Muhasebe mesleğinde dijital sürecin önemi

Yazımda ticaret ve muhasebe kavramları ile bu kavramların günümüze kadar gelen ve farklılaşan uygulamalarını, dijitalleşme süreçlerini hem beyana dayalı muhasebe hem de ticari muhasebe yönüyle hangi seviyelere geldiğimizi ve hangi seviyelere gelebileceğimizi analiz edeceğiz.

“Geçmiş bir başlangıçtır” - Shakespeare Hayatımızda keşke ve iyi ki dediğimiz dönemler olmuştur. Bu dönemler o andan sonraki karşılaştığımız olayların başlangıcı kabul edilmektedir. “Keşke şunu daha iyi yapsaydım” deriz ve daha iyisini yapmak için gayret gösteririz, “iyi ki böyle bir karar vermişim” deriz ve bu kararın sonrasında gelenleri kendimize referans ediniriz.

İçinde bulunduğumuz dünya tüm yönleriyle dinamik bir yapıdadır. Sürekli değişim içerisinde olan dinamiklerinden biri de teknolojik uygulamalardır. Değişen teknolojiyle birlikte diye başlayan birçok ifade hafızalarımıza yer etmiştir.

 

Ticaret hayatımıza nasıl girdi?

Geçmişten bugüne baktığımızda insanların, hayatlarını devam ettirebilmesi için gerekli olan kaynakları başkasından alma yönündeki taleplerini, kendilerinde değerli gördükleri kaynaklarla sağlamaya çalışma çabası "ticaret" kavramının ortaya çıkarmıştır.

Pek çok tarihçi ticaretin, iletişimin doğuşunu takiben takas yöntemiyle başlamış olduğunu düşünmektedir.

Daha sonra iş bölümünün gelişmesi ve ticari malların çeşitlerinin artması ile, ortak bir değişim aracına ihtiyaç duyulmaya başlamıştır. Böylelikle ekmek, altın, fasulye, inci gibi mallar, para gibi bir değişim aracı olarak kullanılmaya başlamıştır.

Paranın keşfi, ticaretin kolaylaşmasını ve yaygınlaşmasını sağlamıştır. Taşımacılığın ve iletişimin de gelişmesi ile ticaret bugünkü halini almıştır. Bu gelişim sırasında da içinde bulunduğumuz ekonomik sistem gelişmiş, ticareti düzenleyici kanunlar yapılmıştır. Günümüzde ticaret, ekonominin merkezinde yer almaktadır.

Aşağıdaki örnek bir tabloda, Türkiye’de yıllar itibarıyla dış ticaretin boyutlarını şöyle bir grafikle irdeleyelim:

Ticari hayatın başlangıç noktasından itibaren ve sürekli olarak gelişmesiyle birlikte ortaya bu hacmin yönetilmesi, irdelenmesi, analiz edilmesi ve yorumlanması ihtiyacında muhasebe kavramı önemli rol oynamaktadır.

 

Muhasebe = Hesaplaşma

Muhasebe mali nitelikteki olayları kaydetme, sınıflandırma, analiz etme ve yorumlamak suretiyle ilgili kişi ve kuruluşlara rapor halinde bilgi sunan bir bilim dalı olarak tanımlanmaktadır.

Bugün baktığımızda her önemli kuruluşun, her bir organizasyonun, her bir STK’nın, kendi bünyesinde kendi dinamikleriyle değerlendirildiği bir muhasebe birimi bulunmaktadır.

Başlangıçta belirtmiş olduğum teknolojik gelişmelerin de vesilesiyle ticari organizasyonların, pazarlama faaliyetlerinin, tedarik zinciri ve satın alma süreçleri gibi alanların dönüşüme uğraması muhasebe uygulamalarını da etkilemektedir.

Özellikle birazdan daha fazla açıklamaya çalışacağım “Kurumsal Kaynak Planlaması” uygulamaları muhasebe süreçlerini önemli ölçüde değiştirmektedir.

Muhasebe Fonksiyonları * Kaydetme * Sınıflandırma * Özetleme * Raporlama

Bu fonksiyonları incelediğimizde günümüzde geçmişten farklı olarak kişiler yerine otomasyon üzerinden bu süreçler yerine getirilmeye başlanmış durumda olduğunu görmekteyiz.

Daha evvel veriyi girmekle başlayan ve bilgi sunma noktasına kadar bütün süreçlerde etkin bir rol oynayan insana olan gereksinim kaybolmaya başlamış durumdadır. Yakın zamanda bu fonksiyonların tamamının otomasyon üzerinden gerçekleştirileceği ve kayıt muhasebesinin de insana olan ihtiyacı kalmayacağı haliyle de bu alanda bir istihdam alanı olmayacağı açıktır. Kapanan bu istihdam alanı yerine veri setlerini kontrol eden, sürecin etkinliğini ve verimliliğini saptayan kişilere ve bilgi kullanıcılarına ihtiyaç şüphesiz artacaktır.

Bildiğiniz üzere muhasebe mesleğini diğer mesleklerden ayıran önemli bir nokta da mesleğin dinamik bir yapıda konumlandırılmış olmasıdır. Sürekli değişen kanunlar, uygulamalar, ticaret modelleri muhasebe mesleği üzerinde sürekli bir değişim sağlamaktadır. Öte yandan muhasebe mesleğinin kendi dinamikleri açısından değerlendirildiğinde çok fazla sayıda sektörde farklı uygulamaların olduğunu görürüz.

Bu bölümde beyan esaslı muhasebe ile ticari muhasebe uygulamalarına değinmek istiyorum.

 

Beyan esaslı muhasebe nedir?

Beyan esaslı muhasebe olarak isimlendirmiş olduğum muhasebe türü, şirketlerin operasyonel süreçlerinden ziyade yasal zorunluluk kapsamında yükümlülüklerin yerine getirildiği muhasebe türüdür.

 

Ticari muhasebe nedir?

Ticari muhasebe ise işletmenin tüm fonksiyonlarının belirli bir sistem içerisinde barındığı süreçlerinin ve sonuçlarının değerlendirildiği, ortaya çıkan sorunlar için önlemler alınabilecek ortamların hazırlanabildiği, maliyetlerin be bütçelemelerin sağlanabildiği muhasebe türüdür.

Şimdi ise bu iki türü biraz daha detaylı irdeleyelim: Beyan esaslı muhasebede dijitalleşen uygulamalar hepimizin aşina olduğu şekilde aşağıdaki uygulamalarla ve yükümlülüklerle karşımıza çıkmaktadır.

Maliye Bakanlığı tarafından yönetilen uygulamalar, * e-Fatura * e-Arşiv * e-İrsaliye * e-SMM * Diğer elektronik belgeler

Bu elektronik uygulamalar ile amaçlananın kayıt dışılığı mümkün olan en üst seviye de önlemeye çalışmak olduğunu söyleyebiliriz. "Daha önce kayıt dışılık önlenemiyor muydu?" diye bir soru oluşuyor kafamızda. Cevap olarak elbette önleme adımları atılıyordu ancak bu adımlar daha çok beyana dayalı bildirimler özelinde yapılabiliyordu. Şimdi ise mutlak bir gözetim çerçevesinde kayıt dışılık önlenmek isteniyor.

Bu yüzden elektronik belgeleme süreçlerine ve bu uygulamalara geçen firmaların artış gösterdiğini gözlemliyoruz. Her bir elektronik belgenin kendi özelinde farklılık gösteren geçiş zorunlulukları mevcut olup işlemlerin uygulamasına yönelik yönlendirmeler mevzuat hükümlerine göre yapılmaktadır. Bu yazıda mevzuat anlamında bir incelemeden ziyade dijitalleşme açısından durum değerlendirmesi yapacağız.

 

Mali müşavirlerin gözünden e-belge uygulamaları

 

Resmi evrakların kayıt ve beyan süreci

Aşağıdaki şemada ağırlıklı olarak KOBİ’lerde rastladığımız beyan esaslı muhasebe uygulamalarının kayıtlara alınması ile başlayan ve yasal beyanların yapılma aşamalarının sonuna kadar devam eden süreç sunulmuştur. Görüldüğü üzere tüm bu aşamalar ciddi zaman kaybına neden olmaktadır ki zaman kavramı günümüzde tüm çevreler için çok önemli bir yer tutmaktadır.

 

e-Defter

Kolaylaştıran uygulamalardan biri de hiç şüphesiz e-defterler olmuştur. Eskiden günlerce süren defter yazdırma serüvenleri sona erdi. Yine e-defter uygulamasının da kendi içerisinde özellikli durumlar olduğunu belirtelim ve e-defter kullanıcılarının yasal süreçler bakımından belirlenen kurallara uyması gerektiğini hatırlatmış olalım.

 

e-Beyanname

Resmi beyanlar 01 Ekim 2004 tarihi itibari ile e-beyanname kanalıyla yapılmaya başlandı ve beyana dayalı muhasebe yükümlülüklerinin yerine getirilmesi kolaylaştı.

Yine mesleki olarak hayatımızı kolaylaştıran diğer uygulamalara bu süreçte tanık olduk. Önceden gerek İŞKUR gerek SGK (eskiden BAĞ-KUR’ da ayrı bir süreçte işle alıyordu) tarafında prosedür ve bildirimler zaman yönünden ciddi problem oluşturan bir yapıda izleniyordu.

Şimdi neyse ki dijital ortamda gerekli bildirimler ve yükümlülükler yerine getirilebiliyor. Bildiğiniz üzere, halen içinde bulunduğumuz pandemi döneminde 3 milyondan fazla insan işinden uzak kaldı. Bu süreçte çalışamamalarından kaynaklı olarak geçim sıkıntısı çektiler ve halen çekmekteler.

Devletimiz bu konuda üstüne düşeni mümkün mertebe yapmaya çalışarak KÇÖ ve NÜD kapsamında ödenekler çıkardı. Bu ödeneklerin bireylerin eline geçmesi için var gücüyle çalışan İŞKUR çalışanlarına tekrar teşekkür etmek gerekiyor. Tabi İŞKUR çalışanları kadar muhasebe mesleğinin emektarları sayesinde 3 milyon civarında insana bu ödenekler ulaştırılmış oldu. Saygıyı sonuna kadar hak eden bir mesleğimiz olduğuna inanıyorum.

 

Ticari muhasebe açısından dijitalleşme

Ticari muhasebenin işletmenin tüm fonksiyonlarının belirli bir sistem içerisinde barındığı süreçlerinin ve sonuçlarının değerlendirildiği, ortaya çıkan sorunlar için önlemler alınabilecek ortamların hazırlanabildiği, maliyetlerin ve bütçelemelerin sağlanabildiği muhasebe türü olduğunu belirtmiştik.

Şimdi bu alanda biraz daha genişletilmiş çerçeveden konuya bakalım.

 

ERP (Enterprise Resource Planing)- Kurumsal Kaynak Planlaması

Mal ve hizmet üretimi için gereken işgücü, makine, malzeme gibi kaynakların verimli bir şekilde kullanılmasını sağlayan bütünleşik yönetim sistemlerine verilen genel addır. Kurumsal kaynak planlaması (KKP) sistemleri, bir işletmenin tüm veri ve işlemlerini bir araya getirmeye veya bir araya getirilmesine yardımcı olmaya çalışan ve genelde kullanımı kolay olan sistemlerdir

İşletmenin tüm kaynaklarının birleştirilip, verimli olarak kullanılması için tasarlanmıştır.

Muhasebe mesleği ve uygulamaları işletmenin tüm süreçlerinin buluştuğu bir odak noktası olması sebebiyle her ne kadar bu şemada ERP çevrelediğini görsek de esasında ERP üzerinden girilen tüm verilere muhasebenin de ihtiyacı vardır. Dolayısıyla işletme yönetiminin her anlamda ihtiyaç duyduğu bir bölümdür muhasebe!

Bu sistemin kullanılmasında odak nokta verinin ve bilginin dijital ortamda paylaşılabiliyor olmasıdır. TÜİK'in 2021 yılında yayınladığı KOBİ verilerine göre 3 milyon 419 bin 773 civarı KOBİ bulunuyor.

Bu KOBİ’lerin birçoğu pandeminin de vermiş olduğu etkiyle muhasebe sistemlerini dijital ortama taşımaya amaçlamaktadır. Dolayısıyla bu dönemde birçok masaüstü muhasebe yazılımları yerini bulut sistemde veri saklayan internet üzerinden erişilen ERP yazılımlarına bırakacaktır.

Aşağıda TUİK tarafından son açıklanan verilere göre imalat sektöründe faaliyet gösteren Kobilerin dijitalleşme ölçüleri anlamında bilgi sunabilir. Bu istatistikleri doğru değerlendirmek adına 2020 sonu itibariyle teknoloji kullanımını ve takip eden yıllar itibariyle de durumun ölçümlenmesi gerekmektedir.

Muhasebe mesleği açısından pandemi sonrası uzaktan çalışma yönteminin de devam edeceğini düşündüğümüzde internet tabanlı ERP yazılımları, işletmelerin süreçlerini yönetmelerinde ciddi seviyelerde ihtiyaç odağı olacaktır. Çünkü gelecekte işletme çalışanlarının çalışma yeri diledikleri yer olacaktır.

Microsoft’un Boston Consulting Group, KRC Research ve Wharton School ile Avrupa, Ortadoğu ve Afrika bölgelerini dikkate alarak, 20 ülkede hayata geçirdiği “Work Reworked” araştırması, Türkiye’nin önde gelen şirketlerinden 633 kişinin katıldığı ankette, yöneticilerin yüzde 94’ü hibrit bir çalışma yönteminin (yarı ev, yarı ofis) kalıcı olacağını öngörüyor.

Aynı ankete İngiltere, Fransa, Almanya ve İtalya gibi Avrupa’nın lider ekonomilerinden katılan yöneticiler arasında ise bu öngörü yüzde 88 oranında kalıyor. Araştırma, esnek çalışma modeliyle birlikte, inovasyonla şekillenen kurum kültürünün ve bunu öncelik kılan yeni nesil yöneticilik anlayışının da kalıcı olacağına işaret ediyor.

 

ERP yazılımlarının muhasebe mesleğine katkısı nedir?

ERP yazılımlarının özellikle devletin de zorunluluk kapsamına getirdiği elektronik belgelerin muhasebeleşmesi üzerine ciddi derecede fayda sağlayan uygulamaları olduğunu söyleyebiliriz. Program üzerinde yapılacak tanımlamalar ile gelen elektronik belgenin içerdiği bilgiler, ait olduğu stok kartına, depoya, muhasebe hesabına, cari karta aktarılmakta olup, bütçeleme analizlerinin, maliyetlerin, sevkiyatın ve beyana dayalı işlemlerin yapılması yönünde ciddi kolaylıklar sağlamaktadır.

Ayrıca yöneticiler tarafından istenen raporlar otomasyon üzerinden anında alınabilme olanakları ile muhasebenin temel fonksiyonlarının çabuk işlemesine imkan sağlamaktadır. Bu süreç vesilesiyle çalışanlar birbirleri ile sözlü iletişim kurmadan da yazılım üzerinden iş takipleri yapabilmektedir. Etkinlik, verimlilik testleri bu doğrultuda daha kolay yapılabilmektedir.

Günümüzde ERP üzerinde işlem yapma ile birlikte muhasebe temel fonksiyonlarının hemen hemen hepsi otomasyon üzerinden olabilmektedir. Muhasebe çalışanları için bundan sonraki süreç, verilerin yönetimi ve doğruluğunun kontrollü yönünde olacaktır.

Dilerseniz dijitalleşen muhasebe sürecine yönelik bir örnek verelim:

A Endüstri Ürünleri A.Ş. Türkiye'de yerleşik İstanbul merkezli olarak faaliyet gösteren 5 farklı ilde fabrikası bulunan (Ankara, Tokat, Adıyaman, Nevşehir, Bursa) bir üretim işletmesi olsun.

Firmanın bulut tabanlı ERP yazılımı kullandığını ve 2020 yılında hazıradığı 2021 bütçesinde üretim başlıklarından bir stokun ürün reçetesine bağlı olarak bütçe girişlerini yapmış olduğunu ve XM202100098 koduyla bir üretim bütçe kodu oluşturduğunu kabul edelim.

1. Yıl içinde XM202100098 bütçe koduna ait üretimin gerçekleşmesi için gerekli satın almanın yapılması planlanması için ilgili departmana bu bilgileri sistem üzerinden iletiyor. Satın alma ( Tedarik) birimi XM202100098 numaralı bütçe koduna bağlı stoğun üretimine ilişkin gerekli satın alma araştırmalarını yapıyor ve onayları aldıktan sonra satın almayı gerçekleştiriyor.

2. Gerçekleştirilen satın almanın bilgileri sistem üzerinde faturası gelmesi gereken işlemler olarak yansıyor, XM202100098 numaralı bütçe kodu elektronik ortamda oluşan faturası muhasebe bölümünün kontrolündeki e-fatura havuzuna düşüyor.

3. Gerekli tutarlılık sağlandıktan sonra önceden tanımlı entegrasyonlar sayesinde faturanın kabulü için kaydedilmesi sağlanıyor .

4. Daha öncesinde ilgili parametreler tanımlandığı için faturanın içerdiği tutar hangi ürüne ait ise o ürünün üretim malzeme/maliyetine eklenmesi sağlanıyor. Üretim maliyetlerinin bu şekilde döngüyle tamamlanmasından sonra üretim Bursa fabrikasında gerçekleşiyor.

5. Ürün satılmak üzere depoya yönlendiriliyor.

6. Pazarlama biriminin çalışmaları sonucu ürünün Avrupa'ya ihracı yönünde anlaşma sağlanıyor.

7. Satış Sipariş Formu ile giriş işlemleri yapılıyor. İhracatına yönelik işlemler gerçekleşiyor ve ilgili ürünün depodan çıkış işlemi yapılıyor.

8. Örneğimizdeki bu ürün için tüm süreçler gerçekleşiyor ve önceden tanımlı bilgiler sayesinde muhasebeşme işlemleri eksiksiz yerine getiriliyor.

Bu işlemi bir de dijital dönüşümü ve kaynak planlamasını sağlayamamış orta ölçekli firmalarda olduğunu düşünmenizi istiyorum.

Şüphesiz süreç tamamlanırdı onda hiçbir şüphe yok! Ancak ortaya çıkacak evraksal ve operasyonel zaman kaybını burada vurgulamak istiyorum.

Toparlayacak olursak;

Muhasebe mesleğinde dijitalleşme süreçleri beyana dayalı (kaydi) muhasebe ve ticari muhasebe açısından farklılıklar göstermektedir. Beyana dayalı muhasebe uygulamalarında dijitalleşmenin faydası yanlızca yükümlülükler çerçevesinde oluyorken, çoğunlukla işletmelerin kullandığı bulut tabanlı ERP yazılımlar sayesinde süreçler daha etkin yönetilmektedir.

Böylelikle günümüzün konularından biri olan uzaktan çalışma imkanları daha çok işletme çalışanları tarafından yararlabilir konumda olurken beyana dayalı muhasebe yükümlülükleri halen sahada gerçekleştirilmeye devam edecektir. Kayıtsal süreçler için işgücü maliyetlerini de artmaya devam edecektir.

 

Muhasebenin dijital dönüşümünde biz ne yapmalıyız?

Gerek devletin eğitim planlaması yönünde gerekse bireylerin kişisel gelişim yolunda muhasebe mesleği özelinde dijitalleşmeye ayak uydurmak için sürecin gideceği yere şimdiden ulaşma gayretine girmeleri gerekmektedir.

Eğitim müfredatında Veri yönetimi, süreç planlama, proje yönetimi gibi konular yönünde derslerin ağırlıkta olması gerekir. KOBİ'ler, Türkiye ekonomisinde önemli bir yer tutmaktadır. Muhasebe mesleğinin geleceği ile kobilerin çabuk adapte olması yönünde yetişmiş işgücü istihdamı sağlanmalı ve özellikle gençlere fırsat verilmelidir.