e-Fatura nedir? Ne işe yarar?

Hem büyük hem de küçük ölçekli işletmeler için zaman kazandıran, maliyetleri düşüren ve vergi uyumluluğunu artıran bir sistemdir. Geleneksel kağıt faturaların yerini alan bu sistem, işletmeler için maliyet tasarrufu, süreçlerin otomasyonu ve vergi uyumluluğu gibi birçok avantaj sunar. 

Bu rehberde, e-fatura nedir, kimler için zorunludur, e-faturaya nasıl başvurulur ve işletmelere sağladığı avantajlar nelerdir gibi konuları detaylı bir şekilde ele alacağız. 

Günümüz iş dünyasında dijitalleşme, operasyonel süreçlerin daha verimli ve hızlı ilerlemesini sağlıyor. Dijital fatura sistemine geçiş ile birlikte, geleneksel kağıt faturaların yerini e-fatura’lar aldı. E-fatura, işletmelere maliyet avantajı, hız ve kolaylık sunarken, aynı zamanda çevre dostu bir çözüm olarak öne çıkıyor. Peki, dijital fatura nedir ve işletmeler için neden bu kadar önemli? E-fatura sistemini detaylıca inceleyerek, kapsamını, avantajlarını ve yasal çerçevesini ele alalım.

Peki e-fatura nedir? E-fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlara uygun olarak dijital ortamda oluşturulan, gönderilen ve saklanan elektronik bir fatura türüdür. Kâğıt fatura ile aynı hukuki niteliğe sahip olup ticari işlemlerde resmi bir belge olarak kullanılır.

Kağıt fatura ile aynı hukuki geçerliliğe sahiptir ancak tamamen elektronik ortamda işlem görmesi sayesinde maliyet ve zaman tasarrufu sağlar. Türkiye’de 2010 yılından itibaren yürürlüğe giren e-fatura sistemi, belirli kriterleri karşılayan işletmeler için zorunlu hale getirilmiş, gönüllü olarak kullanmak isteyen firmalara da açık tutulmuştur.

e-fatura ne demek açıkladığımıza göre, e-faturanın kapsamından da bahsedelim. E-fatura, sadece elektronik ortamda düzenlenen ve alıcı ile satıcı arasında güvenli bir şekilde iletilen bir fatura türüdür. Geleneksel faturalar gibi vergi kanunlarına uygun olarak düzenlenir ancak fiziksel olarak basılması gerekmez.

E-faturanın kapsamı, işletmenin türüne ve cirosuna bağlı olarak değişebilir. Belli bir ciro eşiğini aşan firmalar için e-fatura kullanımı zorunlu olurken, daha küçük işletmeler de isteğe bağlı olarak bu sisteme geçiş yapabilir. Ayrıca e-fatura, mal ve hizmet satışlarıyla ilgili tüm sektörlerde kullanılabilir.

Kağıt fatura ve e-fatura arasındaki temel farkları şu şekilde özetleyebiliriz:
Fiziksellik / dijitallik: Kağıt faturalar basılı olarak düzenlenirken e-fatura tamamen elektronik ortamda oluşturulur ve saklanır.

Türkiye'de e-fatura uygulaması, Vergi Usul Kanunu (VUK) ve Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tebliğleri ile düzenlenmiştir. İlk olarak 2010 yılında hayata geçirilen bu sistem, 2012 yılında zorunlu hale getirilmiş ve kapsamı zamanla genişletilmiştir.

GİB e-fatura portalı, e-faturaların güvenli bir şekilde düzenlenmesi, gönderilmesi ve saklanması için merkezi bir platform görevi görür. Aynı zamanda, işletmeler özel entegratörler aracılığıyla da e-fatura sistemine dahil olabilirler.

E-fatura, denetim süreçlerini şeffaflaştırarak vergi kaçakçılığını önlemeye yardımcı olur. Dijital dönüşümün en önemli unsurlarından biri olarak, işletmelerin finansal süreçlerini modernize etmelerine büyük katkı sağlar.

İşletmeler için dijital dönüşümün en önemli adımlarından biri olan e-fatura sistemi, sadece yasal bir zorunluluk değil, aynı zamanda birçok avantajı beraberinde getiren bir yenilik. Maliyet avantajı, hata oranlarını azaltma, çevreye duyarlılık ve vergi süreçlerinde şeffaflık gibi birçok fayda sunan e-fatura, günümüzde pek çok şirket için vazgeçilmez hale gelmiştir.

Geleneksel fatura süreçleri, kağıt, baskı, kargo ve arşivleme maliyetleri nedeniyle işletmeler için ciddi bir yük oluşturabilir. E-fatura ise tüm bu ek maliyetleri ortadan kaldırarak daha düşük maliyetle fatura düzenlemeyi mümkün kılar.

Ayrıca e-fatura sistemi sayesinde faturalar saniyeler içinde oluşturulup alıcıya iletilir. Kağıt faturaların hazırlanması, onaylanması ve gönderilmesi günler sürebilirken, e-fatura anında karşı tarafa ulaştırılabilir. Böylece işletmeler hem iş gücünden hem de zamandan büyük ölçüde tasarruf eder.

Manuel olarak düzenlenen kağıt faturalar, insan hatasına oldukça açıktır. Yanlış tutar girişi, eksik bilgi, fatura kaybolması gibi sorunlar sıkça yaşanabilir. E-fatura sistemi ise bu hataları büyük ölçüde önleyerek daha güvenli ve hatasız bir faturalama süreci sunar.

Otomatik veri girişi sayesinde yanlış bilgi girme riski azalır.
Merkezi bir sistemde saklandığı için faturaların kaybolması veya yanlış arşivlenmesi gibi sorunlar yaşanmaz.

Kolay erişim imkanı sunarak muhasebe süreçlerini hızlandırır.
Bu özellikler, işletmelerin daha düzenli bir muhasebe yönetimi yapmasına ve finansal süreçlerini sorunsuz yürütmesine yardımcı olur.

Kağıt faturaların basılması ve saklanması, her yıl sayısız ağacın kesilmesine neden oluyor. E-fatura, tamamen dijital ortamda oluşturulduğu için kağıt tüketimini sıfıra indirerek çevre dostu bir alternatif sunar.

Ayrıca fatura gönderiminde kargo ve lojistik ihtiyacını ortadan kaldırarak karbon ayak izinin azalmasına da katkı sağlar. Bu nedenle, e-fatura kullanımı sürdürülebilir iş uygulamalarını benimseyen şirketler için önemli bir adımdır.

e-fatura sistemi, işletmelerin vergi mevzuatına uygun hareket etmesini kolaylaştırır. Vergi Usul Kanunu’na uygun olarak dijital ortamda saklanan e-faturalar, vergi denetimleri sırasında hızlı ve eksiksiz raporlama imkanı sunar.

Bu avantajları sayesinde e-fatura sistemi, işletmeler için salt bir zorunluluk değil, aynı zamanda operasyonel verimlilik ve finansal güvenlik açısından büyük bir kazanç sağlar.

e-fatura, Türkiye’de belirli kriterleri sağlayan işletmeler için bir zorunluluk olsa da, gönüllü olarak da kullanılabilir. Vergi mevzuatına uyum sağlamak, muhasebe süreçlerini hızlandırmak ve maliyetleri azaltmak isteyen her işletme, e-faturaya geçiş yaparak birçok avantaj elde edebilir.

Türkiye’de Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen kurallara göre, bazı işletmeler için e-fatura kullanımı zorunludur. 2025 itibarıyla aşağıdaki kriterleri karşılayan firmalar e-fatura sistemine geçmek zorundadır:

Bu şartları sağlayan firmaların belirlenen süre içinde e-fatura sistemine geçmeleri gerekir. Aksi takdirde cezai yaptırımlarla karşılaşabilirler.

Evet, e-fatura kullanımı sadece zorunlu işletmelerle sınırlı değildir. Vergi mükellefi olan her işletme, daha düzenli, hızlı ve düşük maliyetli bir fatura yönetimi için gönüllü olarak e-fatura sistemine geçiş yapabilir.

Gönüllü olarak e-faturaya geçmenin avantajları şunlardır:

Bu nedenle büyümesini sürdüren ve dijitalleşmek isteyen işletmeler, e-fatura sistemine gönüllü olarak geçerek süreçlerini daha verimli hale getirebilirler.

e-Fatura sistemine geçmek isteyen işletmelerin belirli bir başvuru sürecini tamamlaması gerekir. Bu süreç, GİB tarafından belirlenen adımlara uygun şekilde ilerlemelidir.

E-fatura sistemine geçiş yapmak için aşağıdaki adımları takip etmek gerekir:
Mali mühür edinme: Başvuru yapmadan önce, firmanın tüzel kişiliğini doğrulayan bir mali mühür sertifikası alınmalıdır.

GİB’e başvuru: Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) e-fatura portalı üzerinden sisteme kayıt yapılır.
Entegrasyon seçimi: İşletme, e-fatura sistemine GİB portalı, özel entegratörler veya kendi bilgi işlem sistemleri üzerinden erişebilir.
Test süreci: Başvuru tamamlandıktan sonra, sistem test edilir ve aktif hale getirilir.

Başvuru süreci, mali mühür/e-imza bekleme süresiyle birlikte birkaç hafta içinde tamamlanır.

Mali mühür, e-fatura düzenlemek isteyen tüzel kişilerin kimlik doğrulamasını sağlayan elektronik bir sertifikadır. GİB tarafından zorunlu tutulur ve Kamu Sertifikasyon Merkezi (KSM) tarafından verilir.

Peki mali mühür nasıl alınır? 

e-Faturaya geçebilmek için ilk olarak mali mühür sertifikanızı almanız gerekiyor. Mali mühür; tüzel kişiler için 1.440 TL (1.200 TL + KDV),  gerçek kişiler için ise 1.050 TL (875 TL + KDV) şeklindedir ve üç sene boyunca geçerlidir.

e-Fatura sistemine geçiş yaptıktan sonra, işletmelerin fatura işlemlerini yönetmek için üç farklı yöntem arasından seçim yapması gerekir:

GİB Portalı: Küçük ve orta ölçekli işletmeler için uygundur. Ücretsizdir, ancak manuel işlem gerektirir ve gelişmiş özellikler sunmaz.
Özel entegratörler: E-fatura süreçlerini kolaylaştırmak için hizmet sağlayan firmalardır. Daha hızlı işlem yapma, otomatik fatura kesme ve entegrasyon kolaylığı sağlar.
Doğrudan entegrasyon: Büyük ölçekli firmalar, kendi muhasebe sistemleri ile GİB altyapısını entegre ederek doğrudan e-fatura kesebilirler.
 

Her işletme, iş hacmine ve ihtiyaçlarına uygun olan yöntemi seçerek e-fatura sistemini en verimli şekilde kullanabilir.

Dijital fatura sistemine geçiş yapan işletmelerin en sık karşılaştığı sorulardan biri, e-fatura ile e-arşiv fatura arasındaki farklardır. Her iki sistem de dijital ortamda fatura düzenleme ve iletme imkanı sağlarken kapsam, kullanım alanı ve vergisel yükümlülükler açısından farklılıklar gösterir.

E-fatura yalnızca e-fatura sistemine kayıtlı mükellefler arasında düzenlenir ve GİB sistemine anlık olarak iletilir. E-fatura mükellefi olan işletmeler, birbirlerine kâğıt fatura yerine e-fatura kesmek zorundadır.

E-arşiv fatura ise e-fatura sistemine kayıtlı olmayan mükelleflere ve son kullanıcılara düzenlenir. Yani bireysel müşterilere veya e-fatura kullanmayan firmalara fatura kesmek gerektiğinde e-arşiv fatura kullanılır.
E-fatura ve e-arşiv fatura arasındaki temel kullanım farklarını şu şekilde özetleyebiliriz:
 

Bu farklılıklar nedeniyle, işletmeler hem e-fatura hem de e-arşiv fatura sistemlerini etkin bir şekilde kullanmalıdır.

Vergisel açıdan e-fatura ve e-arşiv faturanın farklı saklama ve raporlama kuralları vardır:

Özellikle e-ticaret firmaları, müşterilere e-arşiv fatura düzenlemek zorunda olduğu için bu sistemleri etkili bir şekilde yönetmelidir.

e-Fatura sistemine geçen işletmelerin fatura kesme, gönderme, alma ve saklama süreçlerini belirlenen kurallara uygun şekilde yürütmesi gerekir.

e-Fatura, GİB portalı, özel entegratörler veya doğrudan entegrasyon yöntemiyle gönderilip alınabilir. İşlem süreci şu şekilde işler:
 

e-Fatura oluşturulur: İşletme, muhasebe programı, GİB portalı veya entegratör yazılımları üzerinden faturasını hazırlar.
GİB’e iletilir: Hazırlanan fatura, GİB sistemine gönderilir ve doğrulama sürecinden geçer.
Alıcıya iletilir: Fatura e-fatura mükellefi alıcıya doğrudan GİB üzerinden ulaşır.
Muhasebe kayıtlarına eklenir: Gönderilen ve alınan faturalar, işletmenin muhasebe sistemine entegre edilerek kayıt altına alınır.
 

e-Fatura alırken işletmelerin faturanın içeriğini kontrol etmesi ve hatalı bir işlem olup olmadığını doğrulaması önemlidir.

e-Faturalar, mevzuata göre en az 10 yıl boyunca dijital ortamda saklanmalıdır. Saklama süreci için işletmelerin şu kurallara uyması gerekir:

Özellikle büyük ölçekli firmalar, güvenli bir dijital arşivleme yöntemi kullanarak e-fatura kayıtlarını düzenli bir şekilde yönetmelidir.

e-Fatura keserken işletmelerin hatalı işlem yapmaması dikkat edilmesi gereken noktalar:

Dijital faturaya geçiş süreci, doğru yönetildiğinde işletmeler için büyük avantajlar sağlar. E-fatura sisteminin kurallarına uygun hareket eden firmalar, mali işlemlerini daha hızlı ve verimli hale getirebilir.

e-Fatura sistemine geçiş, işletmelerin dijitalleşme yolunda attığı önemli bir adımdır. Ancak, bu süreçte bazı sık yapılan hatalar, işletmelerin vergi süreçlerini ve mali düzenlemelerini zorlaştırabilir. İşte e-fatura kullanımında en sık karşılaşılan hatalar ve bunlardan nasıl kaçınılacağına dair öneriler.

e-Fatura sisteminde bazen hatalar yapılabilir; fatura bilgileri yanlış girilebilir veya fatura türü yanlış seçilebilir. Yanlış tutar, müşteri bilgisi veya vergi numarası gibi hatalar yapılabilir. Bu gibi durumlarda, faturanın iptal edilmesi ve yeniden düzenlenmesi gerekir.

Yanlış bir e-fatura kesildiğinde, öncelikle fatura iptal edilmelidir. İptal edilen faturanın ardından, doğru bilgilerle yeni bir fatura düzenlenmelidir. Ancak, iptal edilen faturanın yerine doğru bir fatura kesilmesi gerekir. Aksi takdirde, yanlış veriler vergi raporlarında yanlışlıkla yer alabilir ve denetim sırasında sorunlara yol açabilir.

e-Fatura sisteminde, faturaların ret ve iptal işlemleri belirli prosedürlere tabidir. Yanlış fatura kesildiğinde veya alıcı fatura içeriğini kabul etmediğinde, fatura ret edilebilir. Ret işlemi, hem alıcı hem de gönderici tarafından onaylanmalıdır. Ancak, faturanın ret edilmesi için belirli bir süre sınırı vardır, bu da 8 gündür. Düzenlenen e-faturalara, faturanın alıcıya iletildiği tarihten itibaren 8 gün süre içinde e-fatura sistemi üzerinden “Ret Uygulama Yanıtı” ile iptal işlemi yapılır.

Eğer fatura tamamen geçersiz hale gelmişse, iptal işlemi yapılır. İptal edilen faturanın ardından, yeniden düzenleme yapılmalıdır. İptal işlemi de doğru bir şekilde yapılmazsa, vergi beyanlarında sorunlar yaşanabilir. Bu nedenle, fatura keserken dikkatli olunmalı ve düzeltme işlemleri doğru şekilde yapılmalıdır.

e-Fatura kullanırken yapılan vergisel hatalar da işletmeleri zora sokabilir. E-faturanın doğru şekilde düzenlenmemesi, vergi uyumsuzluklarına yol açabilir. Örneğin KDV oranının yanlış belirtilmesi, fatura tarihinin eksik veya hatalı yazılması, veya vergi kimlik numarasının yanlış girilmesi, vergi raporlarında sıkıntı yaratabilir. Ayrıca işletmelerin e-fatura işlemlerinde herhangi bir eksiklik yapmamaları, her faturayı doğru ve zamanında göndermeleri gerekir.
 

Vergi uyumsuzluğu, yasal cezalara neden olabilir, bu yüzden e-fatura işlemleri her zaman dikkatle ve yasal gerekliliklere uygun olarak yapılmalıdır. Vergi denetimlerinden kaçınmak için doğru e-fatura kesme alışkanlıkları oluşturulmalıdır.

e-Fatura kontör sistemi, işletmelerin e-fatura işlemlerini daha verimli bir şekilde yönetebilmesi için geliştirilmiş bir sistemdir. Bu sistemde, işletmeler belirli bir miktarda kontör satın alır ve her fatura işlemi için bu kontörler kullanılır. Kontörler, e-fatura sistemine yapılan her işlemde tüketilir ve her işlem için belirli bir ücret ödenir. Bu sistem, özellikle e-fatura ile ilgili büyük hacimli işlemler yapan işletmeler için avantajlıdır.

e-Fatura sistemi, işletmelere fatura başına ücret ödemek yerine belirli bir miktarda kontör satın alarak işlem yapma imkanı sunar. Kontörler, her işlemde belirli bir ücretle düşer ve işletmeler bu kontörleri GİB portalı veya entegratör firmalar aracılığıyla temin edebilir.
Kontörler fatura başına belirli bir ücretlendirme ile kullanılır. Bu ücret, işletmenin e-fatura işlem hacmine göre değişir. Yüksek işlem hacmi olan işletmeler, daha fazla kontör satın alarak daha uygun fiyatlarla e-fatura işlemleri gerçekleştirebilir. Kontör sistemi, özellikle yüksek faturalarla çalışan firmalar için maliyet avantajı sağlar.

e-Fatura kontör satın almak, GİB portalı üzerinden veya özel entegratör firmalar aracılığıyla yapılır. Kontör satın alma işlemi, işletmenin ihtiyaç duyduğu miktarda kontör almasıyla başlar. Ardından, kontörler hesabınıza tanımlanır ve her e-fatura işlemi için kullanılabilir.
Kontörlerin geçerlilik süresi, yıldan yıla değişebilir ve kontörler sadece e-fatura işlemlerinde kullanılabilir. Kontör satın alırken, işletmelerin geçerlilik süresi ve kullanım şartlarını kontrol etmeleri önemlidir.

e-Fatura sistemine geçiş, işletmelere birçok avantaj sağlar. Bu avantajlar arasında maliyet tasarrufu, zaman yönetimi, vergi uyumluluğu ve çevre dostu bir sistem kullanımı yer alır. E-fatura sistemi, vergi denetimlerini kolaylaştırır ve işletmelerin yasal yükümlülükleri yerine getirmelerini sağlar. Ayrıca dijital fatura sistemine geçiş işletmelerin daha verimli çalışmasına olanak tanır.

İşletmeler için e-fatura, dijitalleşme yolunda atılacak önemli bir adımdır. E-fatura kontör sistemi, özellikle büyük ölçekli firmalar için oldukça kullanışlıdır ve işlemlerin daha verimli ve uygun maliyetle yapılmasına olanak tanır. E-fatura ile geçiş süreci, işletmelerin finansal işlemlerini daha düzenli ve şeffaf hale getirecektir.

Paraşüt ile e-faturaya geçmek
Paraşüt ile elektronik faturaya geçtiğinizde, internetin olduğu her yerden finansal bilgilerinize erişebileceğiniz, gelir gider takibi, çalışan masrafı takibi yapabileceğiniz ve cep telefonunuzdan kolayca e-fatura ve e-arşiv fatura gönderebileceğiniz bir ön muhasebe programınız da olur.

Paraşüt aboneliğinizi başlatarak kullanabileceğiniz e-kontör fiyatları aşağıdaki gibidir:

Paraşüt aboneliğinizi başlatarak kullanabileceğiniz e-kontör paketlerinin kullanım süresi 12 ay ile sınırlıdır.

Paraşüt'ü incelemek ve e-fatura ve e-arşiv ihtiyaçlarınızı kolayca karşılamak isterseniz, tek yapmanız gereken 14 gün ücretsiz deneme sürenizi başlatmak.