e-Faturanın hayatımızın önemli bir parçası haline gelmesiyle e-fatura ile e-arşiv fatura sorgulama işlemlerinin nasıl yapıldığı da en çok merak edilen ve arama motorlarında en çok aratılan konulardan biri haline geldi. Rehber niteliğindeki bu yazımızda, sizin için e-fatura ve e-arşiv sorgulamalarının nasıl yapıldığını kapsamlı bir şekilde ele alıyoruz.
e-Fatura ve e-arşiv sorgulama işlemi nasıl yapılır?
GİB'in yayınladığı tebliğe göre, 2020 ve 2021 yılı brüt satış hasılatı cirosu 4 milyon TL’yi aşan firmaların 1 Temmuz 2022 tarihinde e-fatura ve e-arşiv fatura sistemine geçmeleri zorunlu idi.
Bu rakam 2023 yılı için güncellendi. 2022 yılı brüt satış hasılatı 3 milyon TL ve üzeri olan firmaların e-fatura ve e-arşiv fatura sistemine 1 Temmuz 2023 tarihinde zorunlu olarak geçmeleri gerektiği açıklandı.
Geçmiş tarihlerde aynı gün içinde vergi mükellefi olanlara düzenlenen faturaların toplam tutarının vergi dahil 5 bin TL’yi geçmesi, vergi mükellefi olmayanlara düzenlenen faturaların toplam tutarının 30 bin TL’yi geçmesi durumunda e-arşiv fatura kesilmesi şartı vardı; yeni düzenleme ile bu uygulamada da değişikliğe gidildi.
Yeni düzenlemeye göre, aynı gün içerisinde vergi mükellefi olmayanlara düzenlenen toplam fatura tutarı 5 bin TL’ye indirilirken, vergi mükellefi olanlar için ise bu tutar, GİB tarafından belirlenen fatura kesme sınırına eşitlendi. Bu sınır her yıl güncellenmekle birlikte, 2023 yılı için 4.400 TL’dir.
Peki e-fatura ve e-arşiv fatura nasıl sorgulanıyor? GİB, e-fatura mükellef sorgulama işlemi için hangi adımları izlemelisiniz?
e-Fatura sorgulama işlemi nasıl yapılır?
Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) kullanıma soktuğu e-fatura sistemi, uzaktan karmaşık görünse de kullanılmaya başlandığında mükelleflere birçok açıdan kolaylık sağlıyor. Çünkü e-fatura, faturalama sürecindeki birçok maliyetli aşamayı dijitale aktararak nakit avantajı sağlıyor, arşivlemeyi ve erişimi kolaylaştırıyor, kağıt kullanımını önleyerek doğayı korumaya yardım ediyor ve faturalaşma sırasında yapılan maddi hataları minimuma indiriyor.
e-Fatura başvuru sorgulama işlemi, "ebelge.gib.gov.tr" adresi üzerinden gerçekleştirilebilir. Bu web sitesine vergi kimlik numaranız veya TC kimlik numaranız (TCKN) ile giriş yaparak e-fatura sorgulama yapabilirsiniz. Elinizdeki bilgileri sistemde karşınıza çıkan bilgilerle karşılaştırabilir, mevcut bilginin doğru olup olmadığını kontrol edebilirsiniz.
Gelir İdaresi Başkanlığı’nın uygulamaya koyduğu e-fatura sistemi ile e-fatura mükellef sorgulama ve e-fatura kullanıcı sorgulama gibi birçok e-fatura işleminizi zaman ve hız kazanarak kolaylıkla yapabilirsiniz.
e-Arşiv sorgulama işlemi nasıl yapılır?
e-Arşiv fatura sorgulama işlemini, efatura.gov.tr adresine gidip fatura numarası veya firma adını girerek hızlıca yapabilirsiniz. e-Arşiv fatura sorgulama işlemi sırasında paylaşılmasını istemediğiniz bilgilerin gizli kalmasını sağlayabilirsiniz.
GİB e-arşiv fatura sorgulama sistemi, e-arşiv mükellef sorgulama ve e-arşiv fatura kullanıcı sorgulama işlemleri ile birlikte birçok farklı e-arşiv işinizi kolaylıkla gerçekleştirmenizi sağlar.
e-Fatura ve e-arşiv sorgulamasında dikkat etmeniz gerekenler
Peki e-fatura ve e-arşiv fatura sorgulamasında hangi konulara dikkat etmelisiniz?
- Her şeyden önce sorguladığınız faturanın e-arşiv sistemi kapsamında düzenlenip düzenlenmediğine bakın. Dilerseniz e-arşiv kapsamında fatura düzenlemeye yetkisi olan e-Arşiv Uygulamasına Kayıtlı Mükellefler Listesi’ni kontrol edebilirsiniz.
- Faturayı düzenleyen mükellefin vergi kimlik numarası ya da TCKN bilgilerini doğru girip girmediğiniz kontrol edin.
- Fatura üzerindeki fatura numarasını doğru girdiğinizden emin olun.
- Faturalarda, "ödenecek tutar" ile "genel toplam" veya "toplam tutar" alanları bulunur. Bu alanlar birbirinden farklıdır. Faturanızı sorgularken “ödenecek tutar” bölümündeki tutarın, kuruş haneleriyle birlikte doğru olup olmadığını kontrol edin.
- Karmaşık harf ve sayılardan oluşan güvenlik kodunu bir dizi halinde doğru şekilde girin.
e-Fatura ve e-arşiv görüntüleme
- e-Fatura ve e-arşiv görüntüleme işlemini yapmak için öncelikle ücretsiz e-Fatura Görüntüleyici programını indirin.
- Bilgisayarınıza indirdiğiniz "EFaturaGoruntuleyici.jnlp" dosyasına tıklayarak e-Fatura Görüntüleyici programını açın.
- "Aç" butonuna tıkladığınızda bilgisayarınızdaki "e-Fatura XML" dosyasını açılır. Dosya uzantısını ".zip" yerine mutlaka ".xml" seçmelisiniz.
- Bu işlemleri yaptıktan sonra e-fatura sorgulama ve e-fatura doğrulama işlemlerini kolayca gerçekleştirebilirsiniz.
Sorgulama sonucunda aldığınız mesajların anlamları ise şöyledir:
- Eğer "İlgili fatura GİB sisteminden geçmiş ve alıcıya ulaştırılmıştır" bildirimini alırsanız fatura GİB'den başarıyla geçmiş demektir. Alıcı faturaya harici yollarla itiraz etmiş olabilir, bu bilgiye e-Fatura Görüntüleyici ile erişemezsiniz.
- Eğer "İlgili fatura GİB sisteminden geçmemiş ve alıcıya ulaştırılmamıştır" mesajını alırsanız fatura GİB'den başarıyla geçmemiş demektir. Fatura, e-hiç gönderilmemiş veya gönderilmiş ancak hata aldığı için geçersiz duruma gelmiş olabilir.
- Eğer "İlgili fatura GİB sisteminden geçmiş ve alıcı faturayı reddetmiştir" yazıyorsa fatura GİB'den başarıyla geçmiş fakat alıcı faturaya sistem üzerinden "ret" cevabını vermiş demektir. Bu durumda da fatura geçersizdir.
e-Fatura ve e-arşiv doğrulama
e-Fatura/Uygulama Yanıtı XML'inin imzasının doğrulanıp doğrulanamadığını kontrol edebilirsiniz. Doğrulama yapılamazsa bu e-faturada değişiklik yapıldığı anlamına gelir.
e-Fatura açıldıktan sonra "Doğrula" butonuna bakarak aşağıdaki farklı sonuçları elde edebilirsiniz:
- Eğer "Mali Mühür Doğrulandı!" mesajını alırsanız fatura imzalandıktan sonra üzerinde değişiklik yapılmamış demektir. "Sertifika Bilgileri”ne tıklayarak e-imza veya mali mühür sertifikasıyla ilgili bilgilere erişebilirsiniz.
- Şayet "Mali Mühür Geçersiz!" bildirimini alırsanız fatura imzalandıktan sonra üzerinde değişiklik yapılmış demektir. İlk imzalama işlemi sırasında yanlış işlem yapılmış ve fatura doğru şekilde imzalanamamış olabilir. Bu durumda fatura geçersizdir.
Siz de e-faturaya dair tüm işlemlerinizi en hızlı şekilde gerçekleştirmek için Paraşüt'ü tercih edebilirsiniz. Henüz e-fatura kullanıcısı değilseniz, Paraşüt'ün Anahtar Teslim e-Fatura hizmeti ile 30 dakikada e-faturaya geçiş yapabilirsiniz.
Paraşüt kullanıcısı olmak için şimdi ilk adımı atın, kredi kartı bilgileri dahi gerekmeden deneme hesabı oluşturarak Paraşüt'ü 14 gün ücretsiz kullanın.
