Tüm aşamalarıyla e-fatura başvurusu nasıl yapılır?

Hemen her sektörde dijitalleşmenin ayak izlerini duyduğumuz bir dönemdeyiz. İş yaşamımızdaki çoğu detayın ardında dijitalleşme kendini gösteriyor; teknolojinin nimetlerinden yararlandığımız araç ve yöntemlerle zorlu ve zahmetli işlemlerimizi çok daha rahat ve kolay bir şekilde gerçekleştirebiliyoruz. Bunlardan biri de kuşkusuz ki e-fatura.

Peki e-faturaya geçiş yapmayı düşünenleri nasıl bir süreç bekliyor? e fatura programı seçimi ve başvuru aşamalarını adım adım anlattığımız bu yazımızda; başvuru için gerekli olan belgelerden e-imza kullanımına, e-fatura zorunluluğunun kimleri kapsadığından neden e-faturaya geçiş yapmanız gerektiğine kadar pek çok önemli noktaya değineceğiz.

Tüzel ve gerçek Kişiler olarak aşağıda yer alan iki başlık altında e fatura başvuru için gereken belgeleri inceleyebilirsiniz:

e-Faturaya başvuru yapmadan önce; 

Şimdi gelin, e-fatura başvuru aşamaları neler, birlikte bakalım.

Mali mühür, e-fatura başvurusunda bulunacak firmayı sisteme tanımlamaya yarıyor. Firmanızın gizliliğini ve güvenliğini sağlayarak e-fatura ve diğer belgelerinizi saklamanıza imkan tanıyor.

Mali mühür, Kamu Sertifikasyon Merkezi’nden temin ediliyor. Bağlantıya tıkladığınızda karşınıza çıkan sayfada Tüzel veya Gerçek Kişi seçeneklerine tıklayarak formu doldurmanız gerekiyor. Formu eksiksiz bir şekilde doldurduktan sonra takip eden sayfalarda “Akıllı Kart ve Kart Okuyucusu” olarak seçip devam edebilir ve "Onayla" butonuna tıklayarak ödeme adımına geçiş yapabilirsiniz. Ödeme yaparken dekonttaki açıklama bölümüne “mali mühür başvuru no”yu girmeyi unutmayın!

Mali Mühür sertifikası (MÜS) ve güvenlik hizmetleri sertifikası (GÜS) 3 yıllık olarak tanımlanıyor. 2025 yılı mali mühür sertifika fiyatları ise şöyle:

Sıra geldi, mali mühür kurulum aşamasına…

Mali mührün TUBİTAK tarafından size ulaştırılması 3-10 günü alabilir. Mali mühür elinize ulaşınca Kamu Sertifikasyon Merkezi’nin Sürücü Yükleme Servisi sayfasından “İşletim Sisteminiz” ile ilgili bilgileri girerek kart okuyucunuzu seçmeli; bilgisayarınıza uygun sürücüleri indirip kurulum gerçekleştirmelisiniz.

Online Mali Mühür başvurusu yapamayan, şirketi temsile yetkili olan kişilerin yabancı olduğu kurumlar (%100 yabancı ortaklı kurumlar), Adi ortaklıklar, Kooperatifler, Fonlar, OSB ve Kollektif Şirketler ile MERSİS sisteminde şirket bilgileri güncel olmayan veya güncel olduğu halde sıkıntı yaşamaya devam eden mükelleflerin başvurularını Gelir İdaresi Başkanlığı üzerinden yapmaları gerekir.

Bu kapsamdaki mükellefler, gerekli belgeleri şu adrese göndererek yazılı olarak mali mühür başvurusunda bulunabilirler: Gelir İdaresi Başkanlığı Denetim ve Uyum Yönetimi Daire Başkanlığı (33.Müdürlük) Yeni Ziraat Mahallesi Etlik Cad. No: 16 06110 Dışkapı/ANKARA

Mali mühür kurulumunu tamamladıktan sonra e-fatura başvurusu GİB ‘in “E-fatura Canlı Ortam Başvuru” sayfasından yapılabilir.

GİB’in ilgili sayfasına tıkladığınızda online başvuru formu niteliğindeki şöyle bir ekran ile karşılaşacaksınız:

Yukarıdaki ekranda da göreceğiniz üzere sayfada yer alan “Mükellef Bilgileri” ve “Şirket Sorumlusu Bilgileri”ni girmelisiniz.

Mükellef Bilgileri 

Şirket Sorumlu Bilgileri 

Unutmayın: Başvuru esnasında form doldurulurken mali mührün mutlaka bilgiyasarınıza takılı ve çalışır halde olması gerekir.

Formu doldururken “Yararlanma yöntemi” olarak 3 seçenek karşınıza çıkar: - Portal:Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından ücretsiz olarak sunulan bir e-fatura uygulamasıdır. Bu yöntem ile faturalarınızı GİB e-Fatura Portalı üzerinden manuel olarak oluşturabilir veya kendi bilgi işlem sisteminizde Başkanlığın belirlediği formatta oluşturup Portal hesabınıza yükleyebilirsiniz.

- Entegrasyon:Bilgi İşlem Sisteminin Entegrasyonu Yöntemi, kendilerine ait bilgi işlem sistemini Başkanlığın sistemine entegre ederek mükelleflerin kullanabilmeleri amacıyla geliştirilmiştir.

- Özel entegrasyon: Paraşüt gibi Başkanlık’tan özel entegrasyon izni almış kurumlar ile e-fatura gönderim ve alımlarınızı kolaylaştırabilirsiniz. Paraşüt ile elektronik faturaya geçtiğinizde, internetin olduğu her yerden finansal bilgilerinize erişebileceğiniz, gelir gider takibi, çalışan masrafı takibi yapabileceğiniz ve cep telefonunuzdan kolayca e-fatura ve e-arşiv fatura gönderebileceğiniz bir ön muhasebe programınız da olur.

Bu sorunun cevabı biraz da e-imzanın tanımında gizli. e-İmza, şahıs firmalarının ıslak imzası niteliğindedir ve aynı hukuki özelliklere sahiptir. Bu nedenle şahıs firması iseniz e-imza ile e-fatura başvurusu yapabilirsiniz.

e-İmzaya iki farklı türde başvuru yapılabiliyor. Bireysel veya kurumsal olarak ihtiyaca göre başvurulan e-imza için gereken belgeler de farklılık gösteriyor.

• Nüfus cüzdanı, pasaport, sürücü belgesi gibi T.C. kimlik numarasının yer aldığı fotoğraflı ve geçerli resmi kimlik belgesinin aslı 

• Başvuru formu ve Nitelikli Elektronik Sertifika taahhütnamesi

• Ticaret Sicil Memurluklarından son 6 ay içerisinde alınmış faaliyet belgesinin aslı 

• Nüfus cüzdanı, pasaport, sürücü belgesi gibi T.C. kimlik numarasının yer aldığı fotoğraflı ve geçerli resmi kimlik belgesinin aslı 

• İmza sirküleri fotokopisi • Başvuru formu ve Nitelikli Elektronik Sertifika taahhütnamesi

e-Faturaya zorunluluk kapsamında veya gönüllü olarak geçiş yapabilirsiniz. Her iki durumda da işletmeniz için kolaylıklarla dolu yepyeni bir dönemin başlayacağını belirtmek isteriz.

e-Dönüşüm sürecinin getirilerinden biri olan e-faturanın pek çok avantajı olsa da hız, kolaylık ve daha az maliyet unsurları işletmelere yeni bir işleyiş kazandırıyor.

e-Faturaya geçiş yapmanızın neden gerektiğini kısaca açıklayalım:

e-Faturaya geçiş ile kağıt fatura dönemine son vermiş olursunuz. Böylece, elektronik ortamda dakikalar içinde fatura hazırlayıp gönderebilir, faturanızı müşterinize kargolama ile uğraşmadan anında iletebilirsiniz.

e-Fatura sistemine geçen işletmeler öncelikle zaman ve maliyet avantajı yakalar. Matbu faturanın gönderim maliyetini e-belge ile kuruşlar seviyesine kadar indirebilirsiniz ve dijital çağa ayak uydurursunuz.

Firmanız e-faturaya geçiş zorunluluğu kapsamında olsa da olmasa da işletmelere yönelik yapılan son düzenlemelerin birçoğunun e-dönüşüme teşvik amaçlı olduğu aşikar. Dijital dönüşümünüzü bir an önce başlatmak isterseniz gönüllü olarak istediğiniz zaman e-faturaya geçiş yapabilirsiniz.

Gelelim; “e-Fatura kimlere zorunlu ve hangi tarihlere kadar geçiş yapılmalı?” sorusunun cevabına…

GİB tarafından yayınlanan tebliğ taslağına göre, ciro limitlerinde düşüş gerçekleşti ve 2023 yılı toplam cirosu 3 milyon TL ve üzeri olan firmaların 1 Temmuz 2024'de e-fatura ve e-arşiv faturaya geçmeleri zorunlu tutuldu.

1 Temmuz 2022 tarihinden sonra Sosyal Güvenlik Kurumu ile sözleşme imzalayanların, e-fatura uygulamasına geçmeleri zorunlu tutuldu.

e-Arşiv fatura uygulamasına dahil olmayan mükelleflerce düzenlenecek faturaların vergiler dahil toplam tutarının 5 bin TL’yi (vergi mükelleflerine düzenlenenler açısından vergiler dahil toplam tutarı 9.900 TL’yi) aşan faturalar, Gelir İdaresi Başkanlığının e-Belge düzenleme portaline gerekli entegrasyonları sağlayarak Başkanlıktan izin alan özel entegratör kuruluşların sistemleri aracılığıyla da düzenlenebileceği belirtildi.

e-Arşiv Fatura (İnteraktif) özelliği ile e-Fatura mükellefi olmadan e-arşiv fatura kesebilirsiniz.

Yeni geliştirmemiz ile 9.900/5.000 TL ve üzeri faturalarınızı Paraşüt üzerinden e-arşiv faturası olarak düzenleyebilir, tüm fatura süreçlerini tek yerden yönetebilirsiniz.

e-Fatura interaktif başvuruda bulunmak için öncelikle interaktif vergi dairesi şifrenizi veya e-devlet şifrenizi almış olmanız gerekir. Şifreleriniz varsa, aşağıdaki adımları izleyerek başvuruyu tamamlayabilirsiniz.

1. İnteraktif vergi dairesi şifrenizi veya e-devlet şifrenizi girerek giriş yapın.
2. Sol kısımda yer alan menüden “İşlem Başlat”a tıklayın, ardından “Vergi işlemleri” ve “e-Belge” alanına gelin.
3. e-Belge işlemleri kısmından “Başvuruda bulunmak istediğiniz e-belge türünü seçiniz” e tıklayın ve e-faturayı seçin. İşlemler sonrasında İnteraktif Vergi Dairesi ile e-fatura başvuru işlemini tamamlamış olursunuz.

e-Fatura başvurusunda yer alan “Kanuni merkez” kısmının nasıl doldurulacağı kafa karıştırıcı olabiliyor.

Kanuni merkezden maksat, vergiye tabii kurumların; kuruluş kanunlarında, tüzüklerinde, statülerinde ve sözleşmelerinde gösterilen merkezdir.Kurumlar vergisi beyannamesi mükellefin bağlı olduğu vergi dairesine verilir. Kanuni merkezin Türkiye’de bulunup bulunmadığına göre tam mükellefiyet veya dar mükellefiyet esasında vergilenir.

Yani kanuni merkezi Türkiye’de bulunmayanlar, Türkiye’de elde ettikleri kazançları üzerinden vergilendirilir.

e-Faturaya geçişin avantajlarını göz önüne alarak işletmenizin geleceği için önemli bir adım atmayı düşünüyorsanız, bunu Paraşüt ile gerçekleştirmenizi öneriz. Neden mi?

Çünkü e-fatura geçiş sürecinizdeki her aşamada destek olacak uzman ekibimiz, ihtiyacınız olan bilgiye en kısa sürede ulaşmanızı sağlayacak yayınlarımız ve en önemlisi de ücretsiz e-fatura entegrasyonumuz ile direkt uygun e-kontör fiyatlarıyla e-fatura göndermenize imkan sağlayan uygulamamız ile yanınızdayız!

Bu noktada, “Paraşüt ile birlikte e-fatura başvuru süreci nasıl gerçekleşiyor?” merak ediyorsanız, yazımıza göz atmanız faydalı olacaktır.

Şayet “Ben e-fatura başvurusundan anlamam; uğraşmak da istemem” derseniz, bunun da kolayı var: Anahtar Teslim e-Fatura!

“Anahtar Teslim e-Fatura” hizmetimiz ile e-fatura başvuru işlemlerini sizin adınıza bire bir yönetiyoruz. Bu noktada tek yapması gereken, Paraşüt ile e-fatura geçmeye karar vermeniz oluyor.

Mali mühür gönderim süreci haricindeki tüm aşamaları bir günde tamamlıyoruz. Böylece siz yerlerinden bile kalkmadan e-fatura kullanıcısı oluyor ve başvuru işlemleri ile boğuşmadan işletmenizin dijital dönüşümünü tamamlıyoruz.

Kısacası Paraşüt ile e-fatura mükellefi olmanın kolaylığı da rahatlığı da bir başka oluyor; uzun süren işlemler, kargolanmasını bekleyen faturalar, kaybolma stresi yaşadığınız belgeler tarihe karışıyor.

Paraşüt ile e-fatura entegrasyonunu tamamlamak çok kolay ve hızlı. Dakikalar içinde Paraşüt’ün Anahtar Teslim e-Fatura hizmetinden yararlanarak yerinizden bile kalkmadan e-fatura kullanıcısı olabilirsiniz.

Nasıl mı?

• Ön muhasebe danışmanlarımız sizinle birebir iletişime geçip e-fatura online başvuru formunuzu sizin için doldurup gönderiyor, 

• Tüm mali mühür ve GİB başvurularını her aşamasıyla başından sonuna kadar yönetiyor, 

• Mali mühür ödemesi için bankaya gitme ve işlemlerle uğraşma zahmetine girme zorunluluğunuzu kaldırıyor, tüm işlemlerle ilgileniyor, 

• Mali mühür geldikten sonra aktivasyon işleminizi gerçekleştirerek dakikalar içinde e-fatura kullanıcısı olmanızı sağlıyor.

Siz de Paraşüt’ün Mutlu Patronlar’ından biri olmadan önce, 14 gün ücretsiz deneyerek uygulamamızı kullanıp kullanmayacağınıza karar verebilirsiniz. 

Ayrıca kredi kartına dahi gerek olmadan şimdi deneme hesabınızı oluşturabilir; dilediğiniz an abone olabilirsiniz.