KEP Adresi Nedir? Nasıl Alınır ve Sorgulanır?

 

KEP adresi nedir?  

KEP adresi, uzun ismiyle Kayıtlı Elektronik Posta adresi, en genel tanımıyla elektronik iletişimde güvenliği sağlamak için tasarlanmış bir sistemdir.  

Standart e-posta adreslerinden farklı olarak, KEP adresleri elektronik imza ve zaman damgası gibi güvenlik önlemleriyle korunur. Bu sayede, gönderilen belgelerin kim tarafından, ne zaman ve hangi içerikle gönderildiği kesin olarak belirlenebilir.  

KEP adresleri genellikle resmi, hukuki ve ticari işlemlerde ve belge alışverişlerinde kullanılır.  

KEP adresi ne demektir sorusunu bir örnekle açıklayalım. Örneğin resmi bir makamdan bir belge talep ettiğinizi ve belgenin size e-posta yoluyla gönderileceğini düşünün. Posta kutunuza düşen postanın talep ettiğiniz makamdan mı olduğunu yoksa riskli ve spam bir yanıltıcı posta adresiyle mi karşı karşıya olduğunuzu nasıl kestirebilirsiniz? Bu sorunun cevabı basitçe KEP'tir. 

Eğer size gönderilen e-posta KEP aracılığıyla gönderildiyse, geçerlilik ve güvenlik konusunda hiçbir endişenizin olması gerekmez.

 

KEP adresi nasıl alınır?

KEP adresi alabilmek için öncelikle BTK’nin sitesinde listelenen KEP hizmet sağlayıcılar arasından bir hizmet sağlayıcı seçmeniz gerekir. Bu listede yer alan PTT KEP, Türkkep gibi firmalar, KEP sağlayıcısı olarak yetkilendirilmiş güvenli firmalardır.

Başvurunuzun sonraki aşamaları, seçtiğiniz hizmet sağlayıcısına göre değişecektir. Fakat genel olarak başvurular online olarak gerçekleştirildiği için oldukça kısa sürede kendi KEP adresinize sahip olabileceğinizi söyleyebiliriz.

Son olarak, KEP başvurunuzda dikkat etmeniz gereken bir nokta da KEP adresinizi ne şekilde kullanacağınızdır. KEP’i “sadece alıcı” veya “hem alıcı hem gönderici” olarak kullanabilirsiniz.

 

KEP adresi almak için gerekli olan belgeler nelerdir?

KEP adresi başvurusu gibi başvuru için gerekli bilgi ve belgeler de seçtiğiniz hizmet sağlayıcıya göre değişir. Yine de genel olarak ihtiyaç duyacağınız belgeleri şu şekilde sıralayabiliriz:

Ön başvuru aşamasında TC kimlik numaranız, telefon numaranız gibi bilgileri hizmet sağlayıcınızla paylaşmanız gerekir. Ayrıca kimlik, pasaport gibi belgelerin kopyalarını sisteme yüklemeniz de istenebilir.

KEP’e kurumsal olarak başvuran şirket yetkililerinin başvuru esnasında e-İmza kullanmaları gerekir.

Hizmet sağlayıcı ile KEP kullanıcısı arasında KEP hizmetinin satışı ve kullanımıyla ilgili bir sözleşme imzalanır. Bu sözleşmeyi dikkatle okumanız ve muhafaza etmeniz önemlidir.

Hizmet sağlayıcı sizden, KEP adresi için bir ödeme yapmanızı talep edecektir. Dolayısıyla başvuru esnasında ödeme bilgilerinize ihtiyaç duyabilirsiniz.

Tüzel kişiler için imza beyannamesi, ticaret sicil tasdiknamesi, faaliyet belgesi, yetkilendirme belgesi gibi bazı diğer belgeler de hizmet sağlayıcı tarafından talep edilebilir.

 

KEP adresi ne işe yarar?  

Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) uygulaması; resmi, ticari ve özel belgelerin kişi ve kurumlar arasında güvenli bir şekilde e-posta yoluyla iletilmesini ve alınmasını sağlar. Bir nevi e-posta gönderimlerinde resmiyeti ve güvenliği garanti altına alır.

KEP sayesinde belge alışverişleri mevzuata uygun şekilde yapılabilir.

KEP aracılığıyla gönderilen e-postaların alıcı tarafa ulaşıp ulaşmadığı takip edilebilir.  

Postanın teslim zamanı kayıt altına alınabilir.

İletinin içeriği hukuki güvence altındadır. İleti içeriğinin değiştirilmesi mümkün olmadığı için KEP aracılığıyla kullanılan e-postalar, hukuki durumlarda kanıt gösterilebilir.

 

KEP adresi kullanım alanları

KEP sistemi;  

• Kurum içi yazışmalar,  
• Kamu kurumları ile özel sektör ve vatandaşlar arasındaki yasal bildirimler,  
• Belge ve e-fatura gönderimleri,  
• Banka işlemleri,  
• İnternet üzerinden yapılan alışveriş ve siparişler,  
• Dilekçe, başvuru, sözleşme ve ihale teklifleri  
• gibi çeşitli alanlarda kullanılır. Bu sayede işlemler daha hızlı, güvenli ve kanıtlanabilir bir şekilde gerçekleştirilebilir.

 

KEP adresini kimler almalıdır?

KEP hesabı kullanmak, mevcut KEP mevzuatına göre bir zorunluluk değildir.  

Ancak kamu kurumları ve düzenleyici/denetleyici kurumlar, hizmetlerine başvuru yapacak olan özel tüzel kişilikler ve gerçek kişilerden KEP adresi talep edebilir.  

Genel olarak e-ticaret yapan gerçek veya tüzel kişilerin; anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerin e-tebligat yapması gereken durumlar söz konusu olacağı ön görüldüğünden, KEP adresi edinmeleri tavsiye edilir.

 

KEP adresi ücretleri 2024

KEP adresi alma maliyeti içinde yıllık kullanım ücretleri, arşivleme ücretleri, ileti gönderim ücretleri gibi farklı kalemler yer alır. Ne var ki bu ücretler kullandığınız hizmet sağlayıcıya göre değişir.

2024 yılı için en güncel ücret tarifesine kullandığınız hizmet sağlayıcının web sitesi üzerinden erişebilirsiniz.

 

KEP Adresi Örneği

KEP mail adreslerinin formatı kullanıcının gerçek kişi mi tüzel kişi mi olduğuna göre farklılaşır. Örnek KEP adresi formatlarını aşağıda inceleyebilirsiniz.  

HS kısaltması, hizmet sağlayıcısı anlamına gelir. Her hizmet sağlayıcısının bir numarası bulunur ve bu numara KEP mail adresi içinde yer alır. Yani uzantı, hs01, hs02, hs03 gibi bir kısım içermelidir.

Gerçek kişiler için standart format: adı.soyadı@hs(numarası).kep.tr şeklindedir.

Eğer gerçek kişinin adı ve soyadını taşıyan başka KEP kullanıcıları varsa, isim-soyisim kısmının yanına kullanıcıların KEP alım sırasına göre bir rakam yazılır. Örneğin adı.soyadı.1, adı.soyadı.2 şeklinde ilerleyebilir.

Tüzel kişiler için; mersisno@hs(hizmet sağlayıcı numarası).kep.tr, kurumadı.departman@hs(numara).kep.tr, kurumçalışanı@kurumadı.hs(numara).kep.tr gibi farklı varyasyonlar kullanılabilir.

KEP formatı, ayrıca kurumlar arası kullanıma göre de farklılaşır.

 

KEP adresi nasıl ve nereden sorgulanır?

2024 yılına kadar KEP sorgulama işlemleri e-Devlet ve PTT üzerinden, KEP rehberinde görünür olmak için izinleri alınmış kullanıcıların KEP adresleri dahilinde gerçekleştiriliyordu. Gerçek kişilerin bu rehbere kayıt olması zorunlu değildir.

2024’ün başlarında BTK, Merkezi KEP Sistemi üzerinde çalışmaya başladığını duyurdu. Bu sistem, bütün kullanıcıların kendi hizmet sağlayıcıları üzerinden diğer KEP adreslerini sorgulayabilmesine imkan tanıyacak.

 

KEP adresi nasıl kapatılır?

Gerçek ve tüzel kişiler, kullandıkları hizmet sağlayıcıya taleplerini ileterek KEP adreslerini kapatabilirler. KEP adresi kapatma hakkında dikkat edilmesi gereken noktalarsa şöyle:

Tüzel kişiler için, KEP adresinin kapatılma talebi bu yetkiye sahip olan ve bunu kanıtlayabilecek kişilerce yapılabilir.

Kapatma talebi alındıktan ve işlem gerçekleştirildikten sonra KEP, yasal düzenlemelere göre 3 ay daha açık kalır. Bu süre boyunca hesaptan ileti gönderilemez ve gönderilen iletiler alınamaz. Ancak hesaptaki bilgilere ve iletilere erişilebilir.