Nasıl e-fatura ve e-arşiv gönderilir?

Elektronik fatura aktivasyonunuz tamamlandıktan sonra elektronik fatura gönderebilmeniz için Paraşüt hesabınız aktive edilir. Aktivasyon tarihi sonrası için keseceğiniz yeni satış faturalarını Paraşüt üzerinden elektronik fatura olarak göndermeye başlarsınız. Bu tarihten sonrası için matbu fatura kullanımı yapmamanız gerekmektedir. Düzenleme tarihi aktivasyon tarihi öncesine denk gelen satış faturaları için ise matbu fatura kesebilirsiniz.

Paraşüt, müşterinizi vergi numarasından ayırt ederek, karşı tarafa e-fatura veya e-arşiv fatura gönderir. [bkz. e-Arşiv Fatura nedir, nasıl gönderilir?]

e-Fatura, müşterinize direkt olarak kendi kullandıkları sistem üzerinden giderken e-arşiv fatura e-postanın ekinde PDF olarak gönderilir. Müşteriniz dilerse kendisine iletilen e-arşiv faturanın beyaz A4 kağıt üzerine çıktısını alarak muhasebesel işlemleri için kullanabilir. e-Fatura veya e-arşiv faturanın çıktısını alarak müşterinize ayrıca posta yoluyla ulaştırmanıza gerek yoktur.

Aşağıda e-fatura ve e-arşiv faturanın gönderilmesi adımlarını ayrı ayrı anlatıyoruz.

• e-Arşiv Faturası Gönderimi (ekran görüntülü anlatım)
• e-Fatura Gönderimi (ekran görüntülü anlatım)

e-Arşiv Faturası Gönderimi (ekran görüntülü anlatım):

1. Öncelikle SATIŞLAR sayfası altında, Faturalar sekmesinden yeni satışınıza dair fatura kaydınızı oluşturun ve kaydedin.

   

2. Ardından faturayı görüntülediğiniz sayfada GÖNDER butonu ile elektronik fatura resmileştirme adımlarını başlatın. GÖNDER butonuna tıkladıktan sonra açılan pencereden, "Faturanızı elektronik fatura olarak göndermek ister misiniz?" sorusu için Evet seçeneğini işaretleyerek devam edin.

   

3. Ardından açılan ekranda, dilerseniz müşterinizle paylaşmak üzere özel bir not girebilir veya müşteri bakiyesini not olarak paylaşabilirsiniz. Ayrıca, IBAN numarası olan hesaplarınızın bilgilerini notunuza ekleyebilirsiniz. Bu adımdan sonra, online satış varsa onunla ilgili bilgileri almak üzere sorular gelecektir.

   

4. Faturanızda satış işlemi internet üzerinden gerçekleşen ürün ya da hizmet varsa evet veya hayır ile belirlemelisiniz.

   

5. Evet'i seçtiğinizde, satışın gerçekleştiği WEB ADRESİ, ÖDEME ŞEKLİ, ÖDEME PLATFORMU ve ÖDEME TARİHİ bilgilerini eklemeniz gerekir.

   

6. Satış işlemiyle gönderilecek ürün varsa, kullanılan kargo veya kurye gönderim yöntemini seçiyoruz. Eğer ürün gönderimi yok ise veya bir hizmet satışı gerçekleşmişse Gönderi yok seçeneğini işaretleyebilirsiniz.

   

7. Kargo ile gönderi seçtiğiniz takdirde, ilgili ürün gönderim tarihi, taşıyıcı şirket ve vergi numarası bilgilerini girmelisiniz.

   

8. Kurye ile gönderi seçtiğiniz takdirde, ilgili ürün gönderim tarihi, kurye adı ve soyadı ve kuryenin Tc kimlik numarası bilgilerini girmelisiniz.

   

9. Bir sonraki adımda, e-arşiv faturanızı resmileştirmeden önce fatura bilgilerini kontrol edip gerekiyorsa değiştirmeniz için son bir adım daha bulunuyor. Bu adımda, faturanızın ön izleme ekranını açıp herhangi bir hata var mı diye kontrol etmenizde fayda var. Herhangi bir hata varsa, online satış ya da gönderi bilgileri üzerinde düzenleme yapabilirsiniz.

   

10. Dilerseniz fatura önizleme seçeğine tıklayarak e-arşiv faturanızın resmi olmayan önizleme halini inceleyebilirsiniz.

    

11. Eğer her şey yolundaysa, KAYDET ve DEVAM ET dedikten sonra karşınıza çıkan ekranda, e-arşiv faturanızın gönderileceği müşterinizin e-posta adresini girin. Dilerseniz, konu ve e-posta mesajını değiştirebilirsiniz. Mesaj bölümünün altında, e-arşiv faturanın PDF olarak e-postaya eklendiğini görebilirsiniz. Müşteriniz kendisine gelen e-postadan faturasının bu PDF ekini indirebilir veya mesaj gövdesindeki müşteri ekranı linkine tıklayarak kendisine özel açılan müşteri ekranında faturayı görüntüleyebilir.

    

12. Müşteriniz kendisine iletilen müşteri ekranını açtığında faturasını PDF olarak indirilebileceği bir buton görüyor olacak.

    

13. Müşteriniz bu sayfadan kendisine ilettiğiniz faturayı inceleyebileceği gibi, sizinle arasındaki bütün işlem geçmişini de inceleyebilir.

    

14. Online tahsilat özelliğimizi kullanıyorsanız müşterinize kredi kartıyla ödeme seçeneği de sunabilirsiniz. Müşteriniz, kendisine özel paylaştığınız müşteri ekranından bir fatura veya toplam bakiyesine karşılık size taksitli veya tek seferde kredi kartı ile ödeme yapabilir.

    

15. Fatura paylaşımı esnasında IBAN bilgileri olan bir hesap paylaştıysanız, müşteriniz bu bilgilere yine müşteri ekranı aracılığıyla ulaşabilir ve size havale veya EFT yoluyla da ödeme yapabilir.

    

Ayrıca, Paraşüt'teki ödeme hatırlatma özelliğini bu müşteriniz için açtıysanız, faturanızın vade tarihi geldiğinde müşterinize otomatik olarak bir ödeme hatırlatma e-postası gider. Müşteriniz, faturasının vade tarihinde gelen bu e-mail'deki bağlantıya tıklayarak kendisine özel müşteri ekranına gidebilir ve size ödeme yapabilir.

e-Fatura, online tahsilat ve müşteri ekranı özelliklerini bir arada kullanarak, faturalama ve tahsilat sürecinizi %70 ila %80 arasında hızlandırabilirsiniz.

e-Fatura Gönderimi (ekran görüntülü anlatım):

e-Fatura gönderim adımlarının ilk üçü, yukarıda anlattığımız e-arşiv fatura gönderim adımları ile aynıdır. Müşterinizin e-fatura kullanıcısı olduğunu vergi numarasından anlayan uygulama, 4. adımda sizi e-fatura gönderim adımlarına yönlendirir.

Müşterinizle paylaşmak üzere özel bir not girebildiğiniz ve müşteri bakiyesini not olarak paylaşabildiğiniz ekrandan sonra e-faturanın iki ayrı türü olan Ticari e-Fatura ve Temel e-Faturadan birini seçeceğiniz ekran çıkacaktır..

4. Bu ekranda, faturanın eksik ya da hatalı olması durumunda müşteriniz tarafından reddedilebilir olması için Ticari e-Fatura seçeneği ile e-fatura göndermenizi tavsiye ediyoruz.

   

5. Ardından açılan pencerede fatura bilgilerini onaylamanız için bir ekran görünecek. Bu ekranda dilerseniz fatura bilgileri üzerinde değişiklik yapabilirsiniz. GÖNDER butonuna tıkladığınızda ise göndermek üzere olduğunuz e-faturanın resmileştirilme adımı gerçekleşecek.

   

6. Faturanız e-fatura olarak resmileştikten sonra sayfanın sağ üst köşesinde Gönderiliyor, Gönderildi, Açıldı gibi fatura durumlarını görebilirsiniz.

   

Göndermiş olduğunuz bütün e-fatura ve e-arşiv faturaları dilediğiniz zaman Paraşüt hesabınız içerisindeki SATIŞLAR > Faturalar sayfasından görüntüleyebilir, arama butonu ile faturalarınızı kolayca arayıp bulabilir, dilerseniz tekrar müşterinizle paylaşabilir veya tahsilatı ile ilgili bilgileri girebilirsiniz.

Paraşüt mobil uygulamasından e-fatura göndermek

Paraşüt mobil uygulaması, e-fatura ve e-arşiv göndermenize olanak sağlıyor. Bu sayede, nerede olursanız olun, internet erişimi olan bir akıllı telefon, tablet veya bilgisayar yardımıyla faturanızı oluşturup anında müşterinize ulaştırabilirsiniz.