Açık ve kapalı fatura nedir?

Vergi kanunlarında açık ve kapalı fatura kavramlarının doğrudan bir tanımı bulunmaz. Buna rağmen bu iki terim, ticari hayatın içinde oldukça sık kullanılır. İşletmeler arasındaki satışlarda, ödemenin peşin mi yoksa vadeli mi yapıldığını ifade etmek için açık fatura ve kapalı fatura kavramlarından yararlanılır.

Ticari hayatın akışında karşımıza çıkan, ancak kanunlarda veya resmi düzenlemelerde doğrudan yer almayan birçok kavram vardır. Açık fatura ve kapalı fatura da bu kavramlardan biridir. Tamamen ticari uygulamalar içinde ortaya çıkmış ve zamanla yaygınlaşarak ticari dilin bir parçası haline gelmiştir.

Gelin, vergi kanunlarında yer almayan bu terimlerin ticari hayatta ne anlama geldiğine birlikte bakalım.

Açık fatura, vadeli satışlarda kullanılan fatura türüdür. Bu durumda mal veya hizmet teslim edilir ancak faturanın düzenlendiği anda ödeme yapılmaz.
 

Başka bir ifadeyle açık fatura:

• Bedeli henüz tahsil edilmemiş faturayı ifade eder.
• Müşterinin borcunun devam ettiğini gösterir.

Kolay hatırlamak için açık faturayı şu şekilde düşünebilirsiniz:

Açık fatura = Borcu henüz kapanmamış fatura

Ticari uygulamada açık faturayı kapalı faturadan ayıran temel unsur kaşe ve imzanın faturadaki yeridir.
 

Geleneksel uygulamaya göre:

• Açık faturada kaşe ve imza faturanın üst kısmına atılır.

Elektrik faturalarında üst kısımda bulunan imza, açık fatura uygulamasına örnek olarak gösterilebilir.

Fatura, ticari işlemlerde hukuki delil niteliği taşıyan bir belge olduğundan imzanın eksik olmaması önemlidir. Faturanın üst kısmında yer alan imza, müşterinin borcunu henüz ödemediğini ifade eder.

Kapalı fatura, mal veya hizmet bedelinin faturanın düzenlendiği anda ödendiğini gösteren fatura türüdür.

Bu durumda satış peşin gerçekleşmiş ve fatura bedeli tahsil edilmiştir. Dolayısıyla müşterinin satıcıya herhangi bir borcu bulunmaz.

Kapalı faturada geleneksel uygulamaya göre:

• Satıcının kaşe ve imzası faturanın alt kısmında yer alır.

Örneğin, bir ürün sattınız ve müşteriniz ödemeyi satış anında yaptıysa düzenlediğiniz fatura kapalı fatura olarak kabul edilir.

Açık ve kapalı fatura kavramlarının vergi kanunlarında doğrudan bir tanımı bulunmaz. Bu nedenle bu iki kavramın kullanımı ticari teamüllere dayanır.

Vergi mevzuatında imzanın faturanın hangi bölümüne atılacağı veya kaşenin nerede bulunacağına dair bir zorunluluk bulunmaz. Ancak ticari hayatta ödeme durumunu göstermek için bu ayrım yapılır.

• Açık fatura ile kapalı fatura arasındaki fark; mal veya hizmet bedelinin ödenip ödenmemesinden kaynaklı olarak faturaya atılan imza ve kaşelerin yerlerindeki yapılan değişikliktir.
• Fatura kesme işleminde, satıcı-müşteri arasındaki alacak vereceğin kapandığı anlamına gelen kapalı faturada imza altta, açık faturada ise üsttedir.

Açık ve kapalı fatura arasındaki temel farklar aşağıdaki tabloda özetlenebilir:

Ticaret yeni atılmış veya bu terimlerle henüz tanışmamış bir firma sahibi ya da girişimci iseniz satış faturası keserken açık mı kapalı mı olması gerektiği konusunda tereddüt yaşayabilirsiniz.

Yukarıda da bahsettiğimiz gibi hangi faturanın kesileceği aslında müşteriyle satıcı arasındadır. Örneğin, bir ürün satışında bulunduğunuz ve müşteriniz o an ödemesini gerçekleştirdi. Böyle bir durumda kapalı fatura kesmeniz gerekir.

Fakat diyelim ki, veresiye satış yaptınız ve müşteriniz sattığınız ürünün ödemesini ileriki bir tarihte yapacak. Böyle bir durumda fatura keserken açık fatura kullanabilir, ödemesinin tamamlanmadığını ifade edebilirsiniz.

Özetle, bu iki kavram yargı kararlarından da anlaşılacağı üzere ticaret hukuku bakımından örf ve adet haline gelmiş ve ticari dilimize yerleşmiştir. Herhangi bir yasal ispatı yoktur. Fakat yine de fatura düzenlerken ödeme yapılmadığı halde, kapalı fatura kesmek, ilgiliden alacağı talep etmek için hukuki olarak riskli sayılabilir.

Ticaret kanunun ilk maddesindeki ifadede olduğu gibi, ancak ticaret hukukunda hükmü bulunmayan hallerde öncelikli olarak örf ve adet kuralları dikkate alınır.

Satış faturası düzenlerken açık mı kapalı mı olacağı ödeme şekline bağlıdır.

Dolayısıyla hangi faturanın kesileceği çoğu zaman satıcı ile müşteri arasındaki ticari ilişkiye göre belirlenir.

Vergi Usul Kanunu’nda açık veya kapalı fatura kavramlarına ilişkin doğrudan bir düzenleme bulunmaz. Ancak ticari uygulamada bu kavramlar örf ve adet haline gelmiş ve ticari dilde yerleşmiştir.

Türk Ticaret Kanunu’nun 1. maddesinde yer alan hükme göre, ticari işlerde kanunda açık bir düzenleme bulunmadığı durumlarda ticari örf ve adet kuralları dikkate alınır. Bu nedenle açık ve kapalı fatura kavramları uygulamada kabul görmektedir. Bununla birlikte ödeme yapılmadığı halde kapalı fatura düzenlemek, alacağın talep edilmesi açısından hukuki risk oluşturabilir.

Fatura düzenlerken hangi tür faturanın kullanılacağı çoğu zaman ödeme şekline bağlıdır. Aşağıdaki tablo, hangi durumda hangi faturanın tercih edilmesi gerektiğini hızlıca gösterir.

Kısaca özetlemek gerekirse:

Peşin satış → Kapalı fatura
Vadeli satış → Açık fatura

Açık ve kapalı fatura kavramları hem kâğıt faturada hem de e-faturada kullanılabilir. Ancak e-fatura sisteminde kaşe ve imza bulunmadığı için bu ayrım genellikle ödeme durumuna göre yorumlanır.
 

Örneğin:

• Eğer satış bedeli henüz tahsil edilmemişse, işlem ticari anlamda açık fatura olarak değerlendirilir.
• Eğer satış bedeli fatura düzenlenirken tahsil edilmişse, bu işlem kapalı fatura olarak kabul edilir.

E-fatura sisteminde ödeme durumu çoğu zaman:

• tahsilat kaydı
• banka hareketleri
• muhasebe kayıtları

ile takip edilir. Bu nedenle açık veya kapalı fatura ayrımı belgenin görünümünden değil ödeme durumundan anlaşılır.

Açık ve kapalı fatura kavramlarının Vergi Usul Kanunu’nda doğrudan bir karşılığı yoktur. Bu nedenle bu kavramlar yasal bir zorunluluktan ziyade ticari uygulamalara dayanan teamüller olarak kabul edilir.
 

Bununla birlikte ticari hayatta şu şekilde yorumlanır:

• Açık fatura, satış bedelinin henüz tahsil edilmediğini gösterir.
• Kapalı fatura, satış bedelinin ödendiğine dair bir işaret olarak değerlendirilir.

Yargı kararlarında da bu kavramların ticari örf ve adet kapsamında değerlendirildiği görülmektedir.

Ancak ödeme yapılmadığı halde kapalı fatura düzenlenmesi, alacağın talep edilmesi açısından bazı durumlarda hukuki risk oluşturabilir. Bu nedenle fatura düzenlerken ödeme durumunun doğru şekilde yansıtılması önemlidir.

Açık ve kapalı fatura arasındaki farkı daha net anlamak için aşağıdaki basit örneğe bakabilirsiniz.

Bu örneklerden de görüldüğü gibi açık ve kapalı fatura ayrımını belirleyen temel unsur ödemenin yapılıp yapılmadığıdır.

Fatura düzenlerken aşağıdaki noktalar özellikle önemlidir:

• Faturada yer alan bilgiler Vergi Usul Kanunu’na uygun olmalıdır.
• Mal veya hizmet tesliminden sonra fatura en geç 7 gün içinde düzenlenmelidir.
• Ödeme durumu faturada veya muhasebe kayıtlarında doğru şekilde takip edilmelidir.
• Alacak takibi için tahsilat kayıtlarının düzenli tutulması gerekir.

Bu sayede hem muhasebe süreçleri daha düzenli ilerler hem de olası ticari anlaşmazlıkların önüne geçilebilir.

Tüm bu ticari kavramları takip etmek bazen karmaşık görünebilir. Özellikle işletmesini yeni kuran girişimciler için fatura düzenleme süreçleri kafa karıştırıcı olabilir.
 

Paraşüt ile:

• satış faturalarınızı kolayca düzenleyebilir
• alacak ve tahsilat durumunuzu takip edebilir
• ön muhasebe işlemlerinizi tek ekrandan yönetebilirsiniz.

Üstelik kredi kartı gerekmeden hesap oluşturarak Paraşüt’ün online ön muhasebe programını 14 gün boyunca ücretsiz deneyebilir, satış faturalarınızı “Acaba hangi tür faturayı, nasıl kesmeliyim?” diye tereddüt yaşamadan kolayca düzenleyebilir ve fatura takip işlemlerinizi kolayca gerçekleştirebilirsiniz.