidir.

 

Stok bulundurmama maliyeti nedir?

Bir siparişin stoklardan karşılanamaması durumunda ortaya çıkan veya stoklardan karşılanamayan talep miktarına işletmenin ulaşıncaya kadar geçirdiği zaman dilimiyle oluşan maliyetlerdir.

Stok kaydı, bir işletmenin ürün akışındaki düzenini kontrol etmektir. Müşteri taleplerinin somut bir şekilde görülmesinde, ihtiyaçların çıkarıp listelenmesinde ve yeni ürün stokunda nelere yer verip nelere yer verilmemesi gerektiğine karar vermede büyük öneme sahiptir.

Her ürünün girilmesi, miktarının belirtilmesi, birden çok depoda bulunuyorsa hangi depoda ne kadarlık bir ürün olduğunun kaydedilmesi tahmin edersiniz ki hata yapmaya da açıktır.

Buradaki iş, ne kadar otomatikleşirse firma sahibine ve ürün departmanına o kadar rahat bir kontrol alanı ve hakimiyet yaratılmış olur. Bu nedenle günümüzde, geleneksel yöntemler bir kenara bırakılarak belirli araçlar ve uygulamalar aracılığıyla bu takip yapılmaktadır.

Stok takibi birçok yolla yapılabilir; kağıt kalem ile, excel benzeri bir program ile, kendi yazılımlarınız ile, stok takibine özel yazılımlar ile. Paraşüt ise size fatura takibi, cari hesap takibi, gelir gider takibi, raporlama, e-fatura ve online tahsilat ile entegre bir şekilde stok takibi sunar.

Online ön muhasebe programı Paraşüt, fatura takibi ve online tahsilat gibi entegre özellikleri ile beraber stok yönetimi yapmaya da olanak sunar.

Stok takibini bir ön muhasebe programı üzerinden yapmak, çoğu işletme için pratik bir çözümdür. Ancak stok yönetiminiz yalnızca elinizdeki ürün miktarını görmekle sınırlı değilse, farklı pazaryerlerinden sipariş alıyor, birden fazla depo yönetiyor ya da satış anında stok, fatura ve tahsilatın birbirine bağlı ilerlemesini istiyorsanız, klasik bir ön muhasebe programı yeterli gelmeyebilir.

Ön muhasebe programı fatura, tahsilat, ödeme ve cari hesap gibi finansal işlemlere odaklanır ve stok takibini de bu işlemlere entegre bir özellik olarak sunar. Ticari işletme programı ise bunun bir adım ötesine geçer. Her satış faturası kesildiğinde stok kayıtlarını otomatik günceller, depo bazında kritik stok seviyesi belirlemenize ve bildirim almanıza olanak tanır, farklı pazaryerlerinden gelen siparişleri tek panelde toplayıp toplu faturalandırmanızı sağlar. Yani stok, sipariş, fatura ve tahsilat süreçlerinin tamamı tek sistemde birbirine bağlı şekilde ilerler.

Kısacası ön muhasebe programı stok hareketlerini kaydeder, ticari işletme programı ise bu hareketleri satış, sipariş ve tedarik süreçlerinizle birlikte yönetmenizi sağlar. İşletmeniz büyüdükçe ve stok yönetiminiz operasyonel bir karmaşaya dönüştükçe, ticari işletme programına geçmek doğru zamanlama olabilir. Detaylı bilgi için Ticari işletme programı nedir, ne işe yarar? yazımızı inceleyebilir, işletmenizin stok ve tüm operasyonel süreçlerini tek yerden yönetmek için Paraşüt Ticari İşletme Programı'nı ücretsiz deneyebilirsiniz.

Paraşüt'ün online stok takip programı üzerinde stok yönetimi yapmak mümkün. Bir yandan proforma fatura oluşturur, bir yandan gelir-giderinizi yönetirken, ürünlerinizin de stok takibini gerçekleştirebilirsiniz. Bunun için `Ayarlar `> `Uygulamalar` altından `Stok Takibi`’ni etkinleştirmeniz gerekmektedir.

Stok takip sistemi nedir, ne iş yapar? yazımıza göz atarak ayrıntılı bilgi alabilirsiniz.

Stok ve depo takibi özelliği ile beraber Paraşüt’ü 14 gün ücretsiz deneyebilirsiniz:

 

Bu yazılarımız da ilginizi çekebilir:

Proforma fatura nasıl hazırlarım?

Start-uplarda Ekiplerin Vazgeçilmez 3 Üyesi

Finansal Tablo Nasıl Hazırlanır?

Nakit Akışımı Nasıl Takip Ederim?