e-İrsaliye nedir? Nasıl yapılır?

Ticari işlemlerde mal sevkiyatının belgelendirilmesi için kullanılan irsaliye, dijital dönüşümle birlikte artık elektronik ortamda da düzenlenebiliyor. e-İrsaliye, hem güncel vergi sistemine uyum sağlamamızı kolaylaştıran hem de operasyonel süreçleri hızlandıran yeni nesil bir belge türü olarak karşımıza çıkıyor. 

2025 yılı itibarıyla kapsamı genişleyen bu sistem, pek çok işletme için zorunlu hale geliyor. Peki, e-irsaliye nedir, nasıl kesilir, nasıl gönderilir ve en önemlisi kimler için geçerli? 

Bu yazıda, e-irsaliye ile ilgili merak ettiğiniz tüm sorulara sade ve güncel yanıtlar bulabilirsiniz.

“İrsaliye nedir?” dersek, bu belge ticaretle uğraşan herkesin aşina olduğu bir belgeyi tanımlar. Sevk edilen malın taşınma sürecini belgeleyen evrak olan irsaliyenin dijitalleşmiş versiyonu ise e-irsaliyedir. e-İrsaliye, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlara uygun olarak elektronik ortamda düzenlenip gönderilir. Geleneksel irsaliye defteri kullanımı yerini artık bu dijital belgeye bırakıyor.

Kısacası, “e-İrsaliye nedir?” diye sorduğumuzda, sadece dijitalleşmiş değil aynı zamanda hızlanmış ve vergi süreçleri ile uyumlanmış bir sevk sürecini düşünebiliriz. 

e-İrsaliye, kağıt irsaliye ile aynı nitelikte fakat dijital ortamda düzenlenen elektronik bir belgedir. Sevk irsaliyesi kullanan firmalar kağıt olarak irsaliye düzenlerken e-irsaliyeye geçiş yapan firmalar dijital ortamda irsaliye düzenleyerek karşı tarafa ulaştırırlar.

Burayı biraz daha açmak gerekirse; kağıt olarak 2 tip irsaliye bulunur. Biri sevk, diğeri taşıma irsaliyesidir. e-İrsaliye daha çok sevk irsaliyesi yerine geçecek, yani malı teslim alan kişiye iletilecek. Bununla birlikte araç, şoför ve rotasyon bilgisi taşıyan taşıma irsaliyesi yine kağıt olarak araçta bulundurulmaya devam edecek.

“e-İrsaliye nasıl kesilir?” sorusu, özellikle sisteme yeni geçenler için merak konusudur. e-İrsaliye kesebilmek için öncelikle bir e-irsaliye mükellefi olmanız ve sistemde aktif kullanıcı olarak yer almanız gerekir. Ardından, GİB’in onayladığı özel entegratörler aracılığıyla ya da e-İrsaliye portalı üzerinden giriş yaparak e-irsaliye düzenleyebilirsiniz. 

Sistemde alıcı bilgisi, sevk tarihi, mal kalemleri ve araç bilgileri gibi detayları girip e-imza ile onaylamanız gerekir. 

e-İrsaliye gönderebilmek için her iki tarafın da sisteme kayıtlı olması gerekir. Şayet taraflardan biri e-irsaliye kullanıcısı diğeri değilse elektronik irsaliye gönderilemez. e-Arşiv ya da kağıt(sevk irsaliyesi) üzerinden irsaliye gönderimi yapılabilir. e-İrsaliye gönderebilmek için önce e-faturayı düzenleyip göndermek gerekiyor. e-Faturanın gönderilemediği durumda ise elektronik irsaliye gönderimi de yapılamıyor.

e-İrsaliye düzenlendikten sonra gönderim, GİB sistemi üzerinden ya da entegre yazılımınız aracılığıyla alıcıya iletilir. Alıcı da sistem üzerinden irsaliyeyi kabul edebilir veya reddedebilir. Böylece süreç dijital ortamda tamamlanır ve kağıt belge taşımaya gerek kalmaz.

e-İrsaliyeye geçiş yaptıktan sonra kağıt irsaliyeye farkla işlerinizde pratiklik kazanırsınız. Özellikle mevcutta e-fatura ve e-arşiv kullanıcısı iseniz dijitale taşıdığınız faturalama süreçlerini e-irsaliye ile daha da rahat bir hale getirebilirsiniz. Kağıt, yazdırma, kargolama, arşivleme ve kaybolma durumunda yenisini gönderme gibi durumlar olmaz. Fatura ve irsaliyenizi elektronik ortamda hazırlayıp karşı tarafa iletebilirsiniz. Bu anlamda zaman ve maliyet olarak da sizin için olumlu etkileri olacaktır.

Tüm bunların yanı sıra kağıttan tasarruf ederek doğayı da korumuş olursunuz.

Gelir İdaresi Başkanlığı’nın düzenlemelerine göre, bazı mükellef grupları için e-İrsaliye uygulamasına geçiş zorunludur. Bu zorunluluk; faaliyet konusu, sektör ve bazı durumlarda brüt satış hasılatı kriterlerine göre belirlenir.

Buna göre e-İrsaliye’ye geçmesi gereken mükellefler özetle şunlardır:

• ÖTV Kanunu’na ekli (I) sayılı listedeki malların imali, ithali, teslimi vb. faaliyetleri nedeniyle EPDK’dan lisans (bayilik lisansı dâhil) alan mükellefler,
• ÖTV Kanunu’na ekli (III) sayılı listedeki malların imalini, inşasını, ithalini veya ana bayi / distribütör olarak pazarlamasını yapan mükellefler,
• 3213 sayılı Maden Kanunu kapsamında düzenlenen işletme ruhsatı veya sertifikası sahipleri ile bu sahiplerle yaptıkları sözleşmeye dayanarak maden üretim faaliyeti yürüten gerçek ve tüzel kişi mükellefler,
• 4634 sayılı Şeker Kanunu kapsamında tanımlanan şekerin imalini gerçekleştiren mükellefler(beyaz şeker, yarı beyaz şeker, rafine şeker, ham şeker, kahverengi şeker; pancar veya kamıştan üretilen kristallendirilmiş sakaroz; nişasta kökenli izoglukoz, glukoz şurubu, invert şeker, şeker çözeltileri ve inülin şurubu dâhil),
• Demir ve çelik (GTİP 72) ile demir veya çelikten eşyaların (GTİP 73) imalini, ithalini veya ihracını gerçekleştiren mükellefler (ticari kazançları basit usulde tespit edilenler hariç),
• Tarım ve Orman Bakanlığı tarafından gübre üretim ve tüketiminin kayıt altına alınması amacıyla oluşturulan Gübre Takip Sistemi (GTS)’ne kayıtlı kullanıcılar,
• e-Fatura uygulamasına kayıtlı olan ve brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) 2021 veya müteakip hesap dönemlerinde 10 milyon TL ve üzerinde olan mükellefler.

e-İrsaliye başvuru işlemi, GİB’in sistemleri üzerinden ya da özel entegratörler aracılığıyla yapılabiliyor. “e-İrsaliye başvurusu nasıl yapılır?” diye merak ediyorsanız, ilk adım GİB üzerinden e-irsaliye mükellefi olmak için başvuru formunu doldurmak ve mali mühür temin etmek. Başvurunun onaylanmasının ardından sisteme giriş yapabilir ve kolayca e-irsaliye düzenlemeye başlayabilirsiniz.

e-İrsaliye portal adresine GİB’in e-belge sistemi üzerinden erişim sağlanır. Sisteme giriş için mali mühür ve kullanıcı şifresi gerekir. GİB e-irsaliye portalı, mükelleflerin e-irsaliye düzenleyip gönderdiği, gelen irsaliyeleri görüntülediği ve kayıtlarını yönettiği dijital bir platformdur. Aynı zamanda e-irsaliye sorgulama işlemleri de buradan yapılabilir.

e-İrsaliye, kağıt irsaliyeye kıyasla dijital ortamda düzenlenen ve gönderilen bir sevk belgesidir. Kağıt irsaliyede fiziksel çıktı ve taşıma zorunluluğu varken, e-irsaliye tamamen elektronik olarak işlenir ve Gelir İdaresi Başkanlığı sistemine kayıtlıdır. 

Bu sayede sevkiyat işlemleri daha hızlı takip edilir, arşivleme dijital yapılır ve belge kaybı riski ortadan kalkar. Ayrıca e-irsaliyede düzenleme, gönderme ve iptal süreçleri de sistem üzerinden kayıt altına alınır. Bu da denetimlerde işletmelere avantaj sağlar.

Dijital ortamda düzenlenen irsaliye ile kağıt ortamında düzenlenen irsaliye arasında hukuki olarak hiçbir fark bulunmamaktadır. Elektronik irsaliyenin asıl farkı üzerinde taşımayı yapan aracın plaka bilgisinin ve şoförün kimlik bilgilerinin de yer almasıdır. 

Elektronik irsaliye sayesinde kullanıcılar Gelir İdaresi Başkanlığı’nın sistemi üzerinden teslim aldıkları ürünün tamamına red ya da kabul yanıtı verebilirler. Böylece teslimat işlemi yapılırken iade ve olası hatalardan kaynaklı aksaklıklar ile kısmi kabul konusunda satıcı bilgilendirilebilmektedir.

Bir e-irsaliye üzerinde mutlaka yer alması gereken bilgiler arasında; belge numarası (irsaliye numarası nedir diye soranlar için; bu sistem tarafından benzersiz şekilde verilen belgedir), düzenleme tarihi ve saati, malı gönderen ve alıcı bilgileri, sevk adresi, ürün kalemleri ve taşıma aracı detayları yer alır. Bir e-irsaliye örneği, bu alanların sistemde eksiksiz şekilde doldurulmasını ve e-imza ile onaylanmasını içerir. Tüm bu bilgiler hem ticari geçerlilik hem de mevzuata uygunluk açısından zorunludur.

Kısaca özetlemek gerekirse: 

• İrsaliyeyi düzenleyen şirketin bilgileri (ad soyad, adres, ticari unvan, vergi dairesi ve hesap numarası)
• Düzenlenme tarihi ve belge numarası
• Alıcı bilgileri (ad soyad, adres, ticari unvan, vergi dairesi ve hesap numarası)
• Taşınan malın türü (nevi) ve miktarı
• Fiili sevk tarihi
• Saat ve dakika olarak fiili sevk zamanı

Düzenlenen bir e-irsaliye iptali, sevk başlamadan önce sistem üzerinden yapılabilir. Eğer irsaliye yanlış kişi adına ya da hatalı tutarla düzenlendiyse ve sevkiyat henüz başlamadıysa, GİB sisteminden iptal talebi oluşturularak belge geçersiz kılınabilir. 

Ancak sevk başladıktan sonra iptal mümkün değildir. Bu durumda düzeltme amacıyla yeni bir e-irsaliye düzenlenmesi gerekir. Yanlış kesilen irsaliyelerde hızlı aksiyon almak, cezai yaptırımları önlemek adına önemlidir.

e-Fatura, kağıt faturanın elektronik ortamda oluşturulan versiyonudur ve GİB sistemine kayıtlı mükellefler arasında dijital olarak iletilir. Aynı e-irsaliye gibi e-fatura da kağıtsız, hızlı, güvenli ve maliyet avantajı sunan bir uygulamadır. 

Alıcı ve satıcı arasındaki faturalaşma sürecini hızlandırır, arşivleme yükünü ortadan kaldırır ve hataları minimize eder. Vergisel denetim süreçlerinde de e-fatura sisteminden doğrudan bilgi alınabilir.

e-İrsaliye ile e-Fatura, dijitalleşen muhasebe süreçlerinde birbirini tamamlayan ancak farklı amaçlara hizmet eden iki ayrı belgedir. Bu iki elektronik belgenin temel farkları şunlardır:
 

1. İşlev ve zamanlama farkı

• e-İrsaliye, malın fiili sevkinden önce veya en geç sevk anında düzenlenmesi gereken bir belgedir.
   
• e-Fatura ise satış işlemini ve ödeme ilişkisini belgelendirmek için düzenlenir; mal tesliminden önce, anında veya sonra kesilebilir.

2. Yasal zorunluluk ve kapsam

• e-İrsaliye, özellikle mal sevkiyatı yapan firmalar için zorunlu hale gelirken, hizmet sunan firmalar için geçerli değildir.
   
• e-Fatura ise hem mal hem de hizmet satışlarında kullanılabilir ve daha geniş bir uygulama alanına sahiptir.

3. Bilgi içeriği

• e-İrsaliye malın gönderileceği adresi, taşıyıcı bilgilerini ve sevk tarihini içerir. Fiyat bilgisi zorunlu değildir, çoğunlukla eklenmez.
   
• e-Fatura ise bir ticari belge olarak ürün fiyatı, KDV oranı, toplam tutar, ödeme bilgileri gibi finansal detayları içerir.
   

4. Birbirinin yerine geçme durumu

• Burada, “e-fatura irsaliye yerine geçer mi?” sorusunu yanıtlayalım. Genel kural olarak e-fatura, irsaliye yerine geçmez. Ancak istisnai bir durumda bu mümkündür. 
   
• Eğer e-Fatura, malın teslimi anında düzenleniyorsa, faturanın üzerinde düzenleme tarihi ve saati (saat-dakika olarak) açıkça belirtilmeli ve kağıt çıktısına “İrsaliye yerine geçer” ifadesi yazılmalıdır. Ayrıca bu çıktı, satıcı ya da yetkili kişi tarafından imzalanmalıdır. Bu şartlar sağlandığında, ayrıca bir sevk irsaliyesi düzenlemeye gerek kalmadan bu e-fatura sevk irsaliyesi yerine kullanılabilir.

Ancak dikkat: Eğer fatura, malın tesliminden sonra düzenlenmişse, bu durumda mutlaka sevk irsaliyesi düzenlenmeli ve irsaliyeye ait tarih ile numara bilgileri e-faturada belirtilmelidir. Aksi halde, Vergi Usul Kanunu’na göre usulsüzlük söz konusu olabilir.

5. Belge süreci ve kullanımı

• e-İrsaliye, sevkiyatın lojistik takibi için önemlidir. Araçlarda bulundurulması gerekebilir.
   
• e-Fatura, ticari muhasebenin temel belgelerinden biridir ve ödeme-tahsilat süreçleriyle doğrudan ilişkilidir.

e-İrsaliye sisteminin yapısı, GİB tarafından belirlenmiştir. Sistem 487 sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği kapsamında yürürlüğe girmiştir.

e-İrsaliye uygulaması, ürünün fiziki hareketi öncesinde devreye girerken, e-fatura ürün teslimi ya da hizmet sunumu sonrası düzenlenir. Yani ikisi birbirini tamamlar, ancak biri diğerinin yerine geçmez.

Evet. e-İrsaliye kullanabilmek için öncelikle e-fatura sistemine geçmek gereklidir. Bu, teknik bir zorunluluk olduğu kadar işlem süreçlerinin tutarlılığı açısından da önemlidir.

e-İrsaliye, temelde sevk belgesi olduğu için fiyat bilgisi zorunlu değildir. Ancak bazı işletmeler ürün değerlerini de sistemde göstermek isteyebilir. Bu durumda fiyat alanları opsiyonel olarak doldurulabilir.

Yasal olarak zorunlu olmasa da, denetimlerde hızlı ibraz kolaylığı sağlamak adına sevkiyat sırasında e-irsaliye çıktısı taşıyıcıda bulunabilir. Bu, uygulamada tavsiye edilen ama zorunlu olmayan bir pratiktir.

e-İrsaliye, sevk işleminden önce düzenlenmelidir; yani ürün çıkmadan önce kesilmiş olmalıdır. Sistemsel olarak sevkiyattan hemen önce e-irsaliye oluşturulması yasal zorunluluktur. Bu durum, irsaliye fatura süresi ile karıştırılmamalıdır. 

Sevk edilen ürünle ilgili e-fatura, e-irsaliye tarihinden itibaren en geç 7 gün içinde düzenlenmelidir. Bu süre aşılırsa, hem vergi usul kanunu hem de GİB bildirimleri açısından cezai riskler doğabilir.

Eğer ürün sevki, tek bir kişiye değil farklı alıcılara yapılacaksa, muhtelif müşteriler ibaresiyle e-irsaliye düzenlenebilir. Bu tür irsaliyelerde alıcı adı kısmına “Muhtelif müşteriler” yazılır ve sevkiyat detayları belgeye eklenir. Ancak bu işlemin ardından mutlaka her alıcıya ayrı e-fatura kesilmesi gerekir.

e-İrsaliye özelliğini Paraşüt’te keşfedin! Artık tek platformdan hem e-fatura hem de e-irsaliyenizi kesebilecek ve takibini yapabilireceksiniz. Ayrıca dijital arşivleme sayesinde 10 yıl boyunca eski e-irsaliyelerinize elektronik ortamda ulaşabilirsiniz! Yeni özelliğimiz e-irsaliye hakkında detaylı bilgi edinmek için sayfamıza göz atabilirsiniz.

Henüz Paraşüt kullanıcısı değilseniz, Paraşüt’ü 14 gün ücretsiz deneyin.