Trendyol’da fatura nasıl kesilir? Detaylı Rehber

Trendyol, platformunda satış yapan her satıcının her sipariş için fatura kesmesini zorunlu tutar. Klasik kâğıt fatura dönemi kapandığından Trendyol, satışlar için e-fatura veya e-arşiv fatura düzenlenmesini şart koşmaktadır. Müşteriler genellikle nihai tüketici olduğundan onlara e-arşiv fatura kesilir; ancak kurumsal veya e-fatura mükellefi bir alıcıya direkt e-fatura düzenlenmelidir. 
Platform üzerinde faturasız ürün satışı mümkün değildir ve fatura yüklememenin hem yasal hem operasyonel ciddi yaptırımları vardır. Fatura kesmeyen satıcılar Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından vergi cezasına uğrayabilecekleri gibi Trendyol tarafından da ihlal puanı alır; belirli bir ihlal puanına ulaşmak mağaza kapatılmasına kadar gidebilir. 
Kısacası Trendyol’da satış yapıyorsanız, dijital faturalandırma sürecine hakim olmanız ve her siparişi zamanında faturalandırmanız şarttır.
Bu rehberde, Trendyol’da e-fatura kesme sürecini adım adım ele alacağız.

 

e-Fatura nedir, nasıl kullanılır?

Teknolojinin hayatımızı tamamen kolaylaştırdığı şu dönemde, ticarette de elektronik fatura dönemine geçmemiz kaçınılmaz hale geldi. Matbu faturanın elektronik versiyonu olarak tanımlayabileceğimiz e-fatura, kağıt fatura ile tamamen aynı işlevdedir. E-fatura sistemine geçmek için hem alıcı hem de satıcının elektronik faturalama sistemine sahip olması gerekiyor.

 

e-Faturaya geçiş koşulları

Trendyol’da e-fatura kesebilmek için öncelikle işletmenizin e-fatura mükellefi olması gerekir. GİB’in belirlediği güncel mevzuata göre, yıllık cirosu 3 milyon TL’yi aşan işletmeler e-fatura sistemine geçmek zorundadır. Bu eşiğin üzerindeki Trendyol satıcıları otomatik olarak e-fatura sistemine dahil olur ve tüm satışlarını e-fatura olarak düzenlemekle yükümlüdür.
Henüz e-fatura mükellefi olmayan satıcılar ise Trendyol’da satış yapsalar bile faturalarını e-arşiv fatura olarak kesmek durumundadır. Çünkü 2026 itibarıyla vergi mükellefi olmayanlara kesilen faturalar, tutar fark etmeksizin e-arşiv olarak düzenlenmek zorundadır.
Yani, GİB nezdindeki durumunuza göre Trendyol paneli size uygun fatura türünü (e-fatura veya e-arşiv) yönlendirecektir.

Trendyol’da e-fatura süreci nasıl işler?

Trendyol’daki e-fatura sürecini genel hatlarıyla özetleyelim:
Müşteriden sipariş geldiğinde yasal olarak en geç 7 gün içinde faturanın düzenlenmesi gerekir.
Uygulamada çoğu satıcı, siparişi kargoya vermeden hemen önce faturayı kesmektedir. Hatta sipariş onaylandığında veya ürünü kargolamadan önce faturalandırma yapılması tavsiye edilir.
Trendyol satıcı paneli, “Faturalandırılmamış Siparişler” şeklinde uyarılar göstererek yasal süre içinde fatura kesmenizi hatırlatır ve süreyi aşmamanız için destek olur.
Bir sipariş için fatura oluşturulduğunda sistem otomatik olarak faturaya bir seri-numara ve tarih atar; belge GİB sistemine iletilir ve alıcıya elektronik ortamda gönderilir.
Bireysel müşteriler için oluşturulan e-arşiv faturalar PDF olarak alıcının e-posta adresine gider ve ayrıca alıcı, Trendyol hesabındaki “Siparişlerim” bölümünden faturasını görüntüleyip indirebilir.
Eğer alıcı taraf da bir e-fatura mükellefi (örneğin başka bir şirket) ise, kesilen e-fatura doğrudan GİB platformu üzerinden alıcının e-fatura hesabına düşer.
Yani, fatura hangi formatta olursa olsun (e-arşiv veya e-fatura), alıcı taraf dijital olarak belgesine ulaşabilir. Satıcı olarak siz de düzenlediğiniz faturaların bir örneğini panelde “Faturalarım” ekranından takip edebilir ve gerektiğinde PDF olarak indirebilirsiniz.

 

Trendyol paneli üzerinden fatura kesmek (manuel yöntem)

Trendyol satıcı panelini kullanarak manuel olarak e-fatura kesebilirsiniz. Özellikle günde az sayıda sipariş alan satıcılar için panel üzerinden tek tek fatura oluşturmak pratik bir yöntemdir.
Aşağıda Trendyol panelinden fatura kesme adımlarını sıraladık:

• Satıcı paneline giriş yapın. Trendyol Partner/Satıcı Paneli’ne kullanıcı bilgilerinizle giriş yapın.
• “Siparişler” menüsüne girin. Panelde üst menüden “Satışlar” veya “Sipariş Yönetimi” sekmesini açın. Burada faturalandırılmamış yeni siparişlerinizi liste halinde göreceksiniz.
• Faturası kesilecek siparişi seçin. Listeden ilgili siparişi seçerek detay sayfasına gidin veya yanında bulunan kutucuğu işaretleyin. Birden fazla siparişi aynı anda seçerek de faturalandırma işlemini toplu başlatabilirsiniz.
• “Fatura Oluştur” butonuna tıklayın. Sipariş detayında veya listede “Fatura Oluştur” düğmesine basın. Bu işlem, seçili sipariş için fatura oluşturma ekranını açacaktır. Sistem otomatik olarak alıcı bilgilerini, adresini ve sipariş kalemlerini bu ekrana yansıtır.
• Fatura bilgilerini kontrol edin. Açılan fatura formunda, alıcı adı, TC/Vergi No, adres, ürün adı, birim fiyatı, adedi, KDV oranı gibi alanları dikkatlice kontrol edin. Trendyol, müşterinin kayıtlı bilgilerini otomatik getirse de eksik veya hatalı kısımlar varsa burada düzeltebilirsiniz. Özellikle kurumsal müşteriler için fatura unvanı ve vergi kimlik bilgilerinin doğruluğunu onaylayın.
• e-Faturayı oluşturup onaylayın. Bilgiler tam ve doğru ise ekranın ilgili yerinden “e-Fatura Gönder” komutunu verin. Bu komutla faturanız onay için GİB sistemine iletilir. Fatura numarası ve tarihi sistem tarafından otomatik verilecektir. Gönderim işlemi tamamlandığında, e-faturanız başarıyla oluşturulmuş demektir.
• Müşteriye iletimini sağlayın. Trendyol paneli faturayı otomatik olarak müşterinin e-posta adresine gönderir ve panelde “Faturalarım” listesine ekler. Yine de “Faturalarım” bölümünden ilgili faturanın durumunu (“Gönderildi” vb.) kontrol edebilirsiniz. Gerekirse PDF’ini indirip müşteriye ayrıca da iletilebilir.

Yukarıdaki adımları takip ederek Trendyol paneli üzerinden hızlı ve hatasız bir şekilde faturalarınızı kesebilirsiniz. Manuel panel yöntemi, küçük ölçekli satışlarda yeterli olmakla birlikte, sipariş hacmi arttığında tek tek fatura kesmek zaman alıcı hale gelebilir. Böyle durumlarda bir entegrasyon yazılımı kullanarak faturaları otomatikleştirmek daha verimli olacaktır.

 

Entegratör ile e-fatura kesmek (otomatik yöntem)

Sipariş sayınız yüksekse veya fatura işlemlerini insan hatasına yer bırakmadan hızlandırmak istiyorsanız, Trendyol ile entegre çalışan Paraşüt gibi bir e-fatura entegratörü kullanabilirsiniz. Entegratör, Trendyol hesabınızı GİB’e veya özel e-fatura servislerine bağlayan bir yazılımdır. Bu yöntemle faturalar otomatik kesilir ve gönderilir, manuel işlemin yükü ortadan kalkar.
Entegrasyon sistemleri genel olarak şöyle çalışır:

• API bağlantısı kurulumu: Önce entegratör yazılımda Trendyol mağazanızı tanımlarsınız. Trendyol panelinden API erişim bilgilerinizi (mağaza kısa kodu, API anahtarı ve gizli anahtar) alarak entegratör paneline girersiniz. Bu sayede entegratör, Trendyol hesabınıza güvenli şekilde bağlanır ve sipariş verilerinizi çekebilir.
• Siparişlerin otomatik alınması: Entegratör, belirli aralıklarla veya anlık bildirimle Trendyol’daki yeni siparişlerinizi otomatik olarak kendi sistemine çeker. Sizin panelden sipariş kontrolü yapmanıza gerek kalmadan tüm yeni siparişler entegratörde listelenir.
• Faturaların oluşturulması: Entegratör yazılımı, gelen sipariş verilerine dayanarak fatura taslaklarını otomatik hazırlar. Sipariş içeriği, alıcı bilgileri ve vergi oranları entegratördeki fatura şablonuna işlenir. Genellikle tek tıklama ile veya tamamen arkaplanda otomatik şekilde faturalar onaylanır. Entegratör, sizin adınıza bu faturaları mali mühür veya e-imzanızla dijital olarak imzalar.
• GİB’e iletim ve müşteri bildirimi: Oluşturulan e-faturalar entegre sistem üzerinden anında GİB sistemine gönderilir ve onaylanır. Ardından entegratör, faturayı müşteriye e-posta ile yollar veya Trendyol’un alıcı iletişim sistemine teslim eder.
• Tüm bu süreç, doğru kurulduğunda insan müdahalesine gerek kalmadan dakikalar içinde tamamlanır. Siz de entegratör panelinizden kesilen faturaların durumunu takip edebilir, arşivine erişebilirsiniz.

 

e-Fatura entegratörü kullanmanın avantajları

Özel entegratör kullanmanın en büyük avantajı zaman tasarrufu ve hata minimizasyonu sağlamasıdır. Yazılım otomasyonu sayesinde tek tek veri girişi derdi ve yanlış bilgi girme riski ortadan kalkar. Entegratör sistemler her fatura kesildiğinde bir e-fatura kontörü düşecek şekilde çalışır ve kontör paketi satın alarak kullanılır.
Birçok entegratör firma, Trendyol dışında başka pazaryerlerini de aynı panelde yönetme imkânı sunar; böylece tüm e-ticaret operasyonlarınızı tek yerden idare edebilirsiniz.

 

Paraşüt e-Ticaret ile Trendyol e-Faturalarını zahmetsizce kesip gönderin

Paraşüt e-Ticaret entegrasyonu ile gelen siparişlerinize otomatik olarak fatura oluşturabilir, müşterilerinize e-posta aracılığı ile faturalarını gönderebilirsiniz. Üstelik e-ticaret fatura entegrasyonunu 14 gün boyunca ücretsiz bir şekilde deneyebilirsiniz.

Paraşüt e-Ticaret e-fatura entegrasyonunun diğer avantajları şöyle:

• Uygulamayı iki adımda basit şekilde kurup anında kullanmaya başlayabilirsiniz.
• İlk aşamada hiçbir kontör ücreti ödemezsiniz. Hesabınıza tanımlanan hediye kontörleri kullanabilirsiniz.
• Hemen e-fatura ve e-arşiv fatura kesmeye başlayabilirsiniz.
• Faturalarınızı anında oluşturup müşterilerinize otomatik olarak fatura e-postaları gönderebilirsiniz.
• Tek Shopside ekranından tüm faturalarınızı kolaylıkla yönetebilirsiniz.

Paraşüt’ün e-fatura entegrasyonu sayesinde siz de Trendyol faturalarınızı rahatlıkla kesebilir, tüm e-ticaret işlemlerinizi tek noktadan yönetebilirsiniz.

 

GİB e-arşiv portal hesabımı Shopside’a nasıl bağlayabilirsiniz?

Shopside üzerinden GİB e-Arşiv Portal’ı kullanarak fatura kesmek için yalnızca GİB e-arşiv portalına giriş yaparken kullandığınız bilgileri girmeniz yeterlidir.

 

Shopside’da e-arşiv faturalarını otomatik olarak oluşturmak mümkün mü?

Mümkün. Shopside üzerinde tüm siparişlerinizi otomatik olarak onaylayabilir, tüm siparişlerinize ait e-arşiv faturalarını da otomatik ve anında oluşturabilirsiniz.

 

Shopside’da toplu fatura yazdırma işlemi yapılabiliyor mu?

Tüm faturalarınızı topluca bastırabilirsiniz.

 

Trendyol e-fatura keserken dikkat edilmesi gerekenler

Trendyol üzerinden e-fatura keserken hem yasal uyumluluk hem de operasyonel açıdan dikkat etmeniz gereken bazı önemli noktalar şöyledir:

 

Fatura süresi ve zamanında kesim

Vergi Usul Kanunu’na göre malın teslim tarihinden itibaren en geç 7 gün içinde faturanın düzenlenmesi gerekir.
Trendyol paneli, fatura kesme sürenizi takip ederek uyarılar sunar (“Faturalandırılmamış Siparişler” bildirimi) ve siparişi kargoya vermeden önce faturalandırmanızı önerir.
Yasal süre aşılırsa GİB tarafında cezai yaptırımlar olabileceğini unutmayın.

 

Doğru bilgi girişi

Fatura oluştururken alıcı adı, adresi, vergi numarası/TC kimlik no, ürün adı, adet, tutar ve KDV oranı gibi tüm alanların hatasız doldurulduğundan emin olun.
Fatura içeriğinin siparişle tutarlı olması (ürün sayısı, fiyatı vb.) gerekir.
Belge numaralarının sıralı ilerlemesi ve mükerrer olmaması da yasal zorunluluktur.

 

İptal ve iade durumları

Eğer bir faturayı yanlış kestiyseniz veya sipariş sonradan iptal edildiyse, zamanında iptal/düzeltme işlemi yapmalısınız.
Trendyol panelinde, siparişin tamamı iptal edildiğinde faturayı otomatik iptal et seçeneğini aktif hale getirebilirsiniz; böylece fatura tarihinden itibaren 7 gün içinde gerçekleşen tam iptallerde fatura otomatik iptal olur.
GİB kuralları gereği e-arşiv faturalar, kesildiği tarihten itibaren 8 gün içinde iptal edilebilir. Bu süre aşıldıysa artık faturayı tek taraflı iptal edemezsiniz. Bu durumda, müşteri iade yaptıysa bir iade faturası düzenlemeniz veya müşteri vergi mükellefi değilse bir gider pusulası ile durumu belgelemeniz gerekir.

 

Trendyol’a kesilecek özel faturalar

Trendyol platformunda bazı özel durumlarda Trendyol’a fatura kesmeniz gerekebilir.
Örneğin müşterilerin kullandığı ve Trendyol tarafından karşılanan indirim kuponu tutarları için satıcının Trendyol’a ayrı bir e-fatura düzenlemesi gerekir. Bu kupon bedeli Trendyol tarafından satıcıya ödeneceği için, Trendyol sizden bu tutarı faturalandırmanızı ister. Benzer şekilde sistemsel/teknik aksaklıklardan kaynaklanan ve Trendyol’un telafi ettiği tutarlar da “Trendyol’a Kesmem Gereken Faturalar” listesine yansır; bu bölümde görünen tutarlar için Trendyol’a fatura kesmelisiniz.
Satıcı panelinde Finans > Fatura Listeleme > Trendyol’a Kesmem Gereken Faturalar ekranını ara ara kontrol ederek bekleyen bu tip faturanız olup olmadığına bakın. Belirtilen tutar kadar Trendyol’a e-fatura düzenleyip panel üzerinden onaylamanız, alacaklarınızın hesabınıza geçmesi için gereklidir.

 

e-İmza/mali mühür kullanımı

E-faturaların hukuken geçerli olabilmesi için mali mühür veya e-imza ile imzalanması şarttır.
Şirket statüsündeki satıcılar mali mühür ile, şahıs şirketi statüsündekiler güvenli e-imza ile fatura onayını yaparlar.
Trendyol panelinde e-fatura aktivasyonu sırasında imza sertifikanızı tanımlamış olsanız da kesilen her faturanın arka planda sizin mühür/imzanızla onaylandığını unutmayın. İmza sürelerinin dolmamasına dikkat edin ve gerektiğinde yenileyin.