e-İrsaliye ve e-Fatura Farkı: Birbirinin Yerine Geçer mi?

Ticari hayatın iki önemli belgesi olan e-irsaliye ve e-fatura kullanım amacı ve geçerliliği yönleriyle sıkça karıştırılan iki e-belge türü olarak karşımıza çıkıyor. Peki, hangi noktalarda birbirlerinden ayrılıyor? Cevabı yazımızda…

 

 e-İrsaliye fatura yerine geçer mi?

Hayır, e-irsaliye fatura yerine geçmez. e-İrsaliye malın sevkini, fatura ise satışı belgeler. e-İrsaliyesi düzenlenen mallar için ayrıca fatura düzenlenmesi gerekir; bu fatura teslimden itibaren en geç 7 gün içinde kesilir (VUK md. 231/5). Tersi ise mümkündür: "İrsaliye yerine geçer" ibareli e-fatura veya e-arşiv fatura, irsaliyenin yerini tutar (509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği).

 

e-İrsaliye nedir?

e-İrsaliye, satışı gerçekleştirilmiş veya satılmak üzere olan malın bir adresten başka bir adrese gönderimi için düzenlenen resmi elektronik belgedir. Bir başka deyişle, kağıt olarak düzenlenen sevk irsaliyesinin elektronik olarak düzenlenmiş halidir. Hukuki olarak e-irsaliye ile sevk irsaliyesi arasında bir fark yoktur.

Sevk irsaliyesi, bir malın bir yerden başka bir yere nakledilirken, bu malla ilgili gerekli bilgilerin kayıt altına alınmasını sağlayan belgedir. Naklin konusu, malın kime ait olduğu, miktarı, nakil adresi ve tarafların bilgileri bu belgede yer alır. e-İrsaliye sevkiyat başlamadan önce düzenlenmelidir ve fiyat bilgisi içermek zorunda değildir. Ayrıntılı bilgi için e-İrsaliye nedir, kimler geçiş yapabilir? yazımıza bakabilirsiniz. Sevk irsaliyesi satış sonrası verilen makbuz niteliğinde olup fatura yerine kullanılmamaktadır. 

Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yapılan son düzenlemeye göre 2021 ve müteakip hesap dönemlerine ait ciro haddi 10 milyon TL ve üzeri olan işletmelerin e-irsaliye uygulamasına geçmeleri zorunludur.

 

e-Fatura nedir?

e-Fatura, faturanın elektronik ortamda hazırlanarak müşteri ile paylaşılması ve izlenmesini sağlayan e-belge türüdür. Günümüzde pek çok işletme zorunlu ya da gönüllü olarak e-fatura kullanmakta, fatura takibini dijital ortamda sürdürmektedir. GİB tarafından yayımlanan tebliğe göre, 2022 ve sonraki hesap dönemlerinde brüt satış hasılatı 3 milyon TL ve üzeri olan mükelleflerin e-fatura kesme zorunluluğu vardır (güncel hadleri aşağıda bulabilirsiniz).

e-Fatura yalnızca iki taraf da GİB'e e-fatura kullanıcısı olarak kayıtlıysa düzenlenir; kayıtlı olmayan alıcıya e-arşiv fatura kesilir. Her iki belge de satışın tutarını ve KDV'sini gösterir ve vergi beyanının dayanağıdır. Paraşüt'ün e-fatura programı ile ikisini de tek ekrandan düzenleyebilirsiniz.

 

e-İrsaliye ve e-faturanın farkları

e-İrsaliye ve e-fatura farkı temel olarak belgelerin amaçlarında karşımıza çıkıyor: irsaliye malın yolculuğunu, fatura ise ticari işlemin bedelini kayıt altına alır. Öncelikle, elektronik irsaliye kullanmak için kural olarak e-fatura mükellefi olmak gerekir (demir-çelik istisnası için aşağıdaki hadler bölümüne bakın). Fakat e-fatura kullanmak için e-irsaliye zorunluluğu aranmaz.

İşletme e-fatura uygulamasını hangi yöntem ile kullanıyorsa, e-irsaliyeyi de aynı yöntemle kullanmalıdır. Yani, bir firma özel entegratör üzerinden e-fatura kesiyorsa, aynı şekilde yine özel entegratör üzerinden e-irsaliye düzenleyebilir.

İşletme e-fatura uygulamasını hangi yöntem ile kullanıyorsa, e-irsaliyeyi de aynı yöntemle kullanmalıdır. Yani, bir firma özel entegratör üzerinden e-fatura kesiyorsa, aynı şekilde yine özel entegratör üzerinden e-irsaliye düzenleyebilir.

 

"İrsaliye yerine geçer" ibaresi ne demek, ne zaman kullanılır?

"İrsaliye yerine geçer" ibaresi, faturanın aynı zamanda sevk irsaliyesi işlevi gördüğünü gösterir. Bu ibareyi taşıyan bir fatura malın yanında bulunuyorsa ayrıca kağıt ya da e-irsaliye düzenlemeniz gerekmez. Kağıt dünyadaki karşılığı irsaliyeli faturadır.
 

509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği'ne göre (bkz. GİB e-Belge portalı) elektronik faturanın irsaliye yerine geçmesi için dört şart birlikte sağlanmalıdır:

1. Fatura, malın teslimi anında (sevkiyat başlamadan) düzenlenmelidir.
2. Faturada düzenleme tarihinin yanında saat ve dakika da yer almalıdır.
3. Belgede "İrsaliye yerine geçer." ibaresi bulunmalıdır.
4. Faturanın kağıt çıktısı satıcı veya yetkilisi tarafından imzalanıp malla birlikte gönderilmelidir.

Bu ibareyi e-irsaliye mükellefleri de kullanabilir. Malın teslimi anında bu şartlara uygun e-fatura veya e-arşiv fatura düzenleyen e-irsaliye mükellefinin ayrıca e-irsaliye düzenlemesine gerek yoktur. Fatura teslimden sonra düzenlenecekse ibare kullanılamaz.

 

e-Fatura ve e-arşiv faturaya ibare nasıl eklenir?

İbare, faturanın "Not" alanına "İrsaliye yerine geçer." şeklinde yazılır. Çoğu e-dönüşüm programında fatura oluştururken "irsaliyeli" seçeneği işaretlendiğinde fatura aynı zamanda irsaliye olarak işlenir. Paraşüt'te satış faturası oluştururken faturayı irsaliyeli ya da irsaliyesiz olarak işaretleyebilirsiniz; irsaliyeli faturada ayrıca irsaliye kaydı oluşmaz, stok çıkışı doğrudan faturadan yapılır. e-Arşiv faturada da kural aynıdır; alıcı GİB'e kayıtlı olmadığı için kaşeli ve imzalı kağıt çıktının mutlaka malla birlikte gönderilmesi gerekir.

 

Kargo ile gönderimde ibare kullanılabilir mi? Özelge ne diyor?

Gelir İdaresi bu konuyu bir özelgede açıkça cevapladı. İstanbul Vergi Dairesi Başkanlığı'nın 16.01.2017 tarih ve 11395140-105[mük.257-2016/VUK-1-19889]-13502 sayılı özelgesine göre, ürünlerini kargoyla gönderen bir e-fatura kullanıcısı, "İrsaliye yerine geçer." ibareli ve imzalı e-fatura çıktısını herhangi bir izne gerek olmadan irsaliye olarak kullanabilir.
 

Özelge iki önemli sınır da çiziyor:

• Fatura teslim anında düzenlenmelidir. Depo yoğunluğu veya müşteri talebi nedeniyle mal, fatura tarihinden sonra gönderiliyorsa bu imkândan yararlanılamaz.
• Teslim anında fatura kesilmiyorsa sevk irsaliyesi gerekir. Bu durumda VUK md. 230/5 uyarınca sevk irsaliyesi düzenlenir ve irsaliyenin tarih ve numarası sonradan kesilen e-faturada belirtilir.

Özelge, o tarihte yürürlükte olan 433 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği'ne dayanır; aynı hükümler bugün 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği'nde yer alır.

 

e-Fatura ve e-Arşiv fatura irsaliye yerine geçer mi?

Konu ile ilgili sıklıkla karşılaştığımız "e-Fatura e-irsaliye yerine geçer mi?" sorusunu da hemen cevaplayalım. Bir mal için teslim anında e-fatura veya e-arşiv fatura düzenlenmiş ve düzenleme tarihinin yanında saat ve dakikası yazılıp "İrsaliye yerine geçer" ibaresi eklenirse bu belge, sevk irsaliyesi yerine de geçer. Faturanın imzalı çıktısı malla birlikte gönderildiğinde ayrıca e-irsaliye düzenlenmesine gerek yoktur.

e-Arşiv fatura, e-faturaya kayıtlı olmayan alıcılara düzenlendiği için alıcı belgeyi GİB sistemi üzerinden almaz. Malın yanında taşınan imzalı çıktı, bu yüzden sevkiyatın tek fiziki kanıtıdır. Yol denetiminde ibaresiz ya da saat bilgisi olmayan bir çıktıyla yakalanan mal, irsaliyesiz sevk edilmiş sayılabilir.

Üç belgenin birbirinin yerine geçip geçmediğini aşağıdaki tabloda toplu olarak görebilirsiniz:
 

 

Fatura irsaliye yerine geçmediğinde ne yapılır?

İbareli fatura yalnızca satışla eş zamanlı sevkiyatlarda işe yarar. Aşağıdaki durumlarda sevkiyat için e-irsaliye (kapsam dışındaysanız kağıt irsaliye) düzenlenmelidir:

• Mal önce sevk edilip fatura sonradan, 7 gün içinde kesilecekse
• Satış olmayan sevkiyatlarda: kendi depolarınız veya şubeleriniz arası transfer, fasona gönderim, konsinye teslim
• Kısmi sevkiyatlarda: aynı faturaya ait mal birden fazla araçla, farklı günlerde taşınıyorsa

Diyelim ki, altyapı ve teknik yetersizliklerden kaynaklı olarak e-irsaliye düzenlenemiyor, bu durumda sevk irsaliyesi düzenlenebilir mi? Böyle bir durumda sevk irsaliyesi ile e-irsaliye aynı zamanda düzenlenmelidir. 

Düzenlenen kağıt sevk irsaliyesinde e-irsaliyeye ait belge no, belge düzenleme tarihi, saat ve dakika olarak yazılır. Ayrıca sevk irsaliyesinde "e-İrsaliyesi ayrıca düzenlenmiştir." ibaresinin yazılması zorunludur.

 

e-İrsaliye kullanan e-fatura kullanmak zorunda mı?

Evet, e-irsaliye gönderme için e-fatura sistemine kayıtlı olmak zorunludur. GİB 2022 yılındaki düzenlemesi ile bu şarta bir istisna getirerek Demir ve çelik (GTİP 72) ile demir veya çelikten eşyaların (GTİP 73) imali, ithali veya ihracı faaliyetinde bulunan mükelleflerin (basit usul hariç), e-fatura uygulamasına dahil olma şartı aranmaksızın e-irsaliye uygulamasına zorunlu olarak dahil olmaları gerektiğini açıklamıştır.

 

2026 itibarıyla geçerli hadler şöyledir:

Örneğin 2025 yılında brüt satış hasılatı 10 milyon TL'yi aşan bir işletme 1 Temmuz 2026'dan itibaren e-irsaliye düzenlemek zorundadır. 2026'da bu haddi aşanların son tarihi 1 Temmuz 2027'dir. Hadlerin dayanağı 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği ve değişiklikleridir.

 

e-İrsaliye kaç gün içinde faturalandırılır, faturalanmazsa ne olur?

e-İrsaliyesi düzenlenen malın faturası, teslim tarihinden itibaren en geç 7 gün içinde kesilmelidir. Süre, e-irsaliyede yazan fiili sevk tarihinden itibaren hesaplanır. VUK md. 231/5'e göre bu sürede düzenlenmeyen fatura hiç düzenlenmemiş sayılır.

Fatura hiç düzenlenmemiş sayılırsa VUK md. 353/1 uyarınca özel usulsüzlük cezası uygulanır. Ceza fatura tutarının %10'udur ve 2026 yılında ilk tespitte 17.000 TL'den az olamaz; tekrarlayan tespitlerde alt sınır artar (588 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği). Ayrıca satış hasılatı ve KDV beyanı eksik kalacağı için vergi züyaa riski doğar.

Alıcı tarafında da bir süre vardır: e-irsaliyeye 7 gün içinde yanıt verilmezse malların tamamının teslim alındığı kabul edilir. Eksik veya fazla teslimat varsa bu süre içinde irsaliye yanıtı gönderilmeli, fatura da bu yanıta göre kesilmelidir.

Aynı alıcıya kısa aralıklarla birden fazla sevkiyat yapıyorsanız, bu irsaliyeleri tek faturada toplayabilirsiniz. Ancak 7 günlük süre en erken teslim tarihinden itibaren işler; bu yüzden toplu faturalamada ilk irsaliyenin tarihini takip etmek gerekir.

 

Paraşüt'te e-irsaliyeyi faturaya dönüştürme

Paraşüt ile hem online ön muhasebe programı, hem e-irsaliye programı hem de e-faturaya geçmenin kolaylığı bir başka! Paraşüt'te düzenlediğiniz irsaliyeden, bilgileri yeniden girmeden fatura oluşturabilirsiniz. Bu şekilde oluşturulan fatura irsaliyeyle ilişkilendirilir; iki belgeyi birbirinden açabilirsiniz.

 

Tek irsaliyeden fatura oluşturma

1. STOK menüsünden İrsaliyeler sayfasına girin ve faturalayacağınız irsaliyeyi açın. İrsaliyenin resmileştirilmiş (GİB'e gönderilmiş) olması gerekir.
2. İrsaliyenin görüntüleme sayfasında Fatura Oluştur butonuna tıklayın.
3. Fatura taslağını kontrol edip kaydedin; alıcı e-faturaya kayıtlıysa e-fatura, değilse e-arşiv fatura olarak gönderilir.

 

Birden fazla irsaliyeyi tek faturada toplama

Aynı müşteriye 7 gün içinde yaptığınız sevkiyatları tek faturada birleştirebilirsiniz:
 

• STOK menüsünden İrsaliyeler sayfasına girin, TOPLU FATURA butonuna tıklayın ve TOPLU SATIŞ FATURASI seçeneğini seçin.
   

                         
                               "Paraşüt İrsaliyeler sayfasında Toplu Fatura butonu"
 

• Müşteriyi seçin; faturalanmamış irsaliyeleri listelenir. Faturalayacaklarınızı işaretleyip DEVAM ET'e tıklayın.
  
   

                                           “Faturalanacak irsaliyelerin seçilmesi”
 

• Fatura sayfası seçilen irsaliyelerdeki ürünlerle açılır; aynı ürün birden fazla irsaliyede varsa toplam miktarıyla tek satırda görünür. Kontrol edip KAYDET'e tıklayın.
   

                                     "Seçilen irsaliyelerden oluşturulan fatura"
 

• Kaydedilen faturanın sayfasında ilişkili irsaliyeleri görebilir ve her birini açabilirsiniz.
   

                                                    "Fatura ile ilişkili irsaliyeler"

Malı teslim anında faturalayacaksanız, irsaliyeli seçeneğiyle "İrsaliye yerine geçer" ibaresini ekleyip ayrıca irsaliye düzenlemekten kurtulabilirsiniz. e-Fatura, e-arşiv ve e-irsaliye destekleyen programlar arasında Paraşüt, üç belgeyi tek ekrandan yönetmenizi sağlar. Ayrıntılar için Paraşüt e-İrsaliye sayfasını inceleyin.

 

e-Belge çözümlerinizde Paraşüt yanınızda

Paraşüt ile hem online ön muhasebe programı hem e irsaliye programı hem de e-faturaya geçmenin kolaylığı bir başka! Dakikalar içindeki e-fatura kullanıcı olmak ve ön muhasebe çözümlerimizden faydalanmak için Paraşüt'ü tercih ederek işletmenizi emin adımlarla hedeflerine ulaştırabilirsiniz.
 

Henüz Paraşüt abonesi değilseniz, uygulamamızı 14 gün ücretsiz deneyebilirsiniz.