Mutabakat Nedir ve Nasıl Yapılır?

Genel anlamda mutabakat; belli bir konuda taraflar arasında sağlanan uzlaşma anlamında kullanılır. Mutabakat muhasebe alanında sıklıkla kullanılan bir terimdir. Muhasebe kayıtlarının karşılıklı olarak teyid edilmesi amacıyla daha çok ön muhasebe birimleri arasında borç ve alacak tutarlarının uyumu için yapılır.

Türk Ticaret Kanunu Madde 94’te “Sözleşme veya ticari teamül uyarınca, belirli hesap devreleri sonunda devre hesabı kapatılır ve alacak ile borç kalemleri arasındaki fark belirlenir” denilmektedir. Bu da kanuna göre belli devrelerde mutabakatın yapılmasını gerektirmektedir.

Bu uzlaşmanın zamanı ve şekli de maddenin devamında; “Hesap devresi hakkında sözleşme veya ticari teamül yoksa, her takvim yılının son günü taraflarca hesabın kapatılması günü olarak kabul edilmiş sayılır.

Saptanan artan tutarı gösteren cetveli alan taraf, aldığı tarihten itibaren bir ay içinde, noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza içeren bir yazıyla itirazda bulunmamışsa, bakiyeyi kabul etmiş sayılır.” şeklinde belirlenmiştir.

“Mutabık” kelimesi, taraflar arasında fikir birliği veya uyum olduğunu ifade eder. TDK’ya göre bu kelime, “birbirine uyan, aralarında anlaşmazlık olmayan” anlamına gelir. Özellikle iş dünyasında ve resmi yazışmalarda sıkça kullanılır. “Mutabık olmak” veya “mutabık kalmak” ifadeleri ise, tarafların bir konuda anlaşmaya vardığını belirtir. 

Uygulamada en sık karşılaştığımız iki tür işleyiş vardır. Bunlardan ilki cari hesap mutabakatı ikincisi ise BA/BS mutabakatıdır. Bunların dışında firmaların kendi aralarında yaptıkları bazı özel uzlaşma sistemleri de mevcuttur.

Cari mutabakat, işletmelerin birbirleri arasında alacak vereceklerinin olup olmadığını kontrol ederek belgelemesidir. İşletmeye ait hesap defterlerindeki borç alacak bakiyesinin karşılıklı teyit edilmesiyle yapılan ticari anlaşmadır.

Cari hesap mutabakatında her iki işletme de hesaplarına bakarak birlikte aynı sonuca varıyorsa, bir başka deyişle birbirine uyuyorsa herhangi bir borç ya da alacak yoktur. İlişkide olunan firmalarla sağlıklı bir işleyiş olduğunu gösteren cari mutabakat, belirli dönemlerde yapılır. Genellikle yıl sonunda yapılan cari hesap mutabakatı, kapsamlı bir çalışmadır. Çünkü, hesapların bir bir üzerinden geçilir.

BA/BS mutabakatı, firmaların kendi kayıtları ile ticaret yaptıkları şirketlerin kayıtlarını karşılaştırarak uyumlu olup olmadığını kontrol ettikleri bir süreçtir. BA formu alımları, BS formu ise satışları gösterir. Bu formlar Gelir İdaresi Başkanlığı’na bildirilir ve karşılıklı kontroller yapılır. Amaç, kayıt dışı işlemleri ve belge uyumsuzluklarını önlemektir. 

Cari hesap mutabakatı daha çok parasal işlemlerin uygunluğunun sağlanmasını hedeflemekte iken BA/BS mutabakatı firmaların kendi aralarında düzenledikleri faturaların sayısı ve tutarları ile ilgili uygunluğun sağlanmasıdır.

BA/BS mutabakatında firmalar; bir ay içerisinde elektronik ortamda ve kâğıt ortamında düzenledikleri ve aldıkları belgelerin, KDV hariç toplam tutarlarının 5.000 TL’yi geçmesi halinde, sadece kâğıt ortamında düzenledikleri yada aldıkları belgeleri bu formlarla ayrı ayrı devlete bildirmek zorundadırlar.

Cari hesap mutabakatının hiç yapılmaması ya da hatalı yapılması parasal sonuçlar doğururken, BA/BS formunda yapılacak bir hata özel usulsüzlük cezası ile karşılaşılmasına sebep olabilir.

Maliye Bakanlığı BA/BS formlarında yapılacak düzeltmelerde ilgili formun son verilme tarihinden itibaren 10 gün içinde yapılması halinde ceza uygulamazken 10 gün geçtikten sonra yapılacak düzeltmelerde artık anlık olarak ceza uygulamaya başlamıştır.

Banka mutabakatı, işletmelerin kendi muhasebe kayıtları ile bankanın gönderdiği hesap dökümlerini karşılaştırarak doğruluğunu kontrol ettikleri bir süreçtir. Bu işlem, hesaplar arasında uyuşmazlık olup olmadığını tespit etmeye yardımcı olur. ​

Banka mutabakatı, işletmelerin finansal sağlığına katkıda bulunan önemli bir unsurdur. Bu süreç, likidite yönetimi ve nakit akışı kontrolü gibi konulara ışık tutar, böylece işletmelerin mali durumlarını daha etkin bir şekilde yönetmelerine yardımcı olur. ​Düzenli olarak gerçekleştirilmeyen banka mutabakatları, finansal tablo hatalarına, sahtekarlıklara ve mali kayıplara yol açabilir. Bu nedenle, bu süreç işletmelerin bu tür riskleri azaltmalarına yardımcı olur. ​

Günümüzde, banka mutabakatı işlemleri manuel olarak yapılabileceği gibi, dijital araçlar ve yazılımlar kullanılarak da gerçekleştirilebilmektedir. Bu sayede, süreç daha hızlı ve güvenilir bir şekilde tamamlanabilir. ​  

Stok mutabakatı, işletmelerin kendi envanter kayıtlarıyla fiziksel stoklarını karşılaştırarak, kayıtların doğruluğunu ve tutarlılığını kontrol ettikleri bir süreçtir. Bu işlem, stoklar arasında herhangi bir uyumsuzluk olup olmadığını tespit etmeye yardımcı olur.​

Düzenli olarak gerçekleştirilen stok mutabakatı, işletmelerin envanter yönetimini etkin bir şekilde yapmalarını sağlar. 

Bu süreç sayesinde:​

Stok mutabakatı süreci genellikle şu adımları içerir:​

Stok Sayımı: Belirli periyotlarda fiziksel envanter sayımı yapılır.

Kayıt Karşılaştırması: Fiziksel sayım sonuçları, muhasebe ve stok kayıtlarıyla karşılaştırılır.

Farkların Analizi: Tespit edilen farkların nedenleri araştırılır (örneğin, kayıt hataları, kayıplar, hasarlar).

Düzeltmelerin Yapılması: Gerekli düzeltmeler yapılarak kayıtlar güncellenir.

Raporlama: Mutabakat süreci tamamlandıktan sonra, ilgili raporlamalar yapılır.​

Günümüzde, stok mutabakatı süreçleri dijital araçlar ve yazılımlar kullanılarak daha hızlı ve güvenilir bir şekilde gerçekleştirilebilmektedir. Bu dijital çözümler, manuel işlemlerde oluşabilecek hataları minimize eder ve zaman tasarrufu sağlar. 

e-Mutabakat, işletmelerin borç ve alacak hesaplarını karşılıklı olarak elektronik ortamda teyit etmelerini sağlayan bir sistemdir. Böylece firmaların cari hesap mutabakatlarını hızlı, güvenilir ve hatasız bir şekilde gerçekleştirmelerine olanak tanır. Elle yapılabilecek olası hataları azaltır ve mutabakat süreçlerini kolaylaştırır.

Bu faydaları kısaca şu şekilde sıralayabiliriz:

Mutabakat süreçleri, işletmelerin finansal kayıtlarının doğruluğunu sağlamada ve ticari ilişkilerde güven tesis etmede kritik bir rol oynar. Geleneksel yöntemlerin yanı sıra dijitalleşen iş dünyasında e-mutabakat sistemleri, bu süreci daha hızlı ve verimli hale getirir. İşte mutabakatın işletmelere sağladığı başlıca avantajlar:​ 

1. Finansal Doğruluk ve Güvenilirlik

Düzenli mutabakat, muhasebe kayıtları ile gerçek işlemler arasındaki uyumu kontrol ederek, olası hataları ve tutarsızlıkları erken aşamada tespit etmeyi sağlar. Bu, mali tabloların doğruluğunu artırır ve işletmenin finansal güvenilirliğini pekiştirir.​ 

2. Operasyonel Verimlilik

E-mutabakat sistemleri, manuel işlemlere kıyasla daha hızlı ve hatasız bir süreç sunar. Bu sistemler sayesinde, mutabakat işlemleri elektronik ortamda gerçekleştirilir, böylece zaman ve iş gücünden tasarruf sağlanır. ​

3. Maliyet Tasarrufu

Kağıt, posta ve diğer fiziksel süreçlerle ilgili maliyetler, e-mutabakat sayesinde önemli ölçüde azalır. Ayrıca, manuel veri girişi hatalarının minimize edilmesi, olası finansal kayıpların önüne geçer. 

4. Hukuki Geçerlilik ve İzlenebilirlik

KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) ve e-imza entegrasyonları sayesinde, e-mutabakat işlemleri yasal geçerlilik kazanır. Bu, olası anlaşmazlıklarda resmi delil olarak kullanılabilir. ​

5. Çevre Dostu Uygulama

E-mutabakat, kağıt kullanımını azaltarak çevreye katkı sağlar. Ayrıca, dijital arşivleme sayesinde fiziksel depolama ihtiyacını ortadan kaldırır. 

Sonuç olarak, mutabakat süreçlerinin dijitalleştirilmesi, işletmelere finansal doğruluk, operasyonel verimlilik, maliyet tasarrufu, hukuki güvence ve çevresel faydalar sağlar. Bu nedenle, işletmelerin e-mutabakat sistemlerini benimsemeleri, rekabet avantajı elde etmelerinde önemli bir adım olacaktır.​

Mutabakat süreçleri, işletmelerin mali ve operasyonel güvenliğini sağlamak için çeşitli departmanlar ve uzmanlık alanları tarafından yürütülür. İşte mutabakat işlemlerinde görev alan ana birimler ve sorumlulukları:​  

Muhasebe ve Ön Muhasebe Departmanları

Mutabakat sürecinin temelini oluşturan bu birimler, alacak ve borç işlemlerini, cari hesap ekstrelerini düzenli olarak kontrol eder. İşletmenin mali kayıtlarının doğruluğunu teyit etmek için mutabakat mektupları ve ilgili belgeleri hazırlarlar.  

Finans Yöneticileri

Nakit akışını ve mali durum raporlarını takip eden finans yöneticileri, mutabakat işlemlerinin düzgün ilerlemesini sağlar. Alacakların tahsil edilmesi ve borçların ödenmesi gibi konularda planlama yaparak işletmenin finansal stratejisini belirlerler. ​

Denetçiler

İç ve dış denetçiler, mutabakat süreçlerini bağımsız bir gözle değerlendirerek işletmenin mali kayıtlarının güvenilirliğini sağlar. İç denetçiler, işletme içindeki uyumluluğu kontrol ederken, dış denetçiler finansal tabloları denetler. ​

Vergi Uzmanları

BA/BS formları gibi vergiye tabi işlemlerin doğru bildirilmesini sağlayan vergi uzmanları, mutabakat sürecinde aktif rol alır. Vergi mevzuatına uygunluk sağlanması, işletmenin cezalarla karşılaşmaması açısından önemlidir. 

Satın Alma ve Satış Departmanları

Alış ve satış işlemlerini yöneten bu departmanlar, fatura bilgilerini kontrol ederek işlemlerin doğru kaydedilmesini sağlar. Bu sayede, karşı tarafla yapılan mutabakatlarda anlaşmazlıkların önüne geçilir. 

Stok ve Depo Yöneticileri

Fiziksel envanterin muhasebe kayıtlarıyla uyumlu olmasını sağlayan stok ve depo yöneticileri, mutabakat işlemlerinde stok hareketlerini düzenli olarak kontrol eder. Bu süreç, envanter yönetiminin güvenilir olmasını sağlar. 

Her birim ve görevli, kendi sorumluluk alanına göre işlemlerin eksiksiz ve doğru ilerlemesine katkıda bulunur. Bu iş birliği, işletmenin mali yapısını doğru bir şekilde yansıtmak ve taraflar arasında güven ilişkisini pekiştirmek için kritiktir.​  

Belirlenen devre sonlarında karşılıklı olarak form ya da bilgiler paylaşılır. Burada yazılı olan bilgilerin doğru olması durumunda bilgiler ıslak imzalı ya da dijital olarak teyit edilerek karşı tarafa gönderilir.

Böylece mutabakat sağlanmış olur. Sağlanamaması durumunda tutarsızlıkların nedenleri ile birlikte bu formlar ya da bilgiler paylaşılır. Eksiklikler giderilir, anlaşmazlıklar çözülür. Böylece mutabık olunmaya çalışılır.

Bir diğer yöntem de Excel üzerinde hazırlanan cari mutabakat formudur. Form, Excel'de hazırlandıktan sonra e-posta aracılığıyla karşı tarafa ulaştırılır.

Bu uzlaşmalar için kanunda belirtilen yazılı çözümler, hem yetkililerin ıslak imzasına ulaşmadaki güçlükler hem de bu ıslak imzalı belgelerin karşı tarafa iletilmesinin zorlukları nedeniyle çok tercih edilmemektedir. Daha çok elektronik ortamda e-posta yolu ile yapılmaktadır. Çok tercih edilmese de faks yoluyla da yapılmaktadır.

Son zamanlarda bu sistemlere bazı yazılımsal çözümler de eklenmiştir. Bu yazılımlar muhasebe programları ile entegre çalışarak ya da bizzat kendisi kullanılarak sağlanan verileri belirli zamanlarda otomatik göndererek uzlaşmanın kolaylaşmasını sağlamıştır. Hukuki uyuşmazlıklarda elektronik mutabakatlar yardımcı delil sayılmaktadır, ancak ıslak imzalı belgeler kadar ispatlı delil vasıtaları değildir.

E-mutabakatın ispatı ise faksa göre daha kolaydır. Günümüzde her türlü işlemin ıslak imzalı şeklinde sayılmasına olanak veren KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) sistemi geliştirilmiştir.

Kayıtlı elektronik posta, her türlü ticari, hukuki yazışma ve belge paylaşımları gönderildiği biçimde koruyan, alıcının kim olduğunu kesin olarak tespit eden, içeriğin kesinlikle değişmemesini ve içeriği yasal geçerli ve güvenli, kesin delil haline getiren sistemdir. Uzlaşmaların KEP ve e-imza üzerinden onay alınacak bir sistemle yapılması hukuki süreçte de kati bir sonuç doğuracaktır.

Paraşüt üzerinden cari hesap ekstresi oluşturarak saniyeler içerisinde mutabakat yapmanız mümkündür. Dilerseniz PDF formatında bilgisiyarınıza indirerek hesap dökümünüzü inceleyebilir ve müşteriniz ile paylaşabilirsiniz. Bunun için ilgili yazımıza göz atmanızı öneririz.

Mutabakatın ne olduğunu ve nasıl olduğunu inceledik, peki mutabakat formu nedir? 

Mutabakat formu, işletmelerin hesap defterlerinin uyumunu kontrol etmek ve alacak-borç bakiyelerinin dönem sonlarında karşılıklı olarak teyit edilmesi amacıyla hazırlanan ve işletmeler arası anlaşma prensibine dayanan bir formdur. Mali kayıtların doğruluğunu sağlamak ve olası anlaşmazlıkları önlemek için önemlidir.

Mutabık olmak isteyen işletmeler arasında üç tür mutabakat formu söz konusu olabilir:
* Olumsuz: Bu tür formlarda ilgili işletme müşterisine bakiyesini bildirir. Müşterinin mutabık olması durumunda herhangi bir yanıt vermemesi istenir. Eğer müşteri mutabık değilse, hesap bakiye bilgisi istenir.
* Olumlu: İşletme müşterisine mutabakat formunu gönderir ve uzlaşma ya da uzlaşmama durumunda yanıt vermesini talep eder. Yani müşterinin formu yanıtlaması beklenir.
Bakiyesiz mutabakat mektubu: İlgili işletme, müşterisine bakiye miktarı belirtilmemiş bir form gönderir ve bu form aracılığıyla müşteriden hesap bakiyesini bildirmesi istenir. Bu şekilde müşterinin kendi kayıtlarına göre bakiye bilgisi belirtmesi sağlanır.

Bir mutabakat formu örneğinde aşağıdaki bilgiler bulunur.

Cari hesap takibinde işletmenize hız ve verimlilik kazandıracak diğer çözümleri keşfetmek için online ön muhasebe programı Paraşüt'ü 14 gün ücretsiz olarak deneyebilirsiniz.

Bunun için aşağıdaki butona tıklamanız yeterli olacaktır. Böylece kredi kartı bilgileri dahi gerekmeden hemen hesap oluşturabilir, uygulamamızın işinize sağlayacağı faydaları bizzat deneyimleyebilirsiniz.