blog-hero-left-bg blog-hero-right-bg
özlük dosyası düzenlememenin cezası
Blog-hero
İNSAN KAYNAKLARI

Personel özlük dosyası nedir?

Personel özlük dosyasında yer alması gereken evraklarla ilgili internette veya çevrenizde birçok kaynak olduğunu düşünüyorum. Bunların bazılarında neredeyse yüzlerce belgenin gerekli olduğu belirtilmektedir. Hâlbuki bu doğru bir yaklaşım değildir! Peki özlük dosyası konusunda dikkat edilmesi gerekenler neler?

İsmail Gemici, İnsan Kaynakları Yöneticisi

Ortalama okuma süresi 8 dk

Sosyal Güvenlik Mevzuatı ile yapılan bu düzenlemeler ve son yayınlanan Sosyal Sigortalar İşlemleri Yönetmeliği ve Genel Sağlık Sigortası İşlemleri Yönetmeliği'ni de dikkate alarak düzenlenmesi gereken yasal belge ve ekler konusunda işverenleri ve meslektaşlarımızı bilgilendirmek amacıyla bu yazıyı kaleme aldım.

Özlük dosyasının kanuni tanımı

İşçi özlük dosyasının kanuni dayanağını, 2003'te yürürlüğe giren 4857 Sayılı İş Kanunu oluşturmaktadır. İş Kanunu’nun 75. maddesi uyarınca, işveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler.

İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır. İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür (İş K. m.75).

Görüldüğü üzere, kanun hükmünde işçi özlük dosyası tanımlanmaktan öte dosyanın işverenin bir yükümlülüğü olduğuna ve dosyada neler bulunması gerektiği hususuna ilişkin genel bir ifadeye yer verilmiştir. Bu bağlamda hazırlamış olduğumuz bu çalışma işçi ile işveren arasındaki hukukun doğuşundan son bulmasına kadar olan tüm konuları ele almıştır.

Özlük dosyasındaki belge ve kayıtların hukuki dayanakları nelerdir?

İşçi özlük dosyasında yer alan belge ve kayıtlar, pozitif hukuk dayanaklarını sadece iş mevzuatından değil genel ve özel nitelikteki diğer mevzuatlardan da almaktadır. Bunlar; Toplu İş Mevzuatı, Sosyal Güvenlik Mevzuatı, Medeni Kanun ve Borçlar Kanunu olarak sıralanabilir.

  1. İş Mevzuatı, özlük dosyasının kanuni dayanağını, 4857 Sayılı İş Kanunu’nun 75. maddesi oluşturmaktadır. Bununla beraber dosyanın uygulamada kendini göstermesi daha eskilere dayanmaktadır. Diğer bir deyişle dosya uygulamada hayat bulduktan sonra kanuni bir zorunluluk haline gelmiştir. Dosyada yer alan birçok belgenin dayanağını, İş Kanunu ve bu Kanun uyarınca çıkarılan yönetmelikler oluşturmaktadır. Bu belgeler; iş sözleşmesi, ücret hesap pusulası, yıllık ücretli izin kayıt belgesi olarak sıralanabilir. İlgili yönetmelikler uyarınca dosyada yer alan belgelerden birkaçı ise gece döneminde çalışacak işçilere ilişkin sağlık raporu, ağır ve tehlikeli işlerde çalışacak işçilere ilişkin sağlık raporu, eğitimine devam eden çocuk ve genç işçiler için öğrenci belgesidir.
  2. Toplu İş Mevzuatı Dayanağı; İşçi özlük dosyasında yer alması gereken bir kısım belgenin kanuni dayanağını, toplu iş mevzuatı oluşturmaktadır. Bu belgelere örnek olarak; sendikaya üye kayıt fişi ile toplu iş sözleşmesi gösterilebilir. Belirtmek gerekir ki, dayanağını toplu iş mevzuatından alan belge ve kayıtlar sayıca sınırlıdır. Bunun nedeni ise dosyanın kişisel bir özellik taşımasıdır.
  3. Sosyal Sigortalar Mevzuatı Dayanağı; İşçi özlük dosyasındaki belgelerin pozitif hukuk dayanağını oluşturan diğer bir mevzuat da Sosyal Sigortalar Mevzuatı’dır. Bu mevzuat uyarınca; dosyada yer alması gereken belgelerin ortak özellikleri, işçilerin ve işverenlerin Sosyal Güvenlik Kurumu ile ilişkilerine yönelik olmalarıdır. Dayanağını bu mevzuattan alan belgeler, sigortalı işe giriş bildirgesi, sigortalı işten ayrılış bildirgesi, iş kazası ve meslek hastalığı bildirim formu olarak sıralanabilir.
  4. İşçi özlük dosyasında yer alan belgelerin dayanaklarından birini de Medeni Kanun oluşturmaktadır. Bu Kanun uyarınca dosyada yer alması gereken belgeye örnek olarak, yerleşim yeri ve diğer adres belgesi gösterilebilir.
  5. Temelde bir borç ilişkisi olarak adlandırılan iş ilişkisine yönelik olarak başvurulan öncelikli kanunlardan biri de Borçlar Kanunu’dur. İş ilişkisinin sona ermesiyle beraber taraflar arasında alacaklara ilişkin ortaya çıkan uyuşmazlıklarda aydınlatıcı bir nitelik taşıyan ibraname dayanağını Borçlar Kanunu’ndan almaktadır. İbranameye ilişkin Borçlar Kanunu’nda herhangi bir düzenleme bulunmamakla birlikte doktrinde konuya ilişkin yer alan tartışmaların zeminini, Borçlar Kanunu oluşturmaktadır.

Özlük dosyasının saklanma süresi

İşçi özlük dosyasının saklanma süresine ilişkin herhangi bir hüküm bulunmamaktadır. 1475 Sayılı İş Kanunun da yer alan “İşçi Çizelgeleri”nin de saklanma süresine ilişkin herhangi bir hüküm bulunmamaktaydı. Bu nedenle konuya ilişkin olarak doktrinde yer alan görüşlerden yola çıkmak gerekmektedir.

Doktrinde işçi özlük dosyasının saklanma süresine ilişkin olarak bir görüş birliği bulunmaktadır. Bu görüşün dayanağını Borçlar Kanunu’nun 125. maddesi oluşturmaktadır. Bu madde göz önüne alındığında dosyanın saklanma süresinin 10 yıl olduğu söylenebilir. Ancak dosyada yer alan belgeler hem sayıca hem nitelik bakımından çeşitlilik göstermektedir. Bu nedenle bazı belgelerin saklanma süreleri de farklılık arz etmektedir.

Örneğin, dosyada yer alan ücret hesap pusulasının saklanma süresi 5 yıldır. Diğer bir yandan “Asbestle Çalışmalarda Sağlık ve Güvenlik Önlemleri Hakkında Yönetmelik” uyarınca asbestle çalışmalarda çalışacak işçilerin sağlık raporlarının, maruziyetin sona ermesinden itibaren 40 yıl süreyle saklanması gerekmektedir. Bunun yanı sıra “kanserojen ve mutajen maddelerde” çalışacak işçilerin sağlık raporları da 40 yıl süreyle saklanmalıdır.

Özlük dosyasında bulunması gereken belgeler neler?

  • Eleman İstek Formu
  • İşe Başvuru Formu
  • Hizmet Sözleşmesi
  • İşe Giriş Periyodik Muayene Formu
  • Sigortalı İşe Giriş Bildirgesi 4/1 a
  • GSS Giriş Bildirgesi
  • SGK Sigortalı Bildirim Belgesi
  • Sigortalı İşten Ayrılış Bildirgesi 4/1 a
  • Aile Durum Bildirimi Formu
  • İşçi kimlik bilgileri, Nüfus Cüzdanı Sureti
  • İkametgâh İlmühaberi
  • Mezun olduğu okul diploma fotokopisi
  • Referansları ve CV' si
  • Demirbaş Malzeme Teslim Belgesi
  • Sağlık Raporu
  • Kan Grubunu Gösterir Belge
  • Adli sicil kaydı
  • Askerlik Durumunu Gösterir Belgeler
  • Ödenen ücretlere ait hesap pusulalarının bir sureti,
  • Ücretsiz İzinler ve Yıllık Ücretli İzin İle İlgili Dilekçe veya Formlar
  • Yıllık Ücretli İzin Cetveli
  • Hizmet Sözleşmesinin Sona Ermesine İlişkin Düzenlenen Tutanaklar
  • 2 adet vesikalık Fotoğraf
  • Doğum Yapan Kadının 6 aylık ücretsiz izin talep dilekçesi
  • Doğum Yapan Kadının Emzirme izin talep dilekçesi
  • İş Kazalarında Yapılması Gereken İdari İşlemler ve İş Kazası Bildirimi SGK İş Kazası Tutanağı
  • İşyeri Kaza ve Meslek Hastalığı Bildirimi Formu ÇSGB
  • İş Kazası ve Meslek Hastalığı Bilgi Formu SGK
  • İşe İzinsiz Gelmeme / İş Geç Gelme Tutanağı ve İhtarı
  • İstifa Dilekçesi
  • İbraname
  • Toplu İşçi Çıkarılması ile İlgili Olarak Bir Ay Önceden Bölge Çalışma Müdürlüğü'ne Verilecek Yazı Örneği
  • Toplu İşçi Çıkarılması ile İlgili Olarak Bir Ay Önceden Türkiye İş Kurumu Müdürlüğü'ne Verilecek Yazı Örneği
  • İşe Gelmeyen İşçinin En Son Adresine Gönderilecek Noter Tebligatı İhtarname
  • Daha evvel İşten Çıkarılan İşçinin Tekrar İşe Alınma Daveti

Özlük dosyası tutmamanın cezası

İş Kanunu’nun 104. maddesine göre; özlük dosyalarında bulunması gereken belgelerin, işçilerin özlük dosyalarında bulunmaması ya da işçiler için herhangi bir özlük dosyası tutulmaması durumunda idari para cezası uygulanır. Her işveren, çalışanları için özlük dosyası tutmakla mükelleftir ve işçi özlük dosyası tutmamanın cezası 2018 yılı itibariyle 1.853 TL‘dir.

SONUÇ : 4857 sayılı İş Kanunun 75. maddesinde düzenlenen işçi özlük dosyası, işveren tarafından çalıştırılan her işçi için ayrı düzenlemek üzere iş ilişkisinin başlangıcı, devamı ve sona ermesine ilişkin gerek İş Kanunu’nda gerek diğer kanunlarda öngörülen belge ve kayıtların yanı sıra kanunlara aykırı olmamak koşuluyla iş ilişkisinin gerekli kıldığı belgelerin de bulunduğu kişisel nitelikte bir dosyadır. Dosyanın uygulama alanına bakıldığında İş Kanunu kapsamına giren tüm işyerlerinde ve İş Kanunu’na tabi tüm işçiler için zorunlu olduğu görülmektedir. İstisnai olarak süreksiz işlerde çalışan işçiler için dosyanın tutulma yükümlüğü öngörülmemiştir.

Dosya hukuki bir zemine, 2003’te yürürlüğe giren 4857 sayılı İş Kanunu’yla beraber kavuşmuştur. Bununla birlikte düzenleme öncesi işverenlerin, işçi özlük dosyasına benzer bir dosya tuttukları görülmektedir. Ancak kanuni düzenlemeyle tüm işverenlere, genel çerçevesinin kanunla çizildiği bir işçi özlük dosyası tutma zorunluluğu getirilmiştir.

Konuya ilişkin kanun maddesinde işçi özlük dosyasında bulunması gereken belge ve kayıtların neler olduğu tek tek sıralanmamakla beraber İş Kanunu ve diğer kanunlarda öngörülen belge ve kayıtların bulunması gerektiği şeklinde genel bir ifadeye yer verilmiştir. Bu hüküm ile işverenin tutması gereken belge ve kayıtlar açısından sorumluluğu genişletilmiştir. Bu yüzdendir ki özlük dosyası ve bu dosyayı oluşturan belgelerin matbu olarak muhafaza edilmesi zorunluluğunun yanında dijital ortamda da oluşturulması oldukça önemlidir.

Kaynakça

– 193 Sayılı Gelir Vergisi Kanunu
– 213 Sayılı Vergi Usul Kanunu
– 5510 Sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu
– 6098 Sayılı Borçlar Kanunu
– Sosyal Güvenlik Kurumu, Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği

article-cloud-right

Yeni çıkan yazılarımızdan haberdar olmak ister misiniz?