Proforma fatura nedir? Nasıl düzenlenir?

Ticari hayatta satış sürecinin ilk adımı çoğu zaman teklif aşamasıdır. Özellikle ihracat, büyük hacimli satışlar veya banka finansmanı süreçlerinde, satış gerçekleşmeden önce alıcıya fiyat, ürün ve teslimat bilgilerini içeren bir belge sunulur. Bu belgeye proforma fatura denir. Proforma fatura; satışın kesinleşmesinden önce hazırlanan, ön bilgilendirme ve teklif niteliği taşıyan bir belgedir. İçeriği ticari faturaya benzese de hukuki açıdan resmi bir fatura değildir ve muhasebe kaydı oluşturmaz.

Bu yazıda, proforma faturanın ne olduğunu, nasıl düzenlendiğini, ticari faturadan farklarını ve işletmeler için neden önemli olduğunu adım adım inceleyebilirsiniz.

Proforma fatura, bir satış işlemi gerçekleşmeden önce alıcıya gönderilen ve ürün veya hizmete ait fiyat, miktar, teslimat ve ödeme şartlarını gösteren teklif belgesidir.

Genellikle şu amaçlarla hazırlanır:

• Alıcıya satış koşullarını net şekilde göstermek
• Sipariş öncesi fiyat teyidi vermek
• İhracat ve gümrük işlemlerinde ön bilgi sunmak
• Banka veya finans kuruluşlarına maliyet bilgisi vermek

Proforma fatura, şekil olarak ticari faturaya oldukça benzer. Ancak önemli bir fark vardır:

Proforma fatura resmi bir fatura değildir ve muhasebe kaydı oluşturmaz.

Gerçek satış işlemi gerçekleştiğinde ise işletme tarafından ticari fatura veya e-fatura düzenlenir. Elektronik fatura süreçleri hakkında detaylı bilgi için e-fatura nedir rehberini inceleyebilirsiniz.

Proforma faturanın temel amacı, satış işlemi gerçekleşmeden önce taraflar arasında ticari koşulların netleşmesini sağlamaktır. Bu nedenle çoğu zaman bir ön bilgilendirme belgesi veya teklif belgesi olarak kullanılır.

Dış ticarette proforma fatura oldukça önemli bir belgedir. Alıcı firma, ithalat işlemlerini başlatmadan önce satıcıdan proforma fatura talep edebilir. Bu belge sayesinde ürün bedeli, teslim şekli ve ödeme koşulları netleşir.

Bankalar aracılığıyla yapılan akreditifli ödemelerde, banka genellikle proforma fatura ister. Bu belge ödeme tutarının ve ticari şartların belirlenmesine yardımcı olur.

Bazı gümrük işlemlerinde ithalatçı firma, işlem öncesinde proforma faturayı ibraz etmek zorunda olabilir. Bu belge ürün değerinin ve ticari bilgilerin doğrulanmasını sağlar.

İşletmeler, yatırım veya mal alımı için kredi başvurusu yaparken bankalara proforma fatura sunabilir. Böylece bankaya satın alınacak ürünün maliyeti gösterilmiş olur.

İşletmelerin faaliyet alanı ve sektörü de bu süreçlerde önemlidir. İşletmenizin faaliyet kodunu öğrenmek için nace kodu nedir yazımıza göz atabilirsiniz.

Proforma fatura ile normal fatura arasında temel farklar vardır. İki fatura türünün karışmaması için bu farkları sizin için detaylandırdık.

• Proforma fatura, alıcı tarafından teslim alınacak mal veya hizmet hakkında bilgi sağlar. Normal faturada ise satıcı tarafından düzenlenmiş, ürün veya hizmet için alıcı tarafından ödenmesi gereken miktarı içeren bir belgedir.
• Proforma fatura, mal veya hizmet için alıcıya taahhüt veren bilgi içerir. Faturada ise bu hizmetin karşılığında talep edilen miktar bilgisi yer alır.
• Satış oluşturma esnasında proforma fatura kullanılır. Normal fatura ise satışı onaylarken kullanılır.
• Proforma fatura için gelir gider defterine kayıt işlemi gerekmez. Ancak fatura düzenlerken, her iki tarafın da defterine kayıt yapılması gerekir.

Özetle; proforma fatura satış öncesinde hazırlanır ve alıcıya bilgi vermeyi amaçlar. Fatura ise satış sonrasında hazırlanır ve alıcıdan ödeme talebinde bulunmak için düzenlenir. Fatura türleri hakkında daha kapsamlı bilgi için fatura nedir rehberini inceleyebilirsiniz.

Aşağıdaki tablo, iki belge türü arasındaki farkları daha net görmenizi sağlar:

Ön fatura niteliğindeki bu belge, özellikle alım yapılacak durumlarda bir teklife ve planlamaya ihtiyaç duyulacağı zamanlarda kullanılır. Herhangi bir alım için izin, peşinat alınması gereken durumlarda talep edilebilir. Bu fatura türü, satış öncesinde hazırlanır ve müşteriyle paylaşılır.

Faturanızın üzerine "Proforma Fatura" ibaresi ekledikten sonra aşağıdaki bilgilere yer vererek faturanızı hazırlayabilirsiniz:

• Faturanın tarihi
• Mal / hizmet cinsi
• Alıcı ve satıcının bilgileri: İsim/unvan, adresleri
• Ödeme şekli
• Malların menşei
• Teslim şekli
• Mal veya hizmetin birim fiyatı/miktarı/tutarı
• Malların ağırlığı, ebatları, miktarı
• Sevkiyatın şekli
• Mallara ilişkin ambalaj özellikleri, numara vb. detay açıklamalar
• Navlun ve sigorta prim tutarları
• Düzenleyenin imzası

"Proforma fatura kimlere kesilir?" diye merak ediyorsanız; Proforma faturayı her ticari işletme kesebilir. Bir mal veya hizmetin teslimatı öncesinde düzenlenen proforma fatura, alıcının hizmete dair tüm detayları inceleyebilmesine olanak tanır.

Geldik, “Proforma fatura nasıl kesilir?” sorusunun cevabına…

Bu tür bir belgeyi hazırlarken belli başlı birtakım kuralları atlamamaya özen göstermeliyiz. Bunlardan ilki, hazırlayacağımız belgenin ne tür bir belge olduğunu belirtmemiz gerektiğidir. Bunun için belgede mutlaka “Proforma Fatura” ibaresine yer vermeliyiz.

Bu belge tipi, diğer fatura türlerine göre biraz daha sade bir yapıdadır diyebiliriz. Hazır bir şablon üzerinden giderek faturayı oluşturabiliriz. Bu noktada antetli kağıt kullanılması gerektiğini de hatırlatalım.

Geldik hangi bilgiyi, sayfanın hangi bölümünde yer vermemiz gerektiğine… 

• Sağ üst köşeye proforma numarası ve tarih yazmalısınız. ,
• Sol üst köşede ise önce, satıcı bilgileri (Ad soyadı, unvan ev adres), altına da alıcı bilgileri (Müşteri adı, unvan, adresi) yer almalıdır.
• Sayfanın orta kısmında ise, satılacak ürün ve ürüne dair detaylar bulunur. Bu detaylar da, ürün açıklaması, miktarı, birim fiyatı ve KDV oranıdır.

Aşağıdaki proforma fatura örneği, hangi bilgilerin nerede konumlanacağını incelemenizde yardımcı olacaktır.

Proforma faturalar genellikle Excel, Word veya ERP yazılımları üzerinden hazırlanabilir. Ancak satış gerçekleştiğinde mutlaka resmi fatura kesilmesi gerekir.

İthalat ihracat işlemlerinde kullanılması şu şekilde gerçekleşir; ihracatçı tarafından, ithalatçıya verilen teklife ilişkin veya ihracatçı ile ithalatçının anlaşması sonucunda açılacak bir Akreditife esas teşkil etmesi için sevk/yükleme öncesi hazırlanması sırasında kullanılabilir.

İthalatçı, ihracatçının teklifini kabul eder ve bu kabule dayalı olarak bir sipariş geçmek isterse, fatura türünün koşullarını kabul ettiğini belirtilen (Proformadaki teslim tarih-miktar-fiyat opsiyonu) süre içinde beyan etmesi zorunludur. Mal veya hizmet satış aşamasına gelindiğinde ise ticari faturanın düzenlenmesi şarttır. Ticari fatura nasıl doldurulur gibi soruların cevabına ise 10 soruda fatura hakkında her şey! yazımızdan ulaşabilirsiniz.

Uluslararası ticarette proforma faturalar çoğu zaman İngilizce hazırlanır. Bunun nedeni, farklı ülkelerdeki alıcıların belgeyi kolayca inceleyebilmesidir.
 

İngilizce proforma faturada genellikle şu ifadeler yer alır:

• Seller (Satıcı)
• Buyer (Alıcı)
• Description of goods (Ürün açıklaması)
• Quantity (Miktar)
• Unit price (Birim fiyat)
• Total amount (Toplam tutar)
• Delivery terms (Teslim koşulları)
• Payment terms (Ödeme koşulları)

Ayrıca dış ticarette teslim koşulları çoğu zaman Incoterms kurallarına göre belirtilir.

Genellikle dış ticaret sektöründe yani ihracat ve ithalatta kullanılır. Bu nedenle, "Uluslararası Satış Sözleşmesi" olarak da bilinir. Çoğunlukla büyük çaplı alım satım işlemlerinde düzenlense de küçük çaplı alışverişlerde de kullanımına rastlamak mümkündür. Buradaki esas nokta, herhangi bir mali yükümlülüğünün olmamasıdır.

Bu noktada "Proforma fatura, fatura yerine geçer mi?" sorusunu da cevaplamış oluyoruz. Mali yükümlülüğü olmadığı, tamamen satıcı ile alıcının kendi tercihlerine göre düzenleyebilecekleri bir belge olduğu için proforma faturanın fatura yerine geçmesi mümkün değildir. Proforma fatura ile faturanın farkı, proformanın resmi bir belge olmamasıdır.

Hatta bu noktada "Teklifte kaşe olmalı mı yoksa olmamalı mı?" sorusu da yanıltıcı olabilir. Hemen açıklık getirelim. Teklifte şart olmasa da kaşe kullanılabilir, fakat keşe kullanılmasından dolayı teklif, fatura yerine geçmez. Teklif kabul edilip gerçek bir satışa dönüştüğü zaman fatura düzenlenmesi gerekir.

e-İhracat sektöründe sıklıkla karşılaştığımız teklif faturası, ihracatçı ile ithalatçı firma ya da kişiyle anlaşma sağlandıktan sonra hazırlanır. Sevk, yükleme işlemleri ve satış sürecine dair detaylı bilgilere yer verilir. Buradaki önemli nokta, hazırlanan teklifte alıcının ürün, satın alma, ödeme gibi tüm maddeleri detaylandırmasıdır. Bu nedenle yukarıda yer alması gereken bilgilere ek olarak yurt dışı proforma faturalarında şu bilgilerin de bulunması yararlıdır:

• Talep edilen ürünlere dair kısa bir açıklama (ürün listesi)
• Teklif için geçerlilik süresi
• Satış yapılacak para birimi
• Ürünün sigorta masrafları
• Satış ve ödeme koşulları

Belge, Türkçe hazırlandığı gibi İngilizce de hazırlanabilir. Aşağıda ihracat proforma fatura örneği word dosyası yer almaktadır. Yurt dışı ile bağlantılı bir ticaret söz konusu olduğu için, proforma fatura İngilizce olarak hazırlanmıştır.

Birçok işletme proforma faturayı basit tablolar kullanarak hazırlar. Excel veya Word üzerinden hazırlanan örnek bir proforma faturada şu alanlar bulunur:
 

Proforma fatura oluşturmadan önce, İngilizce ve Türkçe olarak proforma fatura örneklerine göz atabilirsiniz. 

,

Yukarıdaki proforma örneği Excel üzerinden oluşturulmuştur.

Belge üzerindeki kimimize yabancı kimimize tanıdık gelen temel terimlere burada değinmemiz faydalı olacaktır.

Proforma fatura, Vergi Usul Kanunu (VUK) kapsamında resmi fatura olarak kabul edilmez. Bu nedenle:

• Muhasebe kayıtlarına girmez
• KDV doğurmaz
• Vergi yükümlülüğü oluşturmaz

Gerçek satış gerçekleştiğinde işletmenin ticari fatura, e-fatura veya e-arşiv fatura düzenlemesi gerekir. Vergi yükümlülükleri hakkında daha detaylı bilgi için gelir vergisi nedir rehberine göz atabilirsiniz.

Ticaretin başlangıç noktası niteliğindedir ve fatura anlamına gelmektedir. Peki “proforma invoice nedir?” diye soracak olursanız o da, proforma fatura demektir. İş yazışmalarında kısaltma olarak “p/i” şeklinde kullanılır.

Bazı durumlarda bankalar kredi başvurusu sırasında proforma fatura talep edebilir. Özellikle şu işlemlerde bu belge kullanılabilir:

• Makine veya ekipman alımı
• Araç satın alma
• Ticari mal alımı
• Yatırım finansmanı

Proforma fatura, bankaya satın alınacak ürünün maliyetini gösterir. Ancak kredi onayı tamamen bankanın değerlendirme sürecine bağlıdır.

Proforma fatura özellikle yeni işletmeler ve girişimciler için birçok avantaj sağlar.

Başlıca avantajları şunlardır:

• Satış öncesi fiyat teklifini net şekilde sunar
• Alıcı ile ticari şartları yazılı hale getirir
• İhracat işlemlerinde kolaylık sağlar
• Banka ve finansman başvurularında kullanılabilir
• Sipariş öncesi maliyet hesaplaması yapılmasını sağlar

Bu süreçlerin doğru yönetilebilmesi için işletmelerin ön muhasebe kayıtlarını düzenli tutması da oldukça önemlidir. Konuyla ilgili detaylı bilgi için ön muhasebe nedir rehberini inceleyebilirsiniz.

Proforma fatura, resmi bir fatura değil; teklif veya ön bilgilendirme niteliğinde bir belgedir. Bu nedenle kanunen belirlenmiş bir geçerlilik süresi yoktur. Ancak uygulamada geçerlilik süresi genellikle satıcı firma tarafından belirlenir.

• Çoğu firmada 7 gün, 15 gün veya 30 gün gibi süreler yaygındır.
• Proforma faturada “geçerlilik süresi” veya “valid until” gibi bir ibare varsa, o tarihe kadar geçerlidir.
• Süre belirtilmemişse, teklif niteliği taşıdığı için fiyat değişimleri, kur farkı veya stok durumu gibi etkenlere bağlı olarak geçerliliğini yitirebilir.

Satış gerçekleştiğinde proforma faturanın yerini resmi fatura alır. Bu noktada işletmeler için en pratik çözüm, süreci bir ön muhasebe programı üzerinden yönetmektir.

Bir ön muhasebe programı sayesinde işletmeler:

• Teklifleri kolayca hazırlayabilir
• Proforma faturaları hızlıca oluşturabilir
• Satış gerçekleştiğinde otomatik olarak e-fatura veya e-arşiv fatura düzenleyebilir
• Tüm satış ve tahsilat süreçlerini tek ekrandan takip edebilir
• Bu sayede hem hata riski azalır hem de ticari süreçler çok daha hızlı ilerler.

Paraşüt ile proforma faturalarınızı kolayca oluşturmak ister misiniz? 

Paraşüt'ü hemen ücretsiz deneyin, işini daha kolay yöneten Mutlu Patronlar arasına katılın!