e-Belgelerde iptal, ihbar ve ihtarların GİB’e bildirilme zorunluluğu nedir?

e-Belgelere noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza kullanılarak KEP sistemi ile yapılan ihbar veya ihtarlar ile e-Belge iptal işlemlerinin 1 Mayıs 2021 tarihinden itibaren elektronik ortamda Gelir İdaresi Başkanlığı bilgi işlem sistemine bildirilmesi zorunluluğu getirildi.

Bu kapsamda mükellefler özelinde yapılan analizlerin daha sağlıklı ve etkin yapılabilmesi için gerek sistem içinden yapılan e-Belge iptallerinin, gerekse de TTK’ya göre yapılan itiraz işlemlerinin mükellefler hakkında yapılan analizlerin doğruluğu ve sıhhati açısından e-Belge Sistemi içerisinden doğru ve karşılaştırılabilir bir şekilde izlenebilir olması önem kazanmıştır.

e- Arşiv uygulamalarında (e-Arşiv Fatura, e-SMM) düzenlenen belgeler için düzenleyicisi ve belgenin muhatabı vergi mükellefiyeti bulunan alıcıları (alıcı VKN veya TCKN bilgisinin belge üzerinde yer alması durumunda) tarafından kullanılması suretiyle, düzenlenmiş belgelerin elektronik ortamda iptal/itiraz talepleri oluşturulması ve iptal/itiraz taleplerinin elektronik ortamda onaylanmasına ilişkin süreçlerin nasıl gerçekleştirileceği hakkında bilgi paylaşmak istiyoruz.

e-Belgelere elektronik ortamda iptal/itiraz işlemi yapılabilmesi için; belgeyi düzenleyen satıcı veya duruma göre alıcı tarafından e-belge uygulamaları üzerinden iptal/itiraz talebi oluşturulması gerekir. İptal/itiraz taleplerine ilgili faturanın alıcısı/satıcısı tarafından onay verilebildiği gibi, karşı tarafın onaylama zorunluluğu bulunmamaktadır.

e-Belge uygulamalarına e-taraf olanların birbirlerine düzenlemiş oldukları e-arşiv fatura ve e-SMM belgeleri için sistem üzerinden iptal işlemi gerçekleştirmeleri mümkün bulunduğu gibi harici itiraz yollarının (noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza kullanılarak kayıtlı elektronik posta sistemi ile) kullanılmasına engel teşkil etmemektedir.

Bu durumda harici yollarla yapılan itiraz işlemlerinin sistem üzerinden bildirilerek alıcı/satıcının onayına sunulması gerekmektedir. e-Arşiv Faturalar ve e-SMM belgeleri sistem üzerinden iptal/itiraz işlemlerinin gerçekleştirilmesi özellikle sistem bilgileri ile beyan, bildirim ve formlardaki bilgilerin uyumluluğunun sağlanması açısından gereklidir.

e-Arşiv Fatura ve e-SMM belgelerinin iptal işlemlerinde 8 günlük sürenin tespiti e-belgenin alıcıya iletilme tarihinden itibaren başlar. İptal işlemi her durumda 8 günlük süre içinde yapılmalıdır. Alıcı ve satıcı tarafından başlatılacak iptal işlemi ve iptal işleminin onaylama/reddetme süreçlerinin detayları aşağıda açıklanmıştır.

GİB portal yöntemini kullanan e-arşiv fatura ve e-SMM kayıtlı kullanıcısı olan mükellefler mali mühür/elektronik imzaları ile GİB Portal Uygulamasına giriş yaparak özel entegratör ve entegrasyon yöntemini kullanan mükellefler ile kayıtlı e-belge kullanıcısı olmayan mükellefler ise İnteraktif V.D kullanıcı kodu ve şifreleri ile e-Arşiv Fatura Portalına giriş yaparak aşağıda belirtilen şekilde kendilerine düzenlenen e-Belgeler için “İptal Talebi” oluşturabilirler.

Aşağıdaki ekran görüntüsünde belirtildiği gibi “Adıma Düzenlenen Belgeler” sekmesi seçilmelidir. 

Açılan ekranda belge tarihini içerecek şekilde tarih aralıklı sorgulama yapılıp ilgili belge seçilerek “İptal Talebi Oluştur” butonu tıklanarak aşağıdaki ekrana ulaşılmaktadır.

"İptal Gerekçesi" alanına gerekli açıklamalar yapılarak “Uyarıyı Okudum” kutucuğu işaretlendikten sonra “İptal Talebi Oluştur” butonu aktif hale gelecektir.

Butonun onaylanması sonucunda “İptal talebiniz başarıyla oluşturulmuştur” uyarısı ile birlikte iptal talebi oluşturduğunuz belge için talebiniz, belgeyi düzenleyen mükellefin sistemine iletilmiş olacaktır.

Belgeyi düzenleyen mükellefe iletilen talebin onaylanıp onaylanmama durumu, “Adıma Düzenlenen Belgeler” sekmesinden tarih aralığı seçilerek yapılan sorgulamada “İptal/İtiraz Durumu” sütunundan takip edilebilmektedir.

Sorgulama sonucu aşağıdaki ekran görüntüsünde olduğu gibi iptal talebi onaylanmışsa ilgili belge hem alıcının sanal BA hem de satıcının sanal BS formunda yer almayacaktır.

Sorgulama sonucu iptal talebi reddedildiyse ilgili belge hem alıcının sanal BA hem de satıcının sanal BS formunda yer alacaktır.

GİB Portal Yöntemini kullanan e-arşiv fatura ve e-SMM kayıtlı kullanıcısı olan mükellefler mali mühür/elektronik imzaları ile GİB Portal Uygulamasına giriş yaparak, özel entegratör ve entegrasyon Yöntemini kullanan mükellefler ile kayıtlı e-belge kullanıcısı olmayan mükellefler ise İnteraktif V.D kullanıcı kodu ve şifreleri ile e-Arşiv Fatura Portalına giriş yaparak aşağıda belirtilen şekilde düzenledikleri e-Belgeler için kendilerine ulaşan iptal taleplerinin “Onaylama/Reddetme” işlemlerini yapabilirler.

Kullanıcılar kendileri için uygun olan uygulamaya giriş yaptıktan sonra “Gelen İptal/İtiraz Talepleri” sekmesine tıklayıp tarih aralığını seçerek sorgulama yapmaları halinde varsa kendilerine gelen talepleri aşağıdaki gibi görüntüleyebileceklerdir.

Kendisi tarafından düzenlenmiş e-belge için gelen iptal talebinin kabul edilmesi durumunda; İlgili belgenin kutucuğu seçildikten sonra “Talep Kabul Et” butonu tıklanarak aşağıdaki uyarı ekranına ulaşılır. “Uyarıyı Okudum” kutucuğu seçilince “Talebi Kabul Et” butonu aktif hale gelecektir. Aktif hale gelen “Talebi Kabul Et” butonu tıklanınca iptal talebi onaylanacak ve ilgili belge hem alıcının sanal BA hem de satıcının sanal BS formunda yer almayacaktır.

Kendisi tarafından düzenlenmiş e-Belge için gelen iptal talebinin reddedilmesi durumunda; İlgili belgenin kutucuğu seçildikten sonra “Talep Reddet” butonu tıklanarak aşağıdaki uyarı ekranına ulaşılır. “Uyarıyı Okudum” kutucuğu seçilince “Talebi Reddet” butonu aktif hale gelecektir. Aktif hale gelen “Talebi Reddet” butonu tıklanınca iptal talebi reddedilecek ve ilgili belge hem alıcının sanal BA hem de satıcının sanal BS formunda yer alacaktır.

GİB Portal yöntemini kullanan e-arşiv fatura ve e-SMM kayıtlı kullanıcısı olan mükellefler mali mühür/elektronik imzaları ile GİB Portal uygulamasına giriş yaparak, kayıtlı e-belge kullanıcısı olmayan mükellefler ise İnteraktif V.D kullanıcı kodu ve şifreleri ile e-Arşiv Fatura Portalına giriş yaparak aşağıda belirtilen şekilde düzenledikleri e-belgeler “İptal Talebinde” bulunabilirler.

Aşağıdaki ekran görüntüsünde belirtildiği gibi “Düzenlenen Belgeler” sekmesi seçilmelidir. 

Açılan ekranda belge tarihini içerecek şekilde tarih aralıklı sorgulama yapılıp ilgili belge seçilerek “İptal Talebi Oluştur” butonu tıklanarak aşağıdaki ekrana ulaşılmaktadır.

"İptal Gerekçesi" alanına gerekli açıklamalar yapılarak “Uyarıyı Okudum” kutucuğu işaretlendikten sonra “İptal Talebi Oluştur”butonu aktif hale gelecektir.

Butonun onaylanması sonucunda “İptal talebiniz başarıyla oluşturulmuştur” uyarısı ile birlikte iptal talebi oluşturduğunuz belge için talebiniz alıcının sistemine iletilmiş olacaktır.

Belgenin alıcısına iletilen talebin onaylanıp onaylanmama durumu, yine “Düzenlenen Belgeler”sekmesinden tarih aralığı seçilerek yapılan sorgulamada “İptal/İtiraz Durumu” sütunundan takip edilebilmektedir.

Sorgulama sonucu aşağıdaki ekran görüntüsünde olduğu gibi iptal talebi onaylanmışsa ilgili belge hem alıcının sanal BA hem de satıcının sanal BS formunda yer almayacaktır.

GİB portal yöntemini kullanan e-Arşiv Fatura ve e-SMM kayıtlı kullanıcısı olan mükellefler mali mühür/elektronik imzaları ile GİB Portal Uygulamasına giriş yaparak, Özel Entegratör ve Entegrasyon Yöntemini kullanan mükellefler ile kayıtlı e-Belge kullanıcısı olmayan mükellefler ise İnteraktif V.D kullanıcı kodu ve şifreleri ile e-Arşiv Fatura Portalına giriş yaparak aşağıda belirtilen şekilde adlarına düzenlenen e-Belgelerin kendilerine ulaşan iptal talepleri için “Onaylama/Reddetme” işlemlerini yapabilirler.

Kullanıcılar kendileri için uygun olan uygulamaya giriş yaptıktan sonra “Gelen İptal/İtiraz Talepleri” sekmesine tıklayıp tarih aralığını seçerek sorgulama yapmaları halinde varsa kendilerine gelen talepleri aşağıdaki gibi görüntüleyebileceklerdir.

İlgili belgenin kutucuğu seçildikten sonra “Talep Kabul Et” butonu tıklanarak aşağıdaki uyarı ekranına ulaşılır. “Uyarıyı Okudum” kutucuğu seçilince “Talebi Kabul Et” butonu aktif hale gelecektir. Aktif hale gelen “Talebi Kabul Et” butonu tıklanınca iptal talebi onaylanacak ve ilgili belge hem alıcının sanal BA hem de satıcının sanal BS formunda yer almayacaktır.

İlgili belgenin kutucuğu seçildikten sonra “Talep Reddet” butonu tıklanarak aşağıdaki uyarı ekranına ulaşılır. “Uyarıyı Okudum” kutucuğu seçilince “Talebi Reddet” butonu aktif hale gelecektir. “Talebi Reddet” butonu seçildikten sonra “Talep Cevabı Reddedildi” uyarısı ile birlikte talep reddedilmiş olacaktır.

İtiraz bildirim talebini hem satıcı hem de alıcı başlatabilir. TTK kapsamında alıcı ya da satıcı tarafından yapılan itirazların bildirimine ilişkin itiraz işleminin onaylama/reddetme süreçlerinin detayları aşağıda açıklanmıştır.

GİB portal yöntemini kullanan e-Arşiv Fatura veya e-SMM kayıtlı kullanıcısı olan mükellefler mali mühür/elektronik imzaları ile GİB Portal Uygulamasına giriş yaparak, Özel Entegratör ve Entegrasyon Yöntemini kullanan mükellefler ile kayıtlı e-Belge kullanıcısı olmayan mükellefler ise İnteraktif V.D kullanıcı kodu ve şifreleri ile e-Arşiv Fatura Portalına giriş yaparak aşağıda belirtilen şekilde kendilerine düzenlenen e-Belgeler için ‘İtiraz Talebi’ oluşturabilirler. Daha önceki adımlarda belirttiğimiz üzere, “Adıma Düzenlenen Belgeler” sekmesi seçilmelidir.

Açılan ekranda belge tarihini içerecek şekilde tarih aralıklı sorgulama yapılıp ilgili belge seçilerek “İtiraz Talebi Oluştur” butonu tıklayınız.

“İtiraz Belge Numarası” alanına 6102 sayılı Kanunun 18'inci maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza kullanılarak KEP sistemi ile yapılan işlemler neticesinde oluşacak belgenin numarası girilmelidir.

“İtiraz Belge Tarihi” alanına 6102 sayılı Kanunun 18 inci maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza kullanılarak KEP sistemi ile yapılan işlemler neticesinde oluşacak belgenin tarihi girilmelidir.

“İtiraz Yöntemi” alanına 6102 sayılı Kanunun 18 inci maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza kullanılarak KEP sistemi yöntemlerinden hangisi aracılığıyla itiraz işlemi yapılmış ise o yöntem seçilecektir.

Sonrasında “Açıklama” alanına da gerekli açıklamalar yapılıp “Uyarıyı Okudum” kutucuğu işaretlendikten sonra “İtiraz Talebi Oluştur” butonu aktif hale gelecektir.

Butonun onaylanması sonucunda “İtiraz talebiniz başarıyla oluşturulmuştur” uyarısı ile birlikte itiraz talebi oluşturduğunuz belge için talebiniz belgeyi düzenleyenin sistemine iletilmiş olacaktır.

Belgeyi düzenleyen mükellefe iletilen talebin onaylanıp onaylanmama durumu, “Adıma Düzenlenen Belgeler” sekmesinden tarih aralığı seçilerek yapılan sorgulamada “İptal/İtiraz Durumu” sütunundan takip edilebilmektedir.

GİB portal yöntemini kullanan e-arşiv fatura veya e-SMM kayıtlı kullanıcısı olan mükellefler mali mühür/elektronik imzaları ile GİB Portal Uygulamasına giriş yaparak, Özel Entegratör ve Entegrasyon Yöntemini kullanan mükellefler ile kayıtlı e-Belge kullanıcısı olmayan mükellefler ise İnteraktif V.D kullanıcı kodu ve şifreleri ile e-Arşiv Fatura Portalına giriş yaparak aşağıda belirtilen şekilde düzenledikleri e-Belgeler için kendilerine ulaşan itiraz talepleri için “Onaylama/Reddetme”işlemlerini yapabilirler.

Kullanıcılar kendileri için uygun olan uygulamaya giriş yaptıktan sonra “Gelen İptal/İtiraz Talepleri” sekmesine tıklayıp tarih aralığını seçerek sorgulama yapmaları halinde varsa kendilerine gelen talepleri aşağıdaki gibi görüntüleyebileceklerdir.

Kendisi tarafından düzenlenmiş e-belge için gelen itiraz talebinin kabul edilmesi durumunda; İlgili belgenin kutucuğu seçildikten sonra “Talep Kabul Et” butonu tıklanır. “Uyarıyı Okudum” kutucuğu seçilince “Talebi Kabul Et” butonu aktif hale gelecektir. Aktif hale gelen “Talebi Kabul Et” butonu tıklanınca iptal talebi onaylanacaktır.

Kendisi tarafından düzenlenmiş e-Belge için gelen itiraz talebinin reddedilmesi durumunda; İlgili belgenin kutucuğu seçildikten sonra “Talep Reddet” butonu tıklanarak aşağıdaki uyarı ekranına ulaşılır. “Uyarıyı Okudum” kutucuğu seçilince “Talebi Reddet” butonu aktif hale gelecektir. Aktif hale gelen “Talebi Reddet” butonu tıklanınca iptal talebi reddedilecektir.

İtiraz talebinin süresinde onaylanmaması ya da reddedilmesi durumunda; İtiraz işleminin düzenleyicisi tarafından kabul edilmemesi ya da itiraz işlemine ilişkin kabul işlemlerinin belgenin ait olduğu ayı izleyen ayın 20 nci günü sonuna kadar yapılmaması durumunda belge, alıcısının sanal BA formunda yer almayacak olup, bununla birlikte itiraz talebini süresinde onaylamayan ya da reddeden satıcının sanal BS formunda yer alacaktır.

GİB Portal Yöntemini kullanan e-Arşiv Fatura ve e-SMM kayıtlı kullanıcısı olan mükellefler mali mühür/elektronik imzaları ile GİB Portal Uygulamasına giriş yaparak, kayıtlı e-Belge kullanıcısı olmayan mükellefler ise İnteraktif V.D kullanıcı kodu ve şifreleri ile e-Arşiv Fatura Portalına giriş yaparak aşağıda belirtilen şekilde düzenledikleri e-belgeler “İtiraz Talebinde” bulunabilirler.

Özel Entegratör ve Entegrasyon Yöntemini kullanan mükellefler ise Başkanlığa gönderecekleri “İtiraz Raporu” ile düzenledikleri e-Belgeler için “İtiraz Talebinde” bulunabilirler.

Aşağıdaki ekran görüntüsünde belirtildiği gibi “Düzenlenen Belgeler”’ sekmesi seçilmelidir.

Açılan ekranda belge tarihini içerecek şekilde tarih aralıklı sorgulama yapılıp ilgili belge seçilerek “İtiraz Talebi Oluştur” butonu tıklanarak aşağıdaki ekrana ulaşılmaktadır.

İtiraz Gerekçesi” alanına gerekli açıklamalar yapılarak “Uyarıyı Okudum” kutucuğu işaretlendikten sonra “İtiraz Talebi Oluştur” butonu aktif hale gelecektir.

Butonun onaylanması sonucunda “İtiraz talebiniz başarıyla oluşturulmuştur” uyarısı ile birlikte itiraz talebi oluşturduğunuz belge için talebiniz alıcının sistemine iletilmiş olacaktır.

Belgenin alıcısına iletilen talebin onaylanıp onaylanmama durumu, yine “Düzenlenen Belgeler”sekmesinden tarih aralığı seçilerek yapılan sorgulamada “İptal/İtiraz Durumu” sütunundan takip edilebilmektedir.

GİB portal yöntemini kullanan e-Arşiv Fatura veya e-SMM kayıtlı kullanıcısı olan mükellefler mali mühür/elektronik imzaları ile GİB Portal Uygulamasına giriş yaparak, Özel Entegratör ve Entegrasyon Yöntemini kullanan mükellefler ile kayıtlı e-Belge kullanıcısı olmayan mükellefler ise İnteraktif V.D kullanıcı kodu ve şifreleri ile e-Arşiv Fatura Portalına giriş yaparak aşağıda belirtilen şekilde adlarına düzenlenen e-Belgelerin kendilerine ulaşan itiraz talepleri için “Onaylama/Reddetme” işlemlerini yapabilirler.

Kullanıcılar kendileri için uygun olan uygulamaya giriş yaptıktan sonra “Gelen İptal/İtiraz Talepleri” sekmesine tıklayıp tarih aralığını seçerek sorgulama yapmaları halinde varsa kendilerine gelen talepleri aşağıdaki gibi görüntüleyebileceklerdir.

İlgili belgenin kutucuğu seçildikten sonra “Talep Kabul Et” butonu tıklanarak uyarı ekranına ulaşılır. “Uyarıyı Okudum” kutucuğu seçilince “Talebi Kabul Et” butonu aktif hale gelecektir.

“Talep cevabı başarıyla kaydedildi” uyarısı ile talep cevabı kaydedilmiş olacaktır.

İtiraz talebinin kabul edilmesi durumunda; İtiraz işleminin alıcısı tarafından kabul edilmesi ve bu işlemin belgenin ait olduğu ayı izleyen ayın 20 nci günü sonuna kadar yapılması durumunda ilgili belge hem alıcının sanal BA hem de satıcının sanal BS formunda yer almayacaktır.

 İlgili belgenin kutucuğu seçildikten sonra “Talep Reddet” butonu tıklanarak aşağıdaki uyarı ekranına ulaşılır. “Uyarıyı Okudum” kutucuğu seçilince “Talebi Reddet” butonu aktif hale gelecektir. “Talebi Reddet” butonu seçildikten sonra “Talep Cevabı Reddedildi” uyarısı ile birlikte talep reddedilmiş olacaktır.

İtiraz işleminin alıcı tarafından kabul edilmemesi ya da itiraz işlemine ilişkin kabul işlemlerinin belgenin ait olduğu ayı izleyen ayın 20'nci günü sonuna kadar yapılmaması durumunda belge satıcının sanal BS formunda yer almayacak olup, bununla birlikte itiraz talebini süresinde onaylamayan ya da reddeden alıcının sanal BA formunda yer alacaktır.

Mali Müşavir Alper Erdem'in e-belgelerde iptal, ihbar ve itiraz uygulamalarında yapılan değişikleri ele aldığı videomuza Paraşüt Atlas YouTube kanalımızdan ulaşabilirsiniz.