Corona virüsü günlerinde uzaktan çalışma rehberi

Bu şartlar altında yaşadığımız değişimlerin zor olabileceğini biliyoruz. Bu yüzden Paraşüt ailesi olarak bu süreçte atabileceğiniz adımları ve iş hayatındaki verimliliğinizin en az miktarda etkilenmesini sağlamak için yapabileceklerinizi, kendimizden de örnekler vererek sizinle paylaşmak istiyoruz.

İşte bu süreçte dikkat etmeniz gerekenler:

• İletişimi sıkı tutun
• Daha rahat çalışmak için teknolojiden destek alın
• Bir aradalık hissini kuvvetlendirecek şeyler yapın
• Moralinizi yüksek tutun
• Sağlığınız için tedbirler alın

 

İletişimi sıkı tutun

Corona virüsü olsun ya da olmasın… Evden verimli çalışmanın anahtarı, ekibinizle kuvvetli bir iletişim kurmanız ve kendilerinden ne beklediğinizi açıkça aktarabilmenizdir.

Normal koşullarda gün içerisinde çalışanlarımızla yan yana otururuz ve bir şey sormak istediğimizde kendilerine seslenmemiz yeterli olur. Yani iletişim kurmak çaba gerektirmeyen bir eylem halini alır. Ancak şirketiniz uzaktan çalışmaya başladıysa ve ekibiniz bu çalışma tarzına alışık değilse, bu durum iletişim kopukluklarına neden olabilir.

Yine de endişelenmenize gerek yok. Günümüzde iletişim kopukluğu yaşamadan ekibiniz ile konuşabileceğiniz pek çok araç mevcut.

 

Daha rahat çalışmak için teknolojiden destek alın

Sağlıklı iletişim demişken, daha kolay çalışmak için kullanabileceğiniz araçlardan bahsetmeden olmaz. Bir lider olarak ekibinizi uzaktan yönetmek sizin için tamamen yeni bir tecrübe olabilir ancak bu durum, sürecin zorlu olacağı anlamına gelmez. Teknolojiden yardım alarak ekibinizi kolayca takip edebilirsiniz.

Örnek verecek olursak bir yazılım firması olarak, Paraşüt takımının dünyanın her yerinden etkili bir şekilde çalışabileceğine inanıyoruz. Bu yüzden bütün çalışma düzenimizi ilk günden itibaren bulut tabanlı sistemler üzerine kurduk. Ofis ortamında bulunmadığınız anlarda, uzaktan çalışmanızı kolaylaştırabilecek bu sistemleri paylaşacak olursak:

 

Şirket içi iletişim için Slack

Slack ile beraber ekip arkadaşlarımız ile e-posta ve telefon trafiği yaşamadan anında mesajlaşmak hayatımızı oldukça kolaylaştırdı. Zaten kullanmaya başladıktan sonra tüm ekibin vazgeçilmezi oldu. Slack'te konulara göre kanallar oluşturup şirkete bir iletişim düzeni getirmeyi başardık. Mobil uygulaması sayesinde her an, her yerden birbirimiz ile iletişim kurabiliyoruz. Elbette son günlerde tek gündem konumuz iş ve toplantılar olmuyor, ihtiyaç duyduğumuz anlarda birbirimizi arayarak motive de ediyoruz.

 

Belgeleriniz için Google Drive ve diğer Google dokümanları

Takımların ihtiyacı olduğu anda bir belgeye ulaşması oldukça kritik. Biz bu yüzden dokümanlarımızı saklamak için Google Drive kullanıyoruz. Google Drive içerisinde oluşturduğumuz belgeleri, ilgili klasörlere yükleyip tüm takımımızın erişebilmesini sağlıyoruz. Bir belgeye birden fazla kişinin aynı anda bakıp yorum yapabilmesi, fikir alma ve düzenleme gereken durumlarda oldukça faydalı oluyor.

 

Toplantılar için Google Hangouts veya Slack

Toplantılar olmazsa olmaz. Ekip arkadaşlarımızla aynı odada buluşamasak bile Google Hangouts veya Slack üzerinden görüntülü aramalar ile toplantılarımıza kaldığımız yerden devam ediyoruz. Akşamları ise sıkıldığımızda online olarak bir araya gelip oyun oynuyor ya da film seyrediyoruz.

Bir süredir gerçekleştirdiğimiz müşteri ziyaretlerimizi de sağlık tedbirlerimiz kapsamında Google Hangouts’a taşıdık. Elbette kullanıcılarımızla karşılıklı sohbet etmenin keyfi bambaşka, sağlıklı günlerde tekrar sizlerle buluşmayı diliyoruz.

 

Proje yönetimi için Trello

Girişimimizi geliştirmek ve çok daha iyi yönetmek için tabii ki bazı haftalık ve aylık planlarımız var. Yapmamız gerekenleri ve planlarımızı kartlar oluşturarak Trello’ya kaydediyoruz. Bu sayede herkesin çalıştığı projelerden haberdar oluyoruz. Tamamlanan planları da arşive atıyoruz. Siz de Trello’yu not defterinize yazdığınız hatırlatma notları yerine rahatlıkla kullanabilirsiniz.

 

E-posta pazarlaması için Mailchimp

Mailchimp için e-posta pazarlamasının olmazsa olmazı desek yeridir. Bizim için de artık vazgeçilmez bir araç haline geldi. Kullanımı çok kolay ve raporlamaları bir harika. Gönderdiğimiz maillerin okunup okunmadığını raporluyor ve istatistiki bilgileri veriyor.

E-posta gönderimi bittikten sonra Mailchimp’in maskotu olan maymuna bir beşlik çakmayı da ihmal etmiyoruz. ☺

 

Müşteri hizmetleri için AloTech ve Intercom

Müşteri hizmetleri ekibimiz de artık ofise gelmek zorunda değil. Ekibimiz sizden gelen çağrıları evlerinden güvenle cevaplıyor. Her türlü mesajınızı ise Intercom üzerinden tek tek okuyor, cevaplıyor ve teknik geliştirme taleplerinizi en etkili şekilde raporluyor.

 

Finansal yönetim için Paraşüt

Uzaktan çalışmayı kolaylaştırmaktan bahsetmişken Paraşüt’e değinmemek tabii ki mümkün değil. ☺ Biz de Paraşüt ile gelir ve giderlerimizi takip ediyor, faturalarımızı yönetiyoruz. Böylece ödemelerimizi kaçırmıyor, anlık raporlar ile Paraşüt’ün performansını izleyebiliyoruz.

Bulut tabanlı altyapımız sayesinde siz de evinizdeki kişisel bilgisayarınızdan bile şirketinizin Paraşüt hesabına kolaylıkla erişebilir ve tıpkı ofisteymiş gibi ekibiniz ile beraber uyum içinde çalışabilirsiniz. Dilerseniz tüm ekibinizi Paraşüt’e davet edebilir, uzakta olsanız bile finansal operasyonunuz hakkında en ufak detayı bile kaçırmazsınız.

 

Bir aradalık hissini kuvvetlendirecek şeyler yapın

Uzaktan çalışmaya alışkın değilseniz, yukarıda bahsettiğimiz araçları kullansanız da bu süreçte zorlanabilirsiniz.

Ofis ortamından uzaklaşmak, şirket kültüründen ve ekipten uzaklaşmak anlamına gelebilir. Bu gibi durumlarda kendinizi yapayalnız da hissedebilirsiniz. Bu da ne yazık ki üretkenliğinizi olumsuz etkileyebilir. Bu gibi durumlarda ekip arkadaşlarınıza e-posta ya da mesaj göndermek yerine kendilerini görüntülü olarak aramayı tercih edebilirsiniz.

Paraşüt üzerinden örnek verecek olursak, bütün ekiplerimiz her gün düzenli video konferans toplantıları yaparak birbirine destek oluyor ve çalıştıkları projeleri anlatıyor. Böylece herhangi bir iletişim kopukluğu yaşamadan projelerimizi yönetiyor ve birbirimizi motive ediyoruz.

 

Moralinizi yüksek tutun

Negatif haber başlıkları, hastalanmasından korktuğumuz yakınlarımız, yağmalanan marketler, tükenen tuvalet kağıdı stokları ve her gün maruz kaldığımız onlarca kulaktan dolma bilgi… Böyle bir ortamda moral bozukluğu yaşamanız çok normal. Ancak ekip arkadaşlarınız ile kuracağınız sağlıklı bir iletişim, kendinizi daha iyi hissetmeniz anlamına gelir.

Paraşüt ekibi olarak biz bu süreçte birbirimiz ile kötü ve moral bozucu haberler paylaşmak yerine güzel şarkılar, evde yapılabilecek aktivite önerileri ve izlenebilecek filmleri paylaşıyoruz. Pozitif mesajlar ile birbirimizin motivasyonunu yükseltiyor, yalnız olmadığımızı hatırlıyor ve daha verimli çalışıyoruz.

Hatta birbirimizle paylaştığımız şarkılarla, “Favori Uzaktan Çalışma Şarkılarımız” listesi bile yaptık. Dinlemek için buraya tıklayabilirsiniz.

 

Sağlığınız için tedbirler alın

Evden çalıştığınız dönemlerde, “Nasılsa kimse beni görmeyecek.” düşüncesiyle bütün günü pijamalarınızla ya da yatakta geçirmeyin. Uzaktan çalışma kavramına alışık değilseniz bu durum zamanla psikolojinizi ve iş verimliliğinizi olumsuz etkileyebilir.

Daha verimli çalışmak için güne güzel bir kahvaltı ile ya da duş alarak başlayabilirsiniz. Bununla birlikte ev içerisinde çalışmak için kendinize bir alan belirlerseniz, mesai saatlerinizde daha üretken olabilirsiniz.

Evden çalışmanız, sizi corona virüsünden uzak tutar. Ancak vücut direncinizin düşmemesi için uyku düzeninize, kişisel hijyeninize ve beslenmenize dikkat etmeniz faydalı olacaktır.

Bazen kafanızı dağıtmak amacıyla ufak bir yürüyüşe çıkmak ya da önemli bir ihtiyacınız için markete gitmek isteyebilirsiniz. Bu gibi durumlarda COVID-19’dan korunmak için:

• Hasta, öksüren ve hapşıran kişiler ile yakın temastan kaçınmalısınız.
• Cep telefonunuzun ekranını uygun malzemeler ile gün içinde mutlaka temizlemelisiniz.
• Dışarıdayken ellerinizle yüzünüze dokunmamalısınız.
• Eve döndüğünüzde ellerinizi sabun ve sıcak su ile en az 20 saniye boyunca yıkamalısınız.

Evden çalışmak başlangıçta zorlayıcı olabilir. Ancak bulaşıcı bir hastalık ile karşı karşıyayız ve kalabalık ortamlardan uzak durarak bu hastalığın yayılmasını önleyebiliriz. Corona virüsü kontrol altına alınana dek, sizi bazen zorlasa da uzaktan çalışmak en akıllıca çözüm olacaktır. Uzaktan çalışma doğru planlandığı müddetçe de şirketiniz bu süreçten negatif etkilenmeyecektir.

İşlerinizi, ofisinize dönmeyi beklemeden hızlı bir şekilde halletmek istiyorsanız Türkiye'nin ilk online ön muhasebe programı olan Paraşüt'ü 14 gün ücretsiz deneyebilirsiniz.