e-Defter nedir? Nelere dikkat etmek gerekir?

Gün geçtikçe e-dönüşüm uygulamaları iş hayatımızın zorunlu bir parçası haline geliyor. Yapılan düzenlemeler ile yoğunlaşan uygulamalar sonucunda belirlenen şartlara uyan firmalar e-defter mükellefi kabul ediliyor. Bu yazımızda e-defter uygulamasında dikkat edilmesi gerekenleri özetledik.

13 dk
e-Defter Nedir?

Ülkemizde gitgide yoğunlaşan e-dönüşüm uygulamaları ile 1 Temmuz 2020 tarihinde e-fatura ve e-arşiv faturaya geçen firmaların 1 Ocak 2021 tarihinde e-defter uygulamasına da geçişleri zorunlu tutulmuştu.

Bildiğiniz üzere şu ana kadar hiç e-defter mükellefi olmayan meslek mensupları, son e-dönüşüm tebliğleriyle birlikte ciro limitinin 5 milyona çekilmesi sonucunda e-defter kapsamına girmiş bulunuyor.

e-Defter nedir?

e-Defter, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu gereğince yasal olarak tutulması zorunlu yevmiye ve büyük defterlerin belirtilen format ve standartlara göre elektronik ortamda muhafaza edildiği, içeriğindeki verilerin değişmezliğinin, bütünlüğünün, kaynağının doğruluğunun garanti altına alınmasının ve ilgililer nezdinde ispat olarak kullanılabilmesine imkan tanınmasının hedeflendiği hukuki ve teknik düzenlemeler bütünü olarak tanımlanıyor.

e-Defter, kanunen tutulması zorunlu olan yevmiye ve büyük defterlerin dijital ortamda tutulduğu, maliyeye elektronik imzayla berat verildiği sistemdir. Kayıtlar standart bir xml formatında hazırlanır.

Bu uygulamayla birlikte daha hızlı ve düzenli bir denetim amaçlanmıştır. e-Defter formatını kullanan firmalar kağıt ortamında defter tutamazlar. İşletmeler e-defter kullanmaya başladıkları tarihten itibaren fiziksel defterleri için kapanış tasdiki yaptırmalıdır.

e-Defter kimlere zorunludur?

Mevcut durumda 2020 yılı cirosu 5 milyon TL'yi aşan firmalar 1 Temmuz 2021 tarihine kadar e-fatura ve e-arşiv fatura uygulamasına geçmeleri, 1 Ocak 2022 tarihinde ise e-defter uygulamasına geçmeleri gerekiyor.

2021 yılında e-defter uygulamasına geçen firmalar olduğu gibi GİB tarafından yayınlanan kılavuzda da belirtildiği üzere GİB’in uygun gördüğü sektörlere 3 ay süre verme şartıyla e-defter, e-fatura ve e-arşiv fatura uygulamasına geçirebiliyor.

e-Fatura, e-arşiv fatura ve e-defter uygulamalarına geçişlerde zorunlu olarak bir ciro sınırı bulunmaktadır. 5 milyonu aşan firmalar bu uygulamalara geçmek zorundadır. Diyelim ki, siz e-fatura ve e-arşiv faturaya gönüllü olarak geçtiniz.

Ama e-deftere geçiş yapmak istemiyorsanız, e-deftere geçme zorunluluğunuz bulunmamaktadır. 5 milyon sınırına kadar e-deftere geçiş zorunluluğunuz yoktur. Ayrıca e-Fatura kullanıcısı olmadan e-defter sisteminden, isteğe bağlı olarak yararlanılabilir.

Başka bir örnek ele alalım. Diyelim ki, siz e-fatura ve e-arşiv faturaya gönüllü geçiş yaptınız. e-Deftere de yasal sınırlar çerçevesinde olmadığınız halde geçtiniz. Fakat yanlışlıkla müracaat etmiş oldunuz ya da farklı sebeplerden dolayı bu başvuruyu iptal etmek istiyorsunuz.

Bunun için GİB’e durumunuzu anlatan bir dilekçe ile başvurduğunuz takdirde ve GİB tarafından uygun görülmesi dahilinde e-defter uygulamasından çıkmanız mümkündür.

Firmalar e-fatura veya e-arşiv fatura kullanıcı olmadan KDV dahil 5.000 TL’yi aşan vergi mükelleflerine, vergi mükellefi olmayan ve 30.000 TL’yi aşanlara e-arşiv düzenliyorlar. GİB üzerinden bu sistemde e-arşiv faturaları düzenlenebiliyor. Bu konu ile ilgili daha detaylı bilgiye “e-Arşiv hakkında 20 soru 20 cevap” yazımızdan ulaşabilirsiniz.

e-Defter uygulaması nedir?

e-Defter uygulaması oldukça kolay bir uygulama gibi gözükse de ne yazık ki yoğun çalışma temposundan dolayı son günlere kalan tüm firmaların GİB’e e-defter beratlarını göndermeye çalışması ile sistemde yoğunluk söz konusu olmaktasır.

Bu da hem GİB hem de firmalar tarafında sıkıntı yaşanmasına sebebiyet verir. Bu nedenle size önerimiz, eğer e-defter ile ilgili gerekli kayıtlarınızı tamamladıysanız, e-defter beratlarını son güne bırakmamanız ve olası sıkışıklığa maruz kalmamanız olacaktır.

e-Defter ile ilgili hangi düzenlemeler yapıldı?

Berat dönemi tercih yapma hakkı sunuldu

Bu sene Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yeni bir düzenleme yapıldı. Firmalara alternatif sunularak, defter beratlarının istenirse aylık dönemler istenirse de 3 aylık dönemler halinde gönderebileceği belirtildi.

Burada şu önemli noktayı atlamamakta fayda var: Firma olarak 3 aylık dönemi seçmiş olsanız bile aylık bazda beratların oluşturulup sırasıyla göndermeniz gerekmektedir. Yani, 3 aylık dönemi toplu olarak oluşturma hakkınız bulunmamaktadır. Ocak, şubat ve mart ayı beratı ayrı olmalıdır.

Yeni düzenleme ile ocak, şubat, mart aylarının beratını Geçici Vergi Dönemi olan mayıs ayında nisan, mayıs, haziran dönemlerini de Geçici Vergi Dönemi olan Ağustos ayında gönderilme hakkı verildi.

Bu tercihi 2021 yılının başında yapan firmalar oldu. Gelir İdaresi Başkanlığı, bu tercihi hiç yapmayan firmalar için aylık dönemler halinde beratlarını göndereceğini kabul etti. Bilmeniz gereken önemli bir diğer nokta da, bu tercihlerin yıl içerisinde değişimi mümkün olmadığıdır.

Ancak yeni yıl geldiğinde yani 2022 senesinde GİB’in e-defter sitesinden yeni bir tercih yaparak 3 aylık dönemi ya da aylık berat dönemi olarak bir tercih yapma hakkına sahip olabileceklerdir.

e-Defter saklama süresi uzatıldı

Bir diğer değişiklik de Vergi Usul Kanunu’na göre e-defter saklama yılı ile ilgili oldu. Bildiğiniz üzere, e-defter saklama yükümlülüğü 5 yıl idi. Fakat GİB; yeni yayımladığı e-defter saklama ve muhafaza kılavuzu ile beraber bu süre 10 yıla çıkarıldı.

Tebliğ ile e-defter dosyaları ile bunlara ilişkin berat dosyalarının ikincil kopyalarının Saklayıcı Kuruluşların bilgi işlem sistemlerinde ya da Başkanlığın bilgi işlem sistemlerinde 1/1/2020 tarihinden itibaren asgari 10 yıl süre ile muhafaza edilmesi zorunlu tutuldu.

e-Defter ve berat dosyalarına ait ikincil kopyalarının Saklayıcı Kuruluşların bilgi işlem sistemlerinde ya da Başkanlığın bilgi işlem sistemlerine yükleme işlemlerinde, e-defter ve berat dosyalarını oluşturma, onaylama ve yükleme süresi dikkate alınacağı belirtildi. Yani artık, firmalar e-defterlerini 5 yıl değil, 10 yıl saklaması gerekecek.

2021 yılı e-defter ve berat dosyalarının ikincil kopyalarının Başkanlığın bilgi işlem sistemlerine aktarım zamanları

2021 Yılı Aylık Yükleme Tercihinde Bulunanlar

Dönem Aktarım Zamanı
2021 / Ocak 17 Mayıs 2021’e kadar
2021 / Şubat 15 Haziran 2021’e kadar
2021 / Mart 16 Temmuz 2021’e kadar
2021 / Nisan 16 Ağustos 2021’e kadar
2021 / Mayıs 15 Eylül 2021’e kadar
2021 / Haziran 15 Ekim 2021’e kadar
2021 / Temmuz 15 Kasım 2021’e kadar
2021 / Ağustos 15 Aralık 2021’e kadar
2021 / Eylül 17 Ocak 2022’ye kadar
2021 / Ekim 15 Şubat 2022’ye kadar
2021 / Kasım 15 Mart 2022’ye kadar

2021 / Aralık (Gerçek kişi mükellefler)

2021 / Aralık (Tüzel kişi mükellefler)

15 Nisan 2022’ye kadar

16 Mayıs 2022’ye kadar

2021 Yılı 3 Aylık Yükleme Tercihinde Bulunanlar

Dönem Aktarım Zamanı
2021/ Ocak, Şubat, Mart 15 Haziran 2021’e kadar
2021/ Nisan, Mayıs, Haziran 15 Eylül 2021’e kadar
2021/ Temmuz, Ağustos, Eylül 15 Aralık 2021’e kadar

2021/Ekim, Kasım, Aralık (Gerçek kişi)

2021/ Ekim, Kasım, Aralık (Tüzel kişi)

15 Nisan 2022’ye kadar

16 Mayıs 2022’ye kadar

Elektronik Defter Genel Tebliği’ne göre;

  • “Gerçek kişiler elektronik defterlerini, ilgili ayı takip eden 3. ayın son gününe kadar kendilerine ait güvenli elektronik imza ya da mali imza ile imzalar.
  • Tüzel kişiler elektronik defterlerini, ilgili ayı takip eden 3. ayın son gününe kadar kendilerine ait mali mühür ile onaylar.” hükümleri yer alır.

e-Deftere başvurusu nasıl yapılır?

e-Defter uygulamasına geçmek için ilgili entegratör listesini inceleyebilir ve
Gelir İdaresi Başkanlığı'nın mevzuatlarına göz atabilirsiniz. Buradaki formu doldurarak aşağıdaki belge ve adımlar ile birlikte başvurunuzu tamamlayabilirsiniz:

  • Mali Mühür ya da Zaman Damgası
  • Uyumluluk onayı bir almış yazılımın alınması
  • Mevcut programınızın e-Defter formatına göre güncellenmesi
  • e-Defteri mükellef saklayacaksa, Türkiye'de uygun arşivleme opsiyonunun seçilmesi.

e-Defter ile iş akışı nasıl gerçekleştirilir?

  • Yevmiye defter boyutunun sınırı aşıp aşmamasına bakılır ve defter imzalanır,
  • Defterin şema ve şematron kontrolü yapılır,
  • Yevmiye defterinin beratı oluşturularak imzalanır,
  • Defterin beratı şema ve şematron kontrolü yapılır,
  • Berat sıkıştırılır.
  • Hatası bulunmayan dosyalar GİB’in web sitesine yüklenir.

e-Defter ibrazı ayda bir mali müşavir, muhasebeci ya da firma sahibi tarafından yapılır. O aya ilişkin berat verilinceye kadar (3 ay içinde) düzeltme yapılabilir, sonraki dönemlerde de ters kayıt atılarak iptal edilip doğrusu atılabilir. Zaman damgası kullanılarak özel bir kodla defter beratı oluşturulur ve oluşturulan bu berat devlete iletilir.

Maliye denetime geldiğinde daha önceden verilen berat ile muhasebeden o an alacakları beratları karşılaştırırlar, eğer beratlar aynı ise geçmişe herhangi bir kayıt ya da düzeltme atılmamış anlamına gelir.

e-Defter ile ilgili bilmeniz gerekenler nelerdir?

  • Mali mührün alınması ön koşuldur.
  • Eğer e-deftere ara dönemde geçmişseniz eski bilgilerinizi kağıt ortamındaki bir deftere yazıp bir ay içerisinde mutlaka Noter’e kapanış tasdiki yaptırmanız gerekmektedir.

  • Gelir İdaresi Başkanlığı’na her ay oluşturup gönderdiğiniz şifre dosyaları aslında bir berat dosyasıdır. Bazen bu konu ile ilgili yanılmalar olabilmekte ve defterlerin gönderildiği düşünülmektedir.

Fakat GİB’e gönderilen sıkıştırılmış defterlerden oluşturulan bir şifre dosyasıdır. Defterler GİB’e gönderilmemektedir. Oluşturulan e-defterler bilgisayarda saklanır, Gelir İdaresi Başkanlığı ile oluşturulan şifreli dosya paylaşılır ve mali mühür onaylanır.

Gelir İdaresi Başkanlığı kendi mali mührüyle o şifrelenmiş dosyayı onaylar. Onu sistemden almanızı açık hale getirir ve böylece şifrelenmiş dosyayı alabilirsiniz. Dolayısıyla bilgisayarınızda saklamanız gereken hem GİB’e gönderilen berat dosyası, hem GİB tarafından gönderilen berat dosyalarıdır.

  • En önemlisi de bilgisayarınızda e-defter berat dosyasını oluştururken hazırlanmış yevmiye ve kebir dosyalarının da saklanmış olmasıdır. Her bir fatura ya da belge için ayrı bir yevmiye maddesinin olması gerekir.

  • Berat göndermede sıkıntı yaşanan durumlardan biri de gönderim saati ile ilgili olabilmektedir. e-Defter beratlarınızı GİB’e yüklerken “Berat gönderilemedi” uyarısı çıkabilir. Bu nedenle e-defter berat dosyalarını oluşturmadan öncelikle bilgisayarınızın saatini kontrol etmenizde fayda vardır.

İki defter elektronik olarak tutulabilir:

  1. Yevmiye defteri
  2. Defteri kebir
  • Elektronik deftere geçen firmalar istese de kağıt ortamında defter tutamazlar. Tutulsa dahi bu defterlerin yasal bir geçerliliği söz konusu değildir.

  • Ödeme şekli girilmelidir.
  • Yevmiye madde sıralamasını mutlaka yapmış olmanız gerektiğidir. Örneğin, nisan ayında yevmiye maddesi 240’ta bitmiş ve berat alınmışsa Mayıs ayının mutlaka 241 nolu yevmiye maddesinden başlaması gerekmektedir. Yanlışlıkla girdiğiniz bir yevmiye maddesi işlemişseniz bile yeni dönem beratlarınız oluşmayacaktır.

Çünkü, GİB yevmiye maddelerinin birbirini takip etmesini önemsemektedir. Yevmiye maddelerinin uymaması durumunda defter beratlarını gönderememe riski ile karşılaşabilirsiniz.

Unvan değişikliğinde mali mühür değişmeli midir?

Evet. Unvan değişikliklerinde tescilden itibaren 15 gün içerisinde yeni bir mali mühür alıp yeni e-defter beratlarını yeni mali mühür ile göndermeniz gerekmektedir. Ayrıca işlem yapabilmek için mali mührünüzün bilgisayara takılı olması gerektiğini de hatırlatalım.

Tür değişikliği, bölünme, birleşme ya da başka bir firma adı altında yeni bir firma oluşturma gibi durumlarda dahi firmalar e-defter mükellefi olmaktadır. Bu firmaların e-defter uygulamasına geçmek için yasal olarak 3 ay süresi vardır.

Özetle; e-defter uygulaması için yapmanız gerekenler şöyledir:

  • e-Defter gönderimi için mizanınızı,
  • Geçici vergi, KDV, SSK, amortisman kayıtlarınızı,
  • Her bir fatura veya fiş için bir yevmiye maddesi olup olmadığını,
  • Ödeme şeklinin girilip girilmediğini kontrol etmelisiniz. Ayrıca yevmiye madde sıralamasına dikkat etmelisiniz.

e-Defterin avantajları nelerdir?

  • e-Defter uygulamasıyla birlikte dosyalarınızı güvenli bir ortamda saklamış olursunuz.
  • Sayfa adedine göre kağıt bastırmanız ve de notere onaylatmanız gerekmez.
  • Mürekkep masrafınız ortadan kalkar.
  • Defterler için yazıcıdan çıktı almanıza gerek kalmaz.
  • Arşiv maliyeti ortadan kalkar, zaman ayırmanıza gerek kalmaz.
  • Doğayı korumuş olursunuz.

Özet olarak e-defter gibi hızlı ve düzenli bir sisteme geçiş yaparak baskı, arşivleme ve kağıtla ilgili operasyonel süreçlerden kurtulur, para ve zamandan tasarruf etmiş olursunuz.

Paraşüt kullanıcı değilseniz, Paraşüt’ü 14 gün ücretsiz deneyebilir ve işine daha çok vakit ayıran mutlu patronlar arasına katılabilirsiniz!

Ücretsiz Deneyin

İlginizi çekebilecek diğer yazılarımız:

e-Fatura hakkında 20 soru 20 cevap
e-İrsaliye hakkında 15 soru 15 cevap
e-Arşiv hakkında 20 soru 20 cevap
e-Faturaya Kimler Geçmeli? Nasıl Geçiş Yapılmalı?

Alper Erdem

Alper Erdem

Alper Erdem, Serbest Muhasebeci Mali Müşavirdir.

Bültenimize katılın, hiçbir içeriği kaçırmayın!