e-Fatura ve e-arşiv portalına nasıl giriş yapılır?

e-Fatura portalı ile e-fatura düzenlemek için mükelleflerin Gelir İdaresi Başkanlığından izin alması gerekir. GİB’den izin almış mükellefler, düzenledikleri e-faturaları sistemde kayıtlı olan kullanıcılara gönderebilir.

Bunun yanı sıra UBL-TR formatına uygun oluşturulmuş ve mali mühür ile onaylanmış faturaları portala yükleyerek hem alıcıya gönderebilir hem faturayı alabilir hem de e-faturaları elektronik ortamda arşivleyebilirsiniz.

e-Fatura kesmek için hangi programları edinmeli, hangi ayarları yapmanız gerektiği konusu ilk aşamada kafa karıştırıcı olabiliyor. Süreci daha anlaşılır olması adına e-fatura kesmek için gerekli programları sıraladık.

e-Fatura portalı ile uyumlu programlar;

• Internet Explorer 8
• Firefox
• Google Chrome
• Safari
• Opera

Aynı zamanda e-Fatura portalının çalışması için Java'nın (JRE: Java Runtime Environment) 64 bit versiyonunun bilgisayarınızda kurulu olması gerekir. Tarayıcınız üzerinden Java’yı indirin. Oracle üzerinden indirdiğinizde otomatik olarak 64 bit Java’yı indirecektir.

Şu adımları takip edebilirsiniz:

• Başlat menüsü altında bulunan denetim masasına girin.
• Denetim masası içindeki ‘Java’ ikonuna tıklayın ve kontrol panelini açın.
• Java kontrol panelinde Java sekmesini seçin ve ardından View (Görüntüle) butonuna tıklayın.
• Butona tıkladıktan sonra açılacak olan penceredeki alanında Runtime Parameters bölümünü göreceksiniz. O kısma Xmx256m değerini yazın ve butona tıklayın.
• Parametre ayarınız bu şekilde tamamlanmış olacak.

Aşağıdaki adımları izleyerek giriş yapabilirsiniz:

• Gelir İdaresi Başkanlığının sitesine (ebelge.gib.gov.tr) giriş yapın. Sayfanın alt kısmında göreceğiniz İmzalama Aracı başlığında yer alan linke tıklayarak imzalama aracı uygulamasını indirin.
• Ardından uygulamayı çalıştırmak için istenen güvenlik uyarısı kısmında, Çalıştır (Run) butonuna tıklayın.
• İmzalama aracı indikten sonra açılan sayfada bir güvenlik uyarısı görebilirsiniz. Burada isterseniz gelişmiş koruma ayarını açabilir, isterseniz de gelişmiş butonuna tıklayarak localhost sitesine ilerle kısmına tıklayabilirsiniz.
• İlerledikten sonra, İmzalama Aracı Desteği ile; e-fatura portal, e-defter portal, e-bilet portal, e arşiv portal ve e-fatura iptal/itiraz portal uygulamasına giriş yapabilirsiniz.
• Başla butonuna bastıktan sonra işlemlerinize seçtiğiniz uygulama ile devam edebilirsiniz.

Yukarıda GİB Portal’a giriş adımlarında bahsettiğimiz işlemlerin devamı olarak “e-Fatura nasıl kesilir?” aşamasını detaylandıracağız.

• Localhost sitesine giriş yaptıktan sonra ilk sırada “e-Fatura portal uygulamasına giriş yapmak için tıklayınız.” satırını göreceksiniz Buradan girişinizi tamamlayın.
• Elektronik imza ile sisteme giriş işlemini başlatmak için karşınıza çıkacak olan “Başla” butonuna tıklayın.
• Ardından akıllı kartınızın işlemcisini seçin ve akıllı kart şifrenizi girin.
• İmza için kullanacağınız sertifikayı seçin ve çıkan ekranda “e-Fatura portalına girmek istiyorum” metnini imzalayın.
• e-Fatura portalına girişiniz tamamlanmış olacak.

GİB Portal üzerinden e-fatura oluşturma işleminin detayları şu şekilde yapılır:

• Fatura oluştur ekranından, fatura ve alıcı bilgileri, mal-hizmet bilgileri not alanı ve toplam bölümü detaylı olarak kontrol edilerek doldurulur. Stopaj eklenmesi gereken faturalarda stopaj eklenmelidir.
• Tüm bilgiler eklendikten sonra, güncel bakiye de girilir ve “Oluştur” butonuna tıklanır. e-Fatura taslaklar kısmına kaydolur.

Öncelikle belirtmek gerekir ki e-fatura iptal portalı bulunmuyor; onaylanmış fatura üzerinden düzeltme veya faturaları iptal etme işlemine izin verilmez. e-Faturada hata olması durumunda, taslaklara kaydedilmiş fatura üzerinde düzenleme yapılabilir. Özetle, mali mühür ve e-imza ile onaylanan faturalar üzerinde hiçbir şekilde düzenleme, değişiklik ve iptal işlemleri yapılmaz.

Onaylanmamış, taslaklar bölümünde yer alan faturalar üzerinde bir değişiklik yapılmak istendiğinde, faturanın üzerine çift tıklayarak görüntüleyebilir ardından düzenle butonuna tıklayarak değişiklik veya iptal işlemi gerçekleştirebilirsiniz.

Adım adım anlatalım:

• Taslaklarda yer alan, onaylamak istediğiniz e-faturayı seçerek onayla butonuna tıklayın. Onayla butonuna tıkladıktan sonra “Mali mühür uygulaması” aktif hale gelir ve mühürlenecek olan fatura yüklenmeye başlar.
• Mühürlenecek fatura yüklendikten sonra karşınıza çıkacak kart giriş ekranına, tanımlı kartlar kısmından mali mührü seçin. Ardından kart şifresini girerek giriş butonuna tıklayın.
• Eğer daha önce kart tanımlamadıysanız, öncelikle kart tanımlama işlemini tamamlayın. Bu işlem yalnızca bir kez yapılır.
• Sertifika şifresini girdikten sonra sertifika ile ilgili bilgiler kart giriş ekranına yüklenir.
• Yükleme bittiğinde imzala butonuna tıklanır.
• Daha sonra onaylanan faturanızın XML halini gösteren bir ekran açılır.
• Onayla butonuna tıkladıktan sonra onaylanmış fatura görüntüsü gelene kadar bekleyebilirsiniz.
• Fatura onaylandıktan sonra işlemin başarılı bir şekilde gerçekleştiğine dair bilgi mesajı alacaksınız. Artık e-faturanız taslaklar bölümünde onaylandı olarak görülür.

Bu işlemin adımları ise şu şekilde:

• Öncelikle taslaklar bölümünde onaylandı olarak kaydedilen e-fatura seçilir ve sonrasında gönder butonuna tıklanır.
• Fatura bilgilerinin yer aldığı bilgi mesajı incelendikten sonra gönder butonuna tıklanarak e-fatura alıcıya iletilir.

Milyonlarca KOBİ neden Paraşüt’ü tercih ediyor? Hemen açıklayalım. İşletmenizin finansal operasyonlarını kolaylıkla yönetebilmenizi sağlayan tüm özellikler Paraşüt’te!

Eğer, e-fatura kullanıcısı değilseniz Anahtar Teslim e-Fatura hizmetimizden yararlanarak dakikalar içinde e-fatura kullanıcısı olabilir, aynı zamanda ön muhasebeye dair tüm hizmetlerimizden ek bir ücret ödemeden yararlanabilirsiniz.

Kart bilgisi gerekmeden 14 gün boyunca ücretsiz deneyebilirsiniz.