Ticari e-fatura nedir? Nasıl iptal edilir?

Ticari e-faturalar, işletmeler arası alışverişlerde dijitalleşmenin getirdiği en önemli yeniliklerden biri. Bazen, düzenlenen bir faturanın iptali gerekebilir. Yanlış bilgilerle kesilen bir fatura, işlem iptali ya da müşteri tarafından reddedilen bir belge durumunda “ticari e-fatura nasıl iptal edilir?” sorusu gündeme gelir.

Bu yazıda, ticari e-fatura nedir, nasıl kullanılır, fatura iptal etme süreci nasıl işler ve hangi adımları izlemeniz gerekir gibi tüm detayları en basit haliyle ele alıyoruz. Eğer ticari e-fatura iptali hakkında konunun özüne değinen bilgiler arıyorsanız, bu yazıyı okuyabilirsiniz. İyi okumalar!

Ticari e-fatura, firmalar arasında mal veya hizmet satışına ilişkin olarak düzenlenen elektronik bir fatura türüdür. Ticari e-fatura nedir sorusunu daha geniş bir çerçevede ele alırsak; ticari e-fatura, gönderici ve alıcı arasındaki alışverişi belgeleyen ve taraflara işlem üzerinde mutabakat sağlama imkanı veren dijital belgedir.
 

e-Fatura sistemine kayıtlı kullanıcılar arasında kesilen ticari e-fatura, işlemlerin dijital ortamda kayıt altına alınmasını ve iki tarafın da işlem üzerinde görüş bildirebilmesini sağlar. Ticari e-faturalar, alıcı tarafından kabul edildiğinde resmileşir; reddedildiğinde ise işlem geçersiz sayılır.

Ticari e-fatura, sadece bir satış belgesi değil, aynı zamanda kurumsal işlemlerde hukuki ve mali güvence sağlayan bir kayıt unsurudur. Faturanın elektronik ortamda düzenlenmesi, hem kağıt israfını önler hem de süreçleri hızlandırır. Aynı zamanda fatura iptali, düzenleme tarihi ve reddetme süreci gibi adımlar kolayca izlenebilir. 
 

Özellikle büyük hacimli ticaret yapan firmalar için ideal bir sistemdir. Arşivleme, raporlama ve denetim süreçlerini önemli ölçüde kolaylaştırır. Mutabakat gerektirdiği için ticari iş birliklerinde şeffaflık sağlar.

Peki ticari fatura reddedilir mi? Bu soruya cevabımız evet. Detayları ise yazının devamında…

Ticari e-fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından e-fatura mükellefi olarak belirlenmiş tüm işletmeler tarafından kullanılabilir. Limited, anonim ve şahıs şirketleri gibi vergi mükellefi olan firmalar; eğer e-fatura sistemine geçiş yaptıysa düzenledikleri faturaları “ticari” türde kesme seçeneğine sahiptir. 

Bu sistem, özellikle B2B (business to business) faaliyet gösteren işletmeler arasında tercih edilir. Hem alıcının hem de satıcının e-fatura sisteminde kayıtlı olması gerekir. 

Ticari e-fatura kesmek için öncelikle hem fatura gönderenin hem de alıcının e-fatura sistemine kayıtlı olması gerekir demiştik. Fatura kesme işlemi, GİB e-Fatura portalı, özel entegratör platformları ya da ERP muhasebe yazılımları aracılığıyla yapılabilir. Fatura düzenlenirken “ticari” türü seçilir. Alıcının VKN/TCKN bilgileri, ürün/hizmet detayları, KDV oranları gibi bilgiler eksiksiz girilir. 

Fatura oluşturulup gönderildikten sonra alıcının bu faturayı sistem üzerinden onaylaması veya reddetmesi gerekir. Bu süreçte dikkat edilmesi gereken en önemli konu, ticari faturaların karşılıklı mutabakata dayalı olmasıdır. 

Ticari e-fatura kesmeye dair detaylardan sonra, şimdi ticari fatura iptali nasıl yapılır ona bakalım.

Ticari e-fatura, diğer fatura türlerine göre karşılıklı mutabakatla işlem gördüğü için iptal süreci de bazı özel adımlar içerir. “Ticari fatura iptal edilebilir mi?” sorusunun cevabı; evet, edilebilir, ancak belirli kurallar çerçevesinde. 

Peki ticari e-fatura nasıl iptal edilir? Bu işlemi doğrudan GİB e-Fatura İptal Portalı üzerinden gerçekleştiremezsiniz. Bunun yerine faturayı alan tarafın faturayı sistem üzerinden reddetmesi gerekir.

Eğer alıcı fatura içeriğini kabul etmiyorsa, bunu 8 gün içinde sistem üzerinden red yanıtı vererek bildirmelidir. Aksi halde fatura, zımni olarak kabul edilmiş sayılır ve iptal edilemez. Dolayısıyla e-fatura iptal süreci, alıcının işlemi reddetmesiyle başlar. Bu nedenle fatura kesildikten sonra, hem fatura iptali hem de olası mutabakatlar için taraflar arasında yakın iletişim önemlidir.

Ticari fatura ret süresi ve fatura iptal süresi, ticari e-fatura iptali konusunda en çok dikkat edilmesi gereken detayların başında gelir. Ticari e-faturalarda, faturanın düzenlendiği tarihten itibaren 8 gün içinde alıcının sisteme “ret” yanıtı vermesi gerekir. Bu 8 günlük süre, alıcının faturayı incelemesi ve itirazını resmi olarak bildirmesi için tanınan yasal süredir. Süre içinde işlem yapılmazsa fatura otomatik olarak kabul edilmiş sayılır ve fatura iptal süresi dolmuş olur. Bu süreden sonra iptal işlemleri yalnızca resmi yollarla ve belgeyle yapılabilir.

Ticari e-faturanın iptal işlemlerinde güvenliğin sağlanması için mali mühür büyük önem taşır. Hem ticari e-fatura iptali hem de genel olarak ticari fatura iptali sürecinde GİB portalı veya özel entegratör sistemleri üzerinden işlem yapılacaksa, mali mühür ya da e-imza kullanımı zorunludur. Mali mühür, işlemi yapan kişinin şirket yetkilisi olduğunu ispatlar ve iptalin resmi geçerliliğini sağlar. Ayrıca, noter aracılığıyla yapılacak iptallerde de mali mühürle hazırlanmış dilekçeler tercih edilir.

Ticari fatura nasıl iptal edilir anlattığımıza göre, şimdi de ticari e-fatura iptali için gereken belgelere bakalım. Eğer fatura süresi dolmadan red işlemi yapılacaksa sistem üzerinden tek adımda işlem tamamlanır. Ancak süresi geçen faturalarda resmi belgeler gereklidir. Bu belgeleri şöyle sıralayabiliriz:

Bu belgeler, fatura iptalinin yasal açıdan geçerli sayılması ve firmanın herhangi bir denetimde sorun yaşanmaması için önemlidir.