Yansıtma faturası nedir? Ne zaman kesilir?

Bu yazımızda ticari mal ve hizmet alım-satımında önemi yüksek olan yansıtma faturasını detaylı bir şekilde inceleyerek yansıtma faturası nasıl kesilir, muhasebe kaydı nasıl yapılır gibi soruların yanıtını örnekler ve ipuçlarıyla açıklıyoruz.

İlk olarak yansıtma faturası nedir sorusunu cevaplayalım. Mal ve hizmet ödemesi gerçekleştiren tarafın işlem bedelini asıl muhataba yansıtma ihtiyacını karşılayan ve bu amaçla kesilen faturalara yansıtma faturası adı verilir.

İş dünyasında bazı maliyetler, başka kişi veya kurumlara yansıtılır. Bu durumda devreye giren belge, yansıtma faturasıdır. Ortak giderlerin paylaştırılması, sigorta ödemelerinin veya resmi harçların başkasına aktarılması gibi durumlarda kullanılan bu fatura türü hem mali kayıtların doğruluğunu sağlamak hem de vergi mevzuatına uyumu korumak için önemli rol oynar.

Peki, yansıtma faturası nedir, nasıl kesilir, yansıtma faturası muhasebe kaydı nasıl yapılır? Hangi durumlarda yansıtma faturası düzenlemek zorunludur, KDV ve tevkifat işlemleri nasıl işler? Bu yazıda hem bu soruları cevaplandırıyoruz hem de yansıtma faturası örnekleri ile uygulama detaylarını anlatıyoruz. İyi okumalar…

Yansıtma faturası, bir kişi veya kurum adına yapılan giderlerin, asıl yükümlüsüne fatura edilerek geri alınmasını sağlayan resmi belgedir. “Yansıtma faturası ne demek?” sorusunu kısaca yanıtlamak gerekirse, “başkası adına ödenen bir maliyetin geri alınması için kesilen fatura” diyebiliriz. 

Örneğin bir şirketin yaptığı sigorta ödemesi, damga vergisi ya da kira gibi giderlerin başka bir firmaya ait olması durumunda, bu tutarlar yansıtma faturası ile asıl muhataba iletilir. Bu sayede hem muhasebe kayıtları düzgün tutulur hem de vergisel yükümlülükler doğru kişi veya kuruma aktarılmış olur.

Aslında burada önemli olan, mal ve hizmete ilişkin faturanın kimin adına kesilmiş olduğudur. Faturada mal veya hizmetin bedelini ödemesi gereken tarafın bilgileri yerine, ticari ilişki içinde olduğu karşı tarafın bilgilerinin bulunması, yansıtma faturası kesilmesi gereğini doğurur.

Yansıtma faturası düzenlemek için öncelikle fatura kesilecek giderin gerçekten başka bir firmaya ait olması gerekir. Fatura düzenlenirken, yansıtılan tutarın detayları açıkça belirtilmeli; bu giderin hangi işlem veya belgeye dayandığı net olarak yazılmalıdır. Fatura, KDV dahil edilerek düzenlenir ancak orijinal giderde KDV varsa bunun hesaplanması ayrıca önemlidir. 

Örneğin bir sigorta şirketi yansıtma faturası kesiliyorsa, sigorta priminin kime ait olduğu ve KDV oranı açıkça gösterilmelidir. Aynı şekilde damga vergisi yansıtma faturası gibi resmi giderlerde, dayanak belgeye atıf yapılması gerekir.

Yansıtma faturası düzenlenmezse, gideri asıl yüklenmesi gereken kişi ya da kurum muhasebe açısından bu masrafı üstlenmemiş olur. Bu durum, hem giderin yanlış kaydedilmesine hem de vergi usulsüzlüklerine neden olabilir. 

Ayrıca şirketler arası mali sorumluluklar netleşmediği için olası anlaşmazlıklarda yasal zemin zayıflar. Özellikle kıdem tazminatı yansıtma faturası gibi personele yönelik ödemelerin paylaşılması gereken durumlarda bu tür bir fatura düzenlenmezse ciddi muhasebe açıkları doğabilir.

Yansıtma faturası düzenlememek, karşı taraf adına gerçekleştirdiğiniz bir masrafı belgelendirmemeniz, dolayısıyla vergi hukuku anlamında doğru beyanda bulunamamanıza, ticaret hukuku bakımından ise başkası adına ödediğiniz bedeli hukuki yollarla talep edememenize sebep olur.

Vergi hukuku, TTK madde 23. ve VUK madde 227’de açıklanan mal satışı ya da hizmet verilmesi halleri dışındaki, bu kapsama dahil edilemeyecek masrafların yansıtma faturası olarak düzenlenmesini kural olarak belirlemiştir.

VUK madde 227’de yer alan bu belgelendirme zorunluluğu ile faturanın (gider pusulası haricinde) bu maddede yer alan tüm kayıtları belgeleyecek tek yasal doküman olması ve Maliye Bakanlığı ve Bakanlığın yetkili kıldığı diğer makamlarca verilen özelgeler (yazılı izahatler) ile de bu tür durumlarda fatura düzenlenmesi gerekliliği açıkça ifade edilmiştir.

Faturayı yansıtma faturası olarak düzenlememeyi ise ayrı olarak ele almamız gerekir. Yansıtma faturası olarak düzenlemeniz gereken faturayı, genel fatura olarak hazırlamanız durumunda talep ettiğiniz bedele KDV oranını da ekleyerek karşı tarafa iletmeniz gerekir. Ancak yansıtma faturası KDV eklenmeden, mevcut bedeli aynen yansıtmak amacıyla düzenlendiğinden, ikinci kez KDV eklenmemesi gerekir.

“Yansıtma faturası nasıl kesilir?” diye sorarsak, bu işlem teknik olarak normal bir hizmet faturası kesme işlemiyle aynıdır. Ancak içerik ve açıklama kısmı daha net ve ayrıntılıdır. 

Faturayı kesen taraf, yaptığı ödemenin detaylarını açıklamalı ve bu giderin asıl muhatabına ait olduğunu belirtmelidir. Fatura, yasal defterlere gider olarak yazılamaz çünkü bu bir gelir yansıtmasıdır. Dolayısıyla faturanın içeriğinde “Yansıtılan gider: Sigorta primi”, “Yansıtılan tutar: Damga vergisi” gibi ifadeler bulunmalıdır.

​​Peki ticari ilişkilerde yansıtma faturası neden kesilir? Önemli ve kapsayıcı durumları aşağıda listeleyelim:

 En yaygın örneklerden bazıları şunlardır:

Bu gibi durumlarda yansıtma fatura nasıl kesilir sorusunun cevabı; gideri yapan tarafın, belgeleriyle birlikte doğru oran ve açıklamalarla karşı tarafa fatura düzenlemesi şeklindedir.
 

Yansıtma faturası, ticari işleme konu olan mal veya hizmet bedelinin tamamı için kesilebileceği gibi kısmi bedel için de kesilebilir. Ancak burada bir parantez açmamız gerek, mal veya hizmeti satan kişi, sattığı mal ve hizmetin maliyetine dahil edilmesi gereken bir masrafı karşı tarafa ileteceği gider yansıtma faturası olarak düzenleyemez.

Yansıtma faturası örnekleri arasından ilk akla gelen, kaskolu aracın kazaya karışmasıdan sonra sigorta şirketine kesilen faturalardır. Hasarlı aracın yetkili serviste tamirinden sonra, aracı zarar gören kişi adına bir fatura kesilir. Bu fatura, kasko kapsamındaki aracın tamirine ilişkin olduğundan bedelin aynen sigorta şirketine yansıtılması için bu türde fatura kesilir.

Yahut ticari faaliyette bulunmak amacıyla bir araç kiraladığınızı varsayalım. Örneğin sattığınız malın alıcıya ulaşması için bir nakliye aracını kiralarken, kira bedelinin yanı sıra işin tamamlanması sonrası aracın tükettiği akaryakıtın bedelini de karşılamak üzere anlaştıysanız işin sonunda adınıza bir akaryakıt yansıtma faturası da kesilir. Yansıtma faturası açıklaması olarak ise yüksek olasılıkla “akaryakıt yansıtma bedeli” yazar.

Örneklere değinmişken eklemeden geçmeyelim; e-belgeler de pekala masraf yansıtmaya konu olabilir; bir e-fatura yansıtma faturası olarak düzenlenebilir.

Yansıtma faturası örnekleri için şirketlerin birbirleri adına yaptıkları ödemelerin geri alınması durumunu ele alabiliriz kullanılır. Örneğin, bir sigorta poliçesi farklı bir firma adına kesildiyse ve ödemeyi siz yaptıysanız, bu tutarı sigorta yansıtma faturası ile geri alabilirsiniz. Faturada “Sigorta primi ödemesi yansıtılması – Poliçe No: 12345678” gibi bir açıklama yer almalı ve KDV dahil tutar belirtilmelidir. 

Benzer şekilde, damga vergisi yansıtma faturası için de “08.06.2025 tarihli sözleşmeden doğan damga vergisi tutarının yansıtılması” ifadesi kullanılabilir. Her iki durumda da fatura, giderin kime ait olduğunu ve neye dayanarak yansıtıldığını açıkça göstermelidir. 

O halde bir yansıtma fatura örneği paylaşalım. Bu örnek aynı zamanda ilgili bölümleri değiştirilerek sigorta yansıtma faturası örneği ve damga vergisi yansıtma faturası örneği olarak da değerlendirilebilir.

Bu örneği ihtiyaç duyduğunuzda sigorta yansıtma faturası, kıdem tazminatı yansıtma faturası veya hizmet gideri yansıtma faturası gibi durumlara uyarlayabileceğinizi yeniden hatırlatmış olalım.

Yansıtma faturası düzenlerken açıklama, fatura kesim zamanı, KDV uyumu, belge türü ve karşılıklı mutabakat gibi birçok teknik detaya dikkat edilmesi gerekir:

Yansıtma faturası, mali sorumlulukların doğru kişilere yüklenmesini sağlayarak işletmeler arası ilişkilerde şeffaflık sağlar. Bu uygulama sayesinde bir giderin, gerçekten sorumlu olan tarafa yansıtılması mümkün olur. Yani kendi adınıza değil, başka bir firma adına yaptığınız ödeme ya da katlandığınız masrafı geri alabilirsiniz. 

Kullanım alanları arasında ortak işlerde yapılan gider paylaşımı, sigorta, kıdem tazminatı, damga vergisi gibi resmi yükümlülüklerin dağıtılması yer alır. Ayrıca proje bazlı çalışan firmalar için bu faturalar, giderlerin izlenmesini ve doğru şekilde raporlanmasını kolaylaştırır.

Yansıtma faturası muhasebe kaydı, giderin ve gelirin gerçek muhataplara aktarılmasını muhasebe açısından da sağlar. Burada dikkat edilmesi gereken nokta, yansıtılan tutarın bir gelir kalemi gibi değil, giderin iadesi şeklinde değerlendirilmesidir. 
 

Örneğin, bir gider yansıtma faturası muhasebe kaydı yapılırken “120 Alıcılar” hesabı borçlandırılırken, “780 Gider Yansıtma Hesabı” alacaklandırılır. Eğer hizmete ilişkin bir fatura söz konusuysa, hizmet yansıtma faturası muhasebe kaydı için benzer şekilde “602 Diğer Gelirler” hesabı da kullanılabilir. 
 

Tüm kayıtlar, yansıtılan giderin türüne ve KDV uygulamasına göre uygun hesaplarla yapılmalıdır. Bu sayede vergi beyannameleri de hatasız hazırlanır.

Tarih      : 08.06.2025  

Fatura No  : 2025/YAN-003  

-------------------------------------------

| Hesap Kodu | Hesap Adı             | Tutar       |

|------------|------------------------|-------------|

| 120        | Alıcılar               | 12.456,00 TL|

| 649        | Diğer Olağan Gelirler | 10.380,00 TL|

| 391        | Hesaplanan KDV         | 2.076,00 TL |

-------------------------------------------

Not: Bu kayıt, yansıtma işlemi sonucu kesilen faturanın muhasebeleştirilmesine örnektir. Fatura içeriğine göre “649” yerine “602 Diğer Gelirler” veya giderin niteliğine uygun başka hesaplar da kullanılabilir.

Şirket kayıtlarında bir harcamanın “gider” olarak görünmesi için şirketin gerçek bir harcaması bulunmalıdır. Yansıtma faturası kaydı ise, bedeli karşı taraftan alındığı için şirketin harcaması olarak gösterilmemelidir.

Yansıtma faturası nasıl işlenir sorusuna yanıt arayacak olursak, bedeli karşı taraftan alınmak üzere yapılan bir harcama olduğundan gider olarak kaydedilmemesi gerekir. Yansıtma faturası muhasebe kaydı yapılırken fatura önce gider hesabına, sonra ise gelir hesabına alınırsa cironun lüzumsuz biçimde büyümesi söz konusu olacaktır.
 

Paraşüt ön muhasebe programı ile yansıtma faturalarınızı matbu ya da e-fatura olarak düzenleyebilir, kayıtlarınızı usule uygun şekilde gerçekleştirerek işletmenizin muhasebe kaydını en doğru şekilde tutabilirsiniz.

Paraşüt’ü hiçbir ödeme yapmadan, kredi kartı bilgilerinizi girmeden 14 gün boyunca ücretsiz deneyebilirsiniz.

Yazımız ilginizi çektiyse ticaret dünyasında işinize yarayacak bilgilerle dolu diğer blog yazılarımıza da göz atın.