e-Fatura durum kodu nedir? Ne anlama gelir?

e-Fatura kullanıcısı olup her durum kodunun anlamını bilmiyor ve kontrol edebileceğiniz bir rehber arıyorsanız veya e-fatura kullanmaya yeni başladığınız için durum kodunun ne anlama geldiğini, farklı kodların hangi işlem ve aşamaları işaret ettiğini öğrenmek istiyorsanız doğru yerdesiniz!

Alıcı tarafa gönderdiğiniz her bir e-fatura, gönderimi sırasında belli aşamalardan geçer ve her aşama bir durum kodu ile tanımlanır. Bu nedenle bu kodlara e-fatura durum kodları denir. e-Fatura ve e-arşiv fatura durum kodlarının hangi anlamlara geldiğini aşağıda sizler için listeliyoruz. Aradığınız durum koduna hızlıca ulaşmak için hemen altta yer alan kısayollara tıklayıp ilgili kodun anlamına kolayca bakabilirsiniz.

e-Fatura durum kodları, e-fatura süreçlerinizin hangi aşamada olduğunu ve bu aşamada bulunan durumları tanımlamak için kullanılır. Bu kodlar hem gönderen hem de alıcı için fatura takibi yapabilmek, hataları anında fark edebilmek gibi avantajlar sağlar. 

Başarılı Durum Kodları: Faturanızın sorunsuz bir şekilde oluşturulduğunu, iletildiğini ya da teslim edildiğini gösteren kodlardır. 

Hata Durum Kodları: Fatura gönderim sürecinde meydana gelen hata ya da teknik sorunun varlığını gösteren kodlardır. 

Zaman Aşımı veya Red Kodları: Fatura gönderim sürecinde bir aksaklık meydana geldiğini veya alıcının faturayı reddettiğini gösteren kodlardır. 

ETTN, e-fatura sisteminde kullanılan ve her faturaya özgü bir şekilde tanımlanan dijital numaradır. ETTN’nin açılımı Elektronik Ticari Takip Numarası'dır. Bu numara e-fatura süreçlerinizi izleyebilmenizi sağlar. ETTN sayesinde her fatura kendine özgü bir kimliğe sahip olur ve aynı zamanda geçmişteki fatura kayıtlarına hızlıca ulaşma imkânı sağlar.

ETTN'nin sağladığı avantajlardan bahsedecek olursak: 

1. Faturanın tek ve kişiye özel olduğunu ortaya koyar. Bir numarayla tek bir fatura oluşturulabilir ve bu numara tek bir faturaya ait olabilir.

2. Fatura oluşturma sürecinde izlenebilirlik sağlar. Faturanın oluşturulduğu andan alıcıya ulaştığı ana kadar her adımı izleyebilirsiniz.

3. Yanlış veya mükerrer fatura gönderimlerini önler: Faturanız benzersiz bir numaraya sahip olduğu için aynı fatura tekrar gönderilemez veya mükerrer kayıt oluşturulamaz. 

ETTN ile faturalarınızı takip edebilir, doğruluğunu sorgulayabilir ve geçmişteki kayıtlı faturalarınıza ulaşabilirsiniz. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) portalı aracılığıyla faturanızın durumunu sorgulayabilirsiniz.

Bu yöntem ile hızlı bilgi edinirken oluşan yanlışlıkları da anında fark edebilirsiniz. ETTN ile sorgulama gerçekleştirdikçe durum kodlarına da aşinalığınız artar. 

GİB durum kodlarını aşağıda inceleyebilir; açıklamaları, sebepleri, çözümü ve ilgili hata sonucu yapılması gerekenleri görebilirsiniz.

Gönderici birim, içerisinde FATURA belgesi olan zarfı oluşturur ve Merkez Birime (GİB’e) gönderir. Bu zarf Merkez Birimde kuyruğa alınır. Zarfın durumu “ZARF KUYRUĞA EKLENDİ” olur.

Merkez Birimde kuyruğa alınan zarf, kuyrukta sırası geldiğinde işlenmeye başlar. Burada zarfın durumu “ZARF İŞLENİYOR” olmaktadır.
“1000” ve “1100” statülerinde zarf GİB'e iletilmiştir. Bu aşamalarda Gönderici Birim Merkez’de durum sorgular ve bu iki durum kodundan biri cevap olarak dönerse faturanın ERP statüsü “GİB’e gönderildi” olur.

Zarf gönderim aşamalarında çeşitli işlemlerden, şema ve schematron kontrolünden geçer. Gönderilen zarfın GİB’in belirlediği standartlara uygun olmamasından dolayı hata alınırsa ilgili durum kodları alınır. Faturanın bulunduğu zarfa GİB’de işlenmesi sırasında ilgili hata kodlarından birini alırsa faturanın statüsü “GİB’de işlenemedi” olarak güncellenir. Bu aşamadan sonra süreç sonlanır, işlem alıcıya iletilemeden bu aşamada kalır.
Sebep: Zarf formatı “.ZIP” formatında değilse ilgili hata alınır.
Çözüm: Faturalar yeniden gönderilmeli

Zarf ID uzunluğu 32 karakterden farklıysa hata alınır. ZARF ID uzunluğu 32 karakter olmalıdır. Dolayısıyla faturaların yeniden gönderilmesi gerekir.

GİB hata kodları içinde yer alan 1120 kodu, faturanın alıcıya ulaşmadığını ve yeniden gönderilmesi gerektiğini ifade eder.

Zarf okunamadığı durumlarda ilgili hata alınır. GİB sisteminde geçici bir durum olabilir veya zarfın dosyasında hata olabilir. Dosyada hata var ise, yeniden zarflanıp gönderilmesi gerekmektedir. Aksi halde faturalar yeniden gönderilmelidir.

Zarf içerisinde ilgili dosya bulunamadığında hata alınır. Zarf içerisinde dosya (Fatura, uygulama yanıtı, sistem yanıtı) olmalıdır.
Çözüm: Faturalar yeniden gönderilmeli.

Dosyalar (Fatura, U&S Yanıtı) XML formatında olmadığında ilgili hata alınır.
Faturalar XML formatında yeniden gönderilmelidir. .

Zarf ID (<sh:DocumentIdentification>) ile XML ID (xxxxxxxx.xml) aynı karakterleri içermez ise ilgili hata alınır.
Çözüm: ZARF ID (<sh:DocumentIdentification>) ile XML ID(xxxxxxxx.xml) aynı
karakterleri içermelidir. Faturalar yeniden gönderilmelidir.

Zarftaki faturalar doğru şekilde çıkarılamadığı için ilgili hata alınır. Faturalar yeniden gönderilmelidir.

Zarf ID alanı boş ise ilgili hata alınır. Zarf ID alanı boş olmamalıdır. Faturalar yeniden gönderilmelidir.

Zarftaki faturalar doğru şekilde çıkarılamadığı için ilgili hata alınır. Faturalar yeniden gönderilmelidir.

Zarf geçersiz olarak tanındığı için bu hata alınır.
Çözüm: Faturalar yeniden gönderilmelidir.

GİB’in belirlediği standartlarda olması gereken bilgiler yanlış girilmiştir. Bilgiler kontrol edilip GİB ’in belirlediği standartlara uygun hale getirilmelidir.

GİB şema kontrollerinden geçebilen bir faturanın alıcının sisteminde de XML kontrollerinden geçebilmesi gerekir.
Çözüm: Alıcıyı uyarınız. Faturalar yeniden gönderilmelidir.

Kimlik veya VKN bilgilerinde eksiklik veya hata olduğu durumlarda bu kod alınır.
Çözüm olarak faturalar yeniden gönderilmelidir.

Hatasız gönderim için gönderimden önce “imza doğrulama” kontrolü yapılmalı ve faturalar yeniden gönderilmelidir.

Merkez birim zarfı posta kutusuna gönderir.
Eğer gönderim başarılı olmuşsa öncelikle zarfın merkezdeki durum kodu posta kutusundan sistem yanıtı gelene kadar 1220 “HEDEFTEN SİSTEM YANITI GELMEDİ” şeklinde olur. Bu zarftaki faturaların herhangi birinin yeni bir zarf ile tekrar gönderilmesi durumunda yeni gönderilen zarf 1163 “GÖNDERİLEN ZARF SİSTEMDE DAHA ÖNCE KAYITLI OLAN BİR FATURAYI İÇERMEKTEDİR” durum kodunu içeren sistem yanıtını alacaktır.
1163 “GÖNDERİLEN ZARF SİSTEMDE DAHA ÖNCE KAYITLI OLAN BİR FATURAYI İÇERMEKTEDİR” durumu aynı fatura numarası ya da ETTN numarası ile daha önce gönderim (yükleme) yapıldığı durumlarda oluşur (farkında olmadan aynı fatura ya da ETTN numarası ile ikinci kez gönderim yapmaya çalışıyor olabilirsiniz.
Çözüm: Faturalar yeniden gönderilmemeli

Zarf gönderim aşamalarında çeşitli işlemlerden, şema ve schematron kontrolünden geçer. Gönderilen zarfın GİB’in belirlediği standartlara uygun olmamasından dolayı hata alınırsa ilgili durum kodları alınır.
Faturanın bulunduğu zarfa GİB’de işlenmesi sırasında ilgili hata kodlarından birini alırsa faturanın statüsü “GİB’de işlenemedi” olarak güncellenir. Bu hata kodlarını içeren Sistem Yanıtı doğrudan merkez tarafından Gönderici Birim’e iletilir ve bu aşamadan sonra süreç sonlanır, işlem alıcıya iletilemeden bu aşamada kalır.
Çözüm: Faturalar yeniden gönderilmeli.

Gönderici birim etiketinde “GB” yerine “PK” tanımlanmış olabilir.
Gönderici birim etiketinde “GB” tanımlı olmalıdır. Faturalar bu şekilde yeniden gönderilmelidir.

Posta kutusu etiketinde “PK” yerinde “GB” tanımlanmış olabilir.
Posta kutusu etiketinde “PK” tanımlı olmalıdır.  Faturalar bu şekilde yeniden gönderilmelidir.

İmza yetkisi kontrol edilemedi yanıtı imzanın yetersiz olduğu anlamına gelmemektedir. Müşterinin ekstra kontrol istediği durumlarda ilgili hata alınır.
Çözüm: Faturalar yeniden gönderilmelidir.

Bu kod, faturayı düzenleyen kişinin kullandığı e-imzanın sistem tarafından kabul edilmediği anlamına gelir.
Çözüm: Faturalar yeniden gönderilmelidir.

Bu kod alınıyorsa imza doğrulama geçersizdir.
Hatasız gönderim için gönderimden önce “imza doğrulama” kontrolü yapılmalı ve faturalar yeniden gönderilmelidir.

Gerekli kontroller yapılmalı ve faturalar yeniden gönderilmelidir.

Bu kod alınıyorsa etiket bilgisi ve VKN eşleşmesi yapılamıyordur.

Bu kod alındığında kullanıcı bilgileri kontrol edilerek faturalar yeniden gönderilmelidir.

Gerekli kontroller yapıldıktan sonra faturalar yeniden gönderilmelidir.

Sorun anlık yoğunluktan kaynaklanıyor olabilir. Faturalar yeniden gönderilmelidir.

Hata yoğunluktan kaynaklanıyor olabilir. Faturalar yeniden gönderilmelidir.

Zarf işlenmiş, kontrollerden geçmiş ve merkez sistemde bir hata almamışsa zarfın durumu “ZARF BAŞARIYLA İŞLENDİ” olur.

Zarf merkezde işlendikten sonra alıcıya gönderilir. Alıcıya gönderme sırasında herhangi bir sorun yaşanır ve zarfın gönderimi başarısız olursa göndericiye 1210 durum kodu döner.

Çözüm: 1210 durumunun 1215, 1220, 1230 ya da 1300 durumuna dönmesi beklenmelidir.

Gönderim sırasında bir hata oluşması halinde 1210 durum kodunun alındığı andan itibaren Merkez birim aynı zarfı dört defa, ikişer saat arayla toplam sekiz saat içerisinde tekrar göndermeyi dener.
Son denemede (dördüncü deneme) zarf hala karşı tarafa başarıyla iletilememiş ise "1215 - DOKÜMAN GÖNDERİMİ BAŞARISIZ. TEKRAR GÖNDERME SONLANDI” durum kodu alınır. 
Çözüm: 1215 durum kodunun alınmasının ardından ilgili zarftaki faturalar aynı Fatura ID’ si ile tekrar gönderilmelidir.

Zarf merkezde işlendikten sonra alıcıya gönderilir. Eğer gönderim başarılı olmuş ise alıcıdan merkeze sistem yanıtı gelene kadar zarfın merkezdeki durumu 1220 “HEDEFTEN SİSTEM YANITI GELMEDİ “ şeklinde olur ve buna göre faturanın ERP statüsü de “Alıcıya gönderildi” olmaktadır.

Zarfın başarısız işlendiğine dair bir kod dönülmesi halinde Merkezde 1220 durum koduyla bekleyen zarfın yeni durumu 1230 “HEDEFTEN SİSTEM YANITI BAŞARISIZ GELDİ” olur. 1230 durum kodunun alınmasının ardından ilgili zarftaki faturalar aynı Fatura ID’ si ile tekrar gönderilebilecektir. Bu nedenle fatura iptal süreçleri başlatılmaz. Gönderici birim merkeze sorgu gönderdiğinde faturanın ERP statüsü de “Alıcıda işlenemedi” olur.
Çözüm: Faturalar yeniden gönderilmelidir.

Hedeften sistem yanıtının 1200 “ZARF BAŞARIYLA İŞLENDİ” durum kodu ile gelmesi halinde Merkezde 1220 durum koduyla bekleyen zarfın yeni durumu 1300 “BAŞARIYLA TAMAMLANDI” olur. Buna göre de gönderici birim, merkeze sorgu gönderdiğinde faturanın ERP statüsü “Alıcıda işlendi – Başarıyla işlendi” hale gelir.

e-Fatura durum kodları ile faturanızın sistem içinde hangi noktada bulunduğunu, oluşan hataları, faturanın alıcıya ulaşıp ulaşmadığı gibi birçok önemli detayı anlayabilirsiniz. 

Peki e-fatura durum kodları hangi hataların önüne geçebilirsiniz? Şöyle detaylandıralım:

Süreçteki herhangi bir gecikmenin önüne geçmek: Kodlar sayesinde faturanızın nerede olduğunu ya da hangi aşamada takıldığını öğrenebilirsiniz.

Yasal gerekliliklere uyum sağlamak: Durum kodlarını düzenli şekilde izleyerek yasal süreçlerin tam olarak yerine getirilip getirilmediğini takip edebilirsiniz.

Yanlış işlem takibi: Hata kodları sayesinde faturanızı inceleyerek hatanın kaynağını kolayca takip edebilirsiniz. 

e-Fatura Durum Kodlarında Dikkat Edilmesi Gereken Noktalar Nelerdir? 

e-Fatura durum kodları, fatura işlemlerinin hangi aşamada olduğunu ve sürecin herhangi bir aksama olmadan devam edip etmediğini belirlemeniz için çok önemli göstergelerdir.

Bu kodlar ile, alıcı ve satıcı arasında düzenli bir oturum sağlanır. Ancak bu kodların kapsamlı olması ve gerekli önlemlerin zamanında alınması büyük önem taşır. İşte göz ardı edilmemesi gereken temel noktalar:

1. Durum Kodunu Doğru Değerlendirin

Her durum kodunun belirli bir anlamı vardır. Kodların ne anlama geldiğini öğrenmek, sürecin hangi aşamasında olduğunuzu anlamanızı sağlar. Örneğin:

- Başarılı bir durum kodu: Faturanın herhangi bir sorun olmadan işlendiğini gösterir.

- Hata kodları: Gönderim sırasında bir sorun oluştuğunu ve bu sorunun çözülmesi gerektiğini gösterir. 

2. Hata Kodlarını Dikkatlice İnceleyin

Hata kodları özellikle dikkat edilmesi gereken bir durumdur. Kuralların yaygın hata kodları şunlardır:

- Zarf Hataları: Faturanın alıcıya ulaşmamasıyla ilgili sorunlar.  

- ETTN Hataları: Benzersiz numara seçilmemesi veya numaranın tekrarı ile ilgili sorunlar.

Bu tür durumlarda, gönderi ve alıcı etiket bilgilerini kontrol ederek hatayı tespit etmeniz gerekir. 

3. Gecikmelere Karşı Önlem Alın

Durum kodlarındaki hata veya işlem devam işaretleri fatura sürecinizde gecikmelere neden olabilir. Bu nedenle:

- Kodları düzenli olarak inceleyin.

- Hataları tespit edip düzeltmeye çalışın.

- İşlemi hızlandırmak için ETTN Numaranız ile sorgulama işlemi yapın. 

4. Durum Kodlarıyla Yasal Uyumluluğu Sağlayın

Durum kodları, faturalarınızın yasal süreçlere uygun ilerleyip ilerlemediğini anlamanıza yardımcı olur. Özellikle e-Fatura hata kodları, yasal değişikliklerde karşılaşılabilecek riskleri en aza indirmek için önemlidir. 

Bazı durum kodlarının sonunda yıldız işareti (*) olabilir. Bu işaret, faturanın hala işlemde olduğunu ve sistem içinde bir doğrulama sürecinden geçtiğini gösterir. Bu durumda, işlemin devam etmesini beklemek ve kontrol etmek önemlidir. Fatura durumu, yıldız işareti kalktıktan sonra netleşir. 

Bir durum çözülmüşse ve sonunda yıldız işareti yoksa, bu genellikle faturanın başarıyla tamamlandığı anlamına gelir. Ancak, durum kodu doğru olsa da fatura ayrıntılarının eksiksiz ve doğru olduğundan emin olmak önemlidir. 

Faturaların yeniden gönderilme aşamaları için bir not düşmek gerekirse:

Eğer durum kodlarının sonunda “*” işareti varsa, bu durum kodlaryla karşılaşıldığında, satış faturasının aynı ETTN ile gönderimine izin verilmemektedir. e-Fatura uygulamasının normal seyrinde bu faturaların tekrar gönderilmesine gerek duyulmaz. Fakat özel bir durumla karşılaşılması ve faturanın tekrar gönderilmesi gerekirse aşağıdaki işlemler uygulanır. 

Durum kodlarının sonunda “*” işareti yoksa, bu durum kodlarıyla karşılaşıldığında satış faturasının aynı ETTN ile yeniden gönderimine izin verilir. * Aşağıda yer alan işlemler uygulanmadan önce Connect -> Çalışma Parametreleri -> Doküman Parametreleri’nde “Paketleri gruplayıp birleştir” tercihinin işaretli olması gerekir. 

Siz de sayısı gün geçtikçe artan Mutlu Patronlar arasına katılmak için Paraşüt'ü 14 gün ücretsiz deneyin, e-fatura kesmenin en kolay yoluyla tanışın!

Yazımız ilginizi çektiyse aşağıda sizin için sunduğumuz diğer blog yazılarımıza da göz atın.