blog-hero-left-bg blog-hero-right-bg
Savunma ve tutanak nedir? Nasıl hazırlanır?
Blog-hero
İŞ YÖNETİMİ

Savunma ve tutanak nedir? Nasıl hazırlanır?

İşçi ve işveren arasındaki iş sözleşmesinin feshetmesi durumunda sıkça karşımıza çıkan sorulardan biri de, savunma ve tutanak ile ilgili oluyor. “Savunma talep formu nasıl hazırlayacağım?” ve “Tutanak hangi durumlarda tutulur?” gibi aklınızdaki tüm sorularınızı yazımızla cevaplıyoruz.

İsmail Gemici, İnsan Kaynakları Yöneticisi

Ortalama okuma süresi 9 dk

İş hayatının her zaman ideal gördüğümüz akışta ilerlemesi bazı durumlarda mümkün olmayabiliyor. Bir işveren olarak iş yerinde istediğiniz hakimiyeti sağlayabilmek ve yeri geldiğinde iş düzeni kurallarını İş Kanunu çerçevesinde hatırlatmak kaçınılmaz bir hal alabiliyor. İşte böyle durumlarda, yasal haklarınızı bilmek ve gerçekleştireceğiniz işlemlerde size yol haritası olabilmek adına kılavuz niteliğinde bir dosya hazırladık.

Savunma istem yazısından, tutanak hazırlarken dikkat etmeniz gereken hususlara kadar tüm detayları bu yazımda sizin için özetliyorum.

İşveren ve işçi açısından savunma ve tutanak ne anlama gelir?

İş sözleşmesi feshedilirken bazı durumlarda işçinin savunmasının alınması gerekir. Nitekim işveren tarafından geçerli nedene dayanarak yapılacak fesihlerde bu böyledir. İş Kanunu’nun 18. maddesine göre ; “Otuz veya daha fazla işçi çalıştıran işyerlerinde en az altı aylık kıdemi olan işçinin belirsiz süreli iş sözleşmesini fesheden işveren, işçinin yeterliliğinden veya davranışlarından ya da işletmenin, işyerinin veya işin gereklerinden kaynaklanan geçerli bir sebebe dayanmak zorundadır” demektedir.

Bu tanıma göre geçerli neden; haklı neden kadar ağır olmamakla birlikte işin ve işyerinin işleyişini olumsuz yönde etkileyen ve taraflardan biri için iş ilişkisinin devamını zor kılan nedenler arasında gösterilir.

Haklı nedene dayanarak yapılan fesih

İş Kanunu’nun 25. maddesi haklı nedenleri düzenlemiş olup bu nedenlerin varlığı halinde iş sözleşmesinin haklı olarak feshedilebileceği düzenlenmiş, fakat bu nedenli fesihte işçinin savunmasının alınması zorunluluğu düzenlenmemiştir. Bu nedenle İş Kanunu 25. maddeye dayanarak yapılan fesihlerde işçinin savunmasının alınması zorunluluğu yoktur.

Geçerli nedene dayanarak yapılan fesih

Geçerli nedenle fesih de kendi bünyesinde iki ana başlıkta incelenmektedir. İş Kanunu 18. maddesinde de belirtildiği üzere ya işçinin yeterliliğinden veya davranışlardan kaynaklı bir sebep olmalı ya da işyerinin veya işin gereklerinden kaynaklanan bir sebep olmalıdır.

İşçinin yeterliliğinden veya davranışlarından dolayı geçerli nedene dayalı olarak iş sözleşmesinin feshedilmesi isteniyorsa mutlaka işçinin savunması alınmalıdır. İşçinin savunması alınmadan bu sebebe dayalı olarak yapılan fesihler haksız fesih olacak ve işe iade davaları işçi lehine sonuçlanacaktır.

İş Kanunu’nun 19. maddesine göre ; ‘..Hakkındaki iddialara karşı savunmasını almadan bir işçinin belirsiz süreli iş sözleşmesi, o işçinin davranışı veya verimi ile ilgili nedenlerle feshedilemez..’ denilmiştir. Madde metninde de görüldüğü üzere ancak ve ancak işçinin davranışı veya verimi ile ilgili nedenlerle fesih söz konusu olunca savunma şartı devreye girecektir.

Buna göre savunmanın alınması gereken fesih ve şartlarını özetleyecek olursak:

  • İş güvencesinden yararlanan bir işçi olmalı.
  • İşçinin sözleşmesi kişiliğinden kaynaklanan sebeplerle feshedilmeli.
  • Fesih bildirimi yapılmadan savunması alınmalı.

Savunma istem yazısı nedir?

İşveren olay tespit tutanağından yola çıkarak personelden yazılı savunması talep etmek için “Savunma Talep Formu” oluşturulur. Bu formla birlikte işveren, kendisine tutanakla aktarılan olayı doğrudan savunma talep formunda belirterek işçinin iddialara karşılık savunmasını iletmesini talep eder. Bu form personele yapılan bir bildirim olduğu için imza karşılığında personele teslim edilmelidir. Bu kural İş Kanunu Madde 109’da düzenlenmiştir. Savunma, işçi tarafından el yazısı ile kendisine iletilen Savunma Talep Formuna cevaben yazılmalı ve işçinin imzasını taşımalıdır.

Önemli bir not; bilgisayar ortamında veya başka bir kişi tarafından yazılmış savunmalar geçerli kabul edilmemektedir. Savunma talep formunda personele savunmasını vermesi için makul bir süre tanınmalıdır. Bu süreler içerisinde savunmanın verilmesi istenebilir.

Savunma ve istem yazısı örneği

Yazılı savunma vermek istemeyen personel için yapılması gereken 4857 Sayılı İş Kanunu Madde 109’da belirtildiği gibi “imzadan imtina ettiği” an itibariyle bu durumun bir tutanakla tespitidir. Kısaca işçinin, savunmayı belgelendirmediği/cevaplandırmadığı takdirde savunma hakkından feragat ettiği de yazıda açıklanmalıdır.

Örnek: “ Savunma istem yazısı üzerine; ilgili kişinin adı/soyadı iş bu yazıyı tebliğ almaktan ve imza atmaktan imtina etmiştir. ..../...../..... ” notu düşülerek şahit ve tanıklar huzurunda imza altına alınır. İşçiler genellikle bu gibi durumlarda imzadan kaçına bilmekteler imzadan imtina etmek bir çıkış yolu değil işçi için durumu dada da çıkılmaz hale getirmektedir.

İşveren veya vekilinin bu durumu tutanakla tespit edip bir veya iki şahitle imza altına alması yeterli görülmektedir. İşçinin uyarı ve ihtarı tebliğ almaması durumunda işçiye iadeli taahhütlü mektup veya noter vasıtasıyla gönderilmesinde yarar vardır.

Tutanak nedir?

Belgelenmesi gereken bir durumu tespit edenler tarafından hazırlanıp imzalanan belgeye tutanak veya zabıt denir.

Tutanak hazırlarken nelere dikkat edilmelidir?

  • Tutanaklar, tarih ve saatle başlar, yine tarih ve saatle biter.
  • Tutanaklarda mümkünse 2 şahit (2 yoksa 1 de olur)
  • Tutanaklar kağıdı temiz olmalı, yazılarda silinti veya kazıntı olmamalıdır.
  • Tutanaklarda kağıdın sadece bir yüzüne yazı yazılır. (Eğer birden fazla sayfaya yazılacaksa, üst tarafa sayfa numaraları yazılır. Her sayfası tutanağı tutan kişi veya kişilerce paraflanmalıdır.)
  • Tutanaklar, aynı kalemle ve aynı kişi tarafında yazılmalıdır. Daktilo veya bilgisayarda da hazırlanabilir.
  • Tutanakların vuku bulan olay ile aynı gün içerisinde tutulması gerekmektedir. Eğer işe devamsızlık nedeninden tutulan bir tutanak ise devamsızlık yapan personel şahitler huzurunda ev ve cep telefonundan aranarak işe neden gelmediğinin sorulması gerekmektedir. Devamsızlık yapan personelin verdiği cevap kelimesi kelimesine ilgili tutanağın üzerine şahitler huzurunda yazılıp imza altına alınması gerekmektedir.( Örnek : ………….isimli personel aşağıda isimleri yazılı personellerimizin şahitliği huzurundan 0216……………. numaralı telefondan aranarak kendisine ulaşılmıştır ve personel bir daha işe gelmek istemediğini beyan ederek yanıt vermiştir. )
  • İşe devamsızlık halinde tutulan tutanaklar her gün için ayrı ayrı tutulması gerekmektedir, kesinlikle 3-4 günlük devamsızlıkların tek bir evrakta gösterilmesi uygun değildir. Her gün için ayrı ayrı tutanak tutulması gerekmektedir.

Genel olarak hangi durumlar için tutanak tutulur?

  • Devamsızlık – İşe gelmemek
  • İşe geç gelmek
  • Verilen görevi yerine getirmemek
  • İşyerinin huzurunu bozmak, dedikodu yapmak
  • İşyerinin huzurunu bozmak, amirleri ve
    diğer çalışanlar hakkında gururu zedeleyici ifadeler kullanmak
  • Kurum içinde kavga etmek, küfürlü konuşmak

Böyle bir süreçte nasıl bir yol izlenmeli öncelikle;

Olay tespit tutanağı;

İhtar(Uyarı) veya iş sözleşmesinin feshini gerektiren olay gerçekleştiğinde, durumu ilgili mercilere aktaracak “Olay Tespit Tutanağı” oluşturulması gerekmektedir. Bu tutanak, olay anında orada bulunan kişilerin imzasının olduğu (özellikle bordro tanıkları olarak bilinen işyeri çalışanlarının imzasının olması), olayı olduğu gibi aktaran bir tespit formudur. Form hazırlandıktan sonra feshe yetkili mercii/işveren/işveren vekiline iletilir. Formu hazırlayan taraf, olayı gören/bilen kişiler olmalıdır.

Savunma talep formu ve personelin savunması

İşveren olay tespit tutanağından yola çıkarak personelden yazılı savunması talep etmek için “Savunma Talep Formu” oluşturmalıdır. Bu formla birlikte işveren, kendisine tutanakla aktarılan olayı doğrudan savunma talep formunda belirterek işçinin iddialara karşılık savunmasını iletmesini talep eder. Bu form personele yapılan bir bildirim olduğu için imza karşılığında personele teslim edilmelidir. Bu kural İş Kanunu Madde 109’da düzenlenmiştir.

İhtar(Uyarı); bir olaya ya da duruma/davranışa bağlı olması gerekmektedir. Bu konu ile ilgili iş kanununda açık bir hüküm bulunmamakla birlikte İş Kanun’unun madde 19’da, işçinin sözleşmesini feshetmek isteyen işveren işçi hakkında bir iddiada bulunmuşsa, işçinin savunmasının alınması gerektiği belirtilmiştir. İhtar(Uyarı) sürecinde yapılan tüm bildirimler ve formlar resmi makamlara karşı ispat niteliği taşıyacağı asla unutulmamalıdır. Yönetim gücünüzü kaybettiğiniz anda bu arkadaş ile çalışmak istemiyorum demek değil, adil bir yönetim şekli sonucunda somut deliller ile bu adımlar atılmalı, işten ayrılması için tüm ipler koptuktan sonra her durum için alınan savunma ve verilen uyarı durumu çok daha karmaşık sorunlar haline getirebilmekte.

Sonuç:

Bu konuda yorumu size bırakıyoruz hangi terimi kullanırsanız kullanın aslında iki durum da işçinin dikkat ve ilgisini çekme bir yöne çekerek uyarılması diğer bir ifadeyle kınanması, ayıplanması olarak ifade edebiliriz. Birçok durumda üst yöneticiler, İşyeri kurallarını hatırlatmak, işçiyi hatalı ve düzeni bozan huylardan vazgeçirmek gibi sebeplerle ikaz etmek durumunda kalabilir. Aslında buradaki amaç, işçiyi bazı davranışlarından vazgeçirmek veya ileride doğabilecek anlaşmazlıklarda delil niteliği taşımasıdır.

Genel olarak personelden yazılı olarak savunması istenmesi çalışanlar tarafından bu durumun kötü bir durum olgusu olduğunun kanaatini taşırlar. Oysa savunma verilmesi durumu şeffaf bir şekilde aktarabileceğiniz ve haksız durumlara düşmemek için işçiye sunulan bir ifade şeklidir. Açıkça kendinizi sözlü olarak değil de yazılı olarak ifade şekli. “Sözlü olarak personelin ikaz edilmesinin kanunlar önünde hiçbir geçerliliği bulunmamaktadır.” Çoğu zaman çalışanlar yazılı olarak daha net kendilerini ifade ettiklerini görürüz. Her alınan savunmanın ardından uyarı ya da ihtar verilecek diye bir durum yoktur.

Gerekli durumlarda ek savunma alınmasından kaçınılmaması gerekiyor. İşyerinde gerçekleşen bazı tatsız olaylar, işçinin görevini yerine getirmemesi, sorumsuz davranışları, devamsızlığı, hatta işvereni haklı fesih yapmaya kadar götüren süreçler de dahil olmak üzere, sık sık bu ihtarlara ihtiyaç duyulmaktadır. İşverenin elini güçlendiren en önemli şeylerden biri, bu ikazların personele yapılan uyarı/ihtarın usulüne uygun bir yol izlenerek verilmesidir.

Kaynakça
– 4857 Sayılı İş Kanunu
– 5510 Sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu
– Sosyal Güvenlik Kurumu, Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği

article-cloud-right

Yeni çıkan yazılarımızdan haberdar olmak ister misiniz?