Ticari e-fatura nedir? Nasıl iptal edilir?

Ticari e-faturalar, işletmeler arası alışverişlerde dijitalleşmenin getirdiği en önemli yeniliklerden biri. Bazen, düzenlenen bir faturanın iptali gerekebilir. Yanlış bilgilerle kesilen bir fatura, işlem iptali ya da müşteri tarafından reddedilen bir belge durumunda “ticari e-fatura nasıl iptal edilir?” sorusu gündeme gelir.

Bu yazıda, ticari e-fatura nedir, nasıl kullanılır, fatura iptal etme süreci nasıl işler ve hangi adımları izlemeniz gerekir gibi tüm detayları en basit haliyle ele alıyoruz. Eğer ticari e-fatura iptali hakkında konunun özüne değinen bilgiler arıyorsanız, bu yazıyı okuyabilirsiniz. İyi okumalar!

Ticari e-fatura, firmalar arasında mal veya hizmet satışına ilişkin olarak düzenlenen elektronik bir fatura türüdür. Ticari e-fatura nedir sorusunu daha geniş bir çerçevede ele alırsak; ticari e-fatura, gönderici ve alıcı arasındaki alışverişi belgeleyen ve taraflara işlem üzerinde mutabakat sağlama imkanı veren dijital belgedir.
 

e-Fatura sistemine kayıtlı kullanıcılar arasında kesilen ticari e-fatura, işlemlerin dijital ortamda kayıt altına alınmasını ve iki tarafın da işlem üzerinde görüş bildirebilmesini sağlar. Ticari e-faturalar, alıcı tarafından kabul edildiğinde resmileşir; reddedildiğinde ise işlem geçersiz sayılır.

Ticari e-fatura, standart e-faturadan farklı olarak, hem alıcı hem de satıcının işlem üzerinde mutabık kalmasını gerektiren özel bir formata sahiptir. Yalnızca e-fatura sistemine kayıtlı kullanıcılar arasında kesilebilir. Özellikle B2B işlemlerinde tercih edilen ticari e-faturalar, iki taraf arasında iş ilişkisinin resmi olarak belgeye dökülmesini sağlar.

Bir ticari e-faturanın en nemli özelliği, işlem tamamlandığında alıcının fatura üzerinde “Kabul” ya da “Ret” yanıtı verebilmesidir. Bu sayede sadece belgeleme değil, aynı zamanda karşılıklı onay süreci de dijital olarak yürütülür. Bu durum, hata ihtimallerinin azaltılmasına ve işlemlerin şeffaf şekilde ilerlemesine katkı sağlar.

Ticari e-fatura, GİB portalı, özel entegratör sistemleri ya da ERP muhasebe programları aracılığıyla düzenlenebilir. Bu çeşitlilik sayesinde farklı büyüklükteki işletmeler kendi sistemlerine uyumlu şekilde ticari e-fatura kesebilirler.

Ticari e-fatura kesildikten sonra alıcıya sistem üzerinden iletilir. Ancak bu belge, alıcının açıkça “Kabul” yanıtı vermesiyle resmiyet kazanır. Kabul işlemi, e-fatura uygulaması içinde tek bir tıklama ile yapılabilir. Eğer alıcı tarafından 8 gün içinde herhangi bir yanıt verilmezse, fatura zımni olarak kabul edilmiş sayılır.

Bu süre, alıcının faturayı inceleyip işlem hakkında karar vermesi için tanınan yasal süredir. Yasallaşan fatura muhasebe ve vergi süreçlerine dahil edilir. Kabul edilen faturalar daha sonra iptal edilemez, yalnızca iade faturası düzenlenebilir.

Eğer alıcı, ticari e-faturanın içeriğinde hata görür veya bir sebeple işlemi onaylamazsa faturayı reddetme hakkına sahiptir. Ret işlemi fatura ile aynı sistem üzerinden en geç 8 gün içinde gerçekleştirilmelidir. Aksi takdirde fatura geçerli kabul edilir ve iptal süreci kapanır.

Ret işlemi, faturanın hukuki geçerliliğini ortadan kaldırır. Bu durumda satıcı, iptal edilen faturaya istinaden yeni bir fatura düzenleyebilir. Sürecin düzgün ilerlemesi için satıcı ve alıcı, işlem sonrasında yakın iletişim içinde olmalıdır. Özellikle yüksek tutarlı işlemlerde, reddetme işlemi yapmadan önce bilgilendirme yapılması işletmeler arası güveni artırır.

Ticari e-fatura, sadece bir satış belgesi değil, aynı zamanda kurumsal işlemlerde hukuki ve mali güvence sağlayan bir kayıt unsurudur. Faturanın elektronik ortamda düzenlenmesi, hem kağıt israfını önler hem de süreçleri hızlandırır. Aynı zamanda fatura iptali, düzenleme tarihi ve reddetme süreci gibi adımlar kolayca izlenebilir. 
 

Özellikle büyük hacimli ticaret yapan firmalar için ideal bir sistemdir. Arşivleme, raporlama ve denetim süreçlerini önemli ölçüde kolaylaştırır. Mutabakat gerektirdiği için ticari iş birliklerinde şeffaflık sağlar.

Peki ticari fatura reddedilir mi? Bu soruya cevabımız evet. Detayları ise yazının devamında…

Ticari e-fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından e-fatura mükellefi olarak belirlenmiş tüm işletmeler tarafından kullanılabilir. Limited, anonim ve şahıs şirketleri gibi vergi mükellefi olan firmalar; eğer e-fatura sistemine geçiş yaptıysa düzenledikleri faturaları “ticari” türde kesme seçeneğine sahiptir. 

Bu sistem, özellikle B2B (business to business) faaliyet gösteren işletmeler arasında tercih edilir. Hem alıcının hem de satıcının e-fatura sisteminde kayıtlı olması gerekir. 

Ticari e-Fatura kesmek, elektronik fatura sistemine kayıtlı kullanıcılar için yasal bir zorunluluktur. Özellikle işletmeler için e-fatura, işlemlerin dijitalleşmesi ve takibinin kolaylaşması açısından büyük avantaj sağlar. Fatura kesme işlemi, GİB e-Fatura portalı, özel entegratör platformları ya da ERP muhasebe yazılımları aracılığıyla yapılabilir. 

Aşağıda, ticari e-fatura kesme sürecini üç temel adımda ele alıyoruz. 

Ticari e-fatura kesebilmek için öncelikle bir e-fatura entegratörü seçmeniz gerekir. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından onaylanmış özel entegratörler aracılığıyla e-fatura sistemine dahil olabilirsiniz. Bazı firmalar kendi yazılımlarıyla doğrudan entegrasyon sağlarken, çoğu KOBİ ve küçük işletme daha pratik bir çözüm olan özel entegratör hizmetlerini tercih eder. Başvuru sürecinde e-imza ya da mali mühür gereklidir. Bu belgelerle, tercih ettiğiniz entegratör aracılığıyla GİB sistemine başvuru yapılır ve sistem erişiminiz açılır. 

Entegrasyon sonrası, fatura kesmek için sisteminize müşteri bilgileri, mal veya hizmet detayları, KDV oranları ve toplam tutar gibi bilgiler girilir. Bu veriler standart bir fatura şablonu üzerinden işlenir. Ticari e-fatura, iki taraflı onay mekanizmasına sahip olduğu için, “Ticari” tip olarak işaretlenmelidir. Böylece alıcı faturayı kabul veya ret edebilir. 

Fatura hazırlandıktan sonra sistem aracılığıyla alıcıya gönderilir. Alıcı fatura sistemine giriş yaparak faturayı onaylayabilir ya da gerekçesiyle reddedebilir. Gönderdiğiniz e-faturaların durumunu sistemden anlık olarak takip edebilirsiniz. Bu aşama, fatura takibini manuel süreçlere kıyasla çok daha şeffaf ve hızlı hale getirir. Gönderim sonrası, e-fatura GİB arşivinde saklanır ve gerektiğinde kolayca erişilebilir.

Ticari e-fatura kesmeye dair detaylardan sonra, şimdi ticari fatura iptali nasıl yapılır ona bakalım.

Ticari e-fatura, diğer fatura türlerine göre karşılıklı mutabakatla işlem gördüğü için iptal süreci de bazı özel adımlar içerir. “Ticari fatura iptal edilebilir mi?” sorusunun cevabı; evet, edilebilir, ancak belirli kurallar çerçevesinde. 

Peki ticari e-fatura nasıl iptal edilir? Bu işlemi doğrudan GİB e-Fatura İptal Portalı üzerinden gerçekleştiremezsiniz. Bunun yerine faturayı alan tarafın faturayı sistem üzerinden reddetmesi gerekir.

Eğer alıcı fatura içeriğini kabul etmiyorsa, bunu 8 gün içinde sistem üzerinden red yanıtı vererek bildirmelidir. Aksi halde fatura, zımni olarak kabul edilmiş sayılır ve iptal edilemez. Dolayısıyla e-fatura iptal süreci, alıcının işlemi reddetmesiyle başlar. Bu nedenle fatura kesildikten sonra, hem fatura iptali hem de olası mutabakatlar için taraflar arasında yakın iletişim önemlidir.

Ticari fatura ret süresi ve fatura iptal süresi, ticari e-fatura iptali konusunda en çok dikkat edilmesi gereken detayların başında gelir. Ticari e-faturalarda, faturanın düzenlendiği tarihten itibaren 8 gün içinde alıcının sisteme “ret” yanıtı vermesi gerekir. Bu 8 günlük süre, alıcının faturayı incelemesi ve itirazını resmi olarak bildirmesi için tanınan yasal süredir. Süre içinde işlem yapılmazsa fatura otomatik olarak kabul edilmiş sayılır ve fatura iptal süresi dolmuş olur. Bu süreden sonra iptal işlemleri yalnızca resmi yollarla ve belgeyle yapılabilir.

Ticari e-faturanın iptal işlemlerinde güvenliğin sağlanması için mali mühür büyük önem taşır. Hem ticari e-fatura iptali hem de genel olarak ticari fatura iptali sürecinde GİB portalı veya özel entegratör sistemleri üzerinden işlem yapılacaksa, mali mühür ya da e-imza kullanımı zorunludur. Mali mühür, işlemi yapan kişinin şirket yetkilisi olduğunu ispatlar ve iptalin resmi geçerliliğini sağlar. Ayrıca, noter aracılığıyla yapılacak iptallerde de mali mühürle hazırlanmış dilekçeler tercih edilir.

Ticari e-fatura, alıcı ve satıcının onay mekanizmasıyla ilerlerken temel e-fatura, doğrudan kabul edilir ve iptali daha zordur. Yani ticari e-fatura itiraz hakkı ve işlem güvenliği açısından önemli avantajlar sunar. İçerikleri benzer olsa işleyiş açısından bu iki fatura türü arasındaki önemli farklılıklar şunlardır:

Ticari e-fatura, alıcının onay sürecine dahil olması sayesinde daha kontrollü, güvenli ve şeffaf bir faturalama süreci sunar. Böylece hem hatalı kesilen faturaların önüne geçilir hem de şirketler arası mutabakat süreci hızlanır. 

Ticari fatura sisteminin temel avantajları şunlardır: