Tahsilat makbuzunun muhasebe kaydı nasıl yapılır?

Tahsilatı yapılan ürün ya da hizmetin tutarına bağlı olarak değişen bazı önemli hususlar tahsilat makbuzu keserken aklımızın bir köşesinde mutlaka olmalı. İşte bu hususlara yazımızda detaylı bir şekilde yer verdik; tahsilat makbuzunun nasıl düzenlenip, muhasebe kaydının nasıl yapıldığını A'dan Z'ye anlattık.

7 dk
Tahsilat makbuzunun muhasebe kaydı nasıl yapılır

Tahsilat makbuzu bir mal ya da hizmet alımına ilişkin olarak yapılan ödemenin belgelendirilmesi için kullanılan resmi bir evraktır. Dolayısıyla tahsilat makbuzu hiçbir zaman fatura yerine kullanılamaz.

Müşteri ve satıcı arasında ödemeden kaynaklı bir husumet söz konusu olduğu zaman, kurallarına uygun olarak düzenlenmiş olan tahsilat makbuzu bu husumeti ortadan kaldırır.

Tahsilatı yapan taraf tahsilat makbuzu düzenlerken, ödemeyi yapan tarafın ise tediye makbuzu düzenlemesi gerekir.

Tahsilat makbuzunu kimler düzenler?

Fatura almak zorunda olan birinci ve ikinci sınıf tüccarlar, serbest meslek erbapları, kazançları basit usulde tespit olunan tüccarlar, defter tutmak mecburiyetinde olan çiftçiler ve vergiden muaf esnafların, kendi aralarında ve teşvik zorunluluğu kapsamında olmayanlarla (örneğin nihai tüketiciler) yapacakları her türlü alışveriş için tahsilat makbuzu düzenlemesi gerekir ki tahsilatın yapıldığı imzalanan bir resmi belge ile güvence altına alınsın.

Tahsilat makbuzu hangi durumlarda düzenlenir, hangi durumlarda düzenlenmez?

Bir mal ya da hizmet satışına ilişkin satıcı tarafından tahsilat yapıldığı zaman tahsilat makbuzu düzenlenir. Ancak burada dikkat edilmesi gereken nokta tahsil edilen bedeldir.

İlgili kanunlara göre aynı gün içerisinde aynı firmadan ya da kişiden yapılan 7.000 TL ve üzeri tahsilatlar için tahsilat makbuzu düzenlenmemelidir, bu gibi durumlarda tahsilat işlemi banka vb. finans kuruluşları ile posta idaresi kanalı ile yapılmak zorundadır.

Aksi takdirde tahsil edilen tutarın %5’i kadar vergi kanunları uyarınca özel usulsüzlük cezası düzenlenir. Ancak kesilen bu ceza için bir üst limit mevcuttur. Ödeme tutarı her ne olursa olsun, kesilecek bu ceza tutarı 2020 yılı için 1.800.000 TL’yi aşamaz. (Ceza tutarı her sene güncellemektedir.)

Yapılan tahsilat için fatura değil de yazar kasa fişi düzenlenmiş ise, tahsilat kredi kartı ile yapılmış ve ödemeye ilişkin slip saklanılmış ise, banka ya da benzeri finans kuruluşu ya da posta idaresi kanalı ile tahsilat yapılmışsa ayrıca tahsilat makbuzu düzenlenmesine gerek yoktur.

Boş tahsilat makbuzu nasıl temin edilir?

Tahsilat makbuzu koçanlar halinde matbaada şirkete özel olarak hazırlanabileceği gibi kırtasiyeden de satın alınabilir. Her iki durum için de noter onayı gerekli değildir. Noter onayı kırtasiyelerden satın alınan faturalar için gerekli bir durumdur.

Tahsilat makbuzu ister kırtasiyeden alınsın ister matbaada hazırlatılsın asgari olarak aşağıdaki bilgileri taşımalıdır:

  • Makbuzu düzenleyenin adı soyadı ya da firma unvanı,
  • Düzenlenme tarihi,
  • Tahsilat makbuzunun serisi ve numarası,
  • Ödeme yapılma sebebi (örneğin, bu kısımda fatura numarası belirtilerek XXX numaralı faturaya istinaden yapılan ödeme yazılabilir)
  • Tahsil edilen meblağ (hem rakam hem de yazı ile belirtilmelidir. Rakam ve yazı ile belirtilen tutar arasında uyumsuzluk olması halinde yazı ile yazılan geçerli kabul edilir.)
  • Tarafına ödeme yapılanın adı soyadı ya da firma unvanı,
  • Çek karşılığı yapılan tahsilatlar için çek numarası ve çekin ait olduğu bankanın adı.

Eğer matbaada hazırlatılırsa bu bilgilere ek olarak firma logosu, adres bilgileri matbu olarak belirtilebilir.

Tahsilat makbuzu ne zaman ve nasıl düzenlenir, nasıl iptal edilir?

Fatura tarihi ile tahsilat tarihi aynı olabilir ya da tahsilat, fatura düzenlendikten sonraki bir tarihte de yapılabilir. Fatura tarihi ne olursa olsun, tahsilat makbuzu tahsilat yapıldığı tarihte düzenlenir.

Tahsilat makbuzunda doldurulması gereken alanlar kesik çizgiler halinde boş bırakılır ve bu bilgiler makbuzu düzenleyen tarafından doldurulur. Tahsilat makbuzunda ödemeyi yapan kişinin bilgilerin doğruluğunu kabul ettiğinin ve ödemeyi yapmış olduğunun ispatı için kaşe ve imzasının olması gereklidir.

Aynı şekilde tahsilatı yapan ve belgeyi düzenleyen tarafın da kaşe ve imzasının tahsilat makbuzu üzerinde olması gereklidir. Her iki tarafta tahsilat makbuzu üzerinde uygun bir yere kaşe-imza yapmalıdır.

Tahsilat makbuzu iki nüsha olarak tanzim edilir. Bir nüsha ödemeye yapana verilirken diğer nüsha ise düzenleyen tarafta kalır.
Tahsilat makbuzu düzenlerken sıra numaraları tarihsel olarak birbirini takip etmelidir. Örneğin, makbuz koçanında yer alan 210 numaralı tahsilat makbuzunu 16/06/2020 tarihi için düzenlediyseniz, 211 numaralı makbuzu bu tarihten sonraki tahsilat için kullanmalısınız.

Aksi takdirde , usulsüzlük cezası ile karşı karşıya kalabilirsiniz. Bir diğer nokta ise birden fazla cilt tahsilat makbuzunuz varsa bir cilt bitmeden diğerine geçmemeniz gerektiğidir.

Tahsilatı yapan ve ödemeyi yapan her iki tarafın da tahsilat makbuzlarını muhasebe departmanlarına iletmesi gerekir. Bu sayede tahsilat makbuzu muhasebe kayıtlarına alınması sağlanır.

Tahsilat makbuzunda yer alan bilgilerde bir yanlışlık olduğu anlaşılırsa düzenlenen tahsilat makbuzu iptal edilmelidir. Bu durumda ilgili sıra numarasına ait tahsilat makbuzunun iki nüshası makbuz koçanı içerisinde birbirine zımbalanır ve makbuz üzerine sağ üst köşeden sol alt köşeye kadar iki çizgi çekilerek, çizgilerin arasına iptal yazılması gerekir.

Tahsilat makbuzunun muhasebe kaydı nasıl olmalıdır?

Yukarıda da belirttiğimiz üzere tahsilat makbuzu hiçbir zaman fatura yerine geçmez, sadece yapılan tahsilatı belgelendirmek için kullanılır. Bu nedenle tahsilat makbuzuna ilişkin bedelin gider olarak muhasebe kayıtlarına alınması söz konusu değildir. Gider kaydının sadece fatura ve fatura yerine belgeler ile yapılması mümkündür.

Tahsilat makbuzu düzenlendiğinde makbuzu düzenleyen tarafından yapılması gereken muhasebe kaydı aşağıdaki gibi olmalıdır:

xxxx Numaralı Faturaya İstinaden Yapılan Tahsilat Bedeli

Tahsilat makbuzu düzenlendiğinde ödemeyi yapan tarafından yapılması gereken muhasebe kaydı aşağıdaki gibi olmalıdır:

xxxx Numaralı Faturaya İstinaden Yapılan Ödeme Bedeli

Açık – kapalı fatura uygulamasının tahsilat makbuzu karşısındaki durumu

Gerek Ticaret Kanunumuzda gerekse Vergi Usul Kanunumuzda faturanın tanımı yapılmış ancak açık ve kapalı fatura terimlerine ilişkin bir açıklamaya yer verilmemiştir. Bu terimler tamamen ticari hayatın akışı içerisinde ortaya çıkmış ve yargıya intikal edilen durumlar için karine gözüyle bakılmıştır.

İlgili kanunlara göre fatura üzerinde faturayı düzenleyen tarafından kaşe vurulması ve imzalanması şekil şartıdır. Eğer kaşe, faturanın üst tarafına vurulursa ticari hayat içerisinde bu durum açık fatura olarak tabir edilir ve bedelinin tahsil edilmediği anlamına gelir. Eğer kaşe-imza faturanın ortasına ya da alt tarafında uygun bir yerlere yapılmışsa yine ticari hayat içerisinde buna kapalı fatura denir ve fatura bedeline ilişkin tahsilatın fatura düzenlendiği anda yapıldığı anlaşılır.

Açık – kapalı fatura kanunlarda tanımlanmadığı için bu konuda tahsilat makbuzu düzenlenip düzenlenmemesi gerektiği de net olarak belirtilmemiştir. Şahsi görüşüm fatura açık olarak düzenlense de kapalı olarak düzenlense de tahsilat makbuzu tanzim edilmesi yönündedir.
Nitekim yargıya intikal eden durumlarda mahkeme ilk olarak bedelin tahsil edilip edilmediğine dair belge istemekte, eğer böyle bir belge mevcut değilse karineleri değerlendirmektedir.

Bu noktada fatura bedeli peşin olarak ödenmiş ancak kapalı olarak düzenlenmesi gerekirken sehven açık olarak düzenlenmiş ve tahsilata ilişkin bir belgesi olmayan durumlarda mahkeme aynı faturanın bedelini mükerrer olarak ödetebilir. Böylesi bir riski almamak adına fatura açık da olsa kapalı da olsa tahsilat makbuzu düzenlenmesini öneririm.

İlginizi Çekebilecek Diğer Yazılarımız:

Şirket vergi borcu nasıl sorgulanır? Nasıl ödenir?

İnternet üzerinden verilen hizmetlerinin vergilendirilmesi nasıl olur?

Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamesi hakkında 10 soru 10 cevap

Bültenimize katılın, hiçbir içeriği kaçırmayın!