Stok takibinin kâr-zarar tespitinde önemi

Yazımızı okuduğunuzda stok takibi ve envanter yöntemleri hakkında bilgi sahibi olacak ve kâr-zarar hesaplamalarınızda hata yapma ihtimalinizi ortadan kaldıracaksınız.

Konuya temel bir bakış kazanmamız için, öncelikle "Stok nedir?" sorusuna cevap verelim. Stok, satışa hazır hammadde ve ürünlerin toplam miktarıdır. Kâr-zarar tespitinde girişimcileri en çok zorlayan konu satılan ürünün maliyetini hesaplamaktır. Stok takibi ise maliyet hesaplaması için oldukça önemli bir adımdır. "Neden?" dediğinizi duyar gibiyim. Bir örnek ile konuyu detaylandırarak açıklamaya çalışalım:

Bir ayakkabı satış mağazanız var. Ne kadar satış yaptığınızı yazarkasa kayıtlarınızdan ve müşterilerinize düzenlediğiniz faturalar ile kolayca izleyebilirsiniz. Kira bedelini, işçilik maliyetlerini, elektrik giderinizi ve diğer benzer maliyetlerinizin takibini kolayca yapabilmeniz mümkün. Sizi zorlayabilecek olan satılan ayakkabıların maliyetini bulmak olacaktır. Mağazanız için satın aldığınız ayakkabıların bedeli satılana kadar bir maliyet değil, bir stok kalemidir.

Muhasebe kayıtlarında iki tür maliyet hesaplama yöntemi vardır. Bunlardan biri sürekli envanter yöntemi, ikincisi aralıklı envanter yöntemidir:

Sürekli envanter yönteminde her satış işleminden sonra sattığınız ürünün size olan maliyetini gider olarak hesaplarsınız. Yani satış kaydı ile birlikte maliyet kaydı da yapılır.

Bu yöntemi daha çok, sattığı malları sayması kolay ve büyük hacimli işletmeler uygular. Az sayıda mal satan işletmelere uygun bir sistemdir ( Beyaz eşya, Mobilya vb.).

Ayakkabı dükkânı örneği üzerinden gidersek, her satış işleminin ardından hangi ürünün satıldığını ve bu satılan ürünün maliyetinin ne olduğunu hesaplamanız gerekecektir. Her sattığınız ayakkabının maliyetini bir gider kalemi olarak kâr-zarar hesabına gider olarak eklemeniz gerekir.

Aralıklı envanter yönteminde, satılan ticari malların maliyeti, dönem sonunda toplu olarak hesaplanır. Bu yöntemi daha çok zor küçük hacimli işletmeler uygular. Çok sayıda ve çeşidi fazla olan ürünleri alıp satan işletmeler için uygun bir yöntemdir ( Tekstil mağazaları, Market, Eczane vb. ). Bu yöntemi uygulamak için dönem sonlarında stok tutarlarını tespit etmiş olmalısınız. Yine ayakkabı dükkânı üzerinden bir örnek verecek olursak:

Dönem Başı Mal Mevcudu: 10.000 TL Dönem İçi Mal Alışları: 5.000 TL Dönem Sonu Mal Mevcudu: 2.500 TL Satılan Malların Maliyeti: 12.500 TL

Hesapladığınız satılan malın maliyetini bir gider kalemi olarak kâr-zarar hesabınıza ilave ederek kârınızı tespit olmuş olursunuz. Girişimciler genelde satılan malın maliyetini bulmak yerine alışlarını bir gider olarak değerlendirmekteler. Ancak elinizdeki stok henüz satılmadığından bir gider değildir, işletmenizdeki bir varlık kalemidir, satıldığında maliyeti ile gider oluşur.

Hem işletmenizin kâr-zarar hesabını daha sağlıklı yapabilmeniz hem de yasal kâr-zarar bildirimlerinizin gerçeğe uygun yapılabilmesi için dönem sonlarında mutlaka detaylı stok sayımı yapmanız ve bu tutarları not etmeniz önemlidir. 3 ayda bir Geçici Vergi Beyannamesinde kazancınızın doğru tespit edilebilmesi için her çeyrek sonunda stok sayımı yapmanız ve tespit ettiğiniz stok bilgisini mali müşaviriniz ile paylaşmanız gerekmektedir.

Stok tespitinin mutlaka yapılması gereken tarihler: 31 Mart, 30 Haziran, 30 Eylül, 31 Aralık. Stok sayımını her hafta ya da her ay yapmanız stok sayım sürecini ve stok takibinizi kolaylaştıracaktır.

Sizin işletmeniz için hangi envanter yönteminin daha uygun olacağını mali müşaviriniz ile görüşerek tespit edebilirsiniz.

Ayrıca, Paraşüt'ün online stok takip programı üzerinden stok yönetiminizi kolaylaştırabilir, stoklarınız ile ilgili detaylı bilgiyi sağlayarak işiniz ve satışlarınıza dair hakimiyetinizi güçlendirebilirsiniz.

Sürekli envanter yönteminde olduğu gibi her satışta maliyeti anlık hesaplamak, elle takip edildiğinde oldukça zahmetli bir iştir. Bunu dağınık tablolarla yapmaya çalışmak, özellikle çok sayıda ürün çeşidiyle çalışan işletmelerde hata riskini artırır.

Bir ön muhasebe programı, fatura kesme ve gelir-gider takibiyle birlikte temel düzeyde stok kaydı tutmanızı sağlar. Ancak stok maliyetinizi satış, sipariş ve tedarik süreçleriyle birlikte anlık olarak görmek istiyorsanız, ticari işletme programı daha kapsamlı bir çözüm sunar. Ticari işletme programı; her satış faturası kesildiğinde stok kayıtlarını otomatik günceller, ürün bazında maliyet ve kârlılık verilerini raporlar, birden fazla depo varsa lokasyon bazında takibe imkân tanır. 

Böylece satılan malın maliyetini ve kâr-zarar durumunuzu güncel verilerle her an görebilirsiniz.

Kısacası, ön muhasebe programı stok kaydını tutar; ticari işletme programı ise bu kaydı satış ve tedarik süreçlerinizle bağlantılı hale getirerek maliyet ve kârlılık hesaplamalarınızı kolaylaştırır. Detaylı bilgi için Ticari işletme programı nedir, ne işe yarar? yazımızı inceleyebilir, işletmenizin stok ve finansal süreçlerini tek yerden yönetmek için Paraşüt Ticari İşletme Programı'nı ücretsiz deneyebilirsiniz.

Gelir giderlerinizi düzenli tutmak, stok takibinizi daha hızlı yapmak ve istediğiniz yerden fatura göndermek isterseniz Paraşüt'ü 14 gün ücretsiz deneyebilirsiniz: