e-Ticarette fatura nasıl kesilir?

Son dönemlerde tüketicilerin internet üzerinden alışveriş yapma eğiliminin artması ile birlikte, internetten satış yapmak da benzer oranda artış gösterdi. e-Ticaret firmalarının bu satış trafiğinde fatura süreçlerini sistemli yapabilmesi, iş yükünün en önemli aşamalarından biri. “e-Ticarette fatura nasıl kesilir?” veya “e-Ticarette fatura kesmek zorunlu mu?” gibi soru işaretleriniz varsa, tümünü blog yazımızı okuyarak giderebilirsiniz.

“e-Ticarette fatura kesmek zorunlu mu?” endişesi yaşayanlar için konuyu güncel bilgilerle ele aldık. e-Ticaret sektörü için e-faturaya zorunlu geçiş şartlarında düzenlemeye gidildi ve elektronik faturaya zorunlu geçiş limitleri düşürülerek kullanım kapsamı genişletildi.

Gelir İdaresi Başkanlığı’nın genel tebliğinde e-ticaretle uğraşan mükelleflerden, e-ticaret e-fatura zorunluluğu 2020 ve 2021 hesap dönemleri için 1 milyon TL, 2022 ve sonraki hesap dönemleri için 500 bin TL, 2023 ve müteakip hesap dönemleri için 3 milyon ve üzeri brüt satış geliri olanlar e-faturaya zorunlu geçiş yapmak durumundalar.

GİB’in geçmiş yıllardan bugüne yayınladığı tebliğlerde, her yıl e-faturaya geçiş için ciro haddinde sınırların düşürüldüğünü söyleyebiliriz. Bu alınan kararlarla, daha çok firmanın e-faturaya geçmesi ve e-belge süreçleri ile işlerini dijitalleştirmesi amaçlanıyor.

213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun ilgili maddeleri uyarınca, internet üzerinden yapılan satışlar “mesafeli satış” kapsamında değerlendirilir ve bu tür satışlarda fatura düzenlenmesi zorunludur. Dolayısıyla, e-ticarette fiş kesmek fatura yerine geçmez. Bu kapsamda;

• İşletmelerin ürün veya hizmet satışlarında mutlaka fatura düzenlemesi gerekir.
• Fatura, malın teslim edildiği tarihten itibaren en geç 7 gün içinde kesilmelidir.
• Bu kural, kapıda ödeme veya kargo teslimi yoluyla yapılan satışlarda da geçerlidir.
• Ödeme kaydedici cihaz fişi yalnızca perakende satış noktalarında yüz yüze yapılan işlemler için kullanılabilir ve e-ticaret işlemlerinde yasal belge olarak kabul edilmez.
• Özellikle sosyal medya üzerinden satış yapan işletmelerin kargo ile ürün gönderimi ve kapıda ödeme durumlarında da fatura düzenlemesi zorunludur.
   

"e-Ticarette e-fatura nasıl kesilir?" diye merak edenler için bu süreci detaylandırdık. 

• İlk etapta İnteraktif Vergi Dairesi e-fatura sistemine giriş yapılır. Eğer İnteraktif Vergi Dairesi kullanıcı kodunuz yoksa, dijital.gib.gov.tr uygulamaya giriş yaparak ‘Bilgilerim/Sicil Kaydım’ alanından kullanıcı kodunuzu alabilirsiniz. 
• Kodunuzu aldıktan ve sisteme ulaştıktan sonra Arşiv Portal üzerinden giriş yapılır. 
• Ardından belge işlemleri kısmına tıklanarak ‘Fatura Oluştur’ bölümü seçilir. 
• Açılan sekmedeki tüm alan doğru ve eksiksiz biçimde doldurulur. 
• Ardından alıcı ve satılan mal ya da hizmete ait bilgiler yazılır. 
• Bilgiler doldurulduktan sonra, ‘Toplam’ bölümü görülür. Burada yer alan toplam miktar dikkatli bir biçimde incelenmelidir. “Oluştur” butonuna bastıktan sonra faturanızı oluşturmuş olursunuz. 
• Düzenlediğiniz e-fatura ilk etapta taslak olarak kaydedilir. Düzenlediğiniz e-faturada bir sorun yoksa, onaylamak için “GİB İmza” butonuna tıklanır. 
• Son olarak işlemin devamı için cep telefonunuza SMS ile kod iletilir. Gelen kod ekrandaki alana yazılır ve onay vermeniz gerekir. 
• Tüm işlemler tamamlandığında e-fatura kesme işleminizi de başarıyla tamamlamış olursunuz.

Hepsiburada, satıcıların satış işlemlerini vergi mevzuatına uygun biçimde belgelendirmesini kolaylaştıran entegre bir e-fatura sistemi sunar. 

Aşağıda, Hepsiburada siparişleriniz için e-fatura kesmenin iki ana yolunu adım adım ele aldık.

Eğer yüksek hacimde satış yapıyorsanız veya birden fazla pazaryerinde mağazanız varsa, özel entegratör yazılımlar kullanmak en pratik çözüm olacaktır. Bu yöntem, faturalarınızı otomatik olarak oluşturup alıcıya ileterek iş yükünüzü azaltır. Peki nasıl mı? Adım adım inceleyelim.

Seçtiğiniz entegratörün paneline giriş yaparak Pazaryeri Entegrasyonları veya benzeri bir bölümden Hepsiburada mağazanızı ekleyin:

• Hepsiburada Satıcı Paneli’nde API Ayarları veya Mağaza Ayarları kısmından API anahtarı, mağaza ID gibi bilgiler oluşturulur/alınır.
• Ardından bu bilgiler entegratör panelindeki ilgili alanlara girilerek bağlantı kurulur.
• Entegrasyon tamamlandığında, entegratör yazılımınız Hepsiburada mağazanızdaki sipariş verilerine erişim kazanır.

Entegrasyon sağlandıktan sonra, fatura kesme işlemlerinin otomatik gerçekleşmesi için entegratör panelinizde gerekli ayarları belirleyin. Çoğu entegratör, yeni siparişleri Hepsiburada’dan otomatik olarak çeker ve şu işlemleri hızlıca yapar:

• Fatura Türünün Belirlenmesi: Entegratör, siparişin alıcı bilgilerine bakarak alıcının e-fatura mükellefi olup olmadığını otomatik saptar. Alıcı e-fatura sistemine kayıtlı ise e-fatura, değilse e-arşiv fatura kesilecek şekilde sistemi ayarlar.
• Veri Aktarımı: Sipariş detaylarındaki müşteri bilgileri, ürün adı, adet, birim fiyat, vergi oranı gibi alanlar fatura formuna otomatik olarak doldurulur. Satıcı olarak her seferinde elle veri girişi yapmanız gerekmez.
• Fatura Oluşturma Zamanı: Entegratörde, faturanın ne zaman kesileceğine dair tetikleyiciler tanımlayabilirsiniz. Örneğin sipariş “Kargoya Verildi” durumuna geçince otomatik fatura kesmek veya elle onayladığınızda fatura oluşturmak gibi seçenekler mevcut olabilir.
• Onay ve İletim: Entegratör, faturanızı sizin adınıza mali mühür veya e-imza ile onaylar ve GİB sistemine elektronik olarak iletir. Eğer alıcı e-fatura mükellefiyse, fatura doğrudan alıcının GİB hesabına düşer; alıcı mükellef değilse e-arşiv faturası PDF olarak e-posta ile müşteriye gönderilir.
• Hepsiburada’ya Yükleme: Birçok entegratör, kesilen faturanın bir kopyasını otomatik olarak Hepsiburada siparişinin “Fatura” bölümüne yükler. Böylece sizin ayrıca Hepsiburada paneline PDF yüklemenize gerek kalmaz.
• Faturaları Takip Edin ve Arşivleyin: Entegratör yazılımınız üzerinden kesilen tüm faturaları izleyebilirsiniz. Panelden gönderilen (giden) faturaların durumunu (GİB’e ulaştı mı, alıcıya teslim edildi mi vb.) takip edin. Entegratör firmalar, faturalarınızı yasal saklama süresi boyunca güvenli bir şekilde dijital arşivde tutar. Gerektiğinde geçmiş faturaları kolayca indirip kontrol edebilirsiniz.

Satış hacminiz çok düşükse veya bir entegratör kullanmak istemiyorsanız, e-faturalarınızı Gelir İdaresi Başkanlığı’nın e-fatura/e-arşiv portalı üzerinden elle kesebilirsiniz. Ancak bu yöntem her sipariş için manuel işlem gerektirdiğinden oldukça zaman alıcıdır ve hata yapma olasılığı yüksektir. Yine de, tek tük satış yapan küçük satıcılar tarafından tercih edilebilmektedir. GİB portalı ile Hepsiburada siparişi faturalandırma adımları şöyledir:

Öncelikle e-fatura sistemine kayıtlı olmanız ve GİB Portal giriş bilgilerinizin hazır olması gerekiyor. Henüz e-fatura mükellefi değilseniz, GİB’e başvurup gerekli onayı ve mali mühür/e-imza işlemlerini tamamlayın. Mükellef olmayan satıcılar e-fatura kesemez; bunun yerine tüm faturalarını e-arşiv olarak düzenlemek zorundadır.

Hepsiburada Satıcı Paneli’ne giriş yapın ve fatura keseceğiniz ilgili siparişi görüntüleyin. Sipariş detaylarından müşterinin adı, soyadı/unvanı, adresi, vergi kimlik no (VKN) veya T.C. kimlik no (TCKN), sipariş tarihi, ürün kalemleri (isim, adet, birim fiyat), KDV oranları, kargo bilgileri gibi tüm gerekli bilgileri not edin.
En önemlisi, sipariş numarasını kaydedin. Bu numara faturanın doğru siparişle eşleştirilmesi için gereklidir. Eğer fatura keseceğiniz müşteri şirket ise ve e-fatura talep ettiyse, vergi numarası ve unvan bilgilerinin doğruluğunu özellikle kontrol edin.

Bu adım, e-faturanın mı yoksa e-arşiv faturanın mı kesileceğini belirlemeniz açısından kritik. Alıcının e-fatura mükellefi olup olmadığını GİB’in e-Fatura Mükellef Sorgu ekranından kontrol edebilirsiniz.
Alıcı e-fatura mükellefi ise: Bu durumda e-Fatura düzenleyeceksiniz. (Hem satıcı hem alıcı GİB sistemine kayıtlı olmalı.)
Alıcı mükellef değilse veya bireysel müşteri ise: Bu durumda e-Arşiv Fatura düzenlemelisiniz. Hepsiburada’da bireysel müşteriler ve e-fatura sistemine kayıtlı olmayan işletmeler için faturalar e-arşiv olarak kesilir.
Not: Hepsiburada paneli, müşterinin bilgilerine göre ilgili siparişin fatura tipini (e-fatura/e-arşiv) işaretler. Ancak siz portalda fatura oluştururken yine de doğru tipte düzenlemeye dikkat edin. Kurumsal fatura isteyen müşterilerde, sipariş sırasında doğru seçim yapılmadıysa bile, siz faturayı doğru şekilde (e-arşiv veya e-fatura) kesmelisiniz.

Tarafınıza uygun olan GİB portalına giriş yapın. Alıcı e-fatura mükellefi ise GİB e-Fatura Portalı’na, değilse GİB e-Arşiv Portalı’na giriş yapılmalıdır.

• Portala giriş yaptıktan sonra “Fatura Oluştur” sayfasına gelin.
• Bir önceki adımda not aldığınız sipariş bilgilerini ilgili alanlara eksiksiz ve doğru biçimde girin.
• Manuel giriş yaptığınız için yazım hatalarına karşı dikkatli olun; sayıları, tarihleri ve kimlik numaralarını kontrol edin. Özellikle Hepsiburada sipariş numarasını faturanın açıklama notu veya sipariş referansı alanına mutlaka ekleyin. Bu, daha sonra Hepsiburada panelinde faturayı doğru siparişle eşleştirebilmek için şarttır.
• Tüm bilgiler girildikten sonra faturanızı gözden geçirin ve mali mührünüz veya e-imzanızla onaylayıp GİB sistemine iletin.

GİB portalı üzerinden onayladığınız e-fatura, otomatik olarak GİB sistemine iletilecektir. E-fatura düzenlediyseniz, bu fatura alıcının GİB sistemine (mükellef posta kutusuna) düşer; e-arşiv fatura düzenlediyseniz, portal genellikle faturayı PDF formatında oluşturur. GİB portal ekranında ilgili faturayı görüntüleyip PDF kopyasını indirin ve kendi bilgisayarınızda saklayın.
E-Arşiv fatura için, GİB portal bazı durumlarda alıcının e-posta adresine faturayı göndermenize olanak tanır ya da günlük raporlarla GİB’e bildirir; yine de PDF çıktısını almak iyi bir pratiktir.

Şimdi, GİB üzerinden kestiğiniz faturayı Hepsiburada siparişi ile eşleştirme zamanı.

• Hepsiburada Satıcı Paneli’ne tekrar giriş yapın ve ilgili siparişin detay sayfasına gidin. Bu sayfada “Fatura Yükle” veya benzeri bir alan bulunur; indirdiğiniz PDF faturayı bu alandan yükleyin.
• Yükleme yapınca, Hepsiburada sistemi faturanın o siparişe ait olduğunu kaydedecektir.
• Eğer e-arşiv fatura kestiniz ise, ayrıca müşteriye faturayı e-posta ile iletmeyi unutmayın (Hepsiburada sistemi otomatik göndermiyorsa, portal üzerinden veya kendi e-postanızla gönderebilirsiniz).
• Son olarak, Hepsiburada panelinde faturanın başarıyla yüklendiğini ve sipariş durumunun “Faturalandı” olarak güncellendiğini kontrol edin.

Trendyol üzerinden satış yapan işletmeler, e-fatura işlemlerini iki farklı yöntemle gerçekleştirebilir: satıcı paneli üzerinden manuel fatura kesimi ya da özel entegratör sistemleriyle otomatik fatura oluşturma.
Hangi yöntemin kullanılacağı sipariş hacmine göre değişir.

Daha az sayıda sipariş alan satıcılar için en pratik yöntem, Trendyol’un Satıcı Paneli üzerinden doğrudan fatura oluşturmaktır. Bunun için:

• Satıcı Paneli’ne giriş yapın.
• Menüden “Siparişler” sekmesine gidin.
• Fatura kesmek istediğiniz siparişi seçin.
• “Fatura Oluştur” butonuna tıklayın.
• Sistem tarafından otomatik getirilen müşteri ve ürün bilgilerini kontrol edin, ardından faturayı onaylayın.

Yoğun satış yapan mağazalar için entegrasyon yoluyla otomatik faturalama çok daha verimli bir çözümdür. Bu sistemlerde, Trendyol’daki siparişler entegratör yazılım tarafından otomatik olarak algılanır ve GİB standartlarına uygun biçimde e-faturalar hazırlanır.

n11 platformunda satış yapan işletmeler, siparişleri onaylandıktan sonra e-faturalarını doğrudan satıcı paneli üzerinden oluşturabilir:

• Satış tamamlandığında, paneldeki “Sipariş Özeti” alanına girilir ve ilgili sipariş “Kargoya Hazır” durumuna getirilir.
• Ardından listede yer alan siparişin yanındaki “e-Fatura Oluştur” butonuna tıklanarak fatura düzenleme süreci başlatılır.
• Sistem, alıcının adres bilgilerini, ürün tanımını ve KDV oranlarını otomatik olarak getirir. Satıcı bu bilgileri kontrol eder ve gerekirse düzenlemeler yapabilir.
• Her şey kontrol edilip onaylandıktan sonra “e-Fatura Gönder” komutu ile fatura oluşturulur. Bu aşamada sistem, faturayı Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) altyapısına iletir ve belgeyi oluşturur.
• Hazırlanan e-fatura, N11 satıcı panelindeki “Faturalarım” sekmesinde saklanır ve alıcıya e-posta yoluyla ya da GİB sisteminde kayıtlı e-adresine gönderilir.
• Yoğun satış yapan işletmeler için N11 hesabını Paraşüt gibi yetkili bir e-fatura entegratörü firmayla entegre etmek süreci büyük ölçüde hızlandırır. Çünkü bu entegrasyon sayesinde sipariş verileri otomatik olarak fatura sistemine aktarılır, insan kaynaklı hatalar azalır ve zaman tasarrufu sağlanır.

“e-Ticaretle uğraşanlar neden e-fatura kullanmalı?” kısaca bundan bahsedelim.

• e-Fatura kullanarak, farklı kanallardan gelen siparişlerinizi yönetirken kağıt fatura düzenleme ve kargolama süreçleriyle uğraşmadan, faturanızı elektronik ortamda oluşturarak direkt e-posta ile müşterinize iletebilirsiniz.
• e-Fatura kullanarak fatura başına maliyetinizi düşürebilirsiniz.
• Belgelerinizi muhasebecinizle paylaşırken zorlanmaz, tüm resmi evraklarınızı kolaylıkla paylaşabilirsiniz.
• Daha az kağıt israfı yapacağınız için hem bütçenizi hem de yeşili koruyabilirsiniz.

e-ticarette kesilen faturanın geçerli sayılabilmesi için içermesi gereken başlıca bilgiler şunlardır:

• Satıcıya ait bilgiler: Satıcının ticari unvanı veya adı-soyadı, vergi dairesi ve vergi kimlik numarası (VKN), iş adresi / faaliyet yeri.
• Alıcıya ait bilgiler: Alıcının adı-soyadı veya unvanı, adresi, vergi numarası (kurumsal alıcılar için) veya TC kimlik numarası (gerektiğinde).
• Belgeye ait tanımlayıcı bilgiler: Faturanın düzenlenme tarihi, seri ve sıra numarası, faturanın türü (mal/hizmet satışı vs.).
• Satışa ilişkin bilgiler: Satılan mal veya hizmetin adı, türü, miktarı, birim fiyatı, toplam tutarı; uygulanan vergi türü, vergi oranı (örneğin KDV) ve vergi tutarı.
• Teslim ve ödeme bilgiler (özellikle internet / mesafeli satışlarda): Malın teslim tarihi veya hizmetin ifa tarihi, eğer gerekli ise gönderimi yapan kargo/taşıma bilgisi, satışın hangi internet adresinden gerçekleştiği, ödeme şekli gibi ilave detaylar. 

213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun 231’inci maddesi uyarınca, bir malın teslimi ya da bir hizmetin ifası gerçekleştirildiğinde, fatura o işlemden itibaren en geç 7 gün içinde düzenlenmelidir. Bu süre; mal teslimi ya da hizmetin yapıldığı gün dahil edilmeden, takip eden günden itibaren işlemeye başlar. Eğer bu 7 günlük süre aşılırsa, yapılan faturalama işlemi yasal olarak geçerli sayılmaz ve belge düzenlenmemiş gibi işlem görür. İnternet üzerinden yapılan satışlar için de bu genel kural geçerlidir.

e-Fatura entegrasyonu, mevcuttaki e-ticaret sistemi üzerine kurulur. Tabii bu entegrasyon işlemi, GİB tarafından belirlenen şartları sağlayan özel entegratörler aracılığı ile yapılır. Yetkili entegratörler, e-dönüşüm işlemleri için kayıt oluşturma yetkisine sahipken, yetkili olmayanların entegrasyon işlemi yapması yasaktır.

Bu sebeple e-fatura entegrasyonu için mutlaka GİB tarafından onaylanmış yetkili entegratörlerden yardım alınması gerekir. Herkes tarafından yapılamayan bu entegrasyon işlemi için özel entegratör belirlerken seçici davranmak önemlidir. Sektörde kanun dışı işlemlerin de olma ihtimaline karşı mağdur duruma düşmemek için güvenilir entegratörler ile çalışmak gerekir.

“e-Fatura entegrasyon ücreti var mı?” diye düşünüyorsanız hemen söyleyelim, eğer Paraşüt abonesiyseniz e-fatura entegrasyonu için herhangi bir ücret ödemezsiniz. e-Fatura başvurusunun onayı geldiği anda Paraşüt üzerinden hem e-fatura hem de e-arşiv fatura gönderip almaya başlarsınız.

Unutulmaması gereken bir önemli detay da e-fatura kullanıcısı olmak için Kamu Sertifikasyon Merkezi'ne ödenmesi gereken bir mali mühür sertifika ücreti vardır. Kamu Sertifikasyon merkezinin 2025 yılı mali mühür fiyatları kurumun web sitesi içerisinde detaylı olarak işlenmiş.

Tabii Paraşüt üzerinden e-fatura hizmetinden yararlanmak isteyenler için güzel haber şu, Paraşüt’te başvuru, entegrasyon veya aktivasyon ücreti bulunmuyor.

Paraşüt’ün Anahtar Teslim e-Fatura hizmetinden yararlanmak istemiyorsanız, e-fatura kullanıcısı olmak için GİB Portal sistemine kayıt olmanız ve aktivasyon sürecinden geçmeniz gerekiyor. Ancak hiç endişe etmeyin, çünkü Paraşüt üzerinden başvuru sürecini sizin için kolaylaştırdığımız adımlarla yapabilirsiniz.

e-Fatura entegrasyonu için Paraşüt kullanıcısı iseniz hesabınıza giriş yaptıktan sonra menünün sağ alt kısmında yer alan “Uygulamalar”sekmesine tıklayıp Elektronik Faturalama Entegrasyonu kutucuğunu seçebilir; açılan sayfadaki adımları takip ederek başvurunuzu yapabilirsiniz.

Anahtar Teslim e-Fatura hizmetimizden yararlanmak için bizimle [email protected] veya 0212 963 00 20telefon numarasından iletişime geçebilirsiniz.

e-Ticaretle uğraşan kişilerin e-fatura ve e-arşiv geçişinin yanı sıra iş yükünü hafifletecek bir diğer konu da e-ticaret entegrasyonları.

Paraşüt e-ticaret entegrasyonu, sahibi olduğunuz e-ticaret sitesinin veya Trendyol, Hepsiburada, N11 ve Amazon Türkiye gibi online pazaryerlerinde gerçekleştirdiğiniz satışların bilgisini tek ekranda gösterir; müşteri hesaplarını, ürün stoklarınızı ve alımlarınızı da yine aynı ekranda takip etme imkanı bulabilirsiniz.

Eğer siz de Paraşüt’ün e-ticaret entegrasyonu ve e-fatura entegrasyonundan yararlanmak ve Paraşüt güvencesiyle işinizi yönetmek istiyorsanız, hemen 14 gün ücretsiz deneme hesabı oluşturabilirsiniz.

Üstelik deneme hesabı oluştururken kart bilgisi vermeniz gerekmez!