e-Fatura için özel entegratör nedir?

Teknolojinin son hız ilerlemeye devam ettiği bu günlerde iş hayatı da bu değişimden etkileniyor. e-Dönüşüm süreci başladı ve birçok firma artık fatura kesme ve arşivleme gibi ön muhasebe işlemlerini elektronik ortamdan yürütüyor. Özel entegratörler ise bu yolda işletmelere yardımcı oluyor. Peki, tam anlamıyla özel entegratör nedir?

Elektronik dönüşüm bir parçası olan e-fatura ve e-arşiv gibi her türlü e-belgeyi hazırlayıp gönderebileceğiniz ve depolayabileceğiniz sistemler mevcut. İşte özel entegratörler tam olarak bu noktada işletmelerin yanında yer alıyor.

Özel entegratör her türlü e-belgenizi oluşturup ilgili kişilere iletebildiğiniz ve bu belgeleri yetkileri dahilindeyse arşivleyebildiğiniz programlar.

Bahsettiğimiz elektronik işlemler Gelir İdaresi Başkanlığı’nın portalı üzerinden yürütülebildiği gibi aynı zamanda GİB onaylı özel entegratörler ile de gerçekleştirilebiliyor. GİB, özel entegratörleri belirlediği kurallara uygun olduğu takdirde bu listeye ekliyor ve resmileştiriyor.

Özel entegratör olma şartları ise GİB’in uyguladığı testlerden geçmek, belirli sertifikalara sahip olmak ve belirli özelliklere sahip personel çalıştırmayı içeriyor. Tüm şartları sağlayan özel entegratör firmaların listesi ise GİB’in internet sayfasında yayınlanıyor.

Her türlü e-belge işleminizi gerçekleştirebilmenizin 3 yolu var: GİB Portal, entegratör ve özel entegratör. e-Fatura ve e-arşiv gibi e-belge işlemlerinizi Gelir İdaresi Başkanlığı’na ait GİB portal üzerinden ya da entegratör sayesinde gerçekleştirebilirsiniz fakat bu durumda verilerinizi saklamak sizin sorumluluğunuzda olacaktır.

Özel entegratörler ise belgelerinizi sizin için saklar, bu sorumluluğu üstlenerek iş yükünüzü bir nebze olsun hafifletir. Bu avantajları sağladığı için çoğu mükellef tarafından tercih edilen özel entegratörler çalışılması zorunlu olan kurumlar değil, sadece seçeneklerden biri.

Özel entegratör ile çalıştığınızda son güncellemelere her daim hakim olur, 7/24 çalışan bir portal üzerinden gerektiği zaman destek alarak elektronik kayıt veya gönderim işlemlerinizi gerçekleştirebilirsiniz. Gelin özel entegratörlerin tüm görevlerine bir göz atalım:

• Elektronik kayıtlarınızı Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği sınırlar ve özellikler çerçevesinde oluşturur, gönderir ve takip eder.
• Sizin mali mühürünüze gerek duymaz, e-fatura ve e-arşiv fatura ve e-irsaliyelerinizi kendi mali mühürü veya yüksek hızla imzalama sağlayan sisteme sahip olduğu takdirde bu cihazla imzalar.
• Sistemi 7/24 çalışabilir.
• Bilgi işlem sistem maliyeti, sunucu yönetimi ve veri arşivleme maliyetlerinizi üstlenir.
• Mevzuatta değişiklik olduğunda sizlere bilgi verir ve güncellemeleri sistemine entegre eder.
• Veri kaybınızı önlemek adına verilerinizi saklar, fakat elektronik kayıtlarınızın detayını göremez.

Entegratör ile e-dönüşüme dahil olmayı seçen firmalar tüm maliyetleri kendileri üstlenmek durumunda. Mevzuat veya teknik kılavuzda herhangi bir değişim veya güncelleme olduğunda bunu kendiniz takip etmeniz ve sisteminize yine kendiniz entegre etmeniz gerekiyor.

GİB Portal için ayrı bir gider kalemi oluşmayacak olmasına rağmen kullanabileceğiniz özellikler sınırlı. Arşivlemenizi manuel yapmanız gereken GİB Portal, aylık maksimum 500 e-fatura yüklemenize izin verirken ihracat faturası gibi bazı verilerin girişini desteklemiyor.

Bunların yanında özel entegratörler ise tüm maliyetleri üstleniyor, güncellemeleri sizin için takip ediyor ve işinizi kolaylaştırırken zamandan tasarruf etmenizi sağlıyor. e-Fatura özel entegratörün portalı üzerinden kesildikten sonra aynı portal ile gönderim ve arşivleme de yapılabiliyor.

Özel entegratör yolu ile e-dönüşüme katılmaya karar verdiniz fakat işletmeniz ve size en uygun olanı seçmekte zorlanıyor musunuz? Bir özel entegratörde olmazsa olmaz özellikleri sizin için sıraladık:

• Kurumsal ve güvenilir,
• Veri güvenliğinizi sağlayabilecek,
• Sağlam bir altyapı sistemine sahip,
• Mevzuat ve teknik kılavuza hakim ve güncellemeleri düzenli takip eden,
• 7/24 destek verebilecek bir özel entegratör ile çalışmanız sizler için en güvenli yol.

Diyelim ki, bir özel entegratör ile çalışıyorsunuz fakat memnun değilsiniz. Arşivlediğiniz e-Fatura entegratör değişikliği ile kayıp mı olacak diye düşünüyorsunuz. Halbuki bu değişimi yapmak oldukça basit.

Yeni entegratörünüz olacak firma ile iletişime geçin, aktivasyonu sağlayın ve eski e-arşiv özel entegratörünüzden hesabınızı kapatmalarını isteyin.

Ön muhasebe programı Paraşüt ile tek bir portal üzerinden e-fatura kesebilir, gönderebilir ve 10 yıl arşivleyebilirsiniz. 

Nakit akışınızı takip edip raporlamalar sayesinde gelir-gider dengenizi rahatça kontrol altına alabilir, online ön muhasebe programı Paraşüt ile rahatlığın tadını çıkarabilirsiniz! Kredi kartı bilgisi gerekmeden 14 gün ücretsiz deneyin, e-dönüşüme siz de katılın.