Muhasebe programı nedir? Neden kullanılır?

Ticaret ile uğraşan herkesi yakından ilgilendiren bir kavram, muhasebe. Peki muhasebe programları hangi amaçla kullanılır, çeşitleri nelerdir ve işletmeniz için en uygun muhasebe programı hangisi? Detayları gelin birlikte inceleyelim.

 

Muhasebe nedir?

Muhasebe, bir kurum veya işletmenin kaynaklara ve sahip olduğu varlıklara ilişkin finansal işlemleri kaydeden, sınıflandıran, özetleyerek rapor eden ve sonuçlarını yorumlayıp analiz eden bilim dalıdır.

Muhasebe nedir sorusunun en basit yanıtını arıyorsak, muhasebeyi kısaca “hesap tutmak” olarak ifade edebiliriz. Büyüklü küçüklü her oluşumun ihtiyacını duyduğu bu alan ve meslek dalı, büyük ve kurumsal işletmelerde çok daha karmaşık bir yapıya sahip olabilir. Bunun için daha büyük yapılarda finans ve muhasebe için ayrı departmanlar tüm şirkete hizmet verse de aslen küçük, orta ya da büyük ölçekli şirketlerde de, mutlaka muhasebeye ilişkin sorumlulukları üstlenen bir çalışan bulunur.

 

Muhasebe programı nedir?

"Muhasebe programı nedir?" sorusu, sıkça sorulan temel sorulardan biridir. Muhasebe programı, kullanıcıların teknolojik araçlarla muhasebe ve vergi uygulamalarını hatasız olarak gerçekleştirmelerini sağlar. İşletmenizi planlı bir şekilde yönetmenize, işletmeye dair tüm belgeleri düzenli olarak kayıt altında tutmanıza, gelir-gider takibinin yapılmasına, otomatik olarak hazırlanan raporlar ile kar ve zararın takip ederek finansal süreçlerinizi daha planlı ve etkin bir şekilde yönetmenize yardımcı olur.

 

Muhasebe programı ile ön muhasebe programı farkları

Muhasebe programlarının arasındaki farklara değinmeden önce ön muhasebe ve genel muhasebe arasındaki farka kısaca değinmemiz gerek.

Ön muhasebe, alacak ve borçlarınızı, cari hesaplarınızı, ödeme ve tahsilatlarınızı takip etmenize olanak tanır. Vade tarihleri ve ödeme/tahsilat hatırlatmaları sayesinde nakit akışınızı düzenli bir şekilde yönetebilir, birlikte çalıştığınız mali müşavir ile belgelerinizi çok daha hızlı ve pratik biçimde paylaşabilirsiniz.

Banka hesaplarınıza giren ve hesaplarınızdan çıkan meblağların takibi ve ürün ve hizmet karşılığı kestiğiniz faturaların saklanması da ön muhasebenin konularındandır. Özetle ön muhasebeyi, genel muhasebe öncesi yapılan çalışmaların tümü olarak tanımlayabiliriz.

Genel muhasebe ise muhasebeye ilişkin konuların temel adımlarını kapsıyor olsa da aslen finansal hesaplamaların yapılması anlamına gelir. Ön muhasebe ile farkı, genel muhasebenin konusu olan işlemlerdir. Bu işlemleri sizin için aşağıda listeleyelim:

• İşletmenin tüm varlık, borç, alacak, verecek, ödeme ve tahsilatlarının takibi ve beyanlarının yapılması,
• İşletmenin finansal durumunun incelenip takip edilmesi,
• Vergilerin hesaplanması ve beyan edilmesi,
• Muhasebeye ilişkin defterlerin tutulması ve devlet kurumlarına beyanda bulunulması…

Buna göre, ön muhasebe ile genel muhasebe arasındaki farkları şu şekilde özetleyebiliriz:

• Ön muhasebe işletmelerin gelir-gider takibi, ödeme ve tahsilatların gerçekleştirilmesi ile ilgilidir; genel muhasebe finansal tablolar yardımıyla daha geniş bir perspektifte, daha detaylı takip imkanı sunar.
• Ön muhasebe, genel muhasebeye teslim edilecek olan evraklarla ilgili alandır; genel muhasebe devlet kurumlarını ilgilendiren beyanlarla ilgilenir.
• Ön muhasebede fatura kesimi ve sınıflandırılması gerçekleştirilirken genel muhasebe ise aynı konunun vergi ve ödemelere ilişkin kısımlarını ele alır.

 

Muhasebe programı ne işe yarar?

Muhasebe programı, finansal süreçlerinizi eksiksiz ve hatasız şekilde yönetmenize yardımcı olur. Bir şirkete ilişkin tüm gelir-gider, kar ve zarar takiplerinin yapılması, fatura gibi belgelerin düzenli biçimde kayıt altına alınmasını sağlar. Raporlama özellikleriyle finansal süreçlerinizi daha etkin biçimde inceleyebilmenize ve gerekli aksiyonları alabilmenize olanak tanır.

Muhasebe programları ile hem işletmenize ilişkin fiziksel belgelerinizi dijitale taşıyarak fiziksel alandan tasarruf eder hem de belgelerinizi geniş bir elektronik arşiv alanında, güvenle saklayabilirsiniz. Birden çok kişiyi yetkilendirerek şirket bilgilerine erişimlerini kolaylaştırabilir ya da belgeleri yalnızca belli kişilerin erişimine açarak dilediğiniz şekilde koruma altına alabilirsiniz.

İşletmelere fayda sağlayan, kullanımı basit bir muhasebe programının genel özelliklerini sıralamamız gerekirse;

• Alış ve satış takibi: Şirketiniz için gerçekleştirdiğiniz tüm satın alımları, verdiğiniz hizmetler ve yaptığınız satışlar ile ürünlerinizi takip edebilir, bütün satışlarınızın teklif ve sipariş dokümanlarını, fatura ve irsaliyelerini programa kaydedebilirsiniz.
• Gelir-Gider ve fatura takibi: Şirketin ödeme ve tahsilatlarını rahatça takip ederek gelir, gider ve nakit akışına ilişkin tüm işlemlerini program üzerinden görüntüleyebilirsiniz. Fatura programı özelliği sayesinde, fatura, masraf ve hizmetlere ilişkin veri girişi ve takibini gerçekleştirebilirsiniz. Küçük bir işletme olup, online muhasebe programı kullanıyorsanız e-fatura ve e-arşiv fatura işlemlerinizi de web tabanlı muhasebe programınızın e-fatura programı e-fatura programı özelliğiyle gerçekleştirebilirsiniz. Hatta e-fatura geçişinde ücretsiz danışmanlık ve “Anahtar Teslim e-Fatura” hizmetlerinden faydalanabilirsiniz.
  • Stok ve depo takibi: Alış ve satışlarınızın takibi için muhasebe programınızın stok takip özelliğini kullanabilirsiniz. Her satışınız için ayrı çalışan, ilgili bölüm (departman), depo ve vergi dilimi seçimi yapabilir, ayrı indirim miktarları belirleyebilirsiniz. Her satış sonrası otomatik olarak güncellenen stok sayısını takip ederek ve gerekirse “kritik stok” hatırlatması kurarak stoklarınızı hep güncel tutabilirsiniz.
• Cari hesap takibi: Cari hesap programı sayesinde müşteri ve tedarikçilerinizle aranızdaki cari hesaplarda tuttuğunuz borç ve alacak kayıtlarını, vade tarihlerini görüntüleyebilir, bu borç ve alacaklara ilişkin faiz hesaplamalarını rahatça yapabilirsiniz.
• Bankacılık işlemleri: Muhasebe programınıza vadeli, vadesiz tüm hesaplarınızı bağlayabilir, detaylarını program üzerinden izleyebilirsiniz. Ayrıca bankadaki kredi, senet, çek, tahsilat ve benzeri işlemlerinizi de takip edebilir, bu işlemleri kolayca planlayıp borç ve alacaklarınızı düzenleyebilirsiniz.
• Çalışan yönetimi: Çalışanlarınızın maaşlarını, şirket adına yaptığı masrafları kaydedebilir, avans ve primlerini takip edebilir ve primleri otomatik olarak tahakkuk ettirebilirsiniz. Kısacası bir personele ilişkin tüm cari işlemleri eksiksiz ve hatasız biçimde, kolayca gerçekleştirebilirsiniz.
• Raporlama: Muhasebe programınızdan özel raporlar alarak finansal durumunuzu somut bilgiler ışığında değerlendirebilir, geleceğe yönelik daha efektif planlamalar yapabilirsiniz.

 

En çok kullanılan muhasebe programları

“En iyi muhasebe programı hangisi?” sorusuna, işletmenizin ölçeği ve ihtiyaçlarına en uygun muhasebe programı hangisi ise o şeklinde yanıt verebiliriz. Bu aşamada işletmenin niteliği, kapsamı ve ölçeği, muhasebe/finansın şirket içindeki yeri ve büyüklüğü gibi konuları doğru bir şekilde değerlendirmek gerekir.

Muhasebe programı fiyatları da merak edilen konular arasında. Bu konu da, yukarıda açıkladığımız gibi, ihtiyaçlarınız için tercih edeceğiniz çözüme göre değişiklik gösterebilir. Paraşüt muhasebe programı gibi yıllık abonelik üzerinden fiyatlandırılan, güncellemeleri ve birçok modül ve entegrasyonu ücretsiz olarak sağlayan programlar, en fazla tasarruf sağlayabileceğiniz seçeneklerdir.

Aşağıda işletmelerin en çok tercih ettiği muhasebe programlarının türlerini sizin için sıraladık:

 

Ön muhasebe programları

Ön muhasebe programı kullanarak işletmenin gelir ve gider hesapları ile cari hesapların takibini yapabilirsiniz. Bu programların bazılarını bilgisayar üzerinden, programı bilgisayarınıza indirip yükleyerek kullanabileceğiniz gibi, bazılarını bulut tabanlı muhasebe programı oluşu sayesinde dilediğiniz cihaz üzerinden kullanabilirsiniz. Örneğin Paraşüt muhasebe programı, KOBİ’lerin ihtiyaçlarını çözümlemesi amacıyla tasarlandı ve yukarıda saydığımız ve işletmelerin hayatını kolaylaştıracak özelliklerin tümünü kapsamakta.

 

Mali müşavir ve ticari muhasebe programları

Ticari muhasebe programları, ön muhasebe uygulamalarına göre daha geniş çaplı özellikler içerir. Bu programlar lisanslama yoluyla satın alınır ve şirket bilgisayarlarına yüklenir. Güncellemeleri almanız için ek paket ve modüller satın almanızı gerektirdiği için uzun vadede daha masraflı bir çözüm olabilir. Ancak ticari ve mali muhasebe programlarında, ön muhasebe programlarında yer almayan bordro, defter, beyanname, genel muhasebe, BA-BS formlari gibi özelliklerden faydalanabilirsiniz.

 

ERP muhasebe programları

İşletmenizin muhasebe ihtiyaçlarını karşılamasının yanı sıra, Türkçesi “Kurumsal Kaynak Planlama” olan ERP, insan kaynakları, üretim, satış, lojistik gibi birimlerde ihtiyaç duyacağınız bütün takip işlemlerini kapsamlı olarak yapabileceğiniz bir programdır ve genellikle büyük ölçekli işletmelerin tercih ettiği bir çözümdür.

 

Özel muhasebe programları

Özel muhasebe programları, programı kullanacak kişi ya da işletmenin ihtiyaçları doğrultusunda geliştirilen programlardır. Bazı sektör ve iş kollarında faaliyette bulunan işletmelerin ihtiyaçları, standart muhasebe programları ile karşılanamadığı için böyle durumlarda özel muhasebe programları devreye girebilir.

 

Muhasebe programı mı ön muhasebe programı mı?

Yukarıda da söz ettiğimiz gibi, ön muhasebe, genel muhasebe öncesi yapılan çalışmaların toplamıdır. Bu nedenle muhasebe çalışanınız olsun ya da olmasın, hem şirketinizin verimini artırıp zaman kazanmak hem de mali müşavirinize belgelerinizi hatasız ve tam teslim edebilmek, doğru hesaplamalar yaparak vergi, beyana ilişkin yaptırımlara maruz kalmamak için ön muhasebe programı kullanmanız avantajlı olacaktır. Özellikle e-fatura ve e-arşiv kullanıcısıysanız ya da geçiş yapmak istiyorsanız, online ön muhasebe programlarının kolaylıklarıyla tanışmanın zamanı gelmiş demektir.

Üstelik bu programlara telefonunuz dahil tüm cihazlarınızdan erişerek gerekli işlemleri en kolay ve hızlı şekilde gerçekleştirmek, sınıflandırma ve raporlama özellikleriyle şirketinizin durumunu her an kontrol edebilme imkanı, işletmenizin düzeni, verimi ve gelişimi için atabileceğiniz en sağlam adımlardan biri olabilir.

Siz de KOBİ'lerin bir numaralı tercihi Paraşüt ile geleceğe sağlam adımlar atın!

On binlerce KOBİ'nin güvendiği bulut tabanlı ön muhasebe programı Paraşüt ile ön muhasebenizi nasıl tutacağınızı deneyimlemek istiyorsanız hemen şimdi, kredi kartı bilgisi vermeden hesap oluşturarak Paraşüt'ü 14 gün ücretsiz kullanabilirsiniz.

e-Fatura ve e-belgelere geçiş zorunluluğu bulunan şirketler arasındaysanız, Paraşüt’ün Anahtar Teslim e-Dönüşüm hizmetinden faydalanarak 30 dakika* içinde e-fatura kullanıcısı haline gelebilirsiniz.

Yazımız ilginizi çektiyse, aşağıdaki Paraşüt Blog yazılarına da göz atmanızı öneririz.