Resmi Defterler ve e-Defter

 

Onay Dönemleri

İlk Tasdik: Şirket kurulduğu gün (sermaye şirketlerinde Ticaret Siciline tescil edildiği gün, şahıs şirketlerinde vergi dairesinde mükellefiyet açılışı yapıldığı gün) resmi defterlerin onaylanması gerekmektedir. Bu işi, şirketinizi kuran Mali Müşavir ya da Avukat sizin için halletmiş olacaktır (Defterin noter tasdiki için "Şirketlerin hangi ticari defterleri tutması gerekir? - 1" yazımızı inceleyebilirsiniz).

Açılış Tasdiki: Mali yıl (genelde ocakta başlar aralıkta biter) başlamadan bir önceki ay (genelde aralık ayı) resmi defterlerin tasdik işleminin yapılması gerekir. Açılış tasdikinin yapılması gereken defterler:

• Yevmiye Defteri
• Defteri Kebir
• Envanter Defteri
• Yönetim Kurulu Karar Defteri
• Damga Vergisi Defteri

Ara Tasdik: Eğer bir önceki yılın defterlerinde boş sayfa var ise ve yeni dönemde de kullanmayı tercih ediyorsanız, mali yılın ilk ayında (genelde ocak ayı) defterlere ara tasdik yaptırmanız gerekecek. Yukarıda belirtilen defterleri ya açılış tasdiki yaptırırsınız ya da ara tasdik; ikisi birden yaptırılmaz.

Ek Tasdik: Tasdik ettirdiğiniz resmi defterlerin sayfa adedi yeterli gelmez ise bu durumda aynı türden ek kağıtlara ek tasdik yaptırmanız gerekir. Ek tasdiki yıl içinde istediğiniz bir zamanda yaptırabilirsiniz. Vergi kanunlarına göre resmi defterlerinizi 45 gün içinde yevmiye ve kebir defterlerinize yazdırmanız gerektiğinden ek tasdik yaptıracağınız zaman bu sürelere dikkat edilmesinde fayda vardır.

Kapanış Tasdiki: Sadece Yevmiye Defteri ve Yönetim Kurulu Karar Defteri için kapanış tasdiki var. Yevmiye Defterinin kapanışı mali yıl kapandıktan 6 ay sonra (genelde haziran ayı), Yönetim Kurulu Karar Defterinin kapanışı da kapanışı mali yıl kapandıktan sonraki ayda (genelde ocak ayı) yapılır.

 

e-Defter

Yevmiye ve Kebir defterlerinin elektronik ortamda düzenlenmesini, saklanmasını ve istenildiği takdirde ilgililere elektronik ortamda verilmesini ifade eder. Kağıt ortamında saklanması gerekmediği için yukarıda bahsedilen Noter onaylarına gerek yoktur. eDefter ile birlikte defterler kağıt ortamında tutulmadığı ve onaya tabi olmadığı için, şirketler; noter masrafından, kağıt, mürekkep ve saklama masraflarından kurtulmakta, mali idare de kullanacağı yardımcı programlarla daha iyi denetim yapabilmektedir. 

Bu belki yıllık 100 sayfa yevmiye defteri kullanan bir şirket için önemli olmayabilir ama yılda 1 milyon sayfa defter bastıran şirketler için ciddi bir tasarruf demektir.

XBRL formatında ve digital ortamda saklanan defterlerin zaman damgalı kapak sayfaları (berat) aylık olarak Maliye'ye gönderilmektedir. Konuyu daha iyi kavramak için sorularla ilerleyelim;

 

e-Deftere geçmem gerekiyor mu, kağıt defter kullanabilir miyim?

e-Defter’e geçiş zorunluluğu, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen kriterlere göre değerlendirilir. Bu kriterler; işletmenin defter tutma şekli (bilanço usulü / işletme hesabı), faaliyet alanı ve e-belge (e-Fatura/e-Arşiv) zorunlu geçiş kapsamına girip girmediği gibi unsurlara bağlıdır. Eğer işletmeniz GİB’in zorunluluk şartlarını sağlıyorsa e-Defter’e geçmeniz gerekir; şartların dışında kalan mükellefler ise isterse gönüllü olarak e-Defter kullanabilir. Ayrıca e-Defter uygulamasına geçildikten sonra yeniden kâğıt defter düzenine dönüş mümkün değildir.

Örneğin, 2022 yılında brüt satış hasılatı 3 milyon TL ve üzeri olan mükelleflerin belirlenen takvim kapsamında e-Fatura’ya geçişi ve bu geçişi izleyen dönemde e-Defter’e geçişi zorunlu hale gelmiştir. Bu nedenle işletmelerin, kendi durumlarına göre e-Defter yükümlülüğünü netleştirmesi ve geçiş sürecini buna göre planlaması önem taşır.

 

e-Deftere başvuru nasıl oluyor?

Aynı eFatura başvurusu gibi, mali mühür ile internetten başvuru yapıyor.

 

e-Defter nerede saklanıyor? Maliye'de mi saklanıyor?

eDefter şirkette saklanıyor, bu sebeple birkaç yedek alınmasında fayda var, sorumluluk şirkette. Maliye'ye eDefter gönderilmiyor, sadece aylık berat gönderiliyor

 

Berat ne demek?

Resmi defter kayıtları aylık olarak tamamlandığında kapak sayfası oluşuyor. Kapak sayfasında o aya ilişkin kayıtlarla ilgili harf ve sayılardan oluşan uzun bir kod yaratılıyor. Mali mühür ile zaman damgası yapılıyor ve kapak sayfası ye gönderiyor. Maliye de kendi mühürü ile bu kapak sayfasına zaman damgasını vuruyor. İki zaman damgalı kapak sayfasına “berat” deniliyor. 

Eğer bu döneme ilişkin herhangi bir yeni kayıt ya da düzeltme yapılır ise kapak sayfasındaki kodlama değişiyor. Denetim esnasında Maliye, kendisinde saklı berat ile o anda şirketin muhasebe sisteminden alacakları kapaktaki kodlamayı karşılaştırarak yeni yada düzeltme kaydın olup olmadığını anlıyor. Maliye'ye tüm muhasebe kayıtları gönderilmiyor sadece tek sayfadan oluşan kapak gönderiliyor, Maliye sizin kayıtlarınızı incelemeye gelene kadar görmüyor.

 

e-Defter maliyeti ya da külfeti nedir?

eDefter yeni bir uygulama olduğu için bu mali müşavirler ya da firmalar bu alana girmek istemeyebilirler. Ayrıca ek eDefter için ek program ya da modül alınması gerekiyor. Her fatura ya da fiş ayrı ayrı girilmek durumda; toplu kayıt olmadığı için iş yükü artacak. 

Defter beratları izleyen 3. ay sonunda Maliye'ye iletileceği için geçmişe yönelik düzeltme kayıtları yapmak daha zor, ters kayıt ve düzeltme kaydı mantığının yerleşmesi gerekiyor. Her bir işlem için kayıt esnasında ek alanların girilmesi gerekiyor, belge no, ödeme tipi vs.

Paraşüt ile e-Fatura'ya geçiş yaptığınızda fatura maliyetlerinizi kuruşlar seviyesine kadar düşürebileceğinizi biliyor muydunuz? e-Fatura Programı Paraşüt sayfamızı inceleyerek ayrıntılı bilgi alabilirsiniz.

Eğer Paraşüt hesabınız yoksa Paraşüt'ü de 14 gün ücretsiz deneyebilirsiniz: