Şirketlerin hangi ticari defterleri tutması gerekir?

 

Muhasebe defterleri nelerdir?

İşletmelerin mali durumunun, borç ve alacaklarının, yapılan harcamaların ve alınan kararların kayıt altına alınması ve incelenmesi amacıyla tutulan defterlere muhasebe defteri denir. Ticari defterler içeriğine ve kullanımına göre farklı türlere sahiptir.

 

Defter türleri

• Yevmiye defteri
• Defteri kebir
• Envanter defteri
• Ortaklar pay defteri
• Yönetim kurulu karar defteri
• Genel kurul toplantı ve müzakere defteri
• Damga vergisi defteri

Resmi Defterlere kaydedilen bilgiler hem kanun karşısında yükümlülükleri azaltacak hem de şirket içi olası uyuşmazlıklar konusunda destekleyici bilgiler sağlayacaktır. Ne işe yararlar ne gibi bilgiler kaydedilir kısaca üzerinden geçelim.

 

Yevmiye defteri

En bilinenlerindendir. Atılan bütün muhasebe kayıtlarını gösterir. Vergi denetimlerinde ya da ticari davalarda ilk önce yevmiye defterlerine bakılır. Ay sonlarında ya da dönem sonlarında verilen beyannameler bu defterle uyumlu olmak durumundadır. Genelde A4 sayfa formatında (eDefter gelince elektronik oldu) ve 100 ve katları sayfa sayısına sahiptir.

 

Defteri kebir

Bu defter de en bilinen defterlerdendir ama nedense çoğu kişi neye yaradığını bilmez. Aynı Yevmiye Defteri gibi tüm muhasebe kayıtlarını içerir.

Peki nedir Yevmiye Defterinden farkı? Cevap basit, formatı. Yevmiye defteri tüm kayıtları muhasebe kayıtları olarak ayrı ayrı gösterir Defteri Kebir ise hesap bazında gruplandırır (muavin) ve hesapları grup olarak ayrı ayrı görmenizi sağlar.

Genelde A4 sayfa formatında (eDefter gelince elektronik oldu) ve 100 ve katları sayfa sayısına sahiptir.

 

Envanter defteri

En önemsenmeyen defterlerdendir. Bu deftere sayılabilen her türlü varlık kaydedilmelidir; stoklar, demirbaşlar, alınan çek dökümleri, verilen çek dökümleri, kasa sayımları vs. Genelde Defter görünümünde olup 20-80 sayfa arasında değişebilir.

 

Ortaklar pay defteri

Bu da Envanter Defteri gibi önemsenmeyen defterlerdendir. Şirket hissederlarının ne kadar hissesi olduğu bu defterde yer alır. Hisse alım satımları, sermaye artışları, devirler hep bu deftere işlenir.

Bu deftere işlenirken tarih ve açıklama elle girilir ve eğer mümkün ise ilgili ortağın imzası da alınır. Bir şirketin kaç hissesi var, bu hisseler kimdedir görmek isterseniz bu defteri açıp inceleyeceksiniz.

 

Yönetim kurulu karar defteri

Adı üstünde Yönetim Kurulu Kararlarının işlendiği defterlerdir. Genelde millet olarak yazmayı sevmediğimiz için şirketle ilgili alınan kararların çoğu sözeldir ve bir süre sonra unutulur. Uyuşmazlık durumunda da sıkıntılı süreçler yaşanır, herkes farklı bir şekilde konuyu hatırladığı için.

Bazı Yönetim Kurulu Kararları mevzuat gereği bu deftere işlenmeli ve Noterden tasdik ettirilmelidir ama bizim size tavsiyemiz, kanunen zorunlu olmasanız da aldığınız kararların bu deftere işlenmesini sağlayın. Tarihe not düşmüş olursunuz.

 

Genel kurul toplantı ve müzakere defteri

Şirket ortakları yılda en az 1 defa Genel Kurul’da toplanmak ve kararlar almak zorundadır. Genel Kurul Toplantısının detayları (ortakların ne zaman ve nasıl davet edildikleri, Genel Kurul gündemi, toplantıda yaşananlar, alınan kararlar) bu deftere işlenir.

 

Damga vergisi defteri

Şirket, yapmış olduğu sözleşmeler üzerinden hesapladığı damga vergisini bu deftere işler ve ay sonlarında da bu defterde yazılı olan tutarları damga vergisi beyannamesi ile vergi dairesine öder.

 

Diğer resmi defter türleri

Bunların haricinde de tutulması gereken defterler vardır ama bu derfterleri A.Ş. ya da Ltd. iseniz bilmenize gerek yoktur. Bu defterler şu şekildedir:

• Çiftçi işletme defteri
• İmalat ve İstihsal Vergisi defterleri (Basit İstihsal Vergisi defteri dahil)
• Nakliyat Vergisi defteri

 

Yabancı nakliyat kurumlarının hasılat defteri

• Serbest meslek kazanç defteri

 

Defter saklama süresi

Ticaret Kanununa göre tutulması gereken defterler 10 yıl, Vergi Kanunlarına göre tutulması gereken defterler de 5 yıl saklanmalıdır. Siz siz olun resmi defterleri 10 yıldan önce imha etmeyin.

 

Defter onayı

Yukarıda bahsedilen defterler, Noterlerde onaylatılır. Noterde her sayfaya kaşe ve mühür basılır. Ama onaylar ne zaman yapılır derseniz konu biraz karışık olup başka bir yazıda detaylı olarak inceleyebiliriz.

Defter tasdiklerini şirket kendisi yapabileceği gibi, mali müşavirleri ya da hukuk büroları da yapabilir. Yılsonu defter tasdik ücreti de genelde aşağıdaki kalemlerden oluşur:

• Noter açılış, ara tasdik ve kapanış tasdik bedeli (varsa ek tasdik vs.)
• Ticaret Sicil tasdikname ücreti
• Kırtasiye ve
• Mali Müşavir hizmet bedelinden oluşur.

Sağlıklı bir muhasebenin temeli sağlam bir ön muhasebe yönetimine dayanır. Fatura kesme, gelir gider takibi, raporlama gibi operasyonlarınız için desteğe ihtiyacınız varsa, online ön muhasebe programı Paraşüt'ü 14 gün ücretsiz deneyebilirsiniz.

İşletmenizi yakından ilgilendiren gelişmeleri takip etmek ve güncel yazılarımıza ulaşmak için aşağıdaki alana e-posta adresinizi girerek blogumuza ücretsiz abone olabilirsiniz.