e-Fatura reddetme/itiraz etme nedir, nasıl yapılır?

Elektronik fatura sistemine geçişle birlikte, hem zaman kazanmak hem de işlem güvenliğini artırmak mümkün hale geldi. Ancak bazen taraflar arasında uyuşmazlık yaşanabiliyor ve kesilen bir e-faturaya itiraz etmek gerekebiliyor. İşte bu noktada devreye e-fatura reddetme ya da diğer adıyla e-faturaya itiraz süreci giriyor.

Bu süreç faturanın türüne (temel ya da ticari), gönderim yöntemine (e-fatura ya da e-arşiv) ve zamanlamaya göre değişkenlik gösterebilir. Özellikle e-fatura itiraz süresi ve e-fatura iptal talebi gibi kavramlar işletmeler için önemli hale geliyor. Zira yanlış bir işlem yapılırsa, ödeme yükümlülüğü doğabilir veya yasal haklar zara görebilir.

Bu yazımızda, e-fatura reddetme nedir, nasıl ve nereden yapılır, kimler tarafından gerçekleştirilir, ne zaman ve hangi sebeplerle uygulanır gibi sıkça sorulan soruları güncel mevzuata göre ele alıyoruz. Ayrıca, sürecin dijital ortamlarda nasıl ilerlediğini ve dikkat edilmesi gereken detayları açıklıyoruz.

e-Faturaya itiraz, taraflar arasında herhangi bir uyuşmazlık yaşandığında alıcının, kendisine kesilen elektronik faturayı reddetmesi anlamına gelir. Bu durum, fatura içeriğindeki hizmetin ya da ürünün teslim edilmemesi, eksik ya da hatalı olması gibi nedenlerden kaynaklanabilir.

Elektronik ortamlarda düzenlenen belgeler de hukuki açıdan geçerli olduğundan, bu tür itirazlar belirli kurallar ve süreler çerçevesinde yapılmalıdır. Özellikle e-fatura iptal süresi, fatura türüne göre değişkenlik gösterir. Temel ve ticari fatura ayrımı bu noktada önem kazanır; çünkü her türde fatura reddi farklı yollarla ve farklı yetkilerle gerçekleşir.

Bir elektronik faturayı reddetmek için atılması gereken adımlar, kullanılan sistemin türüne ve faturanın içeriğine bağlıdır. İlk olarak, alıcının, faturanın kendisine ulaştığı tarihi baz alarak hareket etmesi gerekir. Çünkü ret işlemleri zamanında yapılmazsa, fatura zımnen kabul edilmiş sayılır.

“e-Fatura reddetme nasıl yapılır?” sorusunu basit şekilde yanıtlayalım. Ret işlemi için fatura görüntülendikten sonra sistem üzerinden bir ret yanıtı gönderilir. Ancak bazı durumlarda, özellikle temel faturalarda, doğrudan reddetme mümkün değildir. Bu gibi durumlarda e-fatura iptal talebi, sadece faturayı düzenleyen taraf tarafından başlatılabilir.

Peki, kesilen fatura nasıl iptal edilir? Temel fatura modelinde iptal, ancak KEP üzerinden gönderilen resmi bir itiraz ile ve karşı tarafın onayıyla yapılabilir. Ticari faturalarda ise sistem üzerinden ret işlemi yapmak mümkündür. 

e-Faturaya itiraz işlemi Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) sistemleri veya özel entegratör platformları üzerinden gerçekleştirilir. Kullanıcı, faturayı görüntüledikten sonra, sistemde bulunan “ret” seçeneği ile işlemi başlatabilir.

Burada dikkat edilmesi gereken unsur, e-fatura itiraz süresidir. Bu süre faturanın teslim alınmasından sonra 8 gün olarak kabul edilir. Süre dolduktan sonra sistem üzerinden ret işlemi yapılamayabilir, bu da yasal olarak faturayı kabul etmiş sayılmanıza yol açar.

Bazı durumlarda sistem üzerinden işlem yapılamıyorsa, itiraz KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) üzerinden yapılabilir. Bu yol özellikle temel faturalar için gereklidir.

Temel fatura, yalnızca fatura gönderen tarafından oluşturulan ve alıcının onayını gerektirmeyen bir modeldir. Bu durumda, alıcının sistem üzerinde doğrudan ret işlemi yapması mümkün değildir. Ret işlemi, sadece KEP üzerinden yapılan yazılı bir itirazla gerçekleştirilebilir. Bu nedenle temel fatura KEP itiraz süresi, hukuki süreçlerin başlangıcı açısından önem taşır.

e-Fatura reddetme işleminin bu türdeki zorluğu, işletmelerin ticari fatura modelini tercih etmesine yol açar. Ancak eğer temel fatura kesildiyse, ret işleminin geçerli olabilmesi için itirazın yazılı ve resmi yollarla yapılması gerekir.

Ticari e-fatura, alıcının onayına bağlı olan bir modeldir ve bu nedenle alıcı, kendisine gönderilen faturayı sistem üzerinden doğrudan reddedebilir. Ret işlemi faturanın teslim alınmasından sonra 8 gün içinde yapılmalıdır. Bu süre, aynı zamanda ticari fatura red süresi olarak da bilinir.

Ticari fatura iptali, alıcının sistem üzerinden “ret” yanıtı vermesiyle otomatik olarak gerçekleşir. Yani burada ayrıca bir iptal talebi sürecine gerek kalmaz. Bu özellik, ticari faturalarda işlem güvenliği ve işlem kolaylığı açısından büyük avantaj sağlar.

e-Fatura reddetme süreci, faturayı alan veya kesen tarafa göre farklı adımlarla ilerler. Reddetme işlemi fatura alıcısı tarafından yapılır. Çünkü itiraz hakkı, faturanın içeriğiyle ilgili memnuniyetsizlik ya da hata fark edildiğinde devreye girer. Ancak bazı özel durumlarda, satıcı da fatura iptal ya da düzeltme süreci başlatabilir.

e-Fatura reddetme süresi faturanın tarafınıza ulaştığı tarihten itibaren 8 gün olduğunu bir kez daha hatırlatalım.

Alıcı konumundaki işletme veya kişi, kendisine gönderilen e-faturada bir hata, tutarsızlık ya da yanlışlık tespit ettiğinde, ilgili faturaya sistem üzerinden itiraz edebilir. Bu işlem, GİB portalı ya da özel entegratör aracılığıyla gerçekleştirilir. Ticari fatura türünde doğrudan sistemden ret yanıtı verilebilirken, temel faturalarda ret işlemi KEP üzerinden yapılmak zorundadır.

Alıcı tarafın ret gerekçesini net şekilde belirtmesi önemlidir. Yanlış ürün teslimi, eksik hizmet, hatalı tutar veya sözleşmeye aykırı koşullar, itirazın en yaygın nedenleri arasında yer alır. İtiraz işlemi tamamlandığında, sistem üzerinde faturanın “reddedildi” statüsüne geçtiği görülür.

Satıcılar açısından bakıldığında, ret işlemi doğrudan yapılmaz. Çünkü fatura düzenleme ve gönderme işlemi zaten satıcı tarafından başlatılmıştır. Ancak bazı durumlarda satıcı da yanlışlıkla gönderdiği bir faturayı iptal etme ihtiyacı duyabilir. Bu durumda satıcı, alıcının onayına bağlı olarak iptal sürecini başlatabilir.

Eğer ticari fatura kesilmişse ve alıcı henüz onay vermemişse, satıcı faturayı sistem üzerinden iptal edebilir. Ancak temel faturada durum daha farklıdır. Temel fatura, yalnızca alıcının KEP üzerinden yapacağı resmi itirazla geçersiz sayılabilir. Satıcının burada yapması gereken, alıcıyla iletişime geçip iptal sürecini birlikte yürütmektir.

Her elektronik fatura, alıcı tarafından kabul edilmek zorunda değildir. Faturada yer alan bilgilerin hatalı olması, hizmetin eksik ya da hiç verilmemesi, ürünün sözleşmeye aykırı teslim edilmesi gibi durumlarda e-fatura reddetme gündeme gelir. Bu süreç, tarafların hem mali hem de hukuki yükümlülüklerini doğrudan etkilediği için dikkatle yönetilmelidir.

Özellikle fatura reddetme süresi içinde işlem yapılmazsa, fatura sistemsel olarak kabul edilmiş sayılır. Temel faturalar için KEP’ten red süresi içinde itiraz yazılı olarak yine KEP üzerinden yapılmalıdır. Ticari faturalarda ise sistem üzerinden doğrudan ret işlemi gerçekleştirmek mümkündür.

e-Faturaya itiraz süresi, alıcı tarafından fatura alındıktan sonra başlayan 8 günlük yasal süredir. Bu süre içinde fatura reddedilmezse, sistemde kabul edilmiş sayılır ve daha sonra yapılan itirazların geçerliliği tartışmalı hale gelir.

Fatura itiraz süresi başlangıcı, faturanın sisteme düşmesiyle ya da KEP ile alıcıya ulaşmasıyla başlar. Eğer fatura red süresi kaçırılırsa, fatura hukuken onaylanmış sayılabilir ve ödeme yükümlülüğü doğabilir.

e-Faturaya itiraz edildikten sonra, işlemin durumu e-fatura sistemleri üzerinden kolaylıkla takip edilebilir. Eğer ticari fatura sistemden reddedilmişse, faturanın durumu “reddedildi” olarak görünür. Bu işlem, hem alıcı hem de satıcı panelinden görüntülenebilir.

Temel faturalarda durum biraz daha farklıdır. Ret işlemi sistem üzerinden değil, KEP gibi resmi yollarla yapılır. Bu durumda tarafların, iletilen KEP mesajını veya noter kanalıyla yapılan ihtarı saklaması ve belgeye dayalı süreci takip etmesi gerekir.

e-Faturaya itiraz edebilmek için öncelikle fatura henüz yasal süresi içinde olmalıdır. Yani fatura reddetme süresi geçmemiş olmalıdır. Ayrıca, fatura içeriğinde somut bir hata, eksiklik ya da sözleşmeye aykırılık bulunmamalıdır.

İtiraz işlemi, uygun yöntemle ve belgelenebilir şekilde yapılmalıdır. 

Ticari faturalarda sistem üzerinden, temel faturalarda ise KEP veya noter aracılığıyla işlem yapılması gerekir. Taraflar arasında yazılı bir sözleşme varsa, bu belge de itirazın haklılığını destekleyecek önemli bir unsur olacaktır.